4. B&W voostel Managementletter

B&W advies

Openbaar Opsteller

Rowie Palmen

Leidinggevende

Dienstverlening

Portefeuillehouder

De heer drs. H. van Helden MBA (wethouder) bestandsomschrijving

Join-nummer

Z/23/127225/379244

Onderwerp Te nemen besluit

Managementletter 2023 1. Kennisnemen van de Managementletter 2023 Gemeente Leudal (bijlage 1); 2. Instemmen met de opvolging van de openstaande bevindingen; 3. Instemmen met doorgeleiding naar het auditcomité.

Datum in B&W

30 oktober 2023

24-10-2023 09:21:00 Pagina 1 van 4

B&W advies

1. Onderwerp Managementletter 2023

2. Inleiding/aanleiding inclusief beoogd resultaat In week 38 heeft de jaarlijkse interim controle plaatsgevonden. De accountant heeft tijdens de interim controle de procesrisico’s onderzocht en primair gericht op de opzet, bestaan en werking van de beheersmaatregelen voor het boekjaar 2023. De accountant rapporteert de bevindingen en aanbevelingen over deze processen (interne beheersing) in de managementletter 2023. De volgende processen zijn tijdens de interim controle onder de aandacht geweest: Inkopen en betalingen; Aanbestedingen; Leges omgevingsvergunningen; Leges burgerzaken; Subsidieverstrekkingen (verenigingen en professionele instellingen); Lonen en salarissen. Dit voorstel bevat een beknopt verslag van de bevindingen en de opvolging van de openstaande aanbevelingen.

3. Voorstel aan College Dit voorstel heeft betrekking op de managementletter 2023 gemeente Leudal. Voorgesteld wordt om: 1. Kennisnemen van de Managementletter 2023 Gemeente Leudal (bijlage 1); 2. Instemmen met de opvolging van de openstaande bevindingen; 3. Instemmen met doorgeleiding naar het auditcomité.

4. Argumenten Algemeen beeld Het algemene beeld van de accountant is positief, waarbij het volgende is gerapporteerd: “Het algemene beeld is dat de interne beheersing van Gemeente Leudal van ruim voldoende niveau is voor de omvang van de organisatie”. Daarnaast merkt de accountant het volgende op: “We concluderen dat deze werkzaamheden over de gehele lijn bezien gedegen worden uitgevoerd, met enkele aandachtspunten ter verbetering”. Status bevindingen en aanbevelingen In voorgaande rapportages heeft de accountant bevindingen en aanbevelingen gerapporteerd aan het college en de raad. Van de 4 processen waarbij vorig jaar bevindingen zijn geconstateerd, zijn er reeds 2 dit jaar opgevolgd. De opgevolgde processen betreffen de controle op de rechtmatigheid van aanbestedingen en de controle op de maandelijkse mutatieverslagen van de salarisadministratie. Daarnaast is ook gestart met de opvolging van de aanbevelingen op de overige 2 processen. Het is goed om te benoemen dat de accountant naar aanleiding van de uitgevoerde interim controle 2023 en de tussentijdse gegevensgerichte werkzaamheden geen nieuwe bevindingen en aanbevelingen heeft geconstateerd. Dit betekent dat er slechts 2 openstaande bevindingen resteren.

24-10-2023 09:21:00 Pagina 2 van 4

B&W advies

Opvolging openstaande bevindingen De 2 openstaande bevindingen en de opvolging hiervan worden onderstaand beschreven. 1.

Prestatielevering inkopen De accountant constateert dat niet altijd zichtbaar bewijs van de prestatielevering van inkopen wordt gedocumenteerd. Hierdoor resteert het risico dat de gefactureerde prestatie niet geleverd is. De accountant adviseert om de prestatie akkoord verklaarder (PAV-er) de daadwerkelijke levering vast te laten stellen en te documententeren. Dit is mogelijk door blijvend aandacht te vragen voor het vaststellen van de prestatielevering en expliciet beleid vast te stellen omtrent prestatielevering. Opvolging: De prestatieleveringen van inkopen kunnen in het nieuwe financiële pakket (iFinanciën) vastgelegd worden. Een onderbouwend document (afgetekende pakbon/urenregistratielijst) kan de PAV-er bij de factuur opslaan. In november 2023 worden alle PAV-ers getraind inzake het nieuwe financiële pakket: iFinanciën. Tijdens deze trainingen wordt specifiek aandacht besteedt aan het vastleggen van de prestatielevering. Daarnaast volgt op 01-11-2023 een separaat MT voorstel over het mogelijk opstellen van beleid voor een drempel(waarde) voor de prestatielevering van inkopen. Hierbij wordt specifiek bekeken of bepaalde inkopen door middel van een drempel(waarde) uitgesloten kunnen worden van de prestatielevering. Het MT heeft 29-06-2022 ingestemd om geen drempel(waarde) toe te passen binnen het inkoopproces.

Een heroverweging is geborgd in de MT voorraadplanning en wordt besproken op 01-11-2023.

2.

IT-Audit De accountant constateert meerdere bevindingen en aanbevelingen uit de uitgevoerde IT-audits van voorgaande jaren. De aanbevelingen zijn deels opgevolgd. Voor 2023 is geen GAP-analyse uitgevoerd. Gezien de nieuwe aanbesteding voor het nieuwe financiële pakket (iFinanciën) is voor de huidige omgeving geen autorisatiematrix meer opgesteld. Het aantal gebruikers in het huidige pakket is gereduceerde tot drie gebruikers en inloginstellingen zijn verbeterd. Opvolging: De IT-Audit 2023 is in week 41 uitgevoerd. De bevindingen en aanbevelingen die voortkomen uit de IT-Audit zijn niet in de managementletter 2023 verwerkt, dit wordt in het accountantsverslag 2023 opgenomen. De opzet en invulling van de autorisatiematrix, aantal gebruikers en de inloginstellingen is onderdeel van de implementatie van iFinanciën. De implementatie zal op 01-012024 plaatsvinden.

5. Risico’s Niet van toepassing

6. Motivering geheim / kabinet Niet van toepassing

24-10-2023 09:21:00 Pagina 3 van 4

B&W advies

7. Juridisch kader De managementletter, ook wel adviesbrief of brief met bevindingen en aanbevelingen genoemd, is een belangrijk instrument waarmee de accountant vaak gedetailleerd verslag uitbrengt aan het bestuur (en aan de raad). Het betreft een rapportage door de accountant van de belangrijke bevindingen (ook die niet rechtstreeks in relatie staat tot de controle van de jaarrekening) met adviezen voor verbetering en ziet o.a. op de geconstateerde tekortkomingen in de interne beheersing (de werking van de risicobeheersings- en controlesystemen). De managementletter is niet verplicht, maar wordt in de praktijk vaak uitgebracht na de wettelijke controle. Er zijn geen wettelijke voorschriften met betrekking tot het uitbrengen van een managementletter. Door de managementletter heeft de accountant een ‘natuurlijke adviesfunctie’ welke voortvloeit uit/samenhangt met de wettelijke controle.

8. Financiële samenvatting Dit voorstel heeft geen financiële consequenties voor de gemeente Leudal.

9. Overige integrale afstemming 10. Communicatie Openbaar: ☒Informeren raad ☐Ter inzage leggen voor ☐Publiceren op Overheid ☐Plaatsen op gemeente ☐Plaatsen op website ☐Plaatsen op social media ☐Versturen persbericht ☐Plaatsen op intranet ☐Overige communicatie Communicatiestrategie:

11. Bijlagen 1. Managementletter 2023 Gemeente Leudal

24-10-2023 09:21:00 Pagina 4 van 4