Presentatie 27 september Werkgroep Vergadermodel

Werkgroep Vergadermodel

Raadsakkoord In het Raadsakkoord 2022-2026 is op blz 33 opgenomen dat er een werkgroep wordt ingesteld om “het vergadermodel c.a. tegen het licht te houden”. Tevens is opgenomen dat: “De werkgroep, die zich bezighoudt met een voorstel voor de herijking van het vergadermodel, stelt een bijpassend Reglement van Orde van de Raad (RvO) op, na de besluitvorming over het vergadermodel”.

Criteria / Succesfactoren Het vergadermodel van de raad van Lelystad wordt zodanig ingericht dat wordt voldaan aan de volgende 5 criteria: 1. Verbinding inwoners/stakeholders bij het democratisch besluitvormingsproces van de raad. 2. Vergadermodel dat in zich heeft dat een ieder goed zijn rol pakken (en die kan per functie en situatie verschillen). 3. Er is behoefte aan rust, ruimte en regelmaat in het vergaderproces. 4. Je moet kennis kunnen opbouwen. Het vergadermodel is daarop toegerust. 5. Meer ruimte voor alle fases richting de besluitvorming (Dialoog, Discussie, Debat, Besluit).

Randvoorwaarden Daarnaast dient het vergadermodel rekening te houden met de volgende 10 randvoorwaarden die eveneens een uitwerking van de punten zoals opgenomen in het Raadsakkoord zijn: 1. Voldoende voorbereidingstijd om kwalitatief voor te bereiden met in ieder geval een deadline voor de indiening van vergaderstukken, moties en amendementen. 2. Cultuur van vertrouwen waarin je praat over de hoofdzaken en deze scheidt van de details. 3. Met (vergader)discipline, waarbij termijnen handhaven de regel en niet de uitzondering is.

Randvoorwaarden - vervolg 4. Later starten dan 19:00 uur voor de werkende raadsleden/fractieassistenten 5. Goede invulling van een Lange Termijn Agenda voor bewuste agendering en communicatie naar inwoners toe. 6. Partijen groot en klein moeten aan bod kunnen komen. 7. Aantal vergaderavonden beperken/niet teveel versnipperen. 8. Aantal vergaderuren niet laten toenemen. 9. Besluitvorming niet op dezelfde avond als de voorbereidende sessie. 10. De juiste mensen moeten naar de juiste sessies kunnen gaan. Dus aanwezig kunnen zijn bij de onderwerpen waar je woordvoerder bent (geen parallelle sessies in hetzelfde domein).

Een Beslispunt Wordt het huidige sessiemodel vervangen voor een commissiemodel?

Commissiemodel Een model waarbij commissies worden ingesteld waarbij ter voorbereiding op een (latere) raadsvergadering thema’s kunnen worden geagendeerd. Later zal dan ook een Verordening op de commissies worden vastgesteld waarbij wordt geregeld wat precies de taken en bevoegdheden van de commissies zijn.

Sessiemodel Een voortzetting van het huidige model, van raadsvergaderingen en losse sessies. De wens en mogelijkheid om de raadsvergadering los te koppelen van de sessies kan ook worden gerealiseerd in een sessiemodel. Dan kan door alleen de thema’s los te koppelen van een behandeling op dezelfde avond. Maar het kan ook door de raadsvergadering op een andere avond te houden dan de sessies.

Een Beslispunt

Wordt gekozen voor een 2 of een 4 wekelijkse cyclus?

Vergaderstructuur wijzigt niet als vanzelf de vergadercultuur Welk vergadermodel ook wordt gekozen, het model verandert op zich nog niet de onderlinge omgangsvormen en werkafspraken. De vergaderdiscipline staat of valt met de inzet en betrokkenheid van alle deelnemers aan de vergadering om zich aan de gemaakte afspraken te houden.

Hoe nu verder? Nu is de planning: sessie op dinsdag 11 oktober. Na vaststelling van het raadsvoorstel zal een aangepast Reglement van Orde worden opgesteld, alsmede een Verordening op de raadscommissie. Tegelijkertijd zullen andere regelingen en verordeningen worden geactualiseerd.