INFO 183. Jaarrapportage 2021 Bescherming persoonsgegevens (AVG)

INFORMATIENOTA VOOR DE RAAD Nummer: 183 Portefeuillehouder: Portefeuille: Programma: Taakveld:

J. Schoone Personeel en organisatie, Informatisering en automatisering, bedrijfsvoering, digitalisering/ICT 0 Bestuur en ondersteuning 0.1 Bestuur

Datum:

17 mei 2022

Onderwerp: Jaarrapportage 2021 Bescherming persoonsgegevens (AVG) DE RAAD NEEMT KENNIS VAN: De raad neemt kennis van bijgaande jaarrapportage over de bescherming van de persoonsgegevens in 2021 op grond van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).

INLEIDING Hierbij bieden wij u ter kennisname de jaarrapportage Bescherming Persoonsgegevens 2021 aan. Op 25 mei 2018 is de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) van kracht geworden. Die is ook van toepassing op de gemeente Lelystad waar immers met veel persoonsgegevens gewerkt wordt. De FG (Functionaris Gegevensbescherming) is intern toezichthouder en brengt met deze rapportage verslag uit over het 2021. SAMENVATTING De gemeente Lelystad heeft vastgesteld privacybeleid op basis van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) dat dient als kader voor de bescherming van persoonsgegevens. Aanvullend conformeert de gemeente zich aan de BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid), een belangrijke voorwaarde voor de bescherming van deze gegevens. Nauwe samenwerking met leden van de CIO-Office zorgt er voor dat nieuwe projecten en applicaties in een vroegtijdig stadium over de privacy-component geadviseerd worden. Externe partijen worden voorafgaand aan de samenwerking beoordeeld op hun omgang met persoonsgegevens; indien nodig worden verwerkersovereenkomsten getoetst en afgesloten. Net als in 2020 zijn er in 2021 vele maatwerk-adviezen over de toepassing van de AVG gegeven. Ook ZIVVER, een instrument dat veilig mailen bevordert, is in 2021 verder verfijnd in de toepassing.

De kans op een verkeerd gestuurde mail, niet zelden een oorzaak van een datalek, wordt hiermee verkleind. De datalekken die in 2021 zijn opgetreden zijn conform procedure afgehandeld en waar nodig zijn er verbeteringen in het proces doorgevoerd. Audits uitvoeren is een vast onderdeel van de werkzaamheden van de FG (Functionaris Gegevensbescherming), de onafhankelijke toezichthouder op het gebied van persoonsgegevens. De verplichte maatregelen van de AVG waarvoor een verantwoordingsplicht geldt (en waaraan de gemeente Lelystad voldoet) zijn: - Register van verwerkingsactiviteiten opstellen en bijhouden - DPIA’s uitvoeren (Data Protection Impact Assessments) - Register bijhouden van datalekken - Aantonen dat betrokkene toestemming geeft voor een verwerking wanneer dat noodzakelijk is. Omdat de gemeente vanuit haar wettelijke en publieke taak veelal geen toestemming hoeft te vragen, is dit onderwerp beperkt tot bijvoorbeeld cookies op de website en nieuwsbrieven. - Aanstellen van een FG. De AP (Autoriteit Persoonsgegevens) heeft hier op 1 juni 2018 op gecontroleerd.

Onderdelen die in 2021 succesvol zijn afgerond nadat ze eerder op de actielijst stonden, waren onder meer: • Opschonen openstaande werkprocessen Sociaal Domein • Opschonen en afsluiten Inburgeringsdossiers waarbij geen actie van de gemeente meer vereist was; • In de Suite4Sociaal Domein zijn circa 37.500 openstaande BRP-meldingen opgeschoond • Datawarehouse: beoordelen loggings, bewaartermijnen toekennen en opschonen • Financieel systeem GUUS: afsluiten openstaande accounts medewerkers uit dienst, sturen op SLA met de leverancier (Unit4), opstellen autorisatiematrix (bevoegdheden per rol). Het verder doorvoeren van actief verwijderen van persoonsgegevens in Sociaal Domein is het meest in het oog springende actiepunt dat openstaat. Ook in 2022 zullen audits uitgevoerd worden. De nieuwe actiepunten die dit gaat opleveren, zullen op opvolging gemonitord worden. KERNBOODSCHAP Hiermee wordt de raad op de hoogte gesteld van de stand van zaken van de AVG bij de gemeente Lelystad, welke acties zijn uitgevoerd in 2021 en wat de actiepunten zijn waar op gemonitord gaat worden. VERVOLG Ook in 2022 wordt toezicht gehouden op naleving van de AVG. Waarover in 2023 gerapporteerd gaat worden. Bijlagen Jaarrapportage 2021 Bescherming persoonsgegevens (AVG)