Nieuw pre-advies moties D66 CDA CML - governance verbonden partijen.docx

Collegereactie: Motie Governance verbonden instellingen Document: Onderwerp: Portefeuillehouder: Datum: Van:

Governance verbonden instellingen Wethouder de Vreede 15 december 2020 D66 en CDA

Op 26 januari 2021 staat een raadssessie gepland inzake Informatie CML Lelystad Voor deze sessie hebben de fractie(s) van D66 en CDA onderstaande motie aangekondigd: Onderwerp: Governance verbonden instellingen Motie/Amendement Agendapunt: Informatie CML Lelystad Onderwerp: Governance verbonden instellingen De raad van de gemeente Lelystad in vergadering bijeen, constaterende dat: - Er sinds de quickscan bij de gemeente nog niet veel is veranderd in de aansturing van verbonden partijen of dat nu om subsidies of partnerovereenkomsten gaat - Er tussentijds vanuit de gemeente op ambtelijk niveau weinig tot geen sturing/controle/volgen van de inspanningen en resultaten plaatsvindt zoals in het rapport van CML beschreven. overwegende dat: - Er daardoor zicht ontbreekt op de inspanningen en langetermijnvisie van verbonden partijen in relatie tot de opdracht vanuit de gemeente - En er gebrek is aan een goede informatiepositie om als gemeenteraad te kunnen controleren roept het college op / spreekt uit / draagt het college op / etc. : - Voor elke verbonden partij en grote subsidie ontvangers de raad te informeren over de inspanningen die worden gedaan om de prestaties van deze te monitoren en verantwoorden juist tijdens de periode en niet alleen met prestatieafspraken vooraf en evaluaties achteraf.

- Helder te maken hoe de governance is ingericht voor het monitoren van de prestaties bij verbonden partijen en subsidierelaties. - Duidelijk te maken tot welke veranderingen het rapport samenwerking en verantwoording heeft geleid. en gaat over tot de orde van de dag. Pre-advies college:

Ontraden. Toelichting op pre-advies college:

Het CML rapport focust op de relatie met CML. De opmerkingen in het rapport hebben in dit geval dan ook specifiek betrekking op de relatie van de gemeente met CML. CML is een verbonden partij omdat er sprake is van een financieel en een bestuurlijk belang. Het beleid omtrent verbonden partijen gaat vooral in op vragen als wanneer gaan we een samenwerking aan, in welke vorm en hoe is de governance ingericht. Dit beleid is vastgelegd in het kader verbonden partijen dat door uw Raad in februari 2016 is vastgesteld. Het opstellen van een kader verbonden partijen was één van de aanbevelingen vanuit de quick scan van de rekenkamer. Met CML is een partnerovereenkomst aangegaan. Een contractuele relatie waarbij het in de rol van de gemeente gaat om het definiëren en invullen van het opdrachtgeverschap en contractmanagement. Daarop hebben de bevindingen en conclusies van de onderzoekers in het rapport betrekking en zijn/waren ook de vervolgstappen van het college op gestoeld. Zoals het bij het aangaan van contractuele verplichtingen nadrukkelijker aandacht voor de beschrijving en monitoring van de gewenste prestaties, de contracten laten vastleggen in een contractenregister en het voor elk contract aanwijzen van een contractmanager.

Deze aanscherpingen in monitoring en control hebben niet alleen betrekking op de contractuele relatie met CML maar gelden voor alle contractuele relaties met derden. Of dit nu een verbonden partij is dan wel bijvoorbeeld een leverancier waar een inkooprelatie mee is. In de situatie CML is CML een verbonden partij en ontvangt CML een financiële bijdrage van de gemeente. Of een verbonden partij een bijdrage van de gemeente krijgt en in welke vorm verschilt. Bij sommige partijen zijn wij aandeelhouder en ontvangen wij soms dividend, maar zijn er geen onderliggende prestatieafspraken tussen gemeente en verbonden partij. Bijvoorbeeld bij Vitens en Alliander. Bij deze partijen is er rijksbeleid (drinkwaterwet, o.a. wet op onafhankelijk netbeheer) die in gaan op te leveren prestaties. Bij andere partijen zijn wij aandeelhouder én hebben wij daarnaast een aparte overeenkomst voor de te leveren prestaties, zoals bij HVC voor het afval. Meer informatie over hoe de verbonden partijen zijn ingericht is terug te vinden in de evaluatie verbonden partijen 2020 die 15 december jl. is vastgesteld door uw raad. De afspraak om verbonden partijen ééns in de vier jaar te evalueren is ook opgenomen in het kader verbonden partijen als invulling van de aanbeveling van de rekenkamer om de informatiepositie van de raad te verbeteren.

Een belangrijk onderdeel van deze evaluatie is om na te gaan of de beoogde doelstellingen met de verbonden partij worden gehaald. Uitgangspunt is dat de participatie van de gemeente in de verbonden partij nog steeds van toegevoegde waarde moet zijn voor de gemeente. Daarnaast moet gekeken worden naar de risico’s voor de gemeente: hoe heeft de financiële situatie van de verbonden partij zich in de afgelopen periode ontwikkeld en wat zijn de toekomstperspectieven? Op basis van deze evaluatie kan de raad zich beraden over de toekomstige gemeentelijke betrokkenheid bij een verbonden partij. De eerste evaluatie is eind 2016/begin 2017 in uw raad behandeld, de tweede is onlangs in december vastgesteld door uw raad. Voor wat betreft subsidierelaties gaat het om het monitoren van de gevraagde effecten. De kaders hiervoor zijn vastgelegd in de subsidieverordening. Het onderwerp governance is bij (grotere) subsidieverstrekking vooral in beeld bij de borging van de onafhankelijkheid van het interne toezicht bij de subsidieontvangende organisatie. Met andere woorden: waarborgen van

samenhang en transparantie in het bestuur en (raad van) toezicht van een organisatie, met het oog op een efficiënte en effectieve realisatie van beleidsdoelstellingen. Daarnaast wordt bij samenwerkingsverbanden bekeken hoe de goverance onderling is geregeld en aan 1 partij de verplichting wordt opgelegd richting rapportages en verantwoordingen. De algemene subsidieverordening zelf regelt verder ook dat voor elke subsidie groter dan € 200.000 geldt dat er voortgangsrapportage(’s) bij het college moet worden ingediend en na afloop van het jaar een financiële- (incl accountantsverklaring) en inhoudelijke verantwoording. Door het college is dit, ivm mogelijke effecten als gevolg van de coronapandemie, tijdelijk opgeschroefd naar vier tussenrapportages in het jaar voor subsidies > € 500.000, en twee rapportages voor subsidie tussen de € 200.000 en € 500.000. In de afgelopen twee bestuursperiodes was het gebruikelijk om halverwege een tussentijdse evaluatie van het raadsprogramma op te stellen. Hierbij wordt uiteraard gekeken naar de specifieke doelen en ambities uit het raadsprogramma. De verstrekte grotere subsidies dragen hier natuurlijk ook aan bij. Bij toekomstige tussentijdse evaluaties zal ter verbijzondering hiervan ook nadrukkelijk aandacht worden besteed aan de resultaten van gesubsidieerde instellingen in relatie tot de ambities genoemd in het raadsprogramma.