BL1 CONCEPT - Verordening op de ambtelijke bijstand fractieondersteuning fractieassistentschap gemeente Lelystad 2023

Verordening ambtelijke bijstand, fractieondersteuning en

fractieassistentschap 2023 Besluit van de raad van de gemeente Lelystad tot vaststelling van een nieuwe

Verordening ambtelijke bijstand, fractieondersteuning en fractieassistentschap gemeente Lelystad 2023

De raad van de gemeente Lelystad;

Op voorstel van de Agendacommissie van de gemeenteraad gelet op artikel 33 van de Gemeentewet;

BESLUIT: I. vast te stellen de navolgende VERORDENING ambtelijke bijstand, fractieondersteuning en fractieassistentschap gemeente Lelystad 2023:

Paragraaf 1 Algemene bepalingen Artikel 1 Definities In deze verordening wordt verstaan onder: - ambtelijke bijstand: bijstand, verleend door onder het gezag van het college werkzame ambtenaren; - bijstand : ondersteuning bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere ondersteuning niet zijnde een verzoek om informatie; - fractieassistent: een door de raad op voordracht van een raadsfractie beëdigd persoon die vooraf is getoetst aan de wettelijke vereisten die ook voor raadsleden gelden.

Paragraaf 2 Verzoeken om informatie of bijstand Artikel 2 Verzoek om informatie 1. Een raadslid of fractieassistent kan de griffier verzoeken om: a. feitelijke informatie van geringe omvang; b. inzage in of afschrift van bij de raad, burgemeester en wethouders of de burgemeester berustende schriftelijke stukken en ander materiaal dat gegevens bevat, met uitzondering van geheime stukken 2 . De griffier verstrekt zo spoedig mogelijk de verzochte informatie, voor zover deze daarover kan beschikken. Voor zover daarmee niet aan het verzoek voldaan is, verzoekt de griffier de secretaris één of meer ambtenaren aan te wijzen die voor zover mogelijk de resterende informatie zo spoedig mogelijk verstrekken.

Artikel 3 Verzoek om bijstand 1. Een raadslid kan de griffier verzoeken om bijstand.

2. De verzochte bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend, voor zover dit naar het oordeel van de griffier in redelijkheid kan worden gevergd. Als de griffier de verzochte bijstand niet kan verlenen, verzoekt hij de secretaris om een of meer ambtenaren aan te wijzen die ambtelijke bijstand verlenen. 3. De secretaris weigert het verzoek om ambtelijke bijstand als het naar zijn oordeel niet aannemelijk is gemaakt dat de ambtelijke bijstand betrekking heeft op raadswerkzaamheden. 4. Als de secretaris het verzoek om ambtelijke bijstand weigert, of ambtelijke bijstand niet op de door het raadslid gewenste termijn verleend kan worden, deelt hij dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid door wie het verzoek is ingediend. De griffier of het raadslid kan de burgemeester verzoeken met de griffier en de secretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over het alsnog laten verlenen van de ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek.

Artikel 4 Geschil over verleende ambtelijke bijstand 1. Een raadslid dat niet tevreden is over de aan hem verleende ambtelijke bijstand, kan de griffier verzoeken hierover in overleg te treden met de secretaris. 2. Als overleg met de secretaris niet leidt tot een ook voor het raadslid bevredigende oplossing, kan deze de burgemeester verzoeken met de griffier en de secretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over de aan hem verleende ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek.

Artikel 5 Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand 1. Als het college of een of meer leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of over de inhoud van verleende ambtelijke bijstand, wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.

Paragraaf 3 Fractieondersteuning Artikel 6 Recht op financiële bijdrage 1. Aan een in de raad zitting hebbende fractie wordt voor de duur van de zittingsperiode een financiële bijdrage verstrekt, genaamd fractievergoeding, ter ondersteuning van het functioneren van de fractie. 2. De fractievergoeding bestaat uit een bedrag van €1.000,- per jaar per raadszetel van de fractie.

Artikel 7 Besteding fractievergoeding 1. De fractievergoeding wordt uitsluitend besteed aan ondersteuning die ertoe strekt de volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol van de fractie te versterken. 2. De financiële bijdrage wordt in ieder geval niet gebruikt ter bekostiging van: a. Uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen; b. betalingen , inclusief die ter voldoening van contributie, aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van diensten of goederen geleverd ten behoeve van de versterking van de ondersteuning van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie of arbeidsovereenkomst; c. giften , leningen , beleggingen en voorschotten; d. uitgaven die op grond van enige andere wettelijke regeling in aanmerking komen voor vergoeding van overheidswege, inclusief uitgaven in verband met verkiezingsactiviteiten; e. uitgaven die vallen onder de algemene onkostenvergoeding van raadsleden, zoals telefoon, abonnementen, vakliteratuur etc. f. uitgaven die bestreden dienen te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het Rechtspositiebesluit raadsleden decentrale politieke ambtsdragers toekomen ingevolge de vigerende Verordening rechtspositie raadsleden gemeente Lelystad.

Artikel 8 Voorschot fractievergoeding 1. De fractievergoeding wordt jaarlijks vóór 31 januari van een kalenderjaar als voorschot op dat kalenderjaar verstrekt.

2. In een jaar waarin de raadsleden aftreden na reguliere raadsverkiezingen wordt, in afwijking van het eerste lid, een voorschot verleend voor de periode tot en met de maand maart en een voorschot voor de periode omvattende de resterende maanden. Het eerste voorschot wordt vóór 31 januari van dat jaar verstrekt; het tweede voorschot vóór het eind van de maand april. 3. Voorschotten worden niet uitbetaald op privérekeningen.

Artikel 9 Gevolgen splitsen en einde bestaan fractie 1. Als één of meer raadsleden van één of meer fracties als zelfstandige fractie gaan optreden of zich aansluiten bij een andere fractie, wordt de voor elk van deze zetels beschikbaar gestelde fractievergoeding toebedeeld aan de nieuw gevormde fractie of aan de fractie waarbij aangesloten wordt. 2. Als zich een situatie als bedoeld in het eerste lid voordoet, worden de verleende voorschotten naar evenredigheid van het nog resterende aantal maanden van het jaar waarvoor het voorschot is verleend onverwijld bijgesteld overeenkomstig de uit het eerste lid voortvloeiende verdeling. 3. Als een fractie tijdens een zittingsperiode ophoudt te bestaan, vervalt de aanspraak op de fractievergoeding met ingang van de maand volgend op de maand waarin hiervan kennisgeving is gedaan aan de voorzitter van de raad. 4. Afrekening van ontvangen voorschotten en vaststelling van de definitieve financiële bijdragen zal wanneer een fractie ophoudt te bestaan plaatsvinden overeenkomstig hetgeen is bepaald in artikel 11 en 12

Artikel 10 Administratieve verplichtingen 1. De fracties zijn verplicht een financiële administratie te voeren. Deze administratie wordt op een zodanige wijze gevoerd dat deze steeds een volledig en juist inzicht geeft in alle bezittingen en schulden, verplichtingen, reserves, baten en lasten, alsmede overige gegevens die voor de financiële verantwoording van belang zijn. 2. Andere inkomensbronnen dan de fractievergoeding worden afzonderlijk geadministreerd. 3. De administratie wordt zodanig ingericht dat op eerste aanvraag van de accountant en/of de raad nadere informatie kan worden gegeven en bescheiden of bewijsstukken met betrekking tot de uitgaven kunnen worden overgelegd.

Artikel 11. Verantwoording, controle en vaststelling financiële bijdrage 1 De fractie legt uiterlijk drie maanden na het einde van een kalenderjaar aan de raad verantwoording af over de besteding van de financiële bijdrage gedurende het vorige kalenderjaar, onder overlegging van een financieel verslag.2. De raad stelt na controle van het financieel verslag de hoogte vast van: a. de financiële bijdrage van de betreffende periode; b. de goedgekeurde, gedeclareerde kosten van de fractie in de betreffende periode. c. Het restant fractiebudget over de betreffende periode (zowel positief als negatief).

Artikel 12. Reserveren en afrekenen 1. De vastgestelde restant fractiebudget (zowel positief als negatief) mogen verrekend worden tussen verschillende jaren binnen een raadsperiode, tenzij de fractie heeft opgehouden te bestaan 2. Ingeval de fractie heeft opgehouden te bestaan vindt afrekening plaats na afloop van het kalenderjaar waarin de betreffende fractie uit de raad is getreden. 3. De fractie legt uiterlijk 3 maanden na het einde van de raadsperiode verantwoording af over de besteding van de financiële bijdrage gedurende de gehele raadsperiode, onder overlegging van een financieel verslag. 4. De raad stelt na controle van het financieel verslag over de gehele raadsperiode de hoogte vast van: a. De totale financiële bijdrage over de gehele raadsperiode waar de fractie recht op had; b. Het totaal ontvangen voorschot fractiebijdrage wat de fractie ontvangen heeft tijdens de raadsperiode; b. De totaal goedgekeurde en gedeclareerde kosten van de fractie in de raadsperiode; c. Het totaal terug te betalen(te veel ontvangen) voorschot

Paragraaf 3 Vergoeding voor de werkzaamheden van fractieassistentschap Artikel 13 Vergoeding fractieassistent 1. Een fractieassistent heeft vanaf de dag van beëdiging recht op een vergoeding. 2. De vergoeding is gebaseerd op het bedrag per commissievergadering zoals genoemd in artikel 3.4.1. van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers. 3. De vergoeding wordt op basis van artikel 3.4.2. onder b van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers berekend en vastgesteld op basis van het in de jaarkalender opgenomen aantal regulier geplande commissievergaderingen, een gemiddeld aanwezigheidspercentage van 90% en wordt volledig uitgekeerd ongeacht het aantal bijgewoonde commissievergaderingen. 4. Degene, die gedurende een gedeelte van het kalenderjaar fractieassistent is geweest, ontvangt de vergoeding naar evenredigheid van het aantal dagen dat deze fractieassistent is geweest. 5. De betaling van de vergoeding wordt gestaakt op de dag dat het fractieassistentschap eindigt.

Artikel 14 Overige vergoedingen (schakelbepaling) De bepalingen in artikel 4 (Reiskosten binnen de gemeente), artikel 5 (Reis- en verblijfskosten buiten de gemeente), artikel 7 (Informatie- en communicatievoorzieningen) artikel 9 (Aanwijzing als eindheffingsbestanddelen) en artikel 10 (Declaratie van kosten) van de Verordening rechtspositie raadsleden gemeente Lelystad zijn van overeenkomstige toepassing op fractieassistenten.

Paragraaf 4 Slotbepalingen Artikel 15 Intrekking oude verordening en overgangsrecht 1. De Verordening op de ambtelijke bijstand, fractieondersteuning en fractieassistentschap Lelystad 2022, vastgesteld door de raad op 22- december 2022, wordt ingetrokken.

Artikel 16 Inwerkingtreding en citeertitel 1. Deze verordening treedt de dag na bekendmaking in werking met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2023 . 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening ambtelijke bijstand, fractieondersteuning en fractieassistentschap gemeente Lelystad 2023. Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van De griffier, L.A. Wieringa

Toelichting Algemeen

Artikel 33 van de Gemeentewet (hierna: wet) bepaalt dat de raad en elk van zijn leden recht hebben op ambtelijke bijstand (eerste lid) en dat de in de raad

vertegenwoordigde groeperingen (de fracties) recht hebben op ondersteuning

(tweede lid). Met betrekking tot de ambtelijke bijstand en de ondersteuning van fracties moet de raad een verordening vaststellen die ten aanzien van de

ondersteuning regels over de besteding en de verantwoording bevat (derde lid). Met deze verordening wordt hieraan uitvoering gegeven.

De formulering van artikel 33 van de wet laat buiten twijfel dat individuele

raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op

ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan.

De financiële bijdrage voor de fractieondersteuning is een subsidie als bedoeld in artikel 4:21, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Dit

betekent dat titel 4.2 van de Awb van toepassing is op het verstrekken van de

financiële bijdrage en dat het besluit van de raad waarmee – na verantwoording en controle – de hoogte van de financiële bijdrage wordt vastgesteld (zie artikel 12) vatbaar is voor bezwaar en beroep.

In deze verordening vervult de griffier een centrale rol. De

hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad; de

griffier is onder andere het eerste aanspreekpunt als het gaat om verzoeken om

informatie en bijstand. Een nadere omschrijving van en toelichting op de taken van

de griffier is vastgelegd in de ambtsinstructie van de griffier. De griffiemedewerkers (ongeacht functiebenaming als procescoördinator, raadsassistent of

commissiegriffier) vallen onder het gezag van de griffier. Indien er sprake is van

commissiegriffiers, die niet formeel ondergebracht zijn bij de griffie, handelen deze in ieder geval bij de uitvoering van de werkzaamheden als commissiegriffier overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier.

De griffier vervult, via de secretaris, ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie. Dat de raad over een griffier met griffie

beschikt die bijstand kan verlenen, betekent niet dat er geen behoefte is aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie is, in

vergelijking met de reguliere organisatie, beperkt in omvang. Voor specialistische

hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen zal in

bepaalde gevallen een beroep op deze organisatie dan ook nodig zijn. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie

beschikbaar is. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere

ambtelijke organisatie zal daarom de secretaris in dergelijke gevallen de ambtenaar die de ambtelijke bijstand verleent moeten aanwijzen. Daarom zijn bepaalde aspecten van de rol van de gemeentesecretaris in deze verordening nader

uitgewerkt. Dat is van belang om de rol van de secretaris op een juiste wijze vorm te geven nu er een splitsing heeft plaatsgevonden tussen griffie en reguliere ambtelijke organisatie. Artikelsgewijs In deze artikelsgewijze toelichting worden enkel die bepalingen die nadere toelichting behoeven behandeld. Artikel 1. Definities

Bijstand in de vorm van ondersteuning bij het opstellen van voorstellen,

amendementen en moties kan verleend worden door ambtenaren die onder het

gezag van de raad vallen (artikel 107e van de wet) of door de reguliere ambtelijke organisatie die onder het gezag van het college valt (artikel 160 van de wet).

Hoewel medewerkers van de griffie wel degelijk ambtenaren zijn in de zin van de

Ambtenarenwet, is de term ‘ambtelijke bijstand’ in deze verordening voorbehouden aan het verlenen van bijstand door medewerkers van de reguliere ambtelijke organisatie.

De definitie van fractieassistent is gelijk aan de definitie zoals deze is opgenomen in het Reglement van Orde van de gemeenteraad van Lelystad. Artikel 2. Verzoek om informatie

Raadsleden of fractieassistenten die feitelijke informatie van geringe omvang nodig hebben of inzage of afschrift van bij de raad, burgemeester en wethouders of de

burgemeester berustende schriftelijke stukken, hoeven zich niet via de formele weg van artikel 169, tweede en volgende lid, van de wet tot het college te richten. In dit

artikel is bepaald dat zij hun verzoek aan de griffier kunnen richten. Verzoeken die

betrekking hebben op documenten waarop al dan niet geheimhouding rust, worden eveneens aan de griffier gericht. Daarbij zij er volledigheidshalve op gewezen dat de griffier een opgelegde geheimhouding in acht moet nemen. Als een raadslid

geheime stukken opvraagt die alleen mogen worden ingezien, moet de griffier het

verzoek van het raadslid doorgeleiden naar het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd.

De griffier (of één van de griffiemedewerkers) verstrekt de informatie zo spoedig

mogelijk (tweede lid). Als de griffier niet in staat is om volledig tegemoet te komen aan het verzoek, kan hij de secretaris vragen of de reguliere ambtelijke organisatie de informatie kan leveren. Het is in lijn met de onderlinge taakverdeling dat de

griffier het aanspreekpunt en de aangewezen persoon is om de voortgang in het proces te bewaken.

Artikel 3. Verzoek om bijstand

Ook verzoeken om bijstand moeten aan de griffier gericht worden. Als de griffier of de griffiemedewerkers de verzochte ondersteuning niet kunnen leveren, verzoekt de griffier de secretaris om inzet van ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie. Het is aan de griffier om te beoordelen of een van de genoemde ‘weigeringsgronden’ voor het door ambtenaren van de reguliere ambtelijke

organisatie verlenen van ambtelijke bijstand zich voordoet. Overigens ligt het bij

een conflict over het al dan niet verlenen van ambtelijke bijstand in de rede dat de

burgemeester, als voorzitter van de raad en het college, hierover overleg voert met de secretaris, de griffier en indien nodig ook het betrokken raadslid (vierde lid). Artikel 4. Geschil over verleende ambtelijke bijstand

Net als bij de weigering om ambtelijke bijstand door ambtenaren vanuit de

reguliere ambtelijke organisatie te verlenen, kan de burgemeester ook een rol vervullen als een raadslid niet tevreden is over de door een ambtenaar van de reguliere ambtelijke organisatie verleende ambtelijke bijstand. Als er een

conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan zal de burgemeester ook hier een bemiddelende rol kunnen spelen (tweede lid). De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer.

Artikel 5. Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand

Dit artikel voorkomt dat de betreffende ambtenaar in een spagaat tussen raad en college terecht komt. Als een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij

ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet

door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over

het verzoek van een raadslid, is bepaald dat collegeleden zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt

bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.

De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de

reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Als hij dit gedeelte van zijn taak niet goed

uitoefent, behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.

Artikel 6. Recht op financiële bijdrage

Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het totale budget voor fractieondersteuning wordt door de raad in de gemeentebegroting opgenomen.

Naar rato van fractiegrootte wordt de fractievergoeding toegekend, zodat ook ieder fractielid op gelijkwaardig niveau ondersteund kan worden.

De financiële bijdrage voor fractieondersteuning voldoet aan de definitie van

subsidie van artikel 4:21 van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Omdat het verlenen van subsidies in de Algemene subsidieverordening ((hierna: ASV)

indien van kracht) in de gemeente doorgaans aan het college gedelegeerd is, zal voornoemde verordening uitdrukkelijk niet van toepassing verklaard moeten

worden op de bijdrage voor fractieondersteuning. Niet alleen vanwege het dualisme tussen de raad en het college, maar ook omdat het regime in de ASV wezenlijk

anders is dan het regime voor het verlenen, vaststellen en verantwoorden van de bijdrage voor fractieondersteuning.

Artikel 7. Besteding financiële bijdrage

Voor wat betreft de besteding van de fractieondersteuning worden de fracties grotendeels vrijgelaten. Minimumvoorwaarde is wel dat de financiële bijdrage

besteed wordt aan ondersteuning om de volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol van de fractie te versterken. De ondersteuning dient van inhoudelijke aard te zijn, bijvoorbeeld de inhuur van beleidsmedewerkers.

Daarnaast is in het tweede lid een aantal doelen genoemd waarvoor de financiële

bijdrage voor fractieondersteuning in ieder geval niet gebruikt mag worden. Deze opsomming is niet limitatief. De bestedingen dienen bij te dragen aan een goede taakvervulling van de fractie en met dien verstande dat de bijdrage in ieder geval niet aangewend mag worden voor de doelen, genoemd in het tweede lid.

Het is uiteraard niet de bedoeling dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het

raadswerk aanvullen met de financiële bijdrage voor fractieondersteuning en dat ook contributies aan politieke partijen of met politieke partijen gelieerde

organisaties via de fractieondersteuning kunnen worden gefinancierd (onder a). Een lidmaatschap van een dergelijk orgaan is immers een individuele aangelegenheid van een raadslid en niet van de betreffende gemeenteraadsfractie.

Bij (andere) uitgaven die op grond van enige andere wettelijke regeling in

aanmerking komen voor vergoeding van overheidswege (onder e) kan onder andere gedacht worden aan bepaalde reis- en verblijfkosten, kosten voor een buitenlandse

excursie of reis, kosten voor scholing, kosten voor een computer en

internetverbinding en de contributie van bepaalde beroepsverenigingen. Deze komen voor vergoeding in aanmerking op grond van het Rechtspositiebesluit

decentrale politieke ambtsdragers, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de wet. In het bijzonder wordt benadrukt dat het dus ook niet is toegestaan om met de financiële bijdrage voor fractieondersteuning verkiezingscampagnes te financieren.

Specificatie geoorloofde bestedingen fractievergoeding (handreiking, niet limitatief) Secretariaat Kosten fractiesecretariaat

Telefoon- en abonnementskosten (kranten, tijdschriften e.d.), contributies, lidmaatschappen van raadsleden en fractieassistenten Abonnement KvK

Bank

Stagekosten

Wel In dienst nemen aparte fractiesecretaris, niet zijnde een raadslid of fractieassistent. De fractie en ontvanger zijn zelf verantwoordelijk voor de eventueel daaruit voortvloeiende fiscale consequenties. Bureaukosten zoals schrijfgerei, postzegels, inktcartridges, kopieerkosten t.b.v. fractiesecretariaat. Fractieassistenten wel

Niet Door raadsleden en fractieassistenten persoonlijk gemaakte kosten voor bureaukosten en porti kunnen niet via de fractievergoeding worden betaald. Voor raadsleden vallen deze kosten onder de onkostenvergoeding.

Kosten die gemaakt moeten worden voor een aparte inschrijving bij de KvK voor het ontvangen van de fractievergoeding (aparte stichting of vereniging) kunnen ten laste van de fractievergoeding worden gebracht. Kosten die gemaakt moeten worden voor de bankrekening waarop de fractievergoeding wordt gestort. De kosten voor een stagiair, die stage loopt bij de fractie, kunnen betaald worden vanuit de fractievergoeding. E.e.a. conform het stagecontract. De fractie en ontvanger zijn zelf verantwoordelijk voor de eventueel daaruit

Extra kosten (boetes) ten gevolge van te late betaling.

Voor raadsleden vallen deze kosten onder de onkostenvergoeding.

Scholing

voortvloeiende fiscale consequenties. Wel

Niet Indien een congres, seminar, symposia of opleiding door de gemeente aangeboden of verzorgd wordt, komen de kosten ten laste van de gemeente.

Congressen, seminars, symposia en cursussen

Het bijwonen als raadslid of fractieassistent aan congressen, seminars en symposia en opleidingen gericht op de uitoefening van het raads- c.q. fractielidmaatschap. Opleidingen voor raadsleden en fractieassistenten die inhoudelijk gerelateerd zijn aan de politieke uitgangspunten van de deelnemers. NB: Er is tevens budget van 1000 euro per jaar voor raadsleden.

Communicatie Website

Wel Indien de website alleen door de fractie wordt gebruikt voor zaken die betrekking hebben op het raadswerk.

Niet Als het alleen gaat om de website van de partij, dan kunnen de kosten niet uit de fractievergoeding worden betaald.

Nieuwsbrief

Indien de nieuwsbrief alleen door de fractie wordt gebruikt voor zaken die betrekking hebben op het raadswerk.

Standpunt- c.q. informatieoverdrachtskosten (tv, radio, kranten etc.)

Publiciteitskosten gemaakt door en voor de fractie kunnen uit de fractievergoeding betaald worden. Kosten voor advertenties van de fractie kunnen bekostigd worden uit de fractievergoeding.

Als het alleen gaat om een nieuwsbrief van de partij, dan kunnen de kosten niet uit de fractievergoeding worden betaald. Publiciteitskosten voor de partij mogen niet uit de fractievergoeding betaald worden. Als het gaat om advertenties van de partij, dan kunnen de kosten niet uit de fractievergoeding worden betaald.

Kosten advertenties

Heidagen in Nederland (niet zijnde Saba, St. Eustatius en Bonaire) Representatie Eindejaarspresentje fractieassistenten

De kosten van een heidag van een fractie kunnen uit de fractievergoeding bekostigd worden. Wel Deze kosten kunnen uit de fractievergoeding worden betaald. De fractie en ontvanger zijn zelf verantwoordelijk voor eventuele hieruit

Niet

Cadeaus

Bijeenkomsten Algemeen

Fractiebijeenkomsten

voortvloeiende fiscale consequenties. Cadeau en ‘lief en leed kosten’ voor fractieleden, fractieassistenten, burgemeester en wethouders wel uit fractiebudget.

Wel Kosten voor diners, lunches, drankjes en dergelijke voor zover er een directe relatie ligt met het fractie- en raadswerk. Teambuildingactiviteiten die als doel hebben het functioneren van de fractie te versterken. Mogen uit de fractievergoeding worden betaald. Hierbij moet vermeld worden dat aan alle fracties een kamer beschikbaar gesteld is vanuit de gemeente in het stadhuis. Er zijn echter fracties die hun fractievergadering incidenteel elders houden. De kosten daarvan kunnen uit de fractievergoeding bekostigd worden.

Fracties geven regelmatig gevolg aan uitnodigingen van burgers en organisaties, waarbij men niet met lege handen aan wil komen. Deze kosten vallen onder de onkostenvergoeding voor raadsleden. Cadeaus (Lief en leedkosten) in verband met verjaardagen, ziekte e.d. van of partijleden kunnen niet uit de fractieondersteuning betaald worden. Bloemen, kransen bij officiële gelegenheden die namens of door de gemeenteraad aangebonden worden mogen alleen bekostigd worden uit het fractiebudget als er niet al op een andere wijze financiering (bijvoorbeeld door de griffie) van bloemen of kransen heeft plaatsgevonden. Niet

Ledenbijeenkomsten

Nieuwjaarsbijeenkomsten

Politieke bijeenkomsten

Mogen niet uit de fractievergoeding worden betaald. Ligt eraan wie het organiseert; doet het partijbestuur dat en participeert de fractie, dan is een percentuele verdeling in redelijkheid toegestaan. Als een politieke bijeenkomst in de stad wordt georganiseerd op initiatief van de fractie (dus niet van de partij) en het onderwerp betreft de lokale politiek of iets dat speelt in de stad, dan kunnen de kosten uit de fractievergoeding bekostigd worden. De fractie informeert zich dan immers in de stad en/of raadpleegt de bevolking over een bepaald onderwerp.

Bijeenkomsten in het buitenland (incl. Saba, St. Eustatius en Bonaire)

Algemeen Inhuur extern advies

Externe ondersteuning bij het uitwerken van initiatieven ter invulling van de volksvertegenwoordigende rol Overige Reis- verblijf- en parkeerkosten

Wel Als het gaat om een lokaal politiek onderwerp of iets dat speelt in de stad, dan kunnen de kosten voor inhuur van extern advies bekostigd worden uit de fractieondersteuning.

Door de fractie georganiseerde bijeenkomsten in het buitenland kunnen niet uit de fractievergoeding worden betaald. Niet Het is niet de bedoeling dat de fractieondersteuning ingezet wordt voor onderwerpen die de Rekenkamer in onderzoek heeft. dit om vermenging met het onderzoeksbudget van de raad te voorkomen.

Inhuur via een wetenschappelijk bureau van een partij kan bekostigd worden vanuit de financiële fractieondersteuning. De kosten kunnen uit de fractieondersteuning worden bekostigd. Wel

Niet Reis- verblijf- en parkeerkosten voor activiteiten binnen de gemeente kunnen niet bekostigd worden vanuit de fractievergoeding.

Aanschaf PC’s, laptops, ereaders, ipads, notebooks, smartphones, printers, USBsticks en overige informatiedragers e.d. (incl. randapparatuur, onderhoudskosten en periodieke kosten internet en netwerkverbinding) Kosten werving raadsleden

Randapparatuur en gegevensdragers

Aanschaf artikelen van huishoudelijke aard

Serviesgoed, koffiezetapparatuur, waterkoker, koelkast. Hierbij zij wel opgemerkt dat door de gemeente deze artikelen voor algemeen gebruik beschikbaar zijn gesteld in de pantry.

In zijn algemeenheid geldt dat raadsleden en fractieassistenten deze kosten bij de gemeente kunnen declareren (pseudo werknemer) Raadsleden en fractieassistenten maken gebruik van de CYOD-regeling van de gemeente

Deze kosten kunnen niet uit de fractieondersteuning worden betaald. Alle overige artikelen van huishoudelijke aard.

Artikel 8. Voorschot financiële bijdrage

Dit artikel regelt de jaarlijkse, ambtshalve verlening van voorschotten ter hoogte van de overeenkomstig artikel 6 berekende voorwaardelijke aanspraak op de financiële bijdrage. In een jaar waarin de raadsleden naar aanleiding van

verkiezingen tegelijkertijd aftreden, wordt het voorschot in twee gedeelten gesplitst. Voorschotten worden niet uitbetaald op privé rekeningen. Artikel 9. Gevolgen splitsen en einde bestaan fractie

Als er mutaties plaatsvinden in zittende fracties is het wenselijk dat de financiële

bijdrage aangepast wordt aan veranderde verhoudingen in de raad. Lelystad kent een variabele fractievergoeding, gebaseerd op het aantal raadszetels van een

fractie. De (voorlopig) toegekende fractievergoeding wordt daarom overgeheveld

naar de nieuwe fractie opdat er opnieuw een evenredige verdeling ontstaat van de fractievergoedingen (eerste lid).

Bij splitsing van een fractie zal het al eerder verleende voorschot voor wat betreft het variabele deel direct bijgesteld moeten worden naar evenredigheid van het

resterende aantal maanden van het jaar waarvoor het voorschot is verleend (tweede lid). Als dat niet zou gebeuren zou een deel van de oorspronkelijke fractie over een te groot variabel voorschot beschikken. De griffie zorgt ervoor dat de betreffende

fracties op de hoogte worden gesteld van het gewijzigde financiële bijdrage, waarna de fracties zorgdragen voor een onderlinge verrekening.

Mocht de fractie ophouden te bestaan dan zal de afrekening met de fractie aan het einde van het betreffende jaar plaatsvinden. En bij de eerst volgende vaststelling

van de financiële verslagen, door de raad definitief worden gemaakt. (zie hiervoor art. 11 en art 12)

Artikel 10. Administratieve verplichtingen

Om te zorgen dat aan het verslag waarmee de besteding van de financiële bijdrage

wordt verantwoord (zie artikel 11) een deugdelijke administratie ten grondslag ligt, worden in dit artikel enkele eisen gesteld aan het voeren van deze administratie.

Bewijsstukken om de rechtmatigheid van de bestedingen te kunnen aantonen zijn o.a. bankafschriften, aankoopbonnen, declaratiebonnen, facturen, etc. (derde lid). Artikel 11. Verantwoording, controle en vaststelling financiële bijdrage

De fractie blijft verantwoordelijk voor het indienen van een financieel verslag en moet uiterlijk binnen drie maanden na het einde van het kalenderjaar een financieel verslag indienen. Sinds 2023 wordt er voor de verantwoording van de bestedingen gewerkt met de YouForce-app. De afspraak is dat fracties de bewijsstukken van bestedingen zo spoedig in dienen via deze app. Zodat betalingsbewijzen niet verloren gaan en controle van de uitgaven direct plaat kan vinden. De volgende werkwijze is hierover afgesproken: -

De penningmeester van de fractie is de enige persoon binnen de fractie die

kosten van het fractiebudget mag declareren. Alleen declaraties van de aangewezen penningmeester worden door de griffie geaccepteerd en inhoudelijk beoordeeld. -

De penningmeester van de fractie zorgt ervoor dat gemaakte kosten zo

spoedig mogelijk na besteding, worden verantwoord in de Youforce-app. -

Aan het einde van een jaar of raadsperiode, wordt binnen één maand door de

griffie een financieel verslag verstrekt waarin beschikbaar gestelde financiële bijdragen en de goedgekeurde, gedeclareerde kosten (die ingediend zijn via de app) van de fractie zijn verwerkt.

-

Het financieel verslag wordt ter goedkeuring en ondertekening aangeboden

aan de penningmeester en fractievoorzitter van de betreffende fractie. Na aanbieden van het financieel verslag heeft de fractie twee weken de tijd om nog aanvullingen of wijzigingen door te geven. -

Nadat alle fracties het financieel verslag hebben goedgekeurd en ondertekend

worden de definitieve bijdragen van dat betreffende jaar en het verschil tussen de vastgestelde financiële bijdragen en het ontvangen voorschotten, voorgelegd aan het fractievoorzittersoverleg en daarna vastgesteld door de raad. (artikel 11) Artikel 12 Reserveren en eindafrekening Houdt een fractie geld over aan het einde van het jaar dan mag dit geld nog

uitgegeven worden binnen de raadsperiode (of zoveel eerder als de fractie ophoudt te bestaan). -

Heeft de fractie teveel uitgegeven dan mag dat verrekend worden met

toekomstig te ontvangen fractievergoeding binnen de raadsperiode. -

Aan het einde van de raadsperiode wordt bepaald wat de definitieve financiële

bijdrage wordt en wat het te verrekenen verschil is tussen de definitieve financiële bijdrage en het ontvangen voorschot. Heeft de fractie teveel bijdrage ontvangen dan moet het terugbetaald worden aan de gemeente. - De definitieve vaststelling over de gehele raadsperiode, bestaat uit de reeds eerder vastgestelde perioden inclusief de laatste, nog vast te stellen periode. Eerder door de raad vastgestelde perioden, worden niet meer gewijzigd bij de definitieve eindvaststelling. Hoe om te gaan met het fractievergoedingen budget Voorbeeld: Een fractie heeft twee zetels en ontvangt daarvoor jaarlijks een financiële bijdrage van 2 x € 1.000,- (= € 2.000,-). Jaar 1: Er wordt middels de Youforce-app € 1.500,- gedeclareerd. Er resteert er in jaar 1: € 500,-. Deze € 500,- blijft ter beschikking voor de fractie in jaar 2,3 en 4. Jaar 2: De fractie ontvangt wederom € 2.000,- financiële bijdrage. Dan is er in jaar 2, € 500,- extra beschikbaar voor de fractie. De fractie declareert in jaar 2 maar € 200,-. Dan resteert er aan het einde van jaar 2: € 2.300,- (= € 2.000,- + € 500,- -/- € 200,-) Jaar 3: De fractie ontvangt wederom de bijdrage € 2.000,- In dit jaar wordt er € 4.500,- gedeclareerd. Er is aan het einde van het jaar € 200,- (=€2.300,-+€2.000,- -/- € 4.500,-) meer uitgegeven dan er aan bijdrage is verstrekt.

Jaar 4: Ontvangt de fractie weer een voorschot op de financiële bijdrage van de fractie € 2.000,- er wordt dit jaar € 1.500,gedeclareerd via de app. Er resteert aan het einde van jaar 4 € 300,- (= -/- € 200,- +€ 2.000,- -/- € 1.500,- ) Jaar 4 is het laatste jaar van de raadsperiode waarna de finale afrekening plaatsvindt. De fractie heeft in het bovenstaande voorbeeld, in het totaal € 300,- te veel voorschot op de financiële bijdrage ontvangen en moet dit terugstorten op de rekening van de gemeente. Heeft de fractie meer uitgegeven dan de ontvangen fractievergoeding waar de fractie recht op heeft, dan hoeft de fractie niets terug te betalen.

Artikel 13 Vergoeding fractieassistent De hoogte van de vergoeding voor leden van gemeentelijke commissies, die zijn ingesteld op basis van artikel 82, 83 en 84 van de Gemeentewet (waaronder in Lelystad ook de fractieassistenten vallen) zijn imperatief bepaald op een vast

bedrag per inwonersklasse voor elke bijgewoonde vergadering van de commissie. In bepaalde gevallen, zoals bij bijzondere deskundigheid en/of zwaarte van de taak in de commissie, is het mogelijk om een hoger bedrag aan vergoeding per

vergadering toe te kennen dan bepaald in het Rechtspositiebesluit decentrale

politieke ambtsdragers. Door het verordeningsvereiste kan op lokaal niveau een algemene en politieke afweging worden gemaakt.

De zwaarte van het raadscommissielidmaatschap en de door de fractieassistenten in Lelystad te verrichten taken zijn vrijwel gelijk aan die van een raadslid. Daardoor

ligt een hogere vergoeding in de rede. Aangezien fractieassistenten veelal aanwezig zullen zijn op commissieavonden wordt hen niet een vergoeding toegekend op

basis van aanwezigheid in de vergadering, maar op basis van het aantal geplande commissieavonden ongeacht de aanwezigheid op die avond. Daarbij wordt er

uitgegaan van een gemiddeld aanwezigheidspercentage dat wordt vastgesteld op 90%. Mochten er meer of minder commissieavonden of extra

commissievergaderingen plaatsvinden in een jaar, dan vindt hiervoor geen correctie naar boven of beneden plaats. Een en ander leidt tot een in de uitvoering administratief minder belastende regeling.

Artikel 14 Overige vergoedingen (schakelbepaling) Deze bepalingen zorgen ervoor dat de vergoedingen van fractieassistenten zoveel

mogelijk gelijk zijn aan die voor raadsleden. Dit is passend bij de mogelijkheid dat fractieassistenten ook commissielid zijn.