Auditcomite verslag

Agenda AuditComité Datum

19-11-2025

Tijd

18:30 - 20:00

Locatie

Het Gesprek

Voorzitter

De heer P.H.L. van Melick

Presentielijst

Leden

Peter van Melick, , Léon Linssen, Huub van Helden, Leo Schouten, Hen Sleven, Gerry Teeuwen, Richard Verheul

Ambtenaar

Albert Lumens, Rowie Palmen, Sylwia Leeuwen

Extern

1

Erik Kalnenek, Willem van Santvoort

Opening Om 18:31 opent de heer van Melick de vergadering.

2

Vasstellen agenda De agenda wordt zonder aanpassingen vastgesteld.

3

Advies aan commissie Bestuur en Middelen Het advies van de vorige auditcomité vergadering wordt zonder opmerkingen overgenomen.

4

Kennismaking WHS Registeraccountants (i.a.v. Willem van Santvoort en Erik Kalnenek) De accountants stellen zich voor aan het auditcomité.

5

Managementletter 2025 (i.a.v. Willem van Santvoort en Erik Kalnenek) De externe accountants gaven toelichting op de Managementletter naar aanleiding van de interim controle. Een aantal aandachtspunten worden besproken, waarvan enkele al in het verleden als risico’s waren geïdentificeerd. Er worden vragen gesteld over de prestatiecontrole bij facturen, het aanbestedingsproces en het personeelsproces. Prestatiecontrole bij facturen: Er is sprake van enige vooruitgang ten opzichte van vorig jaar, maar het blijft een tijdrovend proces. De vraag of het systeem van uploaden en koppelen van facturen nu voldoende werkt, wordt verder onderzocht.

Het is positief om te constateren dat circa 90% van de facturen voldoet aan de afgesproken controlevereisten, hoewel volledige implementatie van het beleid nog tijd kost. Aanbestedingsproces: Het werd duidelijk dat er contracten zijn die niet via de juiste aanbestedingsprocedure zijn verlopen. Dit blijft een aandachtspunt, en het auditcomité benadrukt het belang van het aanbestedingsproces om achteraf complicaties te vermijden. Personeelsproces: Er waren signalen dat de continuïteit vanuit BCS niet altijd wordt geborgd, waardoor er technische en administratieve problemen ontstaan. De gemeente werkt samen met BCS aan verbeteringen.

6

Controleprotocol en normenkader 2025 (i.a.v. Willem van Santvoort en Erik Kalnenek) Het nieuwe controleprotocol wordt besproken, met als belangrijkste wijziging de aanpassing van de foutmarge van 3% naar 2%. Dit betekent dat afwijkingen sneller worden geïdentificeerd, wat de controle-eisen verhoogt. De ambtenaren beaamden wel dat de grens van de ambtelijke rapportage lager ligt dan deze 2%, zodat de raad tijdig geïnformeerd wordt als het percentage overschreden wordt. Rechtmatigheid van de stukken: Er is een vraag over de mate van diepgang waarmee de accountants de stukken controleren die al door andere afdelingen zijn beoordeeld. Het antwoord is dat de stukken, ondanks eerdere interne goedkeuring, nog steeds onderworpen zijn aan de beoordeling van de accountants om te garanderen dat ze voldoen aan de gestelde normen. De stukken moeten namelijk geleverd worden alsof ze van de accountant afkomen wat betekent dat zij ook nog het nodige naslagwerk doen om dit te waarborgen. Het auditcomité adviseert om in te stemmen met dit raadsvoorstel.

7

Financiele verordening (i.a.v. Willem van Santvoort en Erik Kalnenek) De wijzigingen in de financiële verordening worden besproken. Er wordt door Gerry Teeuwen opgemerkt dat de afschrijvingstermijnen nog steeds voortkomen uit de bezuinigingen van tien jaar geleden. Een waarschuwing wordt geuit dat in de

Pagina 2

toekomst (rond 2030) de gemeente mogelijk weer in een lastige situatie kan komen als de afschrijvingstermijnen niet realistisch worden herzien. Afschrijvingstermijnen: Er wordt een suggestie gedaan om een vergelijking te maken met andere gemeenten om te zien hoe de afschrijvingstermijnen zich verhouden tot de gemiddelde praktijk elders. Infrastructuur en onderhoud: Er is aandacht voor achterstallig onderhoud en hoe dit in de toekomst wordt doorberekend. De accountants zullen bij de volgende controle ook aandacht besteden aan de technische levensduur van de infrastructuur in plaats van alleen de economische levensduur. Raadsvoorstel: Er werd opgemerkt dat de wijziging van artikelen 24 en 25 in het raadsvoorstel enkel ter verduidelijking is, en geen inhoudelijke wijziging betekent. Er waren geen opmerkingen met betrekking tot dit raadsvoorstel vanuit het auditcomité. Het auditcomité adviseert om in te stemmen met dit raadsvoorstel.

8

Raadstoezegging Verbonden Partijen Eigenaarschap De raadstoezegging Verbonden Partijen Eigenaarschap wordt besproken. Hier wordt de het belang van de scheiding van rollen benadrukt. De wethouder lichtte toe hoe deze scheiding gehouden wordt. Zo worden thema’s ambtelijk van te voren besproken en dragen de andere collegeleden ook de verantwoordelijkheid om elkaar aan te spreken als de adviezen niet overgenomen worden.

Ook werd er gevraagd of het uitvoeringsdocument beschikbaar gesteld kon worden.

9

Vooruitblik volgende bijeenkomst (10 juni 2026) De jaarrekening, het accountantsverslag van de jaarrekening en het uitvoeringsdocument worden geagendeerd voor de volgende bijeenkomst d.d. 10 juni 2026.

10

Rondvraag Gerry Teeuwen kaart de inzet van het surplus van de algemene reserve aan, met als voorbeeld de inzetmogelijkheden aan de hand van het oude beleidskader n.a.v. het betoog van de wethouder in de begrotingsvergadering. Zij vraagt zich af wat Leudal inzet van dit surplus voor 2026.

11

Sluiting Om 19:56 wordt de vergadering gesloten

Pagina 3

Pagina 4