Begeleidende brief college

Bezoekadres Leudalplein 1, 6093 HE Heythuysen Postadres Postbus 3008, 6093 ZG Heythuysen Aantal pagina’s: 3

De gemeenteraad

Ons kenmerk

Telefoonnummer

(0475) 85 90 00

Uw kenmerk

Fax

(0475) 85 99 22

BSN nummer

E-mail

info@leudal.nl

Internet

www.leudal.nl

Datum

22 november 2022 22 november 2022

Behandeld door

LE2022UIT/2796 R. Meertens

Verzenddatum Onderwerp

Managementletter 2022 - Gemeente Leudal Geachte raadsleden, In week 41 (10 oktober) heeft de interim controle 2022 plaatsgevonden. De accountant heeft zijn bevindingen vastgelegd in de “Managementletter 2022 Gemeente Leudal” (zie bijlage). Algemene conclusie Het algemene beeld van accountant over de bevindingen tijdens interim controle is positief. De accountant spreekt in het rapport daartoe het volgende uit: “Het algemene beeld is dat de interne beheersing van Gemeente Leudal van ruim voldoende niveau is voor de omvang van de organisatie, doch dat deze op specifieke aspecten kan worden aangescherpt en verbeterd. Wij hebben ons tijdens de interim controle grotendeels gericht op de review van de werkzaamheden van uw verbijzonderde interne controlefunctie”. “U heeft, net zoals in vorige jaren, weer slagen gemaakt ter verbetering van de positionering alsmede van de kwaliteit van de werkzaamheden van de verbijzonderde interne controlefunctie. We concluderen dat deze werkzaamheden over de gehele lijn bezien gedegen worden uitgevoerd, met enkele aandachtspunten ter verbetering”. Daarnaast is de accountant positief over de bereidheid om het lerend vermogen van de organisatie naar een hoger plan te tillen (met het oog op de aankomende rechtmatigheidsverantwoording). Tevens wordt het doorlichten van processen genoemd om helder te krijgen waar bijstelling nodig is.

Opvolging aanbevelingen uit voorgaande jaren In het rapport wordt middels bijlagen ingegaan op de status van de bevindingen van voorgaande jaren. Hierin is één bevinding/aanbeveling volledig opgevolgd en zijn er 4 onderhanden. Over verslagjaar 2021 spraken wij over 8 aanbevelingen. Tevens is het goed om te vermelden dat processen grondexploitatie, Jeugdwet en IT-audit uitgevoerd worden voorafgaand of tijdens de eindcontrole (jaarrekeningcontrole).

Bankrekening 28.51.28.205 IBAN NL68BNGH0285128205 BTW NL8169.63.228.B01

Datum Ons kenmerk Pagina

22 november 2022 LE2022UIT/2796 2 van 3

De aanbevelingen hebben betrekking op de volgende onderdelen. 1. Rechtmatigheid inkopen (aanbestedingen) De accountant adviseert om de boekjaren 2019 tot en met 2021 te betrekken in de tussentijdse analyse. Geadviseerd wordt om contractduur, contractwaarde en type aanbesteding per crediteur toe te voegen aan de analyse/controlesheet. Tevens wordt aanbevolen om per crediteur een map te maken waarin de relevante stukken voor aanbestedingscontrole worden opgenomen aangezien er geen actueel contractenregister is. Reactie College: De boekjaren 2019 tot en met 2021 worden betrokken in de analyse van de totale uitgaven over 2022. Uitgangspunt blijft een analyse van de totale uitgaven over 3 voorgaande boekjaren en het huidig verslagjaar. Tijdens de analyses per kwartaal betreft de onderzoeksperiode telkens 1 januari tot en met betreffend kwartaaleinde. Vanaf het derde kwartaal 2022 wordt contractduur en contractwaarde voor de crediteuren meegenomen in de analyse. In beginsel voor de crediteuren boven €40.000,- om de administratieve last niet onevenredig te laten toenemen. 2. Prestatielevering inkopen De accountant merkt op, gelijk aan de bevindingen uit de interne controlewerkzaamheden, dat niet altijd zichtbaar bewijs van prestatielevering is gedocumenteerd.

Geadviseerd wordt om blijvend aandacht te vragen binnen de organisatie en aanzien van het proces rondom het vaststellen van de prestatielevering van inkopen en het beleid hieromtrent ook expliciet vast te leggen. Reactie College: Op 29 juni 2022 heeft het MT ingestemd met het voorstel om geen verdere maatregelen te treffen inzake prestatielevering. Geen verdere maatregelen gezien de huidige mandaatregeling welke al toeziet op bewijs van levering. Ook volgt de implementatie van het nieuwe financiële registratiesysteem waarbij er meer mogelijkheden zullen zijn om prestatielevering aantoonbaar vast te leggen. Tevens heeft het MT ingestemd met het voorstel om ten minste in 2022 geen drempelwaarde in te stellen binnen het goedkeuringsproces (bedragen onder een bepaald bedrag kennen dan geen prestatieakkoordverklaring). Een heroverweging rond drempelwaarde is geborgd via de MT voorraadplanning in juni 2023. Dit hangt tevens samen met de implementatie van het nieuw financieel systeem. 3. Lonen en Salarissen De accountant constateert dat door de flexibele ‘thuis-kantoor’ werkvariant een controle op maandelijkse mutatieverslagen wordt uitgevoerd maar onvoldoende zichtbaar. Reactie College: De organisatie zal de controles meer zichtbaar en aantoonbaar gaan uitvoeren, mede als gevolg van de flexibele ‘thuis-kantoor’ werkvariant.

De oplossing die momenteel onderzocht wordt is de aantoonbaarheid met inhoudelijke emailberichten ter bevestiging wat, wanneer en door wie is gecontroleerd.

Datum

22 november 2022 LE2022UIT/2796 3 van 3

Ons kenmerk Pagina

4. IT- audit De accountant vermeldt dat aanbevelingen uit de managementletter 2020 en verder deels zijn opgevolgd. De GAP-analyse is in 2022 niet uitgevoerd. Gezien de aanbesteding voor een nieuwe financiële applicatie is voor de huidige omgeving geen autorisatiematrix meer opgesteld. Het aantal gebruikers met volledige toegang in CMD is gereduceerd tot slechts drie gebruikers. Inloginstellingen zijn reeds verbeterd. Reactie College: De accountant voert zijn controlewerkzaamheden uit voorafgaand aan de eindcontrole (jaarrekeningcontrole) 2022. De IT-audit 2022 heeft nog niet plaatsgevonden (actiehouder is de accountant). In overleg met de accountant is ervoor gekozen de bevindingen en aanbevelingen uit voorgaande jaren, inclusief de eventuele opvolging ervan in 2022, in het geheel op te nemen in het accountantsverslag 2022. Binnen de organisatie hebben interne beheersmaatregelen rond IT de aandacht, echter door capaciteitsgebrek wordt momenteel bekeken welke werkzaamheden wanneer mogelijk zijn (Team Services in samenwerking met de Adviseur AOIC/ Rechtmatigheid).

Hoogachtend, BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN LEUDAL De gemeentesecretaris, De burgemeester,

mr. drs. J.J.Th.L. Geraedts

D.H. Schmalschläger

Bijlage(n) 

- Managementletter 2022 - Gemeente Leudal