Dossier 7149 voorblad.pdf

Commissie Bestuur, Middelen en Economie Dossiernummer Vertrouwelijk Vergaderdatum Agendapunt Omschrijving Portefeuillehouder

7149 Nee 12 september 2023 6.a 227. Evaluatie vergadermodel gemeenteraad Lelystad

Bijlagen 227 RV Uitvoering opdracht evaluatie vergadermodel gemeenteraad Lelystad - CONCEPT 227 BL Onderzoeksrapport vergadermodel - EINDVERSIE BL 230912 commissie Presentatie Evaluatie Vergadermodel Geagendeerd Commissie Bestuur, Middelen en Economie Agendacommissie

Vergaderdatum 12 september 2023 18 september 2023

Voorgesteld besluit 1. Kennis te nemen van het Onderzoeksrapport ‘Evaluatie Commissiemodel voor raadsvergaderingen gemeente Lelystad’ als resultaat van de opdracht aan de werkgroep vergadermodel (raadsbesluit 368 d.d. 20 december 2022) om een raadsbrede evaluatie na 6 maanden werken met het nieuwe vergadermodel uit te voeren, waarin wordt bekeken of met het nieuwe model wordt voldaan aan de vooraf gestelde 5 criteria en 10 randvoorwaarden. 2. Op basis van het onderzoeksrapport vast te stellen dat aan alle 5 criteria voor het nieuwe vergadermodel wordt voldaan. 3. Vast te stellen dat wordt voldaan aan de volgende 7 van 10 randvoorwaarden: - Voldoende voorbereidingstijd om kwalitatief voor te bereiden. - Cultuur van vertrouwen waarin je praat over de hoofdzaken en deze scheidt van de details. - Met (vergader)discipline, waarbij termijnen handhaven de regel en niet de uitzondering is. - Later starten dan 19:00 uur voor de werkende raadsleden/fractie-assistenten. - Aantal vergaderavonden beperken/niet te veel versnipperen. - Aantal vergaderuren niet laten toenemen. - Besluitvorming niet op dezelfde avond als de voorbereidende sessie. 4.

Te constateren dat van 3 van de 10 randvoorwaarden, te weten; - het opzetten van een Lange Termijn Agenda, - partijen groot en klein moeten aan bod kunnen komen, en - de juiste mensen moeten naar de juiste sessies kunnen gaan, niet is vastgesteld dat hieraan al wordt voldaan. 5. Gelet op deze constatering de volgende verbetermaatregelen uit te laten werken: a. de aanbeveling uit het rapport (bij 5.1) om meer gebruik te maken van kennisopbouw. b. De aanbeveling uit het rapport (bij 5.2) om de aanwezigheid bij de juiste sessies en een soepele overgang te verbeteren. c. De aanbeveling uit het rapport (bij 5.3) om de vergaderpraktijk en de vergadercultuur te veranderen. 6. Vast te stellen dat de werkgroep hiermee uitvoering heeft gegeven aan de door de raad gegeven opdracht en de werkgroep te ontbinden.