4. Managementletter 2023 Gemeente Leudal

Managementletter 2023 Gemeente Leudal

10/10/2023

2 Managementletter Gemeente Leudal 2023 Gemeente Leudal T.a.v. het College van Burgemeester en Wethouders Postbus 3008 6093 ZG Heythuysen 10 oktober 2023

Aard en reikwijdte controle

Referentie: A00390/ML2023/EK/KB/eve

Geacht College,

Evaluatie interne beheersing Vooruitblik en ontwikkelingen

Bijlagen

Hierbij ontvangt u ons overzicht met bevindingen naar aanleiding van onze interim-controle van Gemeente Leudal voor het boekjaar dat eindigt op 31 december 2023. Dit rapport is opgesteld naar aanleiding van onze verrichte interim-controle in september 2023. Onze zienswijzen, bevindingen en aanbevelingen zijn transparant en constructief besproken met uw ambtelijke organisatie.

In dit rapport blikken wij tevens vooruit op de eindejaarscontrole voor wat betreft planning alsmede een aantal aspecten betreffende verslaggeving waarvan wij denken dat deze aandacht behoeven.

Het rapport beschrijft onze visie met betrekking tot uw administratieve organisatie en interne beheersing voor zover wij deze hebben geëvalueerd in het kader van de jaarrekeningcontrole. Gemeente Leudal borduurt voort op verbetermaatregelen die reeds voorgaande jaren zijn ingevoerd met het oog op de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording, zoals het herijken van uw processen en de aanscherping van de interne controlecyclus en -aanpak. De gesignaleerde aandachtspunten rondom uitvoering en documentatie van interne controlewerkzaamheden worden voortvarend opgepakt.

Wij willen graag van deze gelegenheid gebruik maken om u en uw medewerkers te bedanken voor de prettige samenwerking die we ervaren hebben tijdens onze werkzaamheden.

Dit rapport wordt ook ter beschikking gesteld aan de auditcommissie c.q. de Gemeenteraad.

Mocht u nog vragen hebben, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen. We zijn uiteraard graag bereid om de inhoud van dit rapport nader toe te lichten. Met vriendelijke groet, Q-Concepts Accountancy B.V.

Daarnaast hebben wij de status van de opvolging van de bevindingen uit de managementletter en accountantsverslag van voorgaand jaar opgenomen. drs. E.E.T.M. Kalnenek RA

10/10/2023

3 Managementletter Gemeente Leudal 2023

Reikwijdte van de controle

Aard en reikwijdte controle Reikwijdte van de controle Materialiteit Evaluatie interne beheersing Vooruitblik en ontwikkelingen

Bijlagen

Het doel van onze jaarrekeningcontrole is het vormen van een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening als geheel, zoals bedoeld in het besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO). Vanaf boekjaar 2023 behoort de rechtmatigheidsverantwoording tot de jaarstukken van de gemeente. Hiermee ziet ons getrouwheidsoordeel bij de jaarrekening impliciet ook toe op deze rechtmatigheidsverantwoording. Het rechtmatigheidsoordeel door de accountant vervalt vanaf dit boekjaar. Vanuit de jaarrekeningcontrole beoordelen wij de kwaliteit van de administratieve organisatie en interne beheersing voor zover relevant voor onze oordeelsvorming. Deze bevat geen zelfstandig oordeel over de kwaliteit van de administratieve organisatie en interne beheersing. De controle van de jaarrekening omvat het uitvoeren van controlewerkzaamheden, waaronder risicoanalyses, cijferbeoordelingen, beoordeling van de administratieve procedures en het daarmee samenhangende systeem van interne beheersingsmaatregelen en gegevensgerichte controlewerkzaamheden. De samenstelling en omvang van die werkzaamheden zijn noodzakelijk voor het verkrijgen van voldoende controle-informatie ter onderbouwing van ons oordeel. In dit kader toetsen wij van 2023 ook of het rechtmatigheidsoordeel door het college ook deugdelijk onderbouwd is.

De interim-controle heeft zich niet verder uitgestrekt dan noodzakelijk is om tot een oordeel te komen over de jaarrekening 2023. Het onderzoek is dus niet primair gericht op het signaleren van alle aandachtspunten in de administratieve organisatie en interne beheersing.

10/10/2023

Hieronder vallen ook de procedures die zijn gericht op de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde informatiesystemen. Verder is onze jaarrekeningcontrole niet specifiek gericht op het ontdekken van mogelijke onregelmatigheden, waaronder fraudes. Onze tussentijdse bevindingen zijn gebaseerd op onze werkzaamheden tot en met september 2023. Indien er na deze datum nieuwe bevindingen zijn met betrekking tot de interne beheersing zullen wij dit met u delen in ons accountantsverslag. Het algemene beeld is dat de interne beheersing van Gemeente Leudal van ruim voldoende niveau is voor de omvang van de organisatie. Wij hebben ons tijdens de interim-controle grotendeels gericht op de review van de werkzaamheden van uw verbijzonderde interne controlefunctie. We concluderen dat deze werkzaamheden over de gehele lijn bezien gedegen worden uitgevoerd, met enkele aandachtspunten ter verbetering. Deze zien met name toe op documentatie en conclusievorming. Tijdens onze interim-controle waren de interne controlewerkzaamheden met betrekking tot het Sociaal Domein nog niet gereed. Hierdoor kunnen wij hierover nog geen oordeel vormen. Wij zullen hierover rapporteren in ons accountantsverslag.

In de volgende hoofdstukken gaan wij in meer detail in op onze bevindingen en aanbevelingen alsmede de opvolging van de bevindingen uit de managementletter en accountantsverslag van voorgaand jaar.

4 Managementletter Gemeente Leudal 2023

Jaarstukken De jaarstukken bestaan uit meerdere onderdelen, welke wij niet allemaal met dezelfde diepgang controleren (mede afhankelijk van de materialiteit). Onderstaand hebben wij daarom weergegeven op welke wijze wij de verschillende onderdelen van de jaarstukken in onze controle betrekken. In de volgende paragraaf gaan wij in op de materialiteit.

Aard en reikwijdte controle

Jaarstukken Gemeente Leudal

Reikwijdte van de controle Materialiteit Evaluatie interne beheersing Jaarverslag

Jaarrekening

Vooruitblik en ontwikkelingen

Bijlagen Programmaverantwoording

Paragrafen (incl. rechtmatigheidsverantwoording)

Van deze onderdelen van het jaarverslag stellen wij, op basis van onze kennis over de jaarrekening, vast dat deze aansluiten op de jaarrekening. Vanaf 2023 maakt de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel uit van het jaarverslag.

10/10/2023

Balans + toelichting

Overzicht van baten en lasten + toelichting

WNT-bijlage

SiSa-bijlage

Bijlage taakvelden

Onze controleverklaring bij de jaarrekening heeft betrekking op deze onderdelen.

5 Managementletter Gemeente Leudal 2023

Materialiteit

Aard en reikwijdte controle Reikwijdte van de controle Materialiteit Evaluatie interne beheersing Vooruitblik en ontwikkelingen

Bij de planning van onze controle houden wij rekening met de goedkeuringstolerantie (ook wel materialiteit genoemd). Wij beschouwen een afwijking als materieel wanneer het mogelijk is dat gebruikers van de jaarrekening hun beslissingen en acties laten beïnvloeden door de geconstateerde afwijkingen.

De raad kan besluiten de accountant te vragen de jaarrekening met een lagere goedkeuringstolerantie te controleren. Dit heeft u niet gedaan. De relatie tussen de goedkeuringstolerantie, eventueel geconstateerde afwijkingen en ons oordeel is in onderstaande tabel weergegeven.

De raad bepaalt binnen de wettelijke kaders welke goedkeuringstolerantie wij hanteren. Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) bedraagt de goedkeuringstolerantie maximaal 1% van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan reserves) voor fouten en 3% voor onzekerheden.

Voor de toepassing van de goedkeuringstolerantie in onze controle vertalen wij deze naar een uitvoeringstolerantie en een rapporteringstolerantie. Deze zijn hieronder ook opgenomen.

Fouten Onzekerheden

Goedkeuringstolerantie

< 1%

< 3%

> 3%

> 10%

Goedkeurend

Beperking

Afkeuring

Afkeuring

Beperking

Oordeelonthouding

Goedkeurend

Uitvoeringstolerantie

Rapporteringstolerantie

Bijlagen Goedkeuringstolerantie De goedkeuringstolerantie is de grens die u als raad bepaalt met een maximum van 1% van de totale lasten. Indien wij afwijkingen in de jaarrekening constateren boven deze grens leidt dat er toe dat wij geen goedkeurende controleverklaring kunnen afgeven. De goedkeuringstolerantie 2022 wijkt af van 2023 omdat de werkelijke lasten 2022 (incl. toevoegingen aan reserves) hoger waren dan voor 2023 begroot zijn. Wij zullen de materialiteit updaten op basis van de gegevens zoals opgenomen in de concept-jaarrekening.

Goedkeuringstolerantie in € '000 1.200

1.100

1.029

1.000

939

900 800

700 2022

10/10/2023

SiSa/WNT

2023

6 Managementletter Gemeente Leudal 2023

Materialiteit

Aard en reikwijdte controle Reikwijdte van de controle Materialiteit Evaluatie interne beheersing Vooruitblik en ontwikkelingen

Bij de planning van onze controle houden wij rekening met de goedkeuringstolerantie (ook wel materialiteit genoemd). Wij beschouwen een afwijking als materieel wanneer het mogelijk is dat gebruikers van de jaarrekening hun beslissingen en acties laten beïnvloeden door de geconstateerde afwijkingen.

De raad kan besluiten de accountant te vragen de jaarrekening met een lagere goedkeuringstolerantie te controleren. Dit heeft u niet gedaan. De relatie tussen de goedkeuringstolerantie, eventueel geconstateerde afwijkingen en ons oordeel is in onderstaande tabel weergegeven.

De raad bepaalt binnen de wettelijke kaders welke goedkeuringstolerantie wij hanteren. Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) bedraagt de goedkeuringstolerantie maximaal 1% van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan reserves) voor fouten en 3% voor onzekerheden.

Voor de toepassing van de goedkeuringstolerantie in onze controle vertalen wij deze naar een uitvoeringstolerantie en een rapporteringstolerantie. Deze zijn hieronder ook opgenomen.

Fouten Onzekerheden

Goedkeuringstolerantie

< 1%

< 3%

> 3%

> 10%

Goedkeurend

Beperking

Afkeuring

Afkeuring

Beperking

Oordeelonthouding

Goedkeurend

Uitvoeringstolerantie

SiSa/WNT

Rapporteringstolerantie

Bijlagen Uitvoeringstolerantie Omdat wij in de controle gebruik maken van deelwaarnemingen en steekproeven ‘reserveren’ wij een deel van de goedkeuringstolerantie voor onontdekte fouten. Om die reden nemen wij een afslag van 25% van de goedkeuringstolerantie om te komen tot de uitvoeringstolerantie. De uitvoeringstolerantie wordt door ons gebruikt in de uitvoering van de controle. De uitvoeringstolerantie voor 2023 bedraagt € 704.000 (2022: € 770.000).

€ 939k

€ 704k

Goedkeuringstolerantie Uitvoeringstolerantie

10/10/2023

2023

Afslag voor onontdekte fouten.

7 Managementletter Gemeente Leudal 2023

Materialiteit

Aard en reikwijdte controle Reikwijdte van de controle Materialiteit Evaluatie interne beheersing Vooruitblik en ontwikkelingen

Bij de planning van onze controle houden wij rekening met de goedkeuringstolerantie (ook wel materialiteit genoemd). Wij beschouwen een afwijking als materieel wanneer het mogelijk is dat gebruikers van de jaarrekening hun beslissingen en acties laten beïnvloeden door de geconstateerde afwijkingen.

De raad kan besluiten de accountant te vragen de jaarrekening met een lagere goedkeuringstolerantie te controleren. Dit heeft u niet gedaan. De relatie tussen de goedkeuringstolerantie, eventueel geconstateerde afwijkingen en ons oordeel is in onderstaande tabel weergegeven.

De raad bepaalt binnen de wettelijke kaders welke goedkeuringstolerantie wij hanteren. Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) bedraagt de goedkeuringstolerantie maximaal 1% van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan reserves) voor fouten en 3% voor onzekerheden.

Voor de toepassing van de goedkeuringstolerantie in onze controle vertalen wij deze naar een uitvoeringstolerantie en een rapporteringstolerantie. Deze zijn hieronder ook opgenomen.

Fouten Onzekerheden

Goedkeuringstolerantie

Bijlagen

< 1%

< 3%

> 3%

> 10%

Goedkeurend

Beperking

Afkeuring

Afkeuring

Goedkeurend

Beperking

Oordeelonthouding

Uitvoeringstolerantie

Rapporteringstolerantie

Rapporteringstolerantie De rapporteringstolerantie is de grens waarboven wij geconstateerde afwijkingen aan u rapporteren. Deze grens bepaalt u zelf en is afhankelijk van de mate van detail waarmee u geïnformeerd wilt worden. De hoogte van de rapporteringstolerantie heeft geen invloed op de nauwkeurigheid of diepgang waarmee wij controleren.

In uw controleprotocol voor de accountantscontrole 2023 heeft u de rapporteringstolerantie bepaald op 10% van de materialiteit. Dit sluit aan op onze methodologie.

SiSa/WNT

Rapporteringstolerantie in € '000 110

102,5

100

93,5

90 80 70 60 50

2022

10/10/2023

2023

8 Managementletter Gemeente Leudal 2023

Materialiteit

Aard en reikwijdte controle Reikwijdte van de controle Materialiteit Evaluatie interne beheersing Vooruitblik en ontwikkelingen

Bij de planning van onze controle houden wij rekening met de goedkeuringstolerantie (ook wel materialiteit genoemd). Wij beschouwen een afwijking als materieel wanneer het mogelijk is dat gebruikers van de jaarrekening hun beslissingen en acties laten beïnvloeden door de geconstateerde afwijkingen.

De raad kan besluiten de accountant te vragen de jaarrekening met een lagere goedkeuringstolerantie te controleren. Dit heeft u niet gedaan. De relatie tussen de goedkeuringstolerantie, eventueel geconstateerde afwijkingen en ons oordeel is in onderstaande tabel weergegeven.

De raad bepaalt binnen de wettelijke kaders welke goedkeuringstolerantie wij hanteren. Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) bedraagt de goedkeuringstolerantie maximaal 1% van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan reserves) voor fouten en 3% voor onzekerheden.

Voor de toepassing van de goedkeuringstolerantie in onze controle vertalen wij deze naar een uitvoeringstolerantie en een rapporteringstolerantie. Deze zijn hieronder ook opgenomen.

Fouten Onzekerheden

Goedkeuringstolerantie

Bijlagen

< 1%

< 3%

> 3%

> 10%

Goedkeurend

Beperking

Afkeuring

Afkeuring

Beperking

Oordeelonthouding

Goedkeurend

Uitvoeringstolerantie

Wet Normering Topinkomens (WNT) Voor de controle op de bijlage Wet Normering Topinkomens gelden de toleranties zoals jaarlijks gepubliceerd in het controleprotocol WNT op www.topinkomens.nl. De betreffende toleranties variëren van 0 (in geval van wel/niet opnemen functionarissen) tot enkele duizenden euro’s ten aanzien van onjuistheden in de verantwoording. Single information, Single audit (SiSa) Via de SiSa-bijlage bij de jaarrekening legt u verantwoording af over van ministeries en provincies ontvangen specifieke uitkeringen. De hiervoor toegepaste toleranties wijken af van de jaarrekening:

10/10/2023

Rapporteringstolerantie • • •

SiSa/WNT

Goedkeuringstolerantie: gelijk aan die voor de jaarrekening; Uitvoeringstolerantie: gelijk aan de jaarrekening, maar voor elke uitkering > € 125.000 dient één deelwaarneming uitgevoerd te worden; Rapporteringstolerantie: • Voor regelingen < € 125.000: € 12.500; • Voor regelingen > € 125.000 en < € 1.000.000: 10% van de omvangbasis van de specifieke uitkering; • Voor regelingen > € 1.000.000: € 125.000. NB: SiSa maakt vanaf 2023 onderdeel uit van de rechtmatigheidsverantwoording.

9 Managementletter Gemeente Leudal 2023

Aard en reikwijdte controle Evaluatie interne beheersing

Interim-controle

Verbijzonderde interne controlefunctie (VIC)

Wij hebben tijdens onze interim-controle de procesrisico’s onderzocht en ons primair gericht op de opzet, het bestaan en, indien mogelijk, de werking van de beheersingsmaatregelen. Allen voor zover deze relevant zijn voor de jaarrekening 2023. Tijdens de eindejaarscontrole zullen wij de toetsing van de werking van de interne beheersingsmaatregelen uitbreiden voor het gehele boekjaar 2023.

Onze controleaanpak is naast het controleren van de jaarrekening gericht op het verbeteren van uw bedrijfsvoering inclusief digitalisering hiervan. In onze controle hanteren wij daarvoor het ‘3 lines-of-defence’ model. Dit model geeft handvatten om te beoordelen waar in de interne beheersing risico’s worden ondervangen. De verschillende lines-of-defence staan voor de volgende plaats in de interne beheersing:

De volgende stromen en processen hebben tijdens onze interimcontrole de aandacht gehad:

•

Inkopen en betalingen;

Rechtmatigheidsverantwoording

•

Aanbestedingen;

•

Leges omgevingsvergunningen;

•

Leges burgerzaken;

Gegevensgerichte werkzaamheden

•

Bevindingen en aanbevelingen

Subsidieverstrekkingen instellingen);

•

Lonen en salarissen.

Vooruitblik en ontwikkelingen

Bijlagen

10/10/2023

proces,

onder

• De tweede lijn: in de ondersteunende processen zoals financiën en control, waar checks and balances ingericht zijn om fouten te signaleren.

Interim-controle en VIC

IT audit

• De eerste lijn: in het primaire verantwoordelijkheid van de proceseigenaar;

(verenigingen

• De derde lijn: in uw (verbijzonderde) interne controle achteraf.

en

professionele

Wij zijn van mening dat het huidige niveau van uw interne beheersing voldoende is Rechtmatigheidsverantwoording om een getrouwe en rechtmatige jaarrekening te kunnen bewerkstelligen. Voor de aard en omvang van uw organisatie heeft u voldoende interne beheersingsmaatregelen in de processen ingericht om een betrouwbare gegevensverwerking te waarborgen.

Op de volgende pagina wordt het ‘3 lines-of-defence’ model schematisch weergegeven.

10 Managementletter Gemeente Leudal 2023

1e Aard en reikwijdte controle

Interim-controle en VIC

Rechtmatigheidsverantwoording

Gemeente

Evaluatie interne beheersing

IT audit

Bevindingen en aanbevelingen Vooruitblik en ontwikkelingen

Qconcepts

Gegevensgerichte werkzaamheden

lijn

2e

lijn

3e

lijn

Lijnmanagement

Ondersteuning

Interne controle

Teams

Financiële adviseurs en controllers

VIC-functie

•Primair verantwoordelijk voor getrouwheid en rechtmatigheid transacties binnen eigen processen.

•Ondersteunt de afdelingen bij de optimalisering van de primaire processen.

•De VIC voert interne controles uit op de getrouwheid en rechtmatigheid van de financieel kritische processen.

•Verantwoordelijk voor kwalitatieve analyse en toelichting P&C producten.

•De administratie voert bij de verwerking een aantal primaire controles uit op de 1e lijn.

•Adviseert over verbetering in de 1e en 2e lijn.

•Adviseert (met de IC) preventieve interne controlemaatregelen in het primaire process.

•Adviseert preventieve interne controlemaatregelen in het ondersteunende proces en de IT.

•Adviseert/klankbord om te komen tot een effectieve en efficiënte controleaanpak.

•Geeft adviezen om effectiviteit control•Geeft feedback om leesbaarheid/ werkzaamheden te vergroten. informatiewaarde P&C documenten te Rechtmatigheidsverantwoording verhogen.

•Maakt zoveel als mogelijk gebruik van de werkzaamheden van de IC.

Wij rapporteren via het push-left principe

Bijlagen Het push-left principe is er op gericht de interne beheersing in de 1e en 2e lijn te optimaliseren. Dit vanuit het uitgangspunt dat fouten voorkomen beter is dan achteraf constateren. Indien er tekortkomingen zijn in de interne beheersing in de 1e en 2e lijn, dan zullen wij deze daarom rapporteren als bevinding, ook als deze in de 3e lijn middels (verbijzonderde) interne controle ondervangen wordt. Ons doel is om zoveel mogelijk gebruik te maken van de werkzaamheden van de VIC. Idealiter steunen wij op de VIC als beheersingsmaatregel, een en ander conform de BADO-notitie “De verbijzonderde interne controle bij decentrale overheden”. De 3e lijn is bij Gemeente Leudal dan ook primair ons aanspreekpunt.

10/10/2023

11 Managementletter Gemeente Leudal 2023

Verbijzonderde interne controlefunctie (VIC)

Aard en reikwijdte controle Evaluatie interne beheersing Interim-controle en VIC

We merken op dat uw verbijzonderde interne controlefunctie haar werkzaamheden over het algemeen gedegen uitvoert, conform de voorhanden zijnde werkplannen. De verbijzonderde interne controlefunctie stelt per proces controlememoranda op, die onderdeel uitmaken van de jaarlijkse PDCA cyclus rondom de administratieve organisatie en interne beheersing. Hierdoor is een hogere betrokkenheid in de samenwerking met de lijnafdelingen zichtbaar. Uitkomsten van de verrichte interne controlewerkzaamheden worden actief gecommuniceerd met de lijnafdelingen en met ons als accountant. Met de geïntroduceerde controlememoranda kan de organisatie nog adequater sturen, monitoren en tijdig verantwoorden.

Rechtmatigheidsverantwoording IT audit Gegevensgerichte werkzaamheden Bevindingen en aanbevelingen Vooruitblik en ontwikkelingen

Bijlagen

10/10/2023

We merken op dat we niet bij alle processen steunen op interne beheersingsmaatregelen dan wel de uitgevoerde verbijzonderde interne controlewerkzaamheden. Enkele processen bevatten namelijk onvoldoende zichtbare interne beheersingsmaatregelen om als accountant (en VIC-functie) op te kunnen steunen. Het gevolg hiervan is dat de aan de processen ten grondslag liggende stromen primair gegevensgericht worden gecontroleerd door de Rechtmatigheidsverantwoording VIC-functie en de accountant. Ook kan het zo zijn dat het gewoonweg efficiënter is om bepaalde stromen gegevensgericht te controleren. Wij adviseren om per stroom/proces een keuze te maken tussen het steunen op interne beheersingsmaatregelen of een gegevensgerichte controle en deze keuze toe te lichten in de betreffende verantwoording.

Op basis van het reviewen van de door u uitgevoerde interne controlewerkzaamheden, besprekingen met de proceseigenaren, alsmede het uitvoeren van onafhankelijke deelwaarnemingen, concluderen we dat de processen over het algemeen voldoende interne beheersingsmaatregelen en aanknopingspunten bevatten om een getrouwe en rechtmatige jaarrekening te kunnen bewerkstelligen.

12 Managementletter Gemeente Leudal 2023

Rechtmatigheidsverantwoording

Aard en reikwijdte controle Evaluatie interne beheersing Interim-controle en VIC

Rechtmatigheidsverantwoording IT audit Gegevensgerichte werkzaamheden Bevindingen en aanbevelingen Vooruitblik en ontwikkelingen

Bijlagen

10/10/2023

De commissie BBV geeft via de Kadernota rechtmatigheid haar visie over de invulling van het begrip rechtmatigheid in de controleverklaring van de decentrale overheden. Rechtmatigheid heeft een bijzondere positie binnen het BBV omdat dit het enige onderwerp is waarbij de commissie BBV zich niet uitsluitend richt op de toepassing van de verslaggevingsregels, maar ook op de controle van de jaarstukken. De kadernota rechtmatigheid wordt geactualiseerd als de ontwikkelingen daar aanleiding toe geven. Voor de jaarrekening 2023 is hier aanleiding toe. Met ingang van het verslagjaar 2023 wordt dan de verantwoordelijkheid van het college voor de rechtmatigheid benadrukt doordat het college een verantwoording over rechtmatigheid af moet gaan geven in plaats van de accountant. Het uitgangspunt van de wetgever is dat de reikwijdte van de verantwoording door het college niet wijzigt ten opzichte van de situatie waarin de accountant een oordeel gaf. Wat eveneens niet verandert, zijn de criteria die worden afgedekt door de rechtmatigheidsverantwoording. Dit waren en blijven het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en het misbruik & oneigenlijk gebruik criterium. De verantwoording die het college aflegt is gebaseerd op een standaardmodel dat bij wet is vastgelegd.

De tekst van de verantwoording ligt vast enRechtmatigheidsverantwoording moet door het college op de volgende punten worden aangevuld: 1. Datum vaststelling normenkader*; 2. Het door de raad vastgestelde grensbedrag (de verantwoordingsgrens); 3. Het wel of niet voldoen aan rechtmatigheidscriteria; 4. Geconstateerde afwijkingen boven de verantwoordingsgrens.

*Het operationaliseren van het normenkader is een taak van het college en wordt vastgelegd in een toetsingskader. In een toetsingskader is per wet / regeling / verordening vastgelegd welke artikelen relevant zijn voor de toetsing. Het toetsingskader kan de vorm hebben van procesbeschrijvingen, interne controleplannen, enz. De accountant geeft uiteindelijk een getrouwheidsoordeel af over de jaarrekening, waarvan de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel uitmaakt. Binnen de rechtsmatigheidsverantwoording wordt onderscheid gemaakt tussen afwijkingen, fouten en onduidelijkheden en begrotingsonrechtmatigheden. Deze begrippen zijn onderling niet uitwisselbaar al kan er wel sprake zijn van overlap. Schematisch wordt dit als volgt weergegeven in de Kadernota rechtmatigheid 2023:

13 Managementletter Gemeente Leudal 2023

Aard en reikwijdte controle Evaluatie interne beheersing Interim-controle en VIC

Rechtmatigheidsverantwoording IT audit Gegevensgerichte werkzaamheden Bevindingen en aanbevelingen Vooruitblik en ontwikkelingen

Bijlagen

Wat heeft Gemeente Leudal al geregeld in 2022?

IT audit

Voorgaand jaar hebben wij reeds vastgesteld dat binnen de Gemeente Leudal acties zijn ondernomen om te voldoen aan de eis van de rechtmatigheidsverantwoording. Voorbeelden zijn: • De herijking van het interne controleplan (2021-2022); • De risicoanalyse per relevant proces is opnieuw onder de loep genomen en aangepast, waar noodzakelijk geacht; • De coördinatie van de VIC-werkzaamheden is beter georganiseerd. Er is sprake van een continu proces; • De kwaliteit van de controlememoranda is verbeterd.

Artikel 2:393, lid 4 BW vereist dat we een reflectie geven op de betrouwbaarheid en continuïteit van uw geautomatiseerde gegevensverwerking voor zover deze relevant is voor de jaarrekeningcontrole. Bij onze IT-audit controleren wij de betrouwbaarheid en continuïteit van de kritische applicaties (Civision Middelen ofwel CMD) voor de jaarrekeningcontrole inclusief de relevante IT infrastructuur en databases. Hierbij richten wij ons op de opzet en het bestaan van de algemene IT beheersmaatregelen. Daarnaast richt de IT-audit zich op mogelijke knelpunten met betrekking tot de implementatie van het nieuwe financiële pakket iFinanciën.

Welke aspecten heeft Gemeente Leudal voor 2023 al geregeld? Activiteit Actualiseren Financiële verordening en Controleverordening Actualiseren controleprotocol en vaststellen normenkader Vaststellen verantwoordingsgrens Operationaliseren normenkader in toetsingskader Uitvoeren interne controlewerkzaamheden

10/10/2023

Gerealiseerd

Toelichting Raadsvergadering 14-2-2023

Raadsvergadering 47-2023 Middels Financiële verordening Rechtmatigheidsverantwoording vastgesteld op 1% Middels werkplannen IC, echter geen directe koppeling met het normenkader Onderhanden. Controle Sociaal Domein loopt achter op planning.

Aangezien de interim-controle relatief vroeg in het jaar is gepland, is de IT-audit momenteel nog onderhanden. Aangezien de IT audit plaatsvindt na het verstrekken van de managementletter, zullen wij de bevindingen uit de IT audit 2023 in het accountantsverslag opnemen. Mochten er significante bevindingen uit de IT audit naar voren komen, zullen wij deze natuurlijk tijdig en voorafgaand aan het uitbrengen van het accountantsverslag met u communiceren. In de bijlagen hebben wij een overzicht opgenomen van de belangrijkste bevindingen naar aanleiding van de IT audit van 2022 en voorgaande jaren. De feitelijke opvolging van deze punten zullen wij aldus aan u rapporteren in ons accountantsverslag.

14 Managementletter Gemeente Leudal 2023

Aard en reikwijdte controle Evaluatie interne beheersing Interim-controle en VIC

Rechtmatigheidsverantwoording IT audit Gegevensgerichte werkzaamheden Bevindingen en aanbevelingen Vooruitblik en ontwikkelingen Bijlagen

10/10/2023

Status bevindingen en aanbevelingen voorgaande jaren

Tussentijdse gegevensgerichte werkzaamheden

In voorgaande rapportages (managementletter en accountantsverslag) hebben wij bevindingen en aanbevelingen aan u gerapporteerd. Deze bevindingen en aanbevelingen worden door u samengevat in een voortgangsrapportage, welke ieder kwartaal besproken wordt binnen het managementteam. Hierdoor houdt u als organisatie grip op de aanbevelingen van de accountant.

Tijdens de interim-controle hebben wij al enkele gegevensgerichte werkzaamheden (deels) verricht om hiermee de druk enigszins van de jaareindecontrole af te halen. De werkzaamheden hebben betrekking op de periode 2023 t/m medio september. Het betreffen de volgende gegevensgerichte werkzaamheden:

Van de 4 processen/onderwerpen waarbij vorig jaar bevindingen zijn geconstateerd, heeft u per heden van 2 processen/onderwerpen de aanbevelingen opgevolgd. Daarnaast bent u met de overige aanbevelingen gestart met de opvolging ervan. Wij verwijzen naar bijlage ‘Status bevindingen / aanbevelingen rapportages voorgaande jaren’ voor de gedetailleerde status van de openstaande bevindingen en aanbevelingen. Wij hebben de status in kaart gebracht met behulp van de controlememoranda per proces van de VIC, de bespreking hiervan met uw adviseur AO/IC en de uitgevoerde werkzaamheden tijdens de interim-controle 2023.

Rechtmatigheidsverantwoording

•

• •

Controle (des-)investeringen materiële vaste activa: wij hebben een statistische deelwaarneming verricht en de geselecteerde investeringsfacturen gecontroleerd. Hieruit volgen geen bevindingen. Controle aanbestedingen: voor de uitkomsten van onze werkzaamheden verwijzen wij naar de bijlage ‘Status bevindingen / aanbevelingen rapportages voorgaande jaren.’ Controle wijzigingen crediteurenstamgegevens: wij hebben een deelwaarneming verricht en gecontroleerd of gewijzigde bankrekeningnummers aansluiten met de onderliggende inkoopfacturen. Hieruit volgen geen bevindingen.

Bevindingen en aanbevelingen interim-controle 2023 Naar aanleiding van de uitgevoerde interim-controle 2023 en de tussentijdse gegevensgerichte werkzaamheden hebben wij geen nieuwe bevindingen en aanbevelingen die wij aan u wensen te communiceren.

15 Managementletter Gemeente Leudal 2023

Aard en reikwijdte controle

Aandachtspunten jaarrekening 2023

Planning eindejaarscontrole

Op basis van onze kennis die wij van de Gemeente Leudal hebben verkregen bij onze voorgaande controles, onze risicoanalyse, de uitgevoerde interim-controle 2023, actuele ontwikkelingen en overige aandachtsgebieden, onderkennen wij de volgende belangrijke aandachtspunten die van belang zijn voor een efficiënte jaarrekeningcontrole en een tijdige afronding:

Wij zullen op korte termijn een lijst op te leveren stukken aanleveren, waarbij wij per jaarrekeningpost de documenten zullen opnemen die wij minimaal wensen te ontvangen bij de start van de controlewerkzaamheden. Hieronder is de resterende planning in kaart gebracht.

•

Bij de start van de jaarrekeningcontrole verwachten wij dat de concept jaarstukken gereed zijn en zichtbaar zijn gecontroleerd aan de hand van de checklist jaarverslaggeving en het modelrapport 2023;

•

Alle balansposten, transactiestromen en toelichtingen in de jaarrekening zijn voor aanvang van de jaarrekeningcontrole door de Gemeente Leudal zichtbaar gecontroleerd en eventuele correcties naar aanleiding van deze controle zijn verwerkt in de concept jaarstukken;

Evaluatie interne beheersing Vooruitblik en ontwikkelingen Vooruitblik jaarrekeningtraject Externe ontwikkelingen

Speerpunten Gemeenteraad Bijlagen

10/10/2023

•

Belangrijkste schattingsposten in de jaarrekening (waardering van grondexploitaties, voorzieningen) zijn bij de start van de jaarrekeningcontrole onderbouwd en zichtbaar gecontroleerd.

Onze pre-final dient ter afronding van de review van de VICwerkzaamheden, het dynamiseren van het proces van de jaarrekeningcontrole alsook ter identificatie en bespreking van eventuele bijzonderheden met een impact op de jaarrekening. Hierdoor worden eventuele belangrijke discussies ten aanzien van de jaarrekening besproken voorafgaand aan de eindejaarscontrole.

Activiteit Toelichten managementletter in het Auditcomité IT audit Afronden review VIC-werkzaamheden Start controlewerkzaamheden jaarrekeningcontrole (excl. 3D’s) Start controlewerkzaamheden 3D’s (afhankelijk van oplevering controleverklaring Gemeente Roermond v.w.b. Jeugd/WMO) Aanleveren concept-accountantsverslag Eindbespreking jaarrekeningcontrole / bespreking accountantsverslag met ambtelijke organisatie Bespreking accountantsverslag met portefeuillehouder Toelichten accountantsverslag in het Auditcomité Raadsvergadering waarin de jaarrekening 2023 zal worden vastgesteld

Planning 15-11-2023 Week 41 n.t.b. Week 7 en 13, 2024 n.t.b.

n.t.b. n.t.b.

n.t.b. 11-6-2024 2-7-2024

16 Managementletter Gemeente Leudal 2023

Evaluatie interne beheersing Vooruitblik en ontwikkelingen Vooruitblik jaarrekeningtraject Externe ontwikkelingen

Speerpunten Gemeenteraad

Frauderisico’s in onze controle Tijdens onze controle besteden wij nadrukkelijk aandacht aan het onderwerp fraude. Op basis van onze frauderisicobeoordeling verrichten wij o.a. de volgende controlewerkzaamheden: • Risicoanalyse per proces waarin de drie kenmerken van fraude: rationalisatie, druk en gelegenheid zijn afgezet tegen de kans en de impact; • Beoordelen of er signalen zijn voor een verhoogd risico op fraude vanuit notulen, persberichten en andere (openbare) publicaties;

ITCOMITÉ

Financieel wangedrag door management/ directie

Kosten en uitgaven door fraude

Inkomsten en activa verkregen door fraude

SI CO ’S

RI

10/10/2023

A UD

Gemeente Leudal beschikt over een frauderisicoanalyse die ingaat op onderkende frauderisico’s en getroffen beheersingsmaatregelen. Deze is recentelijk geactualiseerd. De volgende stap in dit proces is dat expliciet getoetst wordt of de beheersmaatregelen daadwerkelijk worden uitgevoerd zoals ze zijn bedacht en of deze beheersmaatregelen voldoende zijn om de geformuleerde risico’s af te dekken.

E EL ON ATI OPER

Bijlagen

• Controle van ongebruikelijke boekingen (boekingen buiten het normale proces om) in uw administratie; • Controle van het gunningsproces van inkoopen aanbestedingstransacties; • Controle van de prestatielevering in het inkoopproces; • Controle van de zakelijkheid van omvangrijke grond- en vastgoedtransacties.

Frauduleuze financiële verslaggeving

Verduistering van activa

PL IA NC ER ISIC O’S

Aard en reikwijdte controle

Risicomanagement - frauderisico’s Reeds meerdere jaren is fraude binnen de publieke sector een belangrijk onderwerp van gesprek. De maatschappelijke aandacht voor dit onderwerp heeft ervoor gezorgd dat meer en meer wordt verwacht dat de gemeente zelfstandig een interne frauderisicoanalyse opstelt. Een dergelijke analyse helpt de organisatie om frauderisicofactoren te identificeren en te beheersen. Hierdoor kan fraude zoveel mogelijk worden tegengegaan.

Uitgaven en schulden voor ongepaste M doelen CO

W COL LEGE VAN B&

17 Managementletter Gemeente Leudal 2023

Speerpunten Gemeenteraad

Aard en reikwijdte controle Evaluatie interne beheersing Vooruitblik en ontwikkelingen Vooruitblik jaarrekeningtraject Externe ontwikkelingen Speerpunten Gemeenteraad Bijlagen

10/10/2023

De raad heeft op 2 juli 2023 het controleprotocol en normenkader vastgesteld. Het auditcomité heeft de raad hierbij geadviseerd om geen speerpunten op te nemen voor 2023. De raad heeft dit advies overgenomen.

18 Managementletter Gemeente Leudal 2023

Aard en reikwijdte controle Evaluatie interne beheersing Vooruitblik en ontwikkelingen

Bijlagen Status bevindingen / aanbevelingen rapportages voorgaande jaren Bevindingen / aanbevelingen 2023

Open

10/10/2023

→

Opgevolgd

Aspect

Bevinding en opvolging

Controle rechtmatigheid inkopen (aanbestedingen)

Bevinding/aanbeveling ML/ACV 2021 en eerder De werkzaamheden rondom aanbestedingen zijn belangrijk met het oog op de rechtmatigheidsverantwoording. Wij signaleren enkele aandachtspunten. Wij adviseren u zorg te dragen dat deze controle tijdig en overeenkomstig de SDOnotitie “Uitvoering van de controle op aanbestedingsrechtmatigheid” wordt uitgevoerd. Daarnaast adviseren wij u om, mede gezien de complexiteit, een 4-ogen principe toe te passen bij deze controle. Opvolging Reeds tijdens de interim- en eindejaarscontrole 2022 hebben wij vastgesteld dat uw organisatie grote stappen heeft gezet rondom de controle op de rechtmatigheid van de (Europese) aanbestedingen. Om vast te stellen dat de inkooplasten rechtmatig zijn aanbesteed, wordt door de adviseur inkoop tezamen met de adviseur AO/IC ieder kwartaal een spendanalyse opgesteld. Als uitgangspunt worden hierbij op crediteurniveau alle bestedingen in het boekjaar hoger dan € 50.000 meegenomen. Vervolgens wordt er per crediteur aangegeven of de gedane bestedingen rechtmatig tot stand zijn gekomen. De uitkomsten van deze controle worden vervolgens door middel van een interne controlememo teruggekoppeld aan het MT.

Aspect

Bevinding en opvolging

Door het tussentijds uitvoeren van de controle op de (Europese) aanbestedingen heeft uw organisatie eerder zicht op eventuele (aankomende) onrechtmatigheden binnen het proces en bent u sneller in staat om hier op te acteren. Bovendien kunt u eenvoudiger de controle van de aanbestedingen verruimen door ook te controleren op het voldoen aan het eigen aanbestedingsbeleid. Naar aanleiding van de controle over boekjaar 2023 heeft u naar aanleiding van verrichte werkzaamheden een tweetal onrechtmatigheden geconstateerd. Een dossier heeft betrekking op een onrechtmatigheid uit 2022 die in 2023 doorwerkt. Het andere dossier heeft betrekking op het ten onrecht niet aanbesteden van een beheerovereenkomst. Naar aanleiding van onze aanbevelingen heeft u daarnaast de volgende verbetermaatregelen geïmplementeerd om de controle op de (Europese) aanbestedingen verder te optimaliseren: ▪ Bij de spend analyse vier boekjaren betrekken (2020 t/m 2023); ▪ In de controlesheet op de aanbestedingen de kolommen contractduur (inclusief verlengingen), contractwaarde en type gedane aanbesteding per crediteur toegevoegd; ▪ Het vormen van een aanbestedingsdossier per crediteur, waarin de relevante stukken voor de aanbestedingscontrole in opgenomen zijn. Ten aanzien van dit punt merken we nog op dat het dossier van de VIC een zelfstandig leesbaar dossier dient te zijn.

19 Managementletter Gemeente Leudal 2023

Aard en reikwijdte controle Evaluatie interne beheersing Vooruitblik en ontwikkelingen

Bijlagen Status bevindingen / aanbevelingen rapportages voorgaande jaren Bevindingen / aanbevelingen 2023

Open

10/10/2023

→

Opgevolgd

Aspect

Bevinding en opvolging

Prestatielevering Inkopen

Bevinding/aanbeveling ML/ACV 2020 en eerder U heeft de interne beheersingsmaatregel geïmplementeerd dat een ‘’prestatie-akkoordverklaarder’’ (PAV-er) inkoopfacturen digitaal dient te autoriseren nadat hij/zij heeft vastgesteld dat de gefactureerde prestatie ook daadwerkelijk is geleverd. In de praktijk constateren wij dat dit enkel gebeurt aan de hand van bijvoorbeeld een offerte of opdrachtbevestiging. Door deze werkwijze resteert het risico dat de gefactureerde prestatie helemaal niet geleverd is. Wij adviseren u om de PAV-er de daadwerkelijke levering van de prestatie vast te stellen en dit kort te documenteren binnen het autorisatieproces. Om de administratieve lasten, die hiermee gemoeid zijn, niet onevenredig te laten oplopen, stellen wij een groeiproces voor, waarbij ten minste bij de representatieve deelwaarneming door de VIC-functie evident dient te blijken dat de onderliggende prestatie ook daadwerkelijk is geleverd.

Opvolging Aan de hand van onze review op de door u verrichte interne controlewerkzaamheden ten aanzien van inkoopfacturen, hebben wij vergelijkbare bevindingen geconstateerd, namelijk dat bij de prestatieakkoordverklaring door de PAV-ers niet altijd zichtbaar bewijs van prestatielevering is gedocumenteerd.

Aspect

Bevinding en opvolging (vervolg) Uit aanvullende werkzaamheden door de VIC heeft u echter wel aanvullende controledocumentatie verkregen waaruit blijkt dat de prestaties daadwerkelijk geleverd zijn. Wij adviseren u om blijvend aandacht te vragen binnen de organisatie ten aanzien van het proces rondom het vaststellen van de prestatielevering van inkopen en het beleid hieromtrent ook expliciet vast te leggen. U onderzoekt hierbij de mogelijkheid om in iFinanciën documentatie ter onderbouwing van de prestatielevering toe te kunnen voegen. PAVers worden vanaf november bovendien getraind in het systeem, gericht op het aspect prestatielevering.

De organisatie onderzoekt in hoeverre de BADOnotitie ‘vastlegging en onderbouwing prestatielevering bij inkopen’ onderdeel kan worden van het vast te leggen beleid. Ten opzichte van onze aanbeveling heeft u nog geen actie ondernomen op dit punt.

20 Managementletter Gemeente Leudal 2023

Aard en reikwijdte controle Evaluatie interne beheersing Vooruitblik en ontwikkelingen

Bijlagen Status bevindingen / aanbevelingen rapportages voorgaande jaren Bevindingen / aanbevelingen 2023

Open

10/10/2023

→

Opgevolgd

Aspect

Bevinding en opvolging

Aspect

Bevinding en opvolging

IT-audit

Bevinding/aanbeveling ML/ACV 2020 en eerder In de management letter en accountantsverslag van voorgaande jaren zijn meerdere bevindingen en aanbevelingen opgenomen welke voortkomen uit de uitgevoerde IT-audits. De bevindingen en aanbevelingen uit voorgaande jaren inzake IT betreffen de volgende: - Logische toegangsbeveiliging en gebruikersbeheer van Civision bij in- en uitdiensttreding van personeel - Documentatie intern uitgevoerde IT-controles; - Formele vastlegging van uitgevoerde procedures en besprekingen ten aanzien van de IT omgeving; - Jaarlijkse aandacht voor gedegen ITrisicoanalyse; - 15 gebruikers hebben volledige toegang in Civision Middelen (CMD); - Instellingen productieomgeving dienen te worden aangescherpt; - Logging op tabellen in CMD is uitgeschakeld; - Inloginstellingen binnen CMD zijn zwak geconfigureerd.

Lonen en salarissen

Bevinding ML 2021 De controle van de maandelijkse mutatieverslagen worden wel nog uitgevoerd door de 2 medewerkers salarisadministratie, echter deze controle vindt sinds Covid-19/thuiswerken niet meer zichtbaar plaats.

Opvolging De aanbevelingen zijn deels opgevolgd. De GAPanalyse is in 2023 niet uitgevoerd. Gezien de aanbesteding voor een nieuwe financiële applicatie is voor de huidige omgeving geen autorisatiematrix meer opgesteld. Het aantal gebruikers met volledige toegang in CMD is gereduceerd tot slechts drie gebruikers. Inloginstellingen zijn reeds verbeterd in 2023.

Opvolging Uit de interim-controle 2023 blijkt dat deze controles zichtbaar worden uitgevoerd. De aanbeveling is hiermee opgevolgd.

Qconcepts Reitscheweg 45 5232 BX ‘s-Hertogenbosch t +31 (0)73 - 61 32 510 e info@qconcepts.nl

i qconcepts.nl

10/10/2023