BL Zienswijze Aanpassing vergadermodel gemeenteraad

Gemeenteraad van Lelystad

uw brief van

uw kenmerk

ons kenmerk

datum verzending 11 oktober 2022

behandeld door

doorkiesnummer

bijlagen

dossiernummer

0 onderwerp Zienswijze aanpassing vergadermodel gemeenteraad Geachte raadsleden, De werkgroep herijking vergadermodel raad Lelystad heeft hun advies uitgebracht om het huidige sessiemodel te vervangen voor een commissiemodel. Het college is gevraagd om een zienswijze op het voorstel uit te brengen. Hierbij ontvangt u de zienswijze van het college. Commissiemodel: De wijziging van een sessiemodel naar een commissiemodel geeft de raad en college de mogelijkheid om over alle documenten binnen de commissie te bespreken. Het vraagt van de agendacommissie een goede inschatting van de te bespreken onderwerpen en van de commissievoorzitter om de voortgang van de bespreking in goede banen te leiden dat alle onderwerpen voldoende besproken worden. Dit zou kunnen leiden tot lange besprekingen van een onderwerp van de agenda waardoor de agenda niet afgerond kan worden binnen de vastgestelde tijdsduur of onderwerpen worden doorgeschoven na een volgend commissievergadering. Het college vraagt aandacht voor de mogelijke uitloop van de commissievergadering en/of uitstel van de te bespreken onderwerpen op de commissieagenda. Dit zou het besluitvormingsproces belemmeren en/of vertragen. Parallel vergaderen: Voorgesteld wordt om 2x2 commissies parallel te laten vergaderen.

Onderwerpen die meerdere raakvlakken hebben op verschillende portefeuilles zullen door de agendacommissie ingedeeld worden om de portefeuillehouders aan de bespreking kunnen deelnemen. Bij de commissie indeling is rekening gehouden met combinaties van onderwerpen. Deze onderwerpen zouden bij aanvang van de commissievergaderingen centraal besproken worden. Het college voorziet dat in de praktijk onderwerpen van een portefeuillehouder de commissies overlapt wat kan inhouden dat er soms een commissie even zal moeten pauzeren om de betrokken portefeuillehouder aan te laten sluiten.

• ons kenmerk •

• datum • 11 oktober 2022

• pagina • 2

• •

Commissie indeling: Bij de indeling van de vier commissies is er rekening gehouden met de zwaarte van de commissie en de portefeuilleverdeling. Het college verzoekt u om mocht er in de loop der tijd blijken dat de commissie indeling niet naar behoren werkt wordt dit bij de agendacommissie vermeld en in de indeling kleine wijzigingen worden gemaakt. Het college stelt daarnaast voor om het Stadshart in de commissie Ruimte Ontwikkeling & Bereikbaarheid te behandelen. Gezien de te verwachten stationsontwikkelingen en de woningbouw rondom het stationsgebied past dit beter bij deze commissie.

Tot slot: Het college geeft u graag de volgende overwegingen mee: • Tijdige aanlevering/aankondigen moties en amendementen: Voor goede ambtelijke advisering/informatisering naar uw raad is het van belang dat er voldoende tijd is om u van de juiste informatie te kunnen voorzien. Gelet op het commissiemodel stelt het college voor om mogelijke moties en amendementen vrijdag vóór 12.00 uur voorafgaande aan de commissievergadering in concept aan te kondigen. Het college kan in de commissievergadering daarop reageren. • Tijdige aanlevering mondelinge vragen: Om de beantwoording van mondelinge vragen door het college tijdens de raadsvergadering te kunnen laten plaatsvinden, stelt het college voor om de mondelingen vragen minimaal 24 uur van te voren aan te bieden. • De besluitvormende raadsvergaderingen op de donderdag te laten plaatsvinden: Besluitvormende raadsvergaderingen vraagt ambtelijk en bestuurlijke voorbereiding. Om u en het college van goede informatie en advies te kunnen voorzien is het wenselijk om de besluitvormende raadsvergadering op donderdag te laten plaatsvinden.

Hoogachtend, Het college van de gemeente Lelystad, de secretaris,

A.N. van den Bergh