Besluitenlijst Commissievergadering Bestuur en middelen 27 januari 2021

Datum Tijd Locatie Voorzitter

Besluitenlijst Commissievergadering Bestuur en middelen 27-01-2021 19:30 - 21:05 digitale vergadering de heer J. Vissers

Leden commissie bestuur en middelen

Afwezigheid / vervanging Aanwezige portefeuillehouders Overige aanwezige raadsleden/commissieled en Ambtelijke ondersteuning Deelname derden Insprekers Publieke tribune Commissiegriffier 1

SV: R. Coolen, S. van de Haterd en L. Linssen RO: G. Teeuwen, C. Wetemans CDA: vacature, vacature D66: D. Voermans VVD: J. Vissers PAL: H. Meewis LS: R. Verheul De heer P. van Melick (CDA) nam namens het CDA plaats in de commissie Mw. D. Schmalschläger en de heer S. Backus geen De heer H. Geraedts, Mw. I. Hoogervorst, Mw. O. van de Ven. Mw. J. Plagge, de heer P. Schroen en de heer E. Lucassen Mw. M de Loo, klachtencommissaris. Geen Digitale bijeenkomst J. Lommen

Opening De plaatsvervangend voorzitter de heer J. Vissers (VVD) opende de vergadering. De heer Linssen (SV) heeft in de commissie de plaats opgevuld van de heer Graef, die wethouder is geworden. Hij is daardoor geen voorzitter meer. De heer M. Schreurs van de CDA fractie heeft zijn commissielidmaatschap opgezegd. De heer van Beek (D66) heeft ook voor onbepaalde tijd zijn lidmaatschap beëindigd, en de heer Voermans leest namens hem onderstaande verklaring voor. Geachte commissieleden Bestuur & Middelen, aanwezige raadsleden, collegeleden, ambtenaren en natuurlijk ook de griffie, Bij dezen laat ik weten dat ik, na ruim 6,5 jaar, ga stoppen als commissielid B&M, in ieder geval voor meer dan een paar maanden. Het spreekt voor zich dat dit te maken heeft met een van mijn andere nevenfuncties, nl het bestuursvoorzitterschap van Leudal Energie. Als D66er ben ik erg gesteld op transparantie, duidelijkheid en integriteit. Juist daarom wil ik de schijn van een belangenverstrengeling vóór zijn en blijven, zowel bij Leudal Energie, als bij D66 Leudal als bij mijn rol als commissielid voor de gemeente Leudal. Ik wil graag een woord van dank uitspreken aan iedereen die ik in die periode ben tegengekomen in en rondom de raadszaal: collega commissieleden, raadsleden, collegeleden, de griffie en zeker ook de ambtenaren die er ’s avonds ook altijd bij waren.

Ik blijf verbonden met de lokale politiek, ook actief voor D66 Leudal en wens allen veel succes in het gezamenlijke streven om van Leudal een nog betere en mooiere gemeente te maken. Met vriendelijke groet, Joost van Beek

D66 Leudal 2 3 4 5 5.a

5.b

Vaststellen agenda De agenda wordt conform het voorliggende concept vastgesteld. Vaststellen besluitenlijst vorige vergadering Het verslag van de vergadering van de commissie van 2 december 2020 wordt conform voorliggend concept vastgesteld. Spreekrecht niet-commissieleden Van het spreekrecht wordt geen gebruik gemaakt. Presentatie en thema's Bevindingen klachtencommissaris De gemeente Leudal heeft geen klachtencommissie, maar een klachtencommissaris en een klachtencoördinator. Dit is Mw. M. de Loo voor de gemeente Leudal. Zij geeft in deze vergadering uitleg over de werkzaamheden en de werkwijze van de klachtafhandeling. De schriftelijke beantwoording van eerder door de heer Meewis gestelde vragen zijn bij de stukken gevoegd. De heer Meewis (PAL) heeft nog enkele vragen tijdens de vergadering die Mw. de Loo naar tevredenheid beantwoordt. De procedure van een klacht is beschreven in een daarvoor bestemde verordening. Hierin staat dat een binnengekomen klacht in eerste instantie intern wordt afgedaan. De klager kan hierna de klachtencommissaris inschakelen. Die houdt een hoorzitting en neemt een besluit over de klacht. Als mensen dan nog niet tevreden zijn over de afhandeling, dan kunnen ze nog naar de Nationale Ombudsman. Dit is de afgelopen 3 jaar, sinds het bestaan van de klachtencommissaris nog niet gebeurd. Het belangrijkste is volgens Mw.

de Loo dat mensen gehoord worden, ook al blijkt een klacht achteraf (juridisch) ongegrond. De heer Wetemans (RO) vraagt naar de kosten van de klachtenafhandeling. De heer Backus antwoordt dat er jaarlijks een budget beschikbaar is van €4.000,00, gebaseerd op 20 klachten per jaar. Mw. de Loo declareert jaarlijks nauwkeurig, en geeft aan dat budget bij lange na niet nodig gehad te hebben. Vooruitlopend op het jaarverslag 2020, dat binnenkort verschijnt geeft Mw. de Loo aan dat het afgelopen jaar een toename is geconstateerd. Dit heeft vooral te maken met de intensivering van de controles door de Boa’s. Het jaarverslag 2020 zal te zijner tijd aan de commissie worden aangeboden. De voorzitter constateert dat de toelichting helder was en de vragen naar tevredenheid zijn beantwoord, en dankt Mw. de Loo voor haar bijdrage. Presentatie digitale dienstverlening De presentatie over de digitale dienstverlening en communicatie kon wegens een technische storing niet op het scherm getoond worden, maar deze is wel in het bezit van de commissieleden. Mw. Schmalschläger geeft als portefeuillehouder de aftrap voor de presentatie, en legt uit dat deze voortkomt uit een motie van Progressief Akkoord Leudal. Mw. van de Ven, die ambtelijk met de digitale dienstverlening bezig is, licht de uitgangspunten van de digitale dienstverlening toe, en geeft de stand van zaken weer.

(dit is inhoudelijk terug te vinden in de bij de stukken gevoegde presentatie). Het gaat daar bijvoorbeeld over het taalniveau (B1) dat wordt gebruikt en waaraan alle stukken met behulp van een programma worden gescreend. Ook de toegankelijkheid van de website voor mensen met een beperking wordt getoetst. De heer Schroen, die zich ambtelijk met de inrichting van de website bezig houdt gaat kort in op de problemen die worden ondervonden. Het gaat met name om op techniek gebaseerde tekortkomingen waaraan gewerkt wordt. De afstemming van de techniek tussen de diverse applicaties en leveranciers van sub-websites, vormen de grootste uitdaging. Mw. Plagge, communicatiemedewerkster gaat vervolgens in op de kanalen Pagina 2

6 7 8 9

10 11 12

13

waarlangs inwoners, verenigingen en bedrijven de gemeentelijke informatie tot zich kunnen nemen. Momenteel wordt er een voorstel uitgewerkt waarbij ook de in deze commissie gemaakte opmerkingen zullen worden betrokken. Er zijn diverse scenario’s mogelijk. Het betreft doorgaan op de huidige wijze doorgaan. Dit houdt in inzetten op verdere professionalisering van de digitale communicatiekanalen, actualiteit via de digitale communicatiekanalen publiceren en waar nodig analoog (op papier) ruimte inkopen bij Via Roermond, Via Weert of Hallo magazine, afgestemd op de doelgroep. Alternatieven zoals periodiek via genoemde krantjes berichtgeven over zaken die in de gemeente spelen, communicatie over langlopende projecten, en in specifieke gevallen afgestemd op een doelgroep berichten, zijn mogelijk, maar dit vergt wel uitbreiding van budget. Vanuit de commissie worden enkele suggesties gedaan die zullen worden meegenomen.  Uitzendingen via ML5 verzorgen, kabelkrant van meer informatie voorzien.  Scholing voor mensen die onvoldoende kennis hebben van omgaan met computers en tablets.  Inzet van Facebook, met daarop doorlinkmogelijkheid naar informatie per kern. Dit is toch waar mensen het meeste behoefte aan hebben. Mw. Schmalschläger merkt op dat de diverse ideeën haar aanspreken maar merkt daarbij nogmaals uitdrukkelijk op dat hiervoor extra budget nodig zal zijn.

Er zal dit voorjaar nog een raadsvoorstel worden gemaakt over dit onderwerp, en dan zal dit onderwerp opnieuw in de commissie worden besproken. De motie zal dan kunnen worden afgehandeld. Raadsvoorstellen Er zijn geen raadsvoorstellen voor deze commissievergadering Vanuit de raad ingekomen stukken Er zijn geen brieven doorgezonden voor deze vergadering. Aan de commissie gerichte stukken Er zijn geen ingekomen stukken voor deze vergadering. Stand van Zaken organisatieontwikkeling De heer Linssen vraagt waarom er nu weer een nieuwe reorganisatie moet plaatsvinden. De heer Backus antwoordt dat het niet gaat om een echte reorganisatie, alleen om een inkrimping aan de bovenkant die efficiënter werken tot gevolg heeft. Er zijn nu minder afdelingshoofden en er is geen sprake meer van interim hoofden. Ook de post van gemeentesecretaris/Diensthoofd is ingevuld. Dit leidt ook tot meer stabiliteit in de organisatie. Mw. Hoogervorst licht de keuze nog meer toe in detail, het betreft een samenvoeging van enkele afdelingen. Uit oogpunt van effectiviteit en efficiency zijn enkele afdelingen logischer bij elkaar gevoegd en gereshuffeld. De gemeentesecretaris legt uit dat de vakbonden zijn ingelicht, vanuit coulance-oogpunt, maar niet omdat er sprake was een een echte reorganisatie. Langetermijnkalender. Er zijn geen opmerkingen ten aanzien van de kalender.

Openstaande actiepunten Er zijn geen openstaande actiepunten. Mededelingen en Rondvraag De heer Linssen vraagt naar aanleiding van een krantenbericht waarom er bij juridische procedures vaak dingen mis lijken te gaan. Het b lijkt in het onderhavige geval om een politiek gevoelig dossier te gaan. Hij zal zijn vragen schriftelijk formuleren en indienen, waarna hij antwoord zal krijgen. Sluiting De voorzitter dankt de aanwezigen voor hun inbreng en sluit de vergadering om 21:05 uur. De volgende vergadering is gepland op woensdag 3 maart Pagina 3

2020.

Pagina 4