Yacht Rapport inhuurscan Gemeente Lelystad

Dit belang wordt echter niet altijd door de inhurende manager als zodanig ervaren en daar ligt een duidelijke hulpvraag. Enerzijds in de vorm van duidelijke kaders en in de begeleiding bij de juiste interpretatie van deze kaders. Anderzijds door optimale ontzorging in het volledige traject van het ontstaan van de vacature tot het succesvol inboeken en betalen van een factuur. Het valt in alle gesprekken op, dat er een enorme drive is om elkaar verder te helpen en dat iedereen wil bijdragen aan het verbeteren en optimaliseren van de huidige werkwijze. De verantwoordelijkheden zijn echter vrijblijvend en versnipperd in de organisatie belegd, waardoor uiteindelijk de inhurende manager niet optimaal geholpen is.

6) Voorziening en kwaliteit kandidaten Op de vraag of het lukt om in deze schaarse markt de juiste mensen te vinden, antwoorden de meeste inhurende managers positief. Er is geen (jaarlijkse) toetsing met betrekking tot de tevredenheid over de externen, daarnaast maakt het feit dat je zelf verantwoordelijk bent voor wie je aanneemt het ook niet altijd eenvoudig om hier voldoende kritisch over te oordelen. Een jaarlijkse meting van de kwaliteit van de ingezette externen kan naast inzicht ook bewustwording creëren.

R​APPORT​ I​NHUUR SCAN​ G​EMEENTE​ L​ELYSTAD

VERTROUWELIJK​ 31

7) Het ideaalbeeld Uit de gesprekken komt duidelijk naar voren dat de gedachte van een centrale inhuurdesk al op veel plekken is besproken. Ook de elementen waaruit deze centrale oplossing zou moeten bestaan worden breed gedragen. De gewenste en genoemde voordelen van een centrale inhuurdesk moeten zijn: 1) Servicegericht, met ondersteuning van de operatie op de volgende punten: a) Rechtmatigheid b) Administratie c) Werving en voorselectie d) Professionele arbeidsmarktbenadering; 2) Een uniforme werkwijze in uitvoering van het inhuurproces; 3) Dossiers op orde en alles volgens de spelregels; 4) Een kandidaat inhuren voor het juiste tarief; 5) Samenwerken met de best passende leveranciers; 6) Het aantrekken van de beste professionals, ongeacht de contractvorm (detachering of zzp); 7) Het optimaliseren van processen en verkorten van doorlooptijden; 8) Inzicht in leveranciersprestaties en in de kwaliteit van externen door een uniforme en jaarlijks terugkerende kwaliteitsmeting; 9) Inzage en grip door relevante managementinformatie zowel overkoepelend als op domein- en teamniveau.

Door te werken met een centrale inhuurdesk, waar het proces van tariefonderhandeling met leveranciers is belegd, kunnen deze uitstekende resultaten qua marktconformiteit en het voorkomen van onbalans in tariefspreiding beter borgen en een structureel karakter krijgen.

5. Bevindingen en aanbevelingen De interviews, data-analyse en de externe analyse hebben inzicht gegeven in wat goed gaat en wat beter kan binnen de wijze waarop nu externe inhuur wordt ingezet. Hieronder vindt u een overzicht van de bevindingen met daaropvolgend onze aanbevelingen. 1.

De goede intentie Uit alle gesprekken blijkt, dat iedereen bereid is elkaar verder te helpen. Dit geldt voor de betrokkenen vanuit Switch, de Profpool, PSA, Concernadvies, Kennis Centrum Inkoop en ook de inhurende manager, die conform het beleid en de regelgeving wil inhuren. De inhurende manager heeft soms gewoonweg niet de kennis en is zoekend wie waarvoor is te benaderen. De versnippering van verantwoordelijkheden en de veelheid van betrokkenen bij het externe inhuurproces maken het geheel onoverzichtelijk en foutgevoelig. Onze aanbeveling is; maak gebruik van alles wat er al is aan kennis binnen de organisatie. Borduur voort op deze kennis en de goede intenties in het formuleren van de oplossing, zet betrokkenen in op expertise, formaliseer verantwoordelijkheden en neem vrijblijvendheid in advisering weg.

2.

Marktconformiteit Uit de gesprekken blijkt, dat er niet altijd kennis is van marktconformiteit en dat er ook weinig onderhandelingsruimte is in het huidige inhuurproces. De externe analyse laat zien, dat Gemeente Lelystad toch behoorlijk goed in staat is om marktconform in te kopen. Vanuit het onderzoek naar de tariefsspreiding lijken er ook weinig directe besparingsmogelijkheden te liggen. Een knappe prestatie, vooral daar waar inhurende managers niet heel regelmatig, en niet veel voorkomende functies inhuren.

R​APPORT​ I​NHUUR SCAN​ G​EMEENTE​ L​ELYSTAD

VERTROUWELIJK​ 32

3.

Mogelijke inhuurroutes Op dit moment wordt het proces van inhuren als complex en niet transparant ervaren en werkt dit onrechtmatige inhuur in de hand. Inhurende managers geven aan de inhuurroute te kiezen, die zij als meest prettig ervaren. Dat maakt de keuze voor zzp, detachering of levering diensten derden subjectief. Door deze willekeur, loopt de Gemeente Lelystad risico’s op het gebied van aanbestedingswetgeving. Had een opdracht onderhands gegund mogen worden nu er een verlenging komt? Of wordt er dan een drempelbedrag overschreden? Voldoen de medewerkers die zijn ingeboekt onder het type levering diensten derden ook daadwerkelijk aan de daarbij behorende voorwaarden? Op bovenstaande vragen kan vanuit zowel de data als de interviews geen duidelijk antwoord worden gegeven. Om de risico’s op het vlak van aanbestedingswetgeving te minimaliseren adviseren we om deze complexe materie te borgen op een centraal punt. Niet iedere stakeholder hoeft kennisdrager te zijn van alle ontwikkelingen op dit gebied, echter moet binnen de organisatie dan wel duidelijk zijn wie het wél is en het bijbehorende proces moet eenduidig zijn.

4.

5.

Inhuurproces administratief Alle inhurende managers willen graag ondersteund worden op administratieve aspecten binnen het proces van externe inhuur. Vanuit de gesprekken valt op te maken, dat er van verschillende deelprocessen werkinstructies beschikbaar zijn. Echter, deze zijn lang niet bij iedereen bekend en worden derhalve ook niet door iedereen gevolgd. Onze aanbeveling is om de verantwoordelijkheid voor het totaalproces rondom externe inhuur centraal te organiseren. Met als doel centrale ondersteuning te faciliteren en decentrale beslissingsbevoegdheid te garanderen. Inhurende managers kunnen ontzorgd worden met specialistische ondersteuning bij het opstellen en publiceren van de vacaturetekst, en tevens bij het contracteren van een geselecteerde kandidaat. Hierbij valt te denken aan het opstellen en borgen van een inleen- of modelovereenkomst en het invoeren van de gegevens in verschillende systemen ten behoeve van rechtmatige contractering. Ook is het inzicht verschaffen in aflopende plaatsingen en inzicht in de afgenomen uren en bijbehorende kosten een waardevolle ondersteuning om tijdig vorm te geven aan het laten aflopen van een opdracht, een verlenging of eventuele overname van een kandidaat.

Onrechtmatig gebruik Flevolandhuurtin De gesprekken geven voldoende aanleiding om te concluderen dat er regelmatig onrechtmatig gebruik gemaakt wordt van de gemeente marktplaats Flevolandhuurtin om voorkeurskandidaten ogenschijnlijk rechtmatig in te huren. Wij adviseren om het proces zodanig in te richten, dat er naast voorkeurskandidaten ook altijd kandidaten vanuit de markt worden voorgesteld. Op deze manier wordt rechtmatig ingekocht en is marktconformiteit op het gebied van tarief en kwaliteit geborgd.

R​APPORT​ I​NHUUR SCAN​ G​EMEENTE​ L​ELYSTAD

VERTROUWELIJK​ 33

6.

Stuurinformatie Binnen externe inhuur wordt weinig tot geen gebruik gemaakt van managementinformatie voor sturing. In de verschillende gesprekken komt de kwaliteit van de externen als belangrijkste factor naar voren. Dit wordt voornamelijk ‘gemeten’ op basis van gevoel. Zo worden bijvoorbeeld geen scores bijgehouden met betrekking tot presteren, verzuim en vroegtijdige uitstroom. Ook van de 97 leveranciers wordt performance op basis van bijvoorbeeld, kwaliteit van kandidaten, tarifering, snelheid van voorstellen en aantal van voorgestelde/aangenomen profielen niet vastgelegd. Verschillende geïnterviewden gaven aan niet precies te weten waar de taakverantwoordelijkheid voor correcte en volledige dossiervorming ligt. Het geeft handvatten voor de diverse betrokkenen in het inhuurproces, wanneer vorm wordt gegeven aan waardevolle stuurinformatie en deze gekoppeld is aan kritische prestatieindicatoren (KPI’s) die een adequate vertaling zijn van de behoefte van de operatie. Gebruik deze stuurinformatie niet alleen om inzicht te verschaffen maar ook als belangrijk middel om continu te kunnen verbeteren.

7.

Wet- en regelgeving De wet- en regelgeving rondom inhuur van flexibel personeel is complex en continu aan verandering onderhevig. In de gesprekken kwam naar voren dat de inhurende manager in de basis kennis hiervan van heeft, maar niet specifiek genoeg op de hoogte is, om ook daadwerkelijk te voldoen aan de op dat moment geldende wet-en regelgeving rondom flexibele inhuur. Wij adviseren om niet iedere inhurende manager kennisdrager te maken van alle geldende wet- en regelgeving, maar om de risicobeheersing te laten uitvoeren door een centrale inhuurdesk. Op die manier kan er met de juiste ervaring en expertise snel en slagvaardig worden ingespeeld op wijzigingen, worden risico's herkend om die tijdig te kunnen mitigeren.

8.

9.

Inzet zzp Er worden aantoonbare risico’s gelopen bij de inzet van zzp’ers ten aanzien van de wet DBA. Door lange looptijden, onduidelijkheden in het contracteringsproces en het ontbreken van tussentijdse controle op de uitvoering van de werkzaamheden conform de opdrachtomschrijving zoals opgesteld in een modelovereenkomst. Inhurende managers kiezen er nu soms bewust voor om geen zzp’ers in te huren. Hiermee sluit Gemeente Lelystad een essentiële doelgroep op de arbeidsmarkt uit, die wel degelijk waarde kan toevoegen aan de organisatie. Dit zien wij als een niet wenselijke situatie vanuit het oogpunt kwaliteit van inhuur. Wij adviseren om zzp’ers rechtstreeks te contracteren, via een partij zonder extra schakels in de keten (met derden of onderleveranciers). Deze partij dient de zzp-populatie te contracteren middels een door de belastingdienst goedgekeurde modelovereenkomst, waarbij de beheersmaatregelen in relatie tot de Wet DBA met grote regelmaat worden getoetst. De inhurende manager als klant Inhurende managers omschrijven inhuur als iets dat ze erbij doen, niet als hun core business. Zij willen het correct uitvoeren, maar ervaren het als complex, intensief en tijdrovend om het goed te kunnen doorgronden en op de hoogte te blijven van ontwikkelingen. Ze zien een grote meerwaarde om op dit punt ontzorgd te worden, zodat zij zich kunnen richten op het ‘echte’ werk.

Eén loket of één centraal aanspreekpunt wordt hierbij vanuit alle stakeholders gezien als een geschikte oplossing. Ons advies is dan ook om de inhurende manager centraal te zetten. Aangezien de oplossing organisatiebreed gedragen moet worden, is het belangrijk om draagvlak te creëren; bij alle stakeholders en in iedere fase. Geef duidelijk aan met welke aspecten en kaders is rekening gehouden (e.g. gemeentelijk beleid, wetgeving, financiën), communiceer dit zorgvuldig en implementeer een nieuwe werkwijze gedegen.

R​APPORT​ I​NHUUR SCAN​ G​EMEENTE​ L​ELYSTAD

VERTROUWELIJK​ 34

10. Slotsom Aan de hand van de verschillende analyses en interviews komen we tot de conclusie dat het centraal organiseren van externe inhuur voor gemeente Lelystad voordelen met zich mee kan brengen. Om inhuur bij de gemeente Lelystad succesvol te centraliseren zijn onderstaande onderdelen essentieel; A.

Formeer een multidisciplinair team Verzamel ambassadeurs en kartrekkers vanuit verschillende disciplines als HR, Inkoop, Juridische zaken, Financiën en de operatie. Dit team moet met elkaar bepalen hoe de centrale inhuurdesk wordt vormgegeven. Dit creëert gedragenheid en vergroot de kans op een succesvolle implementatie.

B. Bepaal de definities, kaders en processen Veel definities en kaders zijn al goed beschreven, borg dat het aan die kaders conformerende proces eenvoudig, begrijpelijk en goed uitvoerbaar is voor de operatie. En dat deze werkwijze tevens ondersteunend is aan het beleid en de doelstellingen van de verschillende domeinen. C. Leveranciersmanagement Consolideer het leveranciersbestand door de reeds gewaardeerde leveranciers te contracteren en spreek hiermee heldere resultaatindicatoren af. Op dit moment zijn er 97 leveranciers waarvan er slechts 5 meer dan 5 externen hebben geplaatst. Dit maakt de kennis van Gemeente Lelystad en de betrokkenheid van leveranciers lastig te managen, wat invloed heeft op de kwaliteit en geschiktheid van de aangeboden kandidaten. D. Toets structureel het succes van de centrale inhuurdesk Borg dat de KPI’s altijd aansluiten op de actuele behoefte van de verschillende afdelingen. Voer tevredenheidsonderzoeken uit onder inhurende managers, externen en leveranciers. Formuleer concrete verbeterplannen wanneer de resultaten achterblijven.

Bijlagen I. II. III.

Procesflows Gespreksverslagen Whitepaper Wet DBA

R​APPORT​ I​NHUUR SCAN​ G​EMEENTE​ L​ELYSTAD

VERTROUWELIJK​ 35