Accountantsverslag Gemeente Leudal 2020
Tekst van het document
Accountantsverslag controle 2020 Gemeente Leudal
Gemeente Leudal juli 2021
Gemeente Leudal T.a.v. de gemeenteraad Postbus 3008 6093 ZG Heythuysen ’s-Hertogenbosch, 13 juli 2021 Referentie: A00390/002/EK/hv
Accountantsverslag met betrekking tot de controle van de jaarrekening 2020 Geachte raad, Met genoegen presenteren wij u ons accountantsverslag met betrekking tot de controle van de jaarrekening 2020 van Gemeente Leudal. Onze controle is uitgevoerd conform onze opdrachtbevestiging van 14 oktober 2020 met kenmerk A00390/005/EK/ED/hv. Dit verslag gaat in op de belangrijkste bevindingen uit de controle van de jaarrekening van Gemeente Leudal. De conceptversies van dit verslag zijn besproken en afgestemd met de ambtelijke organisatie, uw gemeentesecretaris en uw portefeuillehouder Financiën.
Wij danken u voor het vertrouwen dat u het afgelopen jaar in ons als uw externe accountant heeft gesteld. Wij willen graag van deze gelegenheid gebruik maken om u en uw medewerkers te bedanken voor de medewerking die we ervaren hebben tijdens onze werkzaamheden. Ondanks dat we vanwege de omstandigheden de controle wederom op afstand hebben moeten verrichten, zijn wij van mening dat we vanwege de goede samenwerking met elkaar toch tot een gedegen controle zijn gekomen. Mocht u nog vragen hebben, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.
Ons accountantsverslag bestaat uit vier hoofdstukken. In hoofdstuk 1 zijn de belangrijkste waarnemingen en overwegingen opgenomen naar aanleiding van onze controle. In hoofdstuk 2 rapporteren wij over onze bevindingen ten aanzien van de WNT en SiSa. In hoofdstuk 3 geven wij onze visie over de kwaliteit van uw interne beheersing. Hoofdstuk 4 betreft de bijlage met daarin opgenomen de opvolging van de interim-bevindingen.
Met vriendelijke groet, Q-Concepts Accountancy B.V.
drs. E.E.T.M. Kalnenek RA
Inhoudsopgave Financiële kengetallen zijn toereikend toegelicht
7
Verantwoording Beleidsindicatoren
7
Overzicht taakvelden
8
De effecten van COVID-19 zijn toegelicht in de jaarstukken
8
Geen aanwijzingen van materiële fraude tijdens onze controle geconstateerd
8
Q-Concepts Accountancy heeft onafhankelijkheid tijdens controle gewaarborgd
8
U houdt grip op de verantwoording in het kader van het Sociaal Domein – bestedingen Jeugd, WMO en PGB’s zijn rechtmatig verantwoord in de jaarrekening. 4
2.
9
Geen materiële onzekerheden ten aanzien van de WMO
4
De WNT-verantwoording 2020 voldoet aan de eraan gestelde eisen
9
Er is sprake van beperkte onzekerheden ten aanzien van de Jeugd-bestedingen
5
Geen fouten of onzekerheden geconstateerd in de SiSa-verantwoording
10
Onze controleverschillen samengevat
5
3.
11
Het BBV en het door de raad vastgestelde normenkader worden nageleefd
5
Het begrotingscriterium is nageleefd
6
1.
De jaarrekening geeft een getrouw en rechtmatig beeld
De jaarrekeningcontrole is afgerond. Wij hebben een goedkeurende controleverklaring verstrekt ten aanzien van de aspecten getrouwheid en rechtmatigheid
4
4
Tijdens onze controle hebben wij enkele gecorrigeerde en ongecorrigeerde fouten en onzekerheden geconstateerd 4
De door Gemeente Leudal gemaakte schattingen in de jaarrekening zijn aanvaardbaar 6 Onze bevindingen ten aanzien van uw grondexploitaties
7
Overige bevindingen
Onze visie op uw interne beheersing
Onze visie op uw interne beheersing
11
Opvolging bevindingen 2020 en voorgaande jaren
11
4.
12
Bijlage A – opvolging interim-bevindingen
Bijlage 1: Status bevindingen en aanbevelingen voorgaande jaren
12
Pagina 3 van 15
1.
De jaarrekening geeft een getrouw en rechtmatig beeld
De jaarrekeningcontrole is afgerond. Wij hebben een goedkeurende controleverklaring verstrekt ten aanzien van de aspecten getrouwheid en rechtmatigheid De controle van de jaarrekening 2020 van Gemeente Leudal is afgerond. Op basis van onze werkzaamheden hebben wij een goedkeurende verklaring verstrekt ten aanzien van de aspecten getrouwheid en rechtmatigheid. Deze controleverklaring is gedateerd op 13 juli 2021, de dag dat de jaarrekening is goedgekeurd door de gemeenteraad. Tijdens onze controle hebben wij enkele gecorrigeerde en ongecorrigeerde fouten en onzekerheden geconstateerd De tijdens de controle 2020 gehanteerde controletolerantie voor fouten bedraagt € 1.016.000 en voor onzekerheden € 3.048.000. De controletolerantie is berekend op basis van 1% (voor fouten) c.q. 3% (voor onzekerheden) van de totale lasten inclusief dotatie aan de reserves conform de conceptjaarrekening 2020. Onze rapporteringstolerantie bedraagt € 101.500. Bijbehorende kerncijfers (x € 1.000) van de jaarrekening betreffen: (x €1.000) Balanstotaal Eigen vermogen Totale lasten (incl. dotaties aan reserves) Resultaat
2020 143.913 67.305 101.844
2019 143.461 63.402 96.228
3.421
-/- 868
Ongecorrigeerde verschillen Getrouwheid Er is geen sprake van ongecorrigeerde getrouwheidsfouten of -onzekerheden.
naar aanleiding van de door Gemeente Leudal uitgevoerde spend analyse. In totaal is hiermee een bedrag ad € 187.000 gemoeid. Dit bedrag is lager dan onze materialiteit voor fouten, waardoor deze geen invloed heeft op de strekking van onze controleverklaring. Het college is in een eerder stadium reeds hierover geïnformeerd. Bij constatering heeft Gemeente Leudal hier direct actie op ondernomen. Gecorrigeerde verschillen Tijdens onze controle is sprake geweest van enkele gecorrigeerde verschillen. De belangrijkste betrof het afsluiten van grondexploitatie Kapittelstraat met een positief resultaat van € 340.000. U houdt grip op de verantwoording in het kader van het Sociaal Domein – bestedingen Jeugd, WMO en PGB’s zijn rechtmatig verantwoord in de jaarrekening. U heeft bijzondere aandacht besteed aan de verantwoording van de bestedingen in het kader van het Sociaal Domein. De door u verrichte werkzaamheden in dit kader leiden ertoe dat wij enkele zeer beperkte fouten en onzekerheden rapporteren ten aanzien van de verantwoorde bestedingen binnen het Sociaal Domein. Hieronder hebben wij een opsomming van de werkzaamheden opgenomen en onze conclusies daarbij.
Geen materiële onzekerheden ten aanzien van de WMO De werkzaamheden ten aanzien van de WMO-bestedingen bestonden uit louter gegevensgerichte werkzaamheden, te weten: • Detailcontrole op clientdossiers ter bepaling van het recht op zorg en juistheid van de kosten (declaraties); • Aansluiting verantwoorde WMO-bestedingen in de financiële administratie met de subadministratie; • Aansluiting financiële administratie met productieverantwoordingen / controleverklaringen / bestuursverklaringen van individuele WMO zorgaanbieders Begeleiding en Hulp bij het huishouden. Deze werkzaamheden leveren een onzekerheid op ter hoogte van € 70.000. Dit betreffen bestedingen bij zorgaanbieders waar geen controleverklaring bij de productieverantwoording was verstrekt ofwel een bestuursverklaring is ontvangen. Aangezien deze onzekerheid lager is dan onze rapporteringstolerantie, nemen wij deze niet mee in onze foutenevaluatie.
Rechtmatigheid Tijdens onze controle hebben wij een drietal rechtmatigheidsfouten geconstateerd ten aanzien van het niet voldoen aan de Europese Aanbestedingsregels. Deze hebben betrekking op de bestedingen ten aanzien van inhuur derden/advieswerkzaamheden. Deze aanbestedingsonrechtmatigheden zijn door de interne organisatie geïdentificeerd Pagina 4 van 15
Er is sprake van beperkte onzekerheden ten aanzien van de Jeugd-bestedingen Ook de werkzaamheden ten aanzien van de Jeugd-bestedingen waren primair gegevensgericht van aard, te weten: • Aansluiting verantwoorde Jeugd-bestedingen in financiële administratie met subadministratie; • Aansluiting maken tussen de financiële administratie en productieverantwoordingen, voorzien van controleverklaringen dan wel bestuursverklaringen van individuele Jeugdzorgaanbieders. Deze werkzaamheden leiden tot een onzekerheid van € 415.000. Dit laatste betreffen bestedingen bij zorgaanbieders waar geen controleverklaring bij de productieverantwoording was ontvangen dan wel een bestuursverklaring was ontvangen. Daarnaast was bij een aanbieder sprake van een verklaring van oordeelonthouding bij de productieverantwoording. Conform de voor dit doel opgestelde notitie van de SDO heeft gemeente Leudal aanvullende werkzaamheden verricht ten aanzien van de prestatielevering van die bestedingen, waar het Centrum voor Jeugd en Gezin (CJG) de verwijzer is. Uit deze werkzaamheden komen geen bijzonderheden naar voren. Wij hebben het recht op zorg alsmede de feitelijke levering van zorg, waarbij het CJG de verwijzer is, in voldoende mate kunnen vaststellen. Met deze werkzaamheden is de onzekerheid teruggebracht tot € 178.000.
Ten aanzien van de bestedingen, waarbij het CJG niet de verwijzer was, zijn door Gemeente Leudal geen aanvullende werkzaamheden verricht. Het genoemde bedrag nemen wij mee in onze analyse van fouten en onzekerheden. • Review van de werkzaamheden van Deloitte m.b.t. de Jeugd-verantwoording Midden-Limburg. Deze werkzaamheden zijn gebaseerd op het Controleprotocol centrumregeling Jeugdzorg Midden-Limburg en onze controle-instructies die wij in dit kader aan Deloitte hebben verstuurd. De bevindingen van Deloitte zijn consistent met onze bevindingen die volgen uit bovengenoemde werkzaamheden. Wij vinden het een positieve ontwikkeling dat Gemeente Leudal in samenspraak met ons heeft vastgesteld dat de Jeugdbestedingen juist en rechtmatig zijn verantwoord in 2020. De controleverklaring en rapportage van Gemeente Roermond / Deloitte is een bevestiging hiervan. Geen fouten en onzekerheden meer ten aanzien van de verantwoorde PGB lasten Wij hebben kennis genomen van de verantwoordingen van de SVB inzake de zogenaamde “Trekkingsrechten PGB” (WMO en Jeugdwet). Hierin doet de SVB een uitspraak over de bevindingen van de auditdienst van de SVB ten aanzien van de fouten in de verrichte controles rondom de PGB’s. Door de SVB zijn slechts beperkte fouten
geconstateerd. Net als in 2019 is gebleken dat gemeenten en hun accountants kunnen steunen op deze verantwoordingen van de SVB. Hierbij bevelen wij wel aan om, conform de SDO-notitie hieromtrent, als gemeente aanvullende werkzaamheden te verrichten ten aanzien van de prestatielevering van de verantwoorde PGB-bestedingen. Onze controleverschillen samengevat Vanuit deze controleverschillen kunnen wij het volgende totaaloverzicht samenstellen: Aard van de fout / onzekerheid Onrechtmatige aanbestedingen (Fout) Totaal fouten Jeugd-bestedingen (Onzekerheid) Totaal onzekerheden
Financiële omvang fout / onzekerheid
Rechtmatigheid en/of getrouwheid Rechtmatigheid
€ 187.000
€ 187.000
Controletolerantie fouten € 1.016.000 Rechtmatigheid en getrouwheid
€ 178.000
€ 178.000
Controletolerantie onzekerheden € 3.048.000
Het BBV en het door de raad vastgestelde normenkader worden nageleefd De jaarrekening is opgesteld door Gemeente Leudal in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Als onderdeel van onze controle en met betrekking tot de jaarrekening hebben wij: • de aanvaardbaarheid van de toegepaste grondslagen voor financiële verslaggeving beoordeeld; en • de juistheid en de volledigheid van de toelichtingen beoordeeld. Wij zijn van mening dat de grondslagen voor waardering en resultaatbepaling die u heeft gehanteerd bij het opstellen van de jaarrekening 2020 aanvaardbaar zijn. In het BBV is niet voorgeschreven dat in de jaarrekening ook de vergelijkende cijfers over voorgaande jaar moeten worden opgenomen. U neemt wel vrijwillig de vergelijkende cijfers over 2019 op in het overzicht baten en lasten. Naar ons inzicht verhoogt dit de vergelijkbaarheid en leesbaarheid van de jaarrekening.
Pagina 5 van 15
Daarnaast concluderen wij dat Gemeente Leudal het door de gemeenteraad goedgekeurde normenkader heeft nageleefd. Het begrotingscriterium is nageleefd Het begrotingscriterium wordt nader uitgewerkt in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO). Hierin wordt gesteld dat begrotingsoverschrijdingen in principe altijd onrechtmatig zijn, maar dat deze niet altijd meegenomen dienen te worden in het oordeel van de accountant. Dit geldt bijvoorbeeld voor de overschrijdingen die passen binnen het bestaand beleid, kostenoverschrijdingen die worden gecompenseerd door direct eraan gerelateerde opbrengsten en overschrijdingen bij openeinderegelingen. De totale werkelijke lasten na bestemming over 2020 bedragen € 101,8 miljoen tegenover begrote lasten na wijziging van € 98,8 miljoen. De werkelijke baten na bestemming over 2020 bedragen € 105,3 miljoen tegenover € 98,8 miljoen begrote baten na wijziging. Kijkend naar de lastenoverschrijdingen per programma, merken we op dat voor de programma’s “P04 – Woon- werk- en leefklimaat”, “P07 – Participatie” en “P09 – Eigentijds besturen en netwerken” sprake is van een begrotingsoverschrijding. Voor een nadere uiteenzetting van de afwijkingen ten opzichte van de begroting na wijzigingen wordt verwezen naar hoofdstuk “Analyse begrotingsafwijkingen en begrotingsrechtmatigheid” en de uitwerking van de diverse programma’s.
In dit hoofdstuk wordt een verklaring opgenomen van de begrotingsoverschrijdingen. Net als gemeente Leudal concluderen wij dat er geen sprake is van onrechtmatige begrotingsoverschrijdingen in 2020. De door Gemeente Leudal gemaakte schattingen in de jaarrekening zijn aanvaardbaar Bij het opstellen van de jaarrekening dient het college belangrijke schattingen aangaande de verslaggeving toe te passen en toe te lichten. We hebben de schattingen die het college heeft gemaakt bij het opstellen van de jaarrekening 2020 beoordeeld en hebben geconcludeerd dat deze zijn gebaseerd op consistente toepassing van uitgangspunten en aannames. De onderstaande tabel geeft een overzicht van onze bevindingen met de bijbehorende motivering, waarbij de aanvaardbare bandbreedte, gebaseerd op materialiteitsoverwegingen er als volgt uit ziet:
=controleverschil Belangrijkste schattingen
Waardering en afschrijvingen materiele vaste activa
Vastgoed
=voorzichtig Oordeel
= evenwichtig
= optimistisch
=controleverschil
Toelichting en argumentatie
We hebben vastgesteld dat Gemeente Leudal haar nota activabeleid heeft nageleefd. Er zijn daarnaast geen indicaties op bijzondere waardevermindering van materiele vaste activa.
De waardering van het vastgoed hebben wij getoetst aan de notitie Waardering vastgoed van de Commissie BBV. Op basis hiervan hebben wij ons gericht op die aspecten die volgens deze notitie de waardering van vastgoed sterk beïnvloeden, namelijk: vastgoed bestemd voor verkoop, leegstand en vastgoed met een wijziging van maatschappelijke naar een bedrijfseconomische functie. Wij hebben hieromtrent geen uitzonderingen geconstateerd.
Waardering financiële vaste activa
In 2020 heeft u de verwerkingswijze rondom de financiële vaste activa en in het bijzonder de beleggingen, consistent toegepast. Omwille hiervan achten wij de waardering van de financiële vaste activa in de jaarrekening 2020 als evenwichtig.
Waardering debiteuren
Debiteuren zijn juist gewaardeerd in de jaarrekening. De omvang van de voorzieningen voor oninbaar geachte debiteuren is op een consistente wijze bepaald. Bij het actualiseren van de grondexploitaties worden door het college schattingen gemaakt met betrekking tot variabelen als de gehanteerde rekenrente, indexatie, wijziging in begrote kosten en opbrengsten, programmering en de waardering. Deze parameters zijn ten behoeve van het opmaken van de jaarrekening geactualiseerd. We stemmen in met de gehanteerde parameters.
Grondexploitaties
Ultimo 2020 is een verliesvoorziening, evenals over 2019, niet noodzakelijk geacht door Gemeente Leudal. Ook het beleid ten aanzien van (tussentijdse) resultaatbepaling typeren wij als evenwichtig (vorig jaar: “voorzichtig”). Er zijn geen projecten waarvoor tussentijdse winstneming vereist is. De in 2019 gerapporteerde projecten zijn in 2020 afgesloten. De risico’s binnen de grondexploitaties worden becijferd op € 2.234.000. De reserve grondexploitaties dient ter dekking van Pagina 6 van 15
deze ingeschatte risico’s. Deze reserve is toereikend onderbouwd en lijkt voldoende om mogelijke tegenvallers binnen de grondexploitaties in de toekomst op te kunnen vangen.
Voorzieningen
Aan alle voorzieningen liggen actuele beheer/onderhoudsplannen ten grondslag. De voorzieningen zijn juist gevormd en toereikend onderbouwd.
Onze bevindingen ten aanzien van uw grondexploitaties Actualisatie grondexploitaties De grondexploitaties van Gemeente Leudal zijn door het college geactualiseerd op basis van gedegen interne analyses. Actualisatie door de raad geschiedt bij vaststelling van de jaarrekening. Risicovolle exploitaties / projecten nader beschouwd Binnen uw grondexploitaties schuilen inherent diverse risico’s, die op korte termijn een impact kunnen hebben op waardering. Hierbij merken we wel op dat de risico’s overall kleiner worden. In voorgaande jaren hebben wij u specifiek geïnformeerd ten aanzien van de meest in het oog springende projecten Ittervoort IV (bedrijventerrein) en Bevelanden (woningbouw). Hieronder geven wij een korte update van de huidige status van deze projecten. Bevelanden: De boekwaarde van project Bevelanden is in 2020 wederom gedaald, van een negatieve boekwaarde € 479.000 naar een negatieve boekwaarde van € 951.000.
groen/buffer of krijgt een agrarische bestemming. In 2019 is een nieuwe kostenraming opgesteld door een externe partij in overleg met de gemeente. De interesse in het project is in 2019/2020 aangetrokken. In 2021 komt het bestemmingsplan in procedure en het streven is de koopovereenkomsten af te sluiten met de kandidaat-kopers. De verwachte verkopen zijn weliswaar verschoven van 2020 naar 2021, maar vanwege een verwachte gemiddelde grondprijs van € 101 per m2 (in 2018 nog € 85 m2) is de resultaatverwachting verder gestegen naar € 596.000 positief, daar waar in 2018 nog een negatief resultaat werd verwacht van € 54.000. Gemeente Leudal volgt de ontwikkelingen binnen dit project op de voet. Om eventuele risico’s op te vangen is binnen de reserve grondexploitaties een bedrag geoormerkt voor dit project. Faciliterend grondbeleid Conform voornoemde notitie dienen vanaf 2020 vorderingen uit hoofde van het faciliterend grondbeleid te worden verantwoord onder de overige vorderingen in de jaarrekening en niet meer onder de voorraden. Wij hebben geconstateerd dat Gemeente Leudal de projecten faciliterend grondbeleid juist heeft gerubriceerd in de jaarrekening 2020. Financiële kengetallen zijn toereikend toegelicht We hebben vastgesteld dat de financiële kerngegevens juist zijn toegelicht in de jaarrekening, overeenkomstig de Ministeriële Regeling Kengetallen van het Ministerie van BZK.
De exploitatie sluit met een verwacht batig saldo van € 222.000. Ten opzichte van de jaarrekening 2019 betekent dit een verdere verbetering van het verwachte resultaat. Er zijn geen gronduitgiften meer te realiseren in de komende boekjaren.
Verantwoording Beleidsindicatoren Vanaf boekjaar 2017 dient elke gemeente de realisatie van de door het Rijk geformuleerde Beleidsindicatoren, conform de Regeling Beleidsindicatoren, toe te lichten in de jaarrekening. De accountant dient ten minste de deugdelijke totstandkoming van deze indicatoren vast te stellen.
Het is de inschatting van Gemeente Leudal dat op basis van huidige ontwikkelingen en voortgang het project conform exploitatieopzet gerealiseerd kan worden.
Gemeente Leudal heeft ervoor gekozen om alleen de verplichte beleidsindicatoren op te nemen in de begroting en de jaarrekening 2020.
Ittervoort 4: Binnen deze exploitatie zijn positieve ontwikkelingen zichtbaar. Initieel bedroeg de totale voorraad grond 126.000 m2, die vanwege maatwerkinvulling niet volledig inzetbaar bleek. Nadat in eerste instantie concreet geïnteresseerde partijen afhaakten, kwam de winstgevendheid van het project onder druk te staan. De totaal uitgeefbare grond is teruggebracht tot zo’n 85.000 m2. De rest betreft openbaar
Naar aanleiding van verrichte werkzaamheden concluderen we dat de verplichte beleidsindicatoren juist zijn verantwoord in de jaarrekening 2020 van Gemeente Leudal.
Pagina 7 van 15
Overzicht taakvelden Het overzicht baten en lasten taakvelden in opgenomen als bijlage bij jaarrekening. Dit is eveneens een verplichting vanaf 2017. Het format voldoet aan het voorgeschreven format. Het overzicht baten en lasten is juist weergegeven in de jaarrekening. De effecten van COVID-19 zijn toegelicht in de jaarstukken Overheden maken extra kosten voor de bestrijding van de gevolgen van het coronavirus (COVID-19). Primair zijn de acties en maatregelen van gemeenten gericht op het tegengaan van de verspreiding van het COVID-19 virus. Daarnaast is er veel aandacht voor de bestrijding van de economische en maatschappelijke gevolgen in de vorm van ondersteuning aan huishoudens (inkomensondersteuning), bedrijven (uitstel belastingen) en maatschappelijke instellingen (kwijtschelding huur, subsidie). Op 26 februari 2021 heeft de Commissie Bedrijfsvoering Auditing Decentrale Overheden (BADO) de Notitie “Effecten en risico’s voor decentrale overheden naar de jaarrekening 2020” gepubliceerd, waarin aandacht wordt gevraagd voor de verantwoording van COVID-19 effecten in de jaarrekening. Gemeente Leudal heeft de effecten van COVID-19 in beeld en hierover verantwoording afgelegd in de diverse programma’s, daar waar van toepassing. Gemeente Leudal heeft geen aparte COVID-19 paragraaf in de jaarstukken opgenomen.
Naar onze mening zijn de effecten in voldoende mate uitgewerkt in de programma’s.
De regels zijn daarnaast afhankelijk van de omvang en de soort klant. Q-Concepts heeft deze regels ook geïncorporeerd in haar beleid en bedrijfsvoering. Wij hebben gedurende het jaar geen onafhankelijkheidsissues geconstateerd en bevestigen dat we deze onafhankelijkheidsvereisten hebben nageleefd. Op het tijdstip van het schrijven van dit accountantsverslag hebben wij inmiddels 320 uur besteed aan de jaarrekeningcontrole 2020 van Gemeente Leudal. Hiermee zullen we de begrote 350 uur te overschrijden. Als reden voor de overschrijding merken wij aan: • De controle van de aanbestedingen heeft dit jaar voor zowel de medewerkers van Gemeente Leudal als ons aanzienlijk meer uren gekost dan voorgaande jaren; • De gewijzigde aanpak van de nieuwe accountant van gemeente Roermond ten aanzien van de Jeugd-bestedingen (ZIN) leidt bij gemeente Leudal tot een aanvullende controle op de prestatielevering. Onze aanvullende uren zijn beperkt gebleven vanwege de gedegen interne controle en dossiervorming op dit punt door Gemeente Leudal; • Het aantal SiSa-regelingen is wederom verhoogd. De meest in het oog springende regeling betreft de Tozo-regeling. • Als laatste hebben wij u ondersteund bij de implementatie van het proces ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording. Deze werkzaamheden conflicteren niet met onze rol als controlerend accountant.
Geen aanwijzingen van materiële fraude tijdens onze controle geconstateerd De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en opsporen van fraude en onregelmatigheden berust bij het college van burgemeester en wethouders van gemeente Leudal. In haar toezichthoudende rol is de gemeenteraad er verantwoordelijk voor dat het college van burgemeester en wethouders adequate procedures volgt en dat passende maatregelen worden genomen als dat nodig is. Als uw accountant hebben we de verantwoordelijkheid om frauderisico’s te identificeren, voor zover deze risico's tot een materiële fout in de jaarrekening kunnen leiden. Wij hebben geen concrete aanwijzingen van materiële fraude geconstateerd tijdens de controle met betrekking tot boekjaar 2020. Daarnaast heeft u aan ons geen melding gemaakt van door u geconstateerde fraudegevallen. Q-Concepts Accountancy heeft onafhankelijkheid tijdens controle gewaarborgd Conform onze beroeps- en gedragsregels dient een accountant bij de uitvoering van zijn werkzaamheden onafhankelijk te zijn van zijn cliënt. Deze regels hebben zowel betrekking op de soort dienstverlening als de persoon die de dienstverlening uitvoert.
Pagina 8 van 15
2.
Overige bevindingen
De WNT-verantwoording 2020 voldoet aan de eraan gestelde eisen Op 22 juni 2020 is de ‘’Regeling Controleprotocol WNT 2020’’ in de Staatscourant gepubliceerd. Het controleprotocol 2020 is ten opzichte van het controleprotocol 2019 op enkele punten gewijzigd. De belangrijkste wijzigingen betreffen: • Het generieke bezoldigingsmaximum is verhoogd naar € 201.000 (2019: € 194.000). In 2021 zal het bezoldigingsmaximum overigens € 209.000 bedragen; • Voor 2020 gelden voor externe topfunctionarissen hogere maxima dan voor 2019. De maxima per maand waarin is gewerkt zijn: • Voor de eerste zes maanden: € 26.800 (2019: € 25.900); • Voor de tweede zes maanden: € 20.300 (2019: € 19.600); • Met een maximum van € 193 (2019: € 187) per uur. Er wordt een gemiddelde uur norm tussen € 193 en € 187 berekend indien de periode betrekking heeft op zowel 2019 als 2020. • Voor topfunctionarissen met samenloop van werkzaamheden bij een WNT instelling en bij een gelieerde rechtspersoon of een andere WNT instelling, dienen voortaan de WNT gegevens die op de samenloop betrekking hebben openbaar te worden gemaakt. • Daarnaast dienen, als een topfunctionaris geen dienstbetrekking heeft, gedurende de eerste twaalf kalendermaanden de gewerkte uren van de betreffende topfunctionaris openbaar te worden gemaakt.
•
•
Een andere functionaris, niet zijnde topfunctionaris, controleert ten minste een maal per jaar of de werkelijke bezoldiging/ontslagvergoeding van de topfunctionarissen in overeenstemming is met de overeengekomen afspraken en de van toepassing zijnde maxima; De instelling beschikt per topfunctionaris over een overzicht van gedane betalingen aan de ontvangsten van deze functionaris gedurende het kalenderjaar, zowel via de salarisadministratie als anderzijds (bijvoorbeeld via de crediteurenadministratie).
We hebben geconstateerd dat Gemeente Leudal deze interne beheersingsmaatregelen heeft geïmplementeerd.
Bovengenoemde wijzigingen hebben een beperkte impact op Gemeente Leudal gehad. Op basis van de controle van de WNT-verantwoording concluderen wij dat de WNTverantwoording 2020 van Gemeente Leudal, zoals deze is opgenomen in de jaarrekening 2020, voldoet aan de eraan te stellen eisen. Conform het Controleprotocol WNT dient de gemeente een interne beheersingsmaatregelen te hebben geïmplementeerd die de naleving van de WNT waarborgen, waaronder: • Een aantoonbare controle door de gemeente instellingen of (nieuwe) contracten met topfunctionarissen voldoen aan de WNT en passen binnen de van toepassing zijnde bezoldigingsmaxima; • Bij ontslagvergoedingen of afvloeiingsregelingen een aantoonbare controle door de instelling of deze voldoet aan de WNT en past binnen het van toepassing zijnde bezoldigingsmaximum;
Pagina 9 van 15
Geen fouten of onzekerheden geconstateerd in de SiSa-verantwoording Wij hebben de SiSa-verantwoording gecontroleerd met inachtneming van de specifieke instructies die door de Rijksoverheid zijn vastgelegd in de “Nota verwachtingen accountantscontrole 2020”. Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (“Bado”) gelden voor de SiSa andere, zwaardere rapporteringstoleranties dan u als raad in uw controleprotocol hebt opgenomen. Dit stelt ministeries in staat om de toegekende specifieke uitkeringen vast te kunnen stellen. Wij hebben bij onze controle van de SiSa-verantwoording bij de jaarrekening 2020 geen fouten of onzekerheden geconstateerd. Hieronder hebben wij onze bevindingentabel opgenomen. Naam specifieke uitkering B1 C1 D8 E3
Fout / Onzekerheid
Financiële omvang fout / onzekerheid
Toelichting
Regeling specifieke uitkering gemeentelijke hulp gedupeerden toeslagenproblematiek Regeling specifieke uitkering Reductie Energiegebruik Onderwijsachterstandenbeleid 2019-2022 (OAB)
n.v.t
€0
n.v.t
n.v.t.
€0
n.v.t.
n.v.t
€0
n.v.t
Subsidieregeling sanering verkeerslawaai
n.v.t
€0
n.v.t
n.v.t
€0
n.v.t
n.v.t.
€0
n.v.t.
n.v.t
€0
n.v.t
n.v.t
€0
n.v.t
n.v.t
€0
n.v.t
n.v.t
€0
n.v.t
n.v.t
€0
n.v.t
Regeling stimulering verkeersmaatregelen E20 2020-2021 Brede doeluitkering verkeer en vervoer (SiSa E27B tussen medeoverheden) Gebundelde uitkering op grond van artikel 69 G2 Participatiewet_gemeentedeel 2020 Besluit bijstandsverlening zelfstandigen 2004 G3 (exclusief levensonderhoud beginnende zelfstandigen_gemeentedeel 2020 Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig G4 ondernemers (Tozo)_ gemeentedeel 2020 Regeling specifieke uitkering stimulering H4 sport (SPUK Sport) Specifieke uitkering voor lokale H8 sportakkoorden (Regeling Sportakkoord)
Pagina 10 van 15
3.
Onze visie op uw interne beheersing
Onze visie op uw interne beheersing Wij zijn van mening dat het huidige niveau van uw interne beheersing gedegen is ingericht en hiermee een getrouwe en rechtmatige jaarrekening bewerkstelligt. U heeft voldoende interne beheersingsmaatregelen in de processen (in de lijn) ingericht om een betrouwbare gegevensverwerking te waarborgen. We merken op dat uw VIC-functie werkzaamheden over het algemeen gedegen uitvoert, conform de voorhanden zijnde werkplannen. De mate waarin we gebruik maken van deze VIC-werkzaamheden conform de BADO-notitie varieert per gecontroleerd proces. Veelal is de VIC-functie een instrument om de aanlevering van stukken aan de accountant te verbeteren (variant 1 van de BADO-notitie) of een onderdeel van het intern beheersingskader om toezicht te houden op de uitvoering van interne beheersingsmaatregelen (variant 2 van de BADO-notitie).
Opvolging bevindingen 2020 en voorgaande jaren In voorgaande rapportages (managementletter en accountantsverslag) hebben wij diverse bevindingen en aanbevelingen aan u gerapporteerd. Deze aanbevelingen worden door u samengevat in een tabel, waarbij u nauwlettend de status van de opvolging ervan rapporteert. Hierdoor houdt u als organisatie grip op de aanbevelingen van de accountant. In voorgaande rapportages (managementletters en accountantsverslagen) hebben wij bevindingen en aanbevelingen aan u gerapporteerd. Van de 16 processen/onderwerpen waarbij vorig jaar bevindingen zijn geconstateerd, heeft u alle aanbevelingen opgepakt en bent u gestart met de opvolging van deze aanbevelingen. Per heden zijn inmiddels 9 aanbevelingen opgevolgd. Wij verwijzen naar bijlage A in hoofdstuk 4 voor de gedetailleerde status van de openstaande bevindingen en aanbevelingen.
In onze rapportages over afgelopen jaren hebben wij steeds handreikingen gegeven om uw VIC-functie nog effectiever te maken. Wij merken op dat deze handreikingen voortvarend worden opgepakt. Met de naderende invoering van de rechtmatigheidsverantwoording heeft u in 2020 en 2021 nogmaals een impuls gegeven aan de interne beheersomgeving en verbijzonderde interne controlefunctie. Wat naar onze mening positief opvalt, is de bereidheid om het lerend vermogen van de organisatie naar een hoger plan te tillen met het oog op de aankomende rechtmatigheidsverantwoording. Zo heeft u alle processen binnen gemeente Leudal doorgelicht om helder te krijgen waar bijstelling van de huidige processen en controles nodig is om over boekjaar 2021 de rechtmatigheidsverantwoording door het college af te kunnen geven. U heeft boekjaar 2020 aangemerkt als ‘testjaar’ en ook al een rechtmatigheidsverantwoording 2020 voorgelegd aan het college. Met de impuls die u aan de interne organisatie heeft gegeven, achten wij Gemeente Leudal in staat om over 2021 een gefundeerde rechtmatigheidsverantwoording af te geven. We merken overigens op dat we niet bij alle processen steunen op interne beheersingsmaatregelen dan wel de uitgevoerde verbijzonderde interne controlewerkzaamheden.
Enkele processen bevatten namelijk onvoldoende zichtbare interne beheersingsmaatregelen om als accountant (en VIC-functie) op te kunnen steunen. Het gevolg hiervan is dat de aan de processen ten grondslag liggende stromen primair gegevensgericht worden gecontroleerd door de VIC-functie en de accountant. Ook kan het zo zijn dat het gewoonweg efficiënter is om bepaalde stromen gegevensgericht te controleren.
Pagina 11 van 15
4. Bijlage A – opvolging interimbevindingen
Leges burgerzaken
Bijlage 1: Status bevindingen en aanbevelingen voorgaande jaren Legenda:
Bevinding/aanbeveling ML 2020 Wij hebben opgemerkt dat de controle van de ingevoerde tarieven 2020 pas heeft plaatsgevonden op 10-4-2020 in plaats van aan het begin van boekjaar 2020. Wij adviseren u deze controle direct aan het begin van het nieuwe jaar uit te voeren om foutieve tarieven te voorkomen. Opvolging De noodzakelijk geachte werkzaamheden zijn uitgevoerd. Wij bevelen aan om structureel hiermee rekening te houden bij de bepaling van uw interne controleaanpak.
Open
→
Opgevolgd
ML: managementletter ACV: accountantsverslag Aspect
Bevinding en opvolging
Controle rechtmatigheid aanbestedingen
Bevinding/aanbeveling ML 2020 De werkzaamheden rondom aanbestedingen zijn belangrijk met het oog op de rechtmatigheidsverantwoording. Wij signaleren enkele aandachtspunten. Wij adviseren u zorg te dragen dat deze controle tijdig en overeenkomstig de SDO-notitie “Uitvoering van de controle op aanbestedingsrechtmatigheid” wordt uitgevoerd. Daarnaast adviseren wij u om, mede gezien de complexiteit, een 4-ogen principe toe te passen bij deze controle. Als laatste bevelen wij aan om deze inkoopanalyse ten minste tweemaal per jaar uit te voeren.
Participatiewet
Bevinding/aanbeveling ML 2020 Wij adviseren de financiële impact van de geconstateerde fouten naar aanleiding van de verrichte dossiercontroles op de sociale uitkeringen in het vervolg aan de rapportage van de VIC toe te voegen. Daarnaast bevelen we u aan om het aantal deelwaarnemingen door de VIC-functie in te perken om zodoende ook meer tijd vrij te maken voor de controles binnen andere processen. Voorwaarde hiervoor is wel dat de financiële omvang van de bevindingen niet leidt tot een materiele fout in de jaarrekening. Opvolging De noodzakelijke werkzaamheden zijn uitgevoerd ten tijde van de jaarrekeningcontrole. Voor de controle-aanpak 2021 wordt rekening gehouden met de aanbeveling van de accountant.
Opvolging We merken op dat onze aanbevelingen zijn opgepakt. Tijdens de controle konden we beschikken over een spend analyse en memo met uw interne controlebevindingen ten aanzien van aanbestedingen. Deze basis vormt een goede aanpak voor de interne controle rondom (Europese) aanbestedingen. De aanbeveling is derhalve nagenoeg opgevolgd.
Pagina 12 van 15
Inkopen
Bevinding/aanbeveling ML 2020 U heeft de interne beheersingsmaatregel geïmplementeerd dat een ‘’prestatie-akkoord-verklaarder’’ (PAV-er) inkoopfacturen digitaal dient te autoriseren nadat hij/zij heeft vastgesteld dat de gefactureerde prestatie ook daadwerkelijk is geleverd. In de praktijk constateren wij dat dit enkel gebeurt aan de hand van bijvoorbeeld een offerte of opdrachtbevestiging. Door deze werkwijze resteert het risico dat de gefactureerde prestatie helemaal niet geleverd is. Wij adviseren u om de PAV-er de daadwerkelijke levering van de prestatie vast te stellen en dit kort te documenteren binnen het autorisatieproces. Om de administratieve lasten, die hiermee gemoeid zijn, niet onevenredig te laten oplopen, stellen wij een groeiproces voor, waarbij ten minste bij de representatieve deelwaarneming door de VIC-functie evident dient te blijken dat de onderliggende prestatie ook daadwerkelijk is geleverd. Opvolging Wij bevelen aan om in dit kader kennis te nemen van de BADOnotitie “Vastlegging en onderbouwing prestatielevering bij inkopen door decentrale overheden” en het beleid rondom de documentatie van inkoopprestaties waar mogelijk aan te scherpen.
Betalingsorganisatie
Bevinding/aanbeveling ML 2020 Wij merken op dat de VIC geen controles uitvoert ten aanzien van de betalingsorganisatie, bijvoorbeeld op de autorisatie van de betaaladvieslijst of het punt dat betalingen van inkoopfacturen naar het juiste bankrekeningnummer worden overgemaakt. Wij adviseren u om de reeds uitgevoerde controles door de VIC ten aanzien van het proces inkopen door te trekken naar het proces betalingsorganisatie.
Subsidieverstrekkingen
Bevinding/aanbeveling ML 2020 Binnen het proces subsidieverstrekkingen wordt door de medewerkers van de betrokken afdeling niet structureel gewerkt met checklisten waaruit blijkt dat aan de subsidievoorwaarden is voldaan. De controle hierop vindt hierbij achteraf plaats door de VIC. Het risico bestaat hierdoor dat subsidies aan de voorkant onrechtmatig verstrekt worden. Wij adviseren u om per subsidieregeling een checklist te hanteren waarmee aangetoond kan worden dat aan de subsidievoorwaarden is voldaan. Opvolging De bevinding is onderhanden. Hiermee wordt rekening gehouden bij de interne controleaanpak over boekjaar 2021.
WMO
Bevinding/aanbeveling ML 2020 Ten aanzien van het proces WMO merken wij op dat er binnen de ‘lijn’ ruim voldoende besluiten worden getoetst door de kwaliteitsmedewerkers; overeenkomstig onze constatering bij het proces Participatiewet. Deze controles zijn voor ons echter niet voldoende zichtbaar. Wij bevelen aan om net als voorgaande jaren ook een verbijzonderde controle op de WMOverstrekkingen uit te voeren. Opvolging Wij hebben met uw interne controlemedewerker afspraken gemaakt ten aanzien van de aanpak voor boekjaar 2021.
Opvolging: Werkzaamheden zijn verricht conform aanbeveling.
Pagina 13 van 15
Logische toegangsbeveiliging en gebruikersbeheer van Civision bij in- en uitdiensttreding van personeel
Bevinding/aanbeveling ML/AC 2019 en eerder - De functioneel applicatiebeheerder van Civision beoordeelt welk rechtenprofiel toegekend dient te worden aan een nieuwe gebruiker en voert deze door in Civision; - Door de diversiteit aan rechtenprofielen bestaat er te weinig inzicht welke rechten gekoppeld zijn aan welke profielen; - Uitdienstformulieren worden niet consequent gehanteerd, waardoor periodieke reviews noodzakelijk zijn om medewerkers uit dienst tijdig te verwijderen van het netwerk en Civision; - Bij mutaties van medewerkers vindt de inrichting van de budgethoudersregeling in de digitale workflow voor autorisatie inkoopfacturen niet tijdig plaats.
Intern uitgevoerde ITcontroles
Opvolging Dit is opgepakt en de teamleider Services monitort deze werkzaamheden. De VIC heeft echter geconstateerd tijdens haar werkzaamheden in boekjaar 2020 dat nog steeds niet alle autorisatiecontroles worden vastgelegd in Topdesk en tetsrapporten van updates ontbreken. Dit punt zullen wij tijdens onze IT-audit over boekjaar 2021 meenemen. WNT
Opvolging Het rechtenprofiel in de financiële applicatie is goed ingericht op basis van de budgethoudersregeling. Het MT heeft het projectplan goedgekeurd en budget beschikbaar gesteld om het proces in- door- en uitstroom van medewerkers uit te voeren. In deze aanpak is aandacht voor de autorisaties. Wij vragen nog specifieke aandacht voor het feit dat er medewerkers zijn met zogenaamde ADMIN/super user accounts. Frauderisicoanalyse
Bevinding/aanbeveling ML/AC 2019 en eerder - De frauderisicoanalyse dient u te actualiseren; - Bij het opstellen van de diverse P&C-documenten zichtbaar te refereren aan de frauderisicoanalyse; - De in de frauderisicoanalyse beschreven (interne) beheersingsmaatregelen worden niet ‘verbijzonderd’ getoetst. Opvolging Vanaf de begroting 2019 is de frauderisicoanalyse als vast format geïmplementeerd in LIAS. De gedefinieerde beheersingsmaatregelen zijn in opgezet ingebed in de organisatie. Wij bevelen aan om de beheersingsmaatregelen die frauderisico’s afdekken, ook op te nemen in de verbijzonderde interne controleprogramma’s. Deze vertaalslag heeft plaatsgevonden bij de herijking van alle processen in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording. Wij zullen u naar aanleiding van onze interim-controle 2021 nader hierover berichten.
Bevinding/aanbeveling ML/AC 2019 en eerder Niet zichtbaar vastleggen van de uitgevoerde IT-controles.
Bevinding/aanbeveling ML/AC 2019 Zorg dat op ieder moment de informatie beschikbaar is ten behoeve van de naleving van de WNT. Opvolging Iedere 2 maanden wordt binnen uw organisatie in de p-monitor over de WNT gerapporteerd. Hierdoor is op ieder moment conform afspraak informatie beschikbaar ten behoeve van de naleving van de WNT.
Rechtmatigheidsverklaring 2021/VIC-functie
Bevinding/aanbeveling ML/AC 2019 Blijvende aandacht voor de werkzaamheden van de verbijzonderde interne controlefunctie (VIC) als voorportaal voor de accountant en opmaat naar de rechtmatigheidsverklaring, die vanaf boekjaar 2021 verplicht wordt. Opvolging U heeft alle processen en interne controleprogramma’s binnen de gemeente tegen het licht gehouden om over 2021 gefundeerd de vereiste rechtmatigheidsverklaring af te kunnen geven. Op dit onderwerp zijn wij ook in het vorige hoofdstuk ingegaan.
Pagina 14 van 15
Aandacht voor gewijzigde aanpak controle Jeugdverantwoording Midden-Limburg
Bevinding/aanbeveling ML/AC 2019 De verantwoordingssystematiek met betrekking tot de Jeugd Midden-Limburg is op enkele aspecten gewijzigd, waarbij meer verantwoordelijkheid bij de lokale gemeenten en hun accountants komen te liggen. Dit zorgt voor additionele werkzaamheden, gericht op de vaststelling van de prestatielevering van bestedingen waar het CJG de verwijzer is. Wij bevelen aan om deze werkzaamheden structureel in te bedden in de interne beheersing van gemeente Leudal. Opvolging Controlewerkzaamheden, waar het CJG de verwijzer is, zijn structureel ingebed in de interne beheersing bij het Team uitvoering sociaal domein. Deze controle is uitgevoerd voor de jaarrekening 2020.
Verankeren BBVnotities
Herrubricering overige vorderingen naar faciliterend grondbeleid
Bevinding/aanbeveling ML/AC 2019 Conform de BBV-vereisten dienen vanaf 2019 vorderingen uit hoofde van het faciliterend grondbeleid te worden verantwoord onder de overige vorderingen in de jaarrekening en niet meer onder de voorraden, zoals gemeente Leudal dit altijd in de jaarrekening heeft verwerkt. Wij adviseren om de totale boekwaarde van de betreffende projecten te herrubriceren naar de overige vorderingen. Opvolging We hebben vastgesteld dat de vorderingen uit hoofde van het faciliterend grondbeleid juist zijn gerubriceerd in de jaarrekening 2020.
Bevinding/aanbeveling ML/AC 2019 Het verankeren van BBV-notities in de Financiële Verordening en het normenkader. Vanaf 2019 bijzonder aandacht gevraagd voor de nieuwe Notitie Grondbeleid in begroting en jaarstukken 2019. Opvolging Tijdens de interim-controle 2020 hebben wij vastgesteld dat in 2020 een werkinstructie is geïmplementeerd waarmee gewaarborgd wordt dat de BBV-notities verankerd worden in de Financiële Verordening en het normenkader.
Analyse begrotingsrechtmatigheid
Bevinding/aanbeveling ML/AC 2019 Wij adviseren om in de jaarrekening expliciet een analyse op te nemen of voldaan wordt aan het begrotingscriterium, overeenkomstig het Controleprotocol. Opvolging We hebben kennis genomen van uw analyse ten aanzien van het begrotingscriterium. Wij hebben van u begrepen dat u deze analyse jaarlijks zult opstellen.
Pagina 15 van 15