Agenda Commissievergadering Bestuur en middelen 29 november 2023

Agenda Commissievergadering Bestuur en middelen Datum

29-11-2023

Tijd

19:30 - 21:30

Locatie

Raadzaal

Voorzitter

de heer S. Backus

Toelichting

De agenda van de commissie bestuur en middelen kent een vaste indeling. Per agendapunt is een korte toelichting gegeven ter duiding van het doel van de agendering.

1

Opening De voorzitter zal de vergadering openen. Het betreft een fysieke vergadering in de raadzaal. De vergadering wordt eveneens live uitgezonden via de streamingsdienst companywebcast. De vergadering is te zowel live als achteraf te bekijken via de website van de gemeente. Bij commissievergaderingen is er geen vast openingswoord zoals dat wel het geval is bij raadsvergaderingen.

2

Vaststellen agenda De agenda wordt opgesteld door de commissievoorzitter in samenwerking met de commissiegriffier. Indien een commissielid iets wil agenderen voor de commissie dan doet hij hiertoe een gemotiveerd verzoek via de commissiegriffier, die dit na bespreking met de commissievoorzitter dit onderwerp dan in de eerst mogelijke commissievergadering zal agenderen. De conceptagenda wordt twee weken voor de commissievergadering verzonden. De commissie bepaalt uiteindelijk of een agenda conform het concept wordt vastgesteld. Dit gebeurt bij dit agendapunt.

3

Vaststellen besluitenlijst vorige vergadering Zo spoedig mogelijk na de vergadering maakt de commissiegriffier een kort zakelijk verslag. De commissieleden en de collegeleden, leden managementteam en de in de vergadering aanwezige ambtenaren worden hiervan in kennis gesteld en kunnen aan de commissiegriffier voorstellen tot wijziging doen. Deze wijzigingen worden meegenomen bij de vaststelling van het verslag in de volgende vergadering. Het verslag van de vergadering van 25 oktober 2023 van de commissie bestuur en middelen ligt thans ter vaststelling voor.

4

Spreekrecht niet-commissieleden Iedereen die zich daartoe meldt kan bij dit agendapunt de commissie toespreken over een punt dat op de agenda staat (maximaal 5 minuten). Men kan er ook voor kiezen om dit te doen bij aanvang van het betreffende agendapunt. Indien mensen willen meespreken over een agendapunt, dan kan dit na melding bij de commissiegriffier. Men kan zich hiervoor per email of telefonisch aanmelden. j.lommen@leudal.nl of 0475-859022.

5

Raadsvoorstellen Bij dit agendapunt gaat het om bespreking van een raadsvoorstel met als doel het inwinnen van nadere informatie door het stellen van vragen aan de portefeuillehouder, eventueel bijgestaan door een ambtenaar. Daarnaast geeft de commissie een advies aan het presidium of het voorstel rijp is voor bespreking in de raad, en geeft daarbij zo mogelijk aan of dit kan zonder nadere beraadslagingen.

In deze vergadering worden de raadsvoorstellen voor de vergadering van 11 december 2023 voor besproken. 5.a

Septembercirculaire 2023 Met Prinsjesdag is de septembercirculaire 2023 gepubliceerd door het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. De septembercirculaire 2023 geeft een geactualiseerd beeld van de omvang van het gemeentefonds, gebaseerd op de Miljoenennota 2024 van het Rijk. Doordat het kabinet demissionair is is het aantal wijzigingen in taken beperkt. De circulaire bestaat voornamelijk uit de jaarlijkse aanpassingen.

5.b

Vaststellen belastingverordeningen inclusief Tarieventabel 2024 In de paragraaf lokale heffingen van de programmabegroting 2024 – 2027 zijn de uitgangspunten en conceptberekeningen van de diverse heffingen opgenomen. De vast te stellen belastingverordeningen zijn inhoudelijk een vertaling hiervan. De vast te stellen belastingverordeningen zijn inhoudelijk een vertaling van dit beleid. Als de tarieven wijzigen, wordt dit per belasting/heffing in dit advies aangegeven en toegelicht. De wijzigingen van de tarieven ten opzichte van dit jaar (2023), worden in dit advies toegelicht.

5.c

Normenkader 2023 Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole moet de gemeenteraad een aantal zaken vastleggen. Dit is op hoofdlijnen in het controleprotocol 2023 e.v. en normenkader 2023 beschreven. Het controleprotocol 2023 e.v. is reeds vastgesteld in de raadvergadering van 4 juli 2023. Van het normenkader 2023 heeft de raad, in diezelfde vergadering, slecht kennisgenomen. Het normenkader 2023 dient tevens door de raad te worden vastgesteld.

5.d

Financiële verordening Leudal 2023 Op 23 februari 2023 is de Financiële verordening gemeente Leudal 2023 vastgesteld. Bij deze verordening hoort een bijlage, de zogenoemde Afschrijvingstabel. Deze tabel wordt met dit voorstel aangepast.

5.e

Wijziging van de Algemene verordening gemeente Leudal in verband met de inwerkingtreding van de Omgevingswet Op 1 januari 2024 treedt de Omgevingswet in werking. In verband hiermede dient de Algemene verordening van de gemeente Leudal te worden aangepast aan de nieuwe wetgeving. Het betreft hier voornamelijk de hoofdstukken 11 en 12.

5.f

Wijziging Algemene Verordening gemeente Leudal Gelet op nieuwe wetgeving en ontwikkelingen vanuit de praktijk wordt u voorgesteld de Algemene verordening gemeente Leudal op een aantal onderdelen te wijzigen. In de bijlage treft u een was-wordt-tabel met de voorgestelde wijzigen per artikel aan. Ook is een toelichting gegeven op de wijziging en de aanleiding waarom een dergelijke wijziging wordt voorgesteld.

5.g

Kredietvotering voor aanpassingen vergadersysteem raadzaal Op 25 juli 2011 is het huidige gemeentehuis aan het Leudalplein 1 in Heythuysen als nieuwbouw in gebruik genomen. Voor de raadzaal is destijds vergaderapparatuur en -software aangeschaft waarvan de kwaliteit intussen te wensen overlaat. Met name voor de voorzitters van de vergaderingen (vooral die van raadsvergaderingen en raadscommissievergaderingen) is het geen doen meer om - in technische zin - de vergaderingen in goede banen te leiden.

Pagina 2

In overleg met het presidium heeft de griffie aan Foxx AV te Roermond, zijnde de leverancier van de vergaderapparatuur en -software en degene die sinds die tijd storingen verhelpt, een offerte gevraagd voor het verhelpen van de huidige technische problemen respectievelijk voor het verbeteren van de kwaliteit. De raad wordt voorgesteld om, in de lijn van het advies van het presidium, een krediet van € 33.000 te voteren voor het doorvoeren van de voorgestelde verbeteringen in de vergaderinstallatie en de -software in de raadzaal, en de afschrijvingslasten, op basis van 10 jaar, van € 3.300, ten laste van het begrotingssaldo te brengen en de begroting dienovereenkomstig te wijzigen. 6

Vanuit de raad ingekomen stukken Ingekomen post voor de gemeenteraad wordt met een afdoeningsadvies van de griffier op de lijst ingekomen of nagekomen stukken geplaatst. Raadsleden kunnen in de raadsvergadering dan verzoeken om doorzending van een ingekomen stuk naar een commissie ter bespreking. Zij dienen dit verzoek te laten volgen door een motivering voor de bespreking. Bij dit agendapunt worden deze stukken geagendeerd, vergezeld van de motivering, eventueel aangevuld met achtergrondinformatie. Voor deze vergadering zijn er geen stukken doorgestuurd ter bespreking in de commissie bestuur en middelen.

7.a

Aan de commissie gerichte stukken ter bespreking Indien er stukken aan de commissie worden gericht die bespreking behoeven, volgens de afzender of volgens de commissievoorzitter of commissiegriffier, dan worden die bij dit agendapunt geagendeerd.

7.a.1

Managementletter 2023 In week 38 heeft de jaarlijkse interim controle plaatsgevonden. De accountant heeft tijdens de interim controle de procesrisico’s onderzocht en primair gericht op de opzet, bestaan en werking van de beheersmaatregelen voor het boekjaar 2023. De accountant rapporteert de bevindingen en aanbevelingen over deze processen (interne beheersing) in de managementletter 2023. Deze managementletter is besproken met het auditcomité op 15 november 2023 in aanwezigheid van de accountant.

7.b

Aan de commissie gerichte stukken ter kennisname Indien er stukken aan de commissie worden gericht die louter zijn gestuurd ter kennisname, dan worden die bij dit agendapunt geagendeerd. Bespreking kan, indien dit kenbaar wordt gemaakt. Indien een commissielid dit wenst te bespreken, dan is het wenselijk om dit vooraf kenbaar te maken, zodat tijdens de vergadering een antwoord gegeven kan worden.

8

Voorraadplanning Raadsvoorstellen Voorraadplanning raadsvoorstellen Enkele weken voor de commissievergaderingen stelt het college een lijst vast met daarop de planning van de raadsvoorstellen. Deze planning wordt ter kennisname aan de commissie voorgelegd.

9

Mededelingen en Rondvraag Dit onderdeel van de agenda is bedoeld voor mededelingen van algemene aard door de voorzitter, commissiegriffier of portefeuillehouder. De rondvraag is bedoeld om inlichtingen te vragen aan de portefeuillehouder over een onderwerp dat het aandachtsgebied van de commissie betreft. Het kan zijn dat de portefeuillehouder het antwoord niet Pagina 3

ter vergadering kan geven, of niet aanwezig is in de vergadering. De vraag wordt dan als raadsvraag uitgezet. De schriftelijke raadsvragenprocedure heeft de voorkeur boven een mondeling gestelde vraag. 10

Sluiting Aan het eind van de vergadering zal de voorzitter de vergadering sluiten. Bij commissievergaderingen geldt geen vast slotwoord zoals dat wel is bij raadsvergaderingen.

Pagina 4