BL Verbeterplanning DIA 2024-2026

Meerjarenplanning van het verbeterplan gemeente Lelystad 2023-2026

2 Prioriteiten 1: komende 4 mnd Categorie

Onderwerp

Omschrijving

Wie (functie/rol)

Taak/uitvoering

Archiefverordening + Beheerregeling informatiebeheer

Opstellen beleid in lijn met nieuwe archiefwet voorafgaand inwerkingtreding per 1-1-2026

nee

1.1 Lokale regelingen

Informatieadviseur

Opstellen beleid

Instellingsbesluit SIO

Opstellen uitwerking verantwoordelijkheden en rechten van SIO

ja

1.2 Lokale regelingen

Informatieadviseur (Sarah)

Opstellen beleid

De Hotspotmonitor

Stel een werkproces op voor de periodieke uitvoering van de Hotspotmonitor + Bepaal de frequentie, het liefst 1 x per 2 jaar

Nader te bepalen

1.3 Lokale regelingen

Informatieadviseur

Inventariseren gemeenschappelijke regelingen (GR's) en samenwerkingsverbanden (SV's)

Inventariseren van afspraken rondom archiefbeheer.

nee

1.4 Lokale regelingen

Opstellen register SV's en GR's (verbonden partijen)

Actualiseren van archiveringsafspraken in beschikbare werkversie en opname in DSP per eind 2024

nee

Uitwerken register GR's

Actualiseren van archiveringsafspraken in beschikbare werkversie en opname in DSP per eind 2024

Opname controletaak t.b.v. naleving register GR's en SV's in kwaliteitssysteem

Actiepunten jaarverslag 2023

Adviespunten jaarverslag 2023 Advies: Prioriteer actualisatie van beide stukken voor de inwerkingtreding. Advies: Ga in 2025 na of beide stukken nog actueel zijn of aangepast moeten worden

Projectstatus

• Neem een instellingsbesluit voor het SIO • Benoem in het instellingsbesluit de rollen, taken en verantwoordelijkheden van het SIO

Gestart, concept Advies: Zorg er in 2024 voor dat het SIO minstens opgesteld 1x per half jaar bij elkaar komt Advies: Zorg ervoor dat de juiste mensen met het juiste mandaat zijn aangesloten

Formeel SIO + College

• Nieuw verbeterpunt met 2 nieuwe actiepunten zie omschrijving

Nog niet gestart Advies: Ga na of 2024 of 2025 gezien kan worden als startmoment voor uitvoering van de periodieke hotspotmonitor

Recordmanager

Inventarisatie archiefbeheer GR's + SV's

• Ga verder met het in kaart brengen van de GR's en samenwerkingsverbanden

Advies: Wanneer GR's of SV's meerdere zorgdragers bedienen is het aan te raden om afspraken te maken tussen alle zorgdragers over wie contact onderhoudt en welke afspraken er gemaakt kunnen worden

1.4 Lokale regelingen

Recordmanager

Opstellen register + opname in DSP

Gestart

nee

1.4 Lokale regelingen

Recordmanager

Opstellen register + opname in DSP

Gestart

Uitwerking van controleafspraken opnemen in kwaliteitshandboek

ja

1.4 Lokale regelingen

Coördinator / Kwaliteitsbeheerder

Uitwerken in kwaliteitshandboek

Gestart concept in ontwikkeling.

Opstellen checklist kwaliteitscriteria t.b.v register GR's en sV's

Uitwerking van kwaliteitseisen opnemen in kwaliteitshandboek

ja

1.4 Lokale regelingen

Coördinator / Kwaliteitsbeheerder

Uitwerken in kwaliteitshandboek

Gestart concept in ontwikkeling

Toezicht en beheer afspraken GR's en SV's

Check op vastleggen gemaakte afspraken in getekende ovk's. Organiseer het toezicht op archiefbeheer en werk dit uit

nee

1.5 Lokale regelingen

Informatieadviseur / recordmanager

Uitwerken toezicht

Gestart. Beheer is deels geregeld en toezicht nog niet

Toezicht niet-overgebrachte archieven verbonden partijen

Afhankelijk van checklist kwaliteitscriteria t.b.v. register GR's en SV's

nee

1.5 Lokale regelingen

Kwaliteitsbeheerder + Recordmanager

Oplevering checklist + afstemmen met jaarplanning RM.

Gestart. Uitwerking in Kwaliteitshandboek

Vaststelling Hotspot COVID-19

volgt na aanwijzing

nee

1.9 Lokale regelingen

Informatieadviseur

Formeel College

Doorlopend (Gereedmelding. Hotspotmonitor 20172022 vastgesteld)

Inzet/capaciteit t.b.v. controle- en beheertaak

Zorg voor voldoende middelen en mensen

ja

2.1 Middelen en mensen

Teamleider DIA

Beschikbaarheid en budgetbeheer

Opstellen Handboek DIA

Vastleggen van interne werkprocessen

ja

2.2 Middelen en mensen

Informatiespecialist

Inventarisatie informatie• Leg de interne en archiefbeheerprocessen werkprocessen voor DIA en IMA vast

• Laat zien of de huidige capaciteit voldoende is om alle informatie- en archiefbeheertaken van Lelystad uit te voeren. • Neem voldoende nieuw personeel aan zodat alle openstaande functies op het gebied van informatie- en archiefbeheer zijn gevuld • Breidt de beschikbare capaciteit uit en rust het team uit voor oppakken nieuwe ontwikkelingen en verminder het risico op ondercapaciteit

Jan Feb Mrt Apr Mei

Gepland vanaf januari 2025

Doorlopend (gereedmelding omgezet naar doorlopen ivm opmerking actiepunt GA)

Advies: Blijf het belang van Gestart. Lopend een stevige bezetting voor onderdeel van DIA en IMA aankaarten in doorontwikkeling de organisatie waarbij (lichte) overcapaciteit het doel hoort te zijn

Lopend. Actiepunt belegt bij Melissa. Start vanaf januari 2024 1 dagdeel per week inplannen voor actualisatie

C o n c e p t

0

2

4

Jun Jul Aug

Sept Okt Nov Dec

Jan

Feb

Mrt

Apr

2

0

2

5

Mei

Jun

Jul

Aug

Sept Okt

Nov

Dec

Jan

Feb

Mrt

Apr

2

0

2

6

Mei

Jun

Jul

Aug

Sept Okt

Nov

Dec

Eigenaarschap taken/rollen/verantwoordelijkheden

Benoemen verantwoordelijkheden en werkzaamheden is onderdeel van doorontwikkeling en kwaliteitszorg

ja

2.2 Middelen en mensen

Teamleider DIA + Coördinator DIA

Opstellen projectplanning DIA + Implementatie kwaliteitszorgplan

• Ga verder met het planmatig wegwerken van de achterstanden in de reguliere werkzaamheden

Opleiding en deskundigheid team DIA

Zorg voor voldoende kennis en kunde binnen team DIA

ja

2.2 Middelen en mensen

Teamleider DIA

Onderdeel doorontwikkelingsplan Opstellen opleidingsplan 2024

• Zorg dat er voldoende personeel is met voldoende kennis en kunce om de kwaliteit van informatie- en archiefbeheer te kunnen borgen

Controle op nazorg implementatie en naleving kwaliteitscriteria

Concretisering van kwaliteitszorg

ja

2.2 Middelen en mensen

Kwaliteitsbeheerder + Coördinator DIA

Uitwerken in kwaliteitshandboek onderdeel implementatie Djuma + kwaliteitszorgplan

Archiefruimte Burgerzaken

Verplaatsen van archief naar goedgekeurde archiefruimte

ja

3.1 Archiefruimte, applicaties, archiefbewaarplaatsen en edepots

Recordmanager + Coördinator

Organisatie + uitvoering archiefbeheer

Opstellen archiefplan Burgerzaken

Verbeteren of uitfaseren van huidige archiefruimte

ja

3.1 Archiefruimte, applicaties, archiefbewaarplaatsen en edepots

Recordmanager

Organisatie + uitvoering archiefbeheer Uitvoeren archiefschouw

Gestart uitvoering overleg met teamleider burgerzaken loopt.

Calamiteiten en rampenplan t.b.v. archiefopslaglocaties

Inventariseren + risicobeheersing in kaart brengen

ja

3.2 Archiefruimte, applicaties, archiefbewaarplaatsen en edepots

Recordmanager

Inventarisatie archiefbeheer + (voorstel t.b.v. uitwerking o.b.v. format KIDO-Light)

Gestart concept in ontwikkeling. Wacht op review gemeentearchivaris

Uitwerken calamiteiten en rampenplan

Uitwerken van inventarisatie in overzicht

ja

3.2 Archiefruimte, applicaties, archiefbewaarplaatsen en edepots

Recordmanager

Overzicht archiefbeheer (voorstel t.b.v. uitwerking o.b.v. format KIDO-Light)

Gestart concept in ontwikkeling. Wacht op review gemeentearchivaris

Opstellen Calamiteitenplan

Stel een calamiteitenplan op voor calamiteiten waarin de digitale informatieobjecten staan beschreven

Nader te bepalen

3.3 Archiefruimte, applicaties, archiefbewaarplaatsen en edepots

Recordmanager

Opstellen Calaminteitenplan / Archiefbeheer

Actualiseren koppeling Iburgerzaken/Djuma

Actualiseren ZTC iBurgerzaken in Djuma

nee

3.3 Archiefruimte, applicaties, archiefbewaarplaatsen en edepots

Kwaliteitsbeheerder + informatiespecialist + Applicatiebeheerder Djuma

Monitoring uitvoering werkproces + technische inrichting

Planning e-Depot

inzichtelijk maken en mijlpunten benoemen

ja

3.5 Archiefruimte, applicaties, archiefbewaarplaatsen en edepots

Informatieadviseur / recordmanager

Overleg HFA

• Maak procesafspraken met HFA over aansluiting e-Depot • Maak inzichtelijk welke archieven(-delen) voor overbrenging in aanmerking komen

Implementatie kwaliteitssysteem

Benoemen kwaliteitsbeheerders, opstellen kwaliteitshandboek, implementatie en uitvoering kwaliteitssysteem en beleggen beheer

ja

4.1 Intere kwaliteitszorg en toezicht

Kwaliteitsbeheerder + Coördinator DIA

Opstellen kwaliteitshandboek Implementatie, uitvoering en beheer

Advies: Zorg ervoor dat • Stel in 2024 het het Kwaliteitssysteem Kwaliteitshandboek op en laat deze vaststellen door het organisatiebreed is gedragen en de gehele College organisatie wordt meegenomen in de implementatie van het kwaliteitssysteem

Periodieke evaluatie kwaliteitszorg

Audit Handboek DIV is onderdeel kwaliteitszorg

nee

4.1 Intere kwaliteitszorg en toezicht

kwaliteitsbeheerder + Coördinator DIA (en voorleggen aan teamleider)

Uitwerken kwaliteitshandboek + opstellen auditplanning

Advies: Zorg ervoor dat de rollen en verantwoordelijkheden van DIA en IMA in de gehele organisatie bekend zijn

Lopend. Voortgang Kwaliteitszorgplan belegd bij Coördinator DIA

Doorlopend

Doorlopend

• Maak een keuze voor het aanpassen van de archiefruimte BZ, of verplaats de archiefbescheiden naar een goedgekeurde archiefruimte • Voer de bovenstaande keuze in 2024 uit.

• Nieuw verbeterpunt

Gestart Overzicht te vernietigen Overzicht over te plaatsen naar Karmac en Archiefruimte gereed. Wordt ingepland door coördinator. Onderzoek naar inktvraat loopt.

Nog niet gestart Advies: Ga na of het veiligheidsplan een geprioriteerde aanpak voor de bescheiden van de gemeente Lelystad bevat waarin is opgenomen of de gemeente topstukken in beheer heeft bij Karmac of Oasis en wat de aanpak van deze organisaties is voor topstukken van de gemeente Lelystad

Gestart

Advies: Zorg ervoor dat de gemeente betrokken is bij momenten waarop input wordt gevraagd van de deelnemers voor de verdere implementatie van het e-Depot

Gestart, overleg met HFA Margreet Bos wordt ingepland op korte termijn

Gestart. Voorstel implementatie o.b.v. format KIDO-Light. Opleiding in maart 2024

Gestart concept in ontwikkeling, zie opmerking 2.2 opstellen Handboek DIV

Prioritering implementatie kwaliteitszorg

Voorrang verlenen aan implementatie Kwaliteitssysteem + Handboek DIV

ja

4.1 Intere kwaliteitszorg en toezicht

Kwaliteitsbeheerder + Coördinator DIA

Wekelijks overleg geagendeerd + uitvoering controletaak

Doorlopend

Afstemming kwaliteitssysteem met HFA

Toetsing en goedkeuring HFA op voorstel implementatie kwaliteitssysteem

ja

4.2 Interne kwaliteitszorg en toezicht

Coördinator DIA + informatieadviseur

Voorstel format KIDO-Light voorleggen aan gemeentearchivaris

Adviesrol gemeentearchivaris

Consultering en advisering bij aanbesteding applicaties

ja

4.3 Interne kwaliteitszorg en toezicht

Informatiemanager + informatieadviseur

Beleid. Onderdeel programma Lelystad Digitaal 2025

• GA in 2024 verder met het opstellen van een workflow voor processen waarin de archivaris om advies moet worden gevraagd

Doorlopend

(Verplichte) raadpleging gemeentearchivaris

Formele advisering en vereiste instemming

ja

4.3 Interne kwaliteitszorg en toezicht

Informatiemanager + informatieadviseur

Beleid. Onderdeel programma Lelystad Digitaal 2025. Agendering op CIO

• GA in 2024 verder met het opstellen van een workflow voor processen waarin de archivaris om advies moet worden gevraagd

Gestart

Kwaliteitszorgsysteem archiefbewaarplaats

Uitwerken als onderdeel kwaliteitszorgplan

ja

4.4 Interne kwaliteitszorg en toezicht

Senior Archiefspecialist + HFA

Implementate onderdeel kwaliteitszorgplan

Archiefbeheerbeleid

Concreet beleid voor beheer, regie op procesgebonden informatie Overzicht applicaties

1/ja

5.1 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid

Informatieadviseur (AlbertJan) / recordmanager

Opstellen beleid

Training Zaakgericht Werken/Djuma Nieuwe medewerkers

Organiseren van knoppencursus, werkplekbegeleiding en training ZGW Keyusers

ja

5.1 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid

Informatiespecialisten

Relatiebeheer en onderdeel introductie nw medewerkers

Bewaarstrategie e-mail en Sociale Media

Opstellen van beleidskaders voor archivering

1/ja

5.2 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid

Informatieadviseur +informatiemanager Albert Jan

Opstellen beleid

• Ga verder met beleid voor archivering van e-mal en andere berichtenapps

E-mail archivering

Opstellen van beleidskaders voor archivering in het algemeen

1/ja

5.3 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid

Informatieadviseur (Sarah)+ Opstellen beleid informatiemanager

• Ga verder met beleid voor archivering van e-mal en andere berichtenapps

Implementatie MDTO

Opstellen metagegevensschema conform MDTO

1/ja

5.3 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid

Informatieadviseur (Albert Jan)

Opstellen beleid

• Werk een metadataschema op basis van MDTO uit en implementeer deze in de organisatie

Opstellen archievenoverzicht

Middels aanschaf VindIM (?) met daarbinnen de I-Navigator

ja

5.4 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid

Recordmanager + coordinator

Informatie- en archiefbeheer

• Werk verder aan het archievenoverzicht

PvA wegwerken archiefachterstanden

Opstellen overzicht archiefachterstanden + PvA voor wegwerken

nee

5.4 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid

Recordmanager + coordinator

Informatie- en archiefbeheer

Beheerstrategie.

Formuleren van beheerstrategie vertrouwelijkheden Risico matrix

1/ja

5.4 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid

Informatiemanager + informatieadviseur (AlbertJan)

Opstellen strategisch beleid

Actualisatie Handboek Vervanging

Vereiste actualisatie ivm voorbereiding implementatie nieuwe archiefwet per 1-1-2026

ja

6.1 Vervanging, conversie/migratie, vernietiging en vervreemding

Kwaliteitsbeheerder Kitty + informatieadviseur

Actualiseren en beheren handboek en vaststellen

• Ga in 2024-2025 van start met de implementatie van het Kwaliteitssysteem

Nog niet gestart

Nog niet gestart, navragen

• Deel de beschikbare applicatieoverzichten met de archivaris • Richt een workflow in waarin DIA/IMA en de archivaris worden meegenomen in de aanschaf van nieuwe applicatie met een archiveringsfunctie (zie ook 6.2)

Advies: Zorg ervoor dat de Gestart. Voorstel applicatieoverzichten met uitvoering beleid o.b.v. de archivaris worden format KIDO-Light gedeeld zodat deze advies kan geven over specifieke applicaties

Doorlopend

Advies: Zorg ervoor dat de Gestart bewaarstrategie organisatiebreed bekend is en wordt gebruikt. Laat DIA en IMA hierin opereren als 'ambasadeurs'om de strategie bij de andere organisatieonderdelen in te voeren Gestart, concept gereed juli 2024

Advies: maak een keuze tussen metadataschema's per applicatie of een generiek en organisatiebreed schema

Gestart, concept gereed juli 2023

Gestart, implementatie INavigator loopt. Voorstel opname in format KIDO-Light

lopend, (gereedmelding Archiefbewerkingsplan K2V/CLO)

• Werk een beheerstrategie uit en implementeer deze

Gestart, gepland zomer 2024 Advies: Blijf de archivaris Gepland zowel vooraf als tijdens trajecten van migratie of conversie betrekken en maak duidelijk welke input er wordt verwacht

C o n c e p t

Betrekking gemeentearchivaris

Opstellen workflow met betrekking van rollen gemeentearchivaris + DIA

ja

6.2 Vervanging, conversie/migratie, vernietiging en vervreemding

Informatiemanager / Informatieadviseur (Sarah)

Opstellen beleids Opname programma Lelystad digitaal 2025

• Richt een workflow in waarin DIA/IMA en de archivaris worden meegenomen in de aanschaf van nieuwe applicatie met een archiveringsfunctie (zie ook 5.1)

Archiefvernietiging

Leg vast dat DIA en IMA een centrale rol krijgen in het informatie- en archiefbeheer van vak- en taakspecifieke applicaties

Nader te bepalen

6.2 Vervanging, conversie/migratie, vernietiging en vervreemding

Informatieadviseur + Recordmanager

Beleggen rol DIA/IMA + Opstellen beleid

• Nieuw verbeterpunt

Opschonen applicatie Sociaal Domein

Nieuwe applicatie iSamenleving vanaf medio 2024 + wegwerken analoge + digitale achterstanden

nee

6.3 Vervanging, conversie/migratie, vernietiging en vervreemding

Informatieadviseur / recordmanager / Coördinator

Relatiebeheer Archiefbeheer + selectie V/B

Gestart, opstellen Archiefbewerkingsplan SD mei/juni 2024

Overzicht archiefachterstanden

Opstellen van overzicht

ja

6.4 Vervanging, conversie/migratie, vernietiging en vervreemding

Recordmanager + coordinator

Informatie- en archiefbeheer

Gestart achterstanden zijn er vnl. bij andere teams.

Vernietigingsachterstand

Wegwerken van achterstanden

ja

6.4 Vervanging, conversie/migratie, vernietiging en vervreemding

Recordmanager + coordinator

Informatie- en archiefbeheer Opstellen PvA

Loopt, tijdsperiode + inzet inhuur 1,5 á 2 jaar t/m 31-12-2026

Beheer procesgebonden informatie

In beheer onderbrengen bij DIA. Verantwoordelijkheid goed informatiebeheer via rol relatiebeheerder als ook onderdeel introductieprogramma + kwaliteitszorg

ja

6.4 Vervanging, conversie/migratie, vernietiging en vervreemding

Recordmanager + coordinator

Informatie- en archiefbeheer Relatiebeheer Bewustzijn / training Kwaliteitstoetsing

Implementatie proces overbrenging archieven

Opstellen proces en toezicht op naleving organiseren

ja

7.1 Overbrenging van archiefbescheiden

Kwaliteitsbeheerder + Recordmanager Rob KHB

Informatie- en archiefbeheer Opname Kwaliteitshandboek

Borging en formele overbrenging

Werkzaamheden bouwvergunningen blok 1957-1999 en 2000-2010

ja

7.1 Overbrenging van archiefbescheiden

Recordmanager

Informatie- en archiefbeheer

Vervroegde overbrenging

Aanvullende zaken Aanwijzingsbesluit wmebv

DIA Collectie Lelystad

Inrichting zaaktypen Djuma conform standaardvoorziening I-Navigator + teopassing registratiespelregels

Prioritering projectvolgorde NU

blok bouwvergunningen 2000-2010 begin 2024 gereedstellen

ja

Er moet ter voorbereiding van de wmebv per 2025 een kanaalstrategie liggen waarin staat welke gemeentelijke communicatiekanalen waarvoor gebruikt worden. Opstellen plaatsingslijst of inventarisatie van collectie en voorleggen aan HFA. Bewerking collectie door inzet vrijwilliger i.o,m. HFA

ja

Opstellen van beleid en het formulieren van algemene uitgangspunten voor de inrichting van de informatiehuishouding

Daarna

7.2 Overbrenging van archiefbescheiden

Recordmanager

Teamleider Informatieadviseur (Sarah) (informatiemanager + team communicatie + ...)

Gestart

Advies: Zorg ervoor dat Gestart afdelingen zich meer verantwoordelijk voelen voor hun eigen informatieen archiefbeheer en laat DIA en IMA de afdelingen hierin begeleiden

Doorlopend + Voorstel Advies: Zorg ervoor dat opname in format KIDOeisen en inrichting voor Light informatie uit verschillende DMSomgevingen geharmoniseerd zijn zodat deze uitwissel- en bruikbaar zijn Gestart

• Rond de werkzaamheden af ronde de formele overbrenging van de bouwvergunningen van 1957 t/m 1999 af • Breng het blok met bouwvergunningen van 1957 t/m 1999 formeel over naar de archiefbewaarplaats

Loopt. Opdracht Karmac voor 95% gereed. Inventarissen afronden Beperkingen openbaarheid idem + Advies GA Formele overbrenging

Informatie- en archiefbeheer

Gestart, SIO 27-05 Overbrengen archiefblok 2000 en verder on hold. Team OPV wil niet vervroegd overbrengen.

Adviseren bij opstelling van aanwijzingsbesluit

Nog niet gestart

nee

7.1 Overbrenging van archiefbescheiden

Recordmanager

Opstellen inventarisatie + overleg HFA t.b.v. inzet vrijwilliger

Start i.o.m. HFA

1./ja

5.1 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid

Informatieadviseur (AlbertJan) / Informatiespecialist

Opstellen beleid + opzetten trainingsprogramma

Betreft nieuw voorstel voor project

opschuiven

K mw ia c l r i ot fe i i l t ms sc o n t r o l e

sa sf er no n d e n i n v e n t a r i

V a k a n t i e

Spelregels en richtlijnen informatie/archief opslag / beheerstrategie E-mail + Social Media + elektronische berichtenapps archivering PvA voortgang lopende projecten DJUMA/I-Navigator Inrichting Djuma Instellingsbesluit vaststellen IBT proces in beeld brengen Informatiebeheer beleid opstellen Status Nog niet gepland Volgens planning / gestart (Door-) lopend Risico deadline Loopt uit de planning Gereed

Prioriteit

Meerjarenplanning van het verbeterplan gemeente Lelystad 20232026

Prioriteiten 1: komende 4 mnd Categorie

Onderwerp

omschrijving

Organisatie 1e SIO bijeenkomst

Halfjaarlijkse bijeenkomst geregeld via instellingsbesluit

nee

1.2 Lokale regelingen

Opstellen Hotspot lijst

Beoordeling via SIO mei 2023 + vaststelling via College juli 2023

nee

1.3 Lokale regelingen

Aanwijzen hotspot Covid-19

Opstellen advies t.b.v opname in Hotspotmonitor

nee

1.3. Lokale regelingen

Inventariseren gemeenschappelijke regelingen (GR's) en samenwerkingsverbanden (SV's)

Inventariseren van afspraken rondom archiefbeheer.

nee

1.4 Lokale regelingen

Vaststelling Hotspot COVID-19 volgt na aanwijzing

nee

1.9 Lokale regelingen

Achterstand digitale archivering

Toevoegen van ongeregistreerde documenten in Corsa/Djuma

nee

5.4 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid

Overzicht processen conversie/migratie

Uitwerking van te verwachten processen als gevolg van aanschaf nw applicaties

nee

6.2 Vervanging, conversie/migratie, vernietiging en vervreemding

Structuur interne team documentatie

nee

Stroomlijnen opslag interne verslaglegging en overige documentatie

Aanvullende zaken Alle beleidsdocumenten op 1 centrale plek neerzetten

Prioritering projectvolgorde NU Daarna

opschuiven

E-mail + Social Media archivering

Spelregels en richtlijnen informatie/archief opslag / beheerstrategie

PvA voortgang lopende projecten DJUMA/INavigator

Inrichting Djuma

Status Nog niet gepland Volgens planning Doorlopend Risico deadline Loopt uit de planning Gereed Prioriteit

2

Wie (functie/rol)

Taak/uitvoering

Projectstatus

Informatieadviseur

Organisator SIO

gereed

Informatieadviseur

Formeel SIO + College

gereed

Informatieadviseur

Formeel SIO + College

gereed

Recordmanager

Inventarisatie archiefbeheer GR's + SV's

Overzicht in 2020 opgesteld en in 2023 geactualiseerd

Informatieadviseur

Formeel College

Gereed. Hotspotmonitor 2017-2022 vastgesteld

Recordmanager

Informatiebeheer Digitale archivering

Gereed 7-3-2024

Informatiespecialist + Functioneel (Technische) inrichting beheerder applicatie

Gereed. Overzicht is vast agendapunt SIO en inzet vooraf toetsing migratie gemeentearchivaris

Teamleider Informatieadviseur

Opstellen voorstel Gereed. nieuwe inrichting Teams site DIA

0

Jan Feb Mrt Apr Mei Jun

2

3

Jul Aug Sept Okt Nov Dec

2

0

2

4

Jan Feb Mrt Apr Mei Jun Jul Aug Sept Okt Nov Dec

Jan

2

0

2

5

Feb Mrt Apr Mei Jun Jul Aug Sept Okt Nov Dec

2

0

2 6

Jan Feb Mrt Apr Mei Jun Jul Aug Sept

Opmerkingen en statusinformatie

Okt Nov Dec In mei/juni 2024 weer een SIO organiseren? Update 25-4-2024: het 2e SIO is op 27 mei 2024 gepland. Implementatie hotsspots in het team is punt van aandacht; actie recordmanager en coordinator, punt voor werkoverleg

er is een actueel Flevolands overzicht 2023 / nagaan of er een register voor de gehele organisatie kan komen

Plan is om hotspot monitor in 2025-2026 te actualiseren.

Digitale achterstand is weggewerkt. Voorkomen hiervan is geborgd in wekelijkse kwaliteitscontroles.

Sarah heeft mappenstructuur eind maart gepresenteerd aan team DIA. Dit voorstel is goedgekeurd. Nu is overgegaan tot uitvoering door team DIA zelf; Mellissa heeft hierin de lead, met ondersteuning vanuit Sarah.

Meerjarenplanning van het verbeterplan gemeente Lelystad 2023-2026

Prioriteiten 1: komende 4 mnd Categorie

Onderwerp

omschrijving

Archiefverordening + Beheerregeling informatiebeheer

Opstellen beleid in lijn met nieuwe archiefwet voorafgaand inwerkingtreding per 1-1-2026

nee

1.1 Lokale regelingen

Instellingsbesluit SIO

Opstellen uitwerking verantwoordelijkheden en rechten van SIO

ja

1.2 Lokale regelingen

Organisatie 1e SIO bijeenkomst

Halfjaarlijkse bijeenkomst geregeld via instellingsbesluit Beoordeling via SIO mei 2023 + vaststelling via College juli 2023

nee

1.2 Lokale regelingen 1.3 Lokale regelingen

Opstellen advies t.b.v opname in Hotspotmonitor Inventariseren van afspraken rondom archiefbeheer.

nee

Actualiseren van archiveringsafspraken in beschikbare werkversie en opname in DSP per eind 2024

nee

1.4 Lokale regelingen

Uitwerken register GR's

Actualiseren van archiveringsafspraken in beschikbare werkversie en opname in DSP per eind 2024

nee

1.4 Lokale regelingen

Opname controletaak t.b.v. naleving register GR's en SV's in kwaliteitssysteem

Uitwerking van controleafspraken opnemen in kwaliteitshandboek

ja

1.4 Lokale regelingen

Opstellen checklist kwaliteitscriteria t.b.v Uitwerking van kwaliteitseisen opnemen in register GR's en sV's kwaliteitshandboek Toezicht en beheer afspraken GR's en SV's Check op vastleggen gemaakte afspraken in getekende ovk's. Organiseer het toezicht op archiefbeheer en werk dit uit

ja

1.4 Lokale regelingen 1.5 Lokale regelingen

Opstellen Hotspot lijst

Aanwijzen hotspot Covid-19 Inventariseren gemeenschappelijke regelingen (GR's) en samenwerkingsverbanden (SV's) Opstellen register SV's en GR's (verbonden partijen)

nee

nee

nee

1.3. Lokale regelingen 1.4 Lokale regelingen

Toezicht niet-overgebrachte archieven verbonden partijen

Afhankelijk van checklist kwaliteitscriteria t.b.v. register GR's en SV's

nee

1.5 Lokale regelingen

Vaststelling Hotspot COVID-19

volgt na aanwijzing

nee

1.9 Lokale regelingen

Inzet/capaciteit t.b.v. controle- en beheertaak

Zorg voor voldoende middelen en mensen

ja

2.1 Middelen en mensen

Opstellen Handboek DIA

Vastleggen van interne werkprocessen

ja

2.2 Middelen en mensen

Eigenaarschap taken/rollen/verantwoordelijkheden

Benoemen verantwoordelijkheden en werkzaamheden is onderdeel van doorontwikkeling en kwaliteitszorg

ja

2.2 Middelen en mensen

Opleiding en deskundigheid team DIA

Zorg voor voldoende kennis en kunde binnen team DIA

ja

2.2 Middelen en mensen

Controle op nazorg implementatie en naleving kwaliteitscriteria

Concretisering van kwaliteitszorg

ja

2.2 Middelen en mensen

Archiefruimte Burgerzaken

Verplaatsen van archief naar goedgekeurde archiefruimte

ja

3.1 Archiefruimte, applicaties, archiefbewaarpl aatsen en edepots

Opstellen archiefplan Burgerzaken

Verbeteren of uitfaseren van huidige archiefruimte

ja

Calamiteiten en rampenplan t.b.v. archiefopslaglocaties

Inventariseren + risicobeheersing in kaart brengen

ja

Uitwerken calamiteiten en rampenplan

Uitwerken van inventarisatie in overzicht

ja

Actualiseren koppeling Iburgerzaken/Djuma

Actualiseren ZTC iBurgerzaken in Djuma

nee

Planning e-Depot

inzichtelijk maken en mijlpunten benoemen

ja

3.1 Archiefruimte, applicaties, archiefbewaarpl aatsen en edepots 3.2 Archiefruimte, applicaties, archiefbewaarpl aatsen en edepots 3.2 Archiefruimte, applicaties, archiefbewaarpl aatsen en edepots 3.3 Archiefruimte, applicaties, archiefbewaarpl aatsen en edepots 3.5 Archiefruimte, applicaties, archiefbewaarpl aatsen en edepots

Implementatie kwaliteitssysteem

Benoemen kwaliteitsbeheerders, opstellen kwaliteitshandboek, implementatie en uitvoering kwaliteitssysteem en beleggen beheer

ja

4.1 Intere kwaliteitszorg en toezicht

Periodieke evaluatie kwaliteitszorg

Audit Handboek DIV is onderdeel kwaliteitszorg

nee

4.1 Intere kwaliteitszorg en toezicht

Prioritering implementatie kwaliteitszorg

Voorrang verlenen aan implementatie Kwaliteitssysteem + Handboek DIV

ja

4.1 Intere kwaliteitszorg en toezicht

Afstemming kwaliteitssysteem met HFA

Toetsing en goedkeuring HFA op voorstel implementatie kwaliteitssysteem

ja

Adviesrol gemeentearchivaris

Consultering en advisering bij aanbesteding applicaties

ja

(Verplichte) raadpleging gemeentearchivaris

Formele advisering en vereiste instemming

ja

4.2 Interne kwaliteitszorg en toezicht 4.3 Interne kwaliteitszorg en toezicht 4.3 Interne kwaliteitszorg en toezicht

Kwaliteitszorgsysteem archiefbewaarplaats Uitwerken als onderdeel kwaliteitszorgplan

ja

Archiefbeheerbeleid

Concreet beleid voor beheer, regie op procesgebonden informatie Overzicht applicaties

1/ja

Training Zaakgericht Werken/Djuma Nieuwe medewerkers

Organiseren van knoppencursus, werkplekbegeleiding en training ZGW Keyusers

ja

Bewaarstrategie e-mail en Sociale Media

Opstellen van beleidskaders voor archivering

1/ja

E-mail archivering

Opstellen van beleidskaders voor archivering in het algemeen

1/ja

4.4 Interne kwaliteitszorg en toezicht 5.1 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid 5.1 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid 5.2 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid 5.3 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid

Implementatie MDTO

Opstellen metagegevensschema conform MDTO

1/ja

5.3 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid

Achterstand digitale archivering

Toevoegen van ongeregistreerde documenten in Corsa/Djuma

nee

Opstellen archievenoverzicht

Middels aanschaf VindIM (?) met daarbinnen de I-Navigator

ja

PvA wegwerken archiefachterstanden

Opstellen overzicht archiefachterstanden + PvA voor wegwerken

nee

Beheerstrategie.

Formuleren van beheerstrategie vertrouwelijkheden Risico matrix

ja

Actualisatie Handboek Vervanging

Vereiste actualisatie ivm voorbereiding implementatie nieuwe archiefwet per 1-12026

ja

5.4 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid 5.4 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid 5.4 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid 5.4 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid 6.1 Vervanging, conversie/migra tie, vernietiging en vervreemding

Betrekking gemeentearchivaris

Opstellen workflow met betrekking van rollen gemeentearchivaris + DIA

ja

6.2 Vervanging, conversie/migra tie, vernietiging en vervreemding

Overzicht processen conversie/migratie

Uitwerking van te verwachten processen als gevolg van aanschaf nw applicaties

nee

6.2 Vervanging, conversie/migra tie, vernietiging en vervreemding

Opschonen applicatie Sociaal Domein

Nieuwe applicatie iSamenleving vanaf medio 2024 + wegwerken analoge + digitale achterstanden

nee

6.3 Vervanging, conversie/migra tie, vernietiging en vervreemding

Overzicht archiefachterstanden

Opstellen van overzicht

ja

6.4 Vervanging, conversie/migra tie, vernietiging en vervreemding

Vernietigingsachterstand

Wegwerken van achterstanden

ja

6.4 Vervanging, conversie/migra tie, vernietiging en vervreemding

Beheer procesgebonden informatie

In beheer onderbrengen bij DIA. Verantwoordelijkheid goed informatiebeheer via rol relatiebeheerder als ook onderdeel introductieprogramma + kwaliteitszorg

ja

6.4 Vervanging, conversie/migra tie, vernietiging en vervreemding

Implementatie proces overbrenging archieven

Opstellen proces en toezicht op naleving organiseren

ja

Borging en formele overbrenging

Werkzaamheden bouwvergunningen blok 1957-1999 en 2000-2010

ja

7.1 Overbrenging van archiefbescheid en 7.1 Overbrenging van archiefbescheid en

Vervroegde overbrenging

blok bouwvergunningen 2000-2010 begin 2024 gereedstellen

ja

7.2 Overbrenging van archiefbescheid en

nee

Stroomlijnen opslag interne verslaglegging en overige documentatie

Aanvullende zaken Alle beleidsdocumenten op 1 centrale plek Structuur interne team documentatie neerzetten

Aanwijzingsbesluit wmebv

Er moet ter voorbereiding van de wmebv per 2025 een kanaalstrategie liggen waarin staat welke gemeentelijke communicatiekanalen waarvoor gebruikt worden.

ja

DIA Collectie Lelystad

Opstellen plaatsingslijst of inventarisatie van collectie en voorleggen aan HFA. Bewerking collectie door inzet vrijwilliger i.o,m. HFA

nee

7.1 Overbrenging van archiefbescheid en

Inrichting zaaktypen Djuma conform standaardvoorziening I-Navigator + teopassing registratiespelregels

Prioritering projectvolgorde NU

E-mail + Social Media archivering PvA voortgang lopende projecten DJUMA/I-Navigator

Status Nog niet gepland Volgens planning Doorlopend Risico deadline Loopt uit de planning Gereed

Prioriteit

Opstellen van beleid en het formulieren van algemene uitgangspunten voor de inrichting van de informatiehuishouding

Daarna Spelregels en richtlijnen informatie/archief opslag / beheerstrategie Inrichting Djuma

1./ja

5.1 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid

opschuiven

2

Wie (functie/rol)

Taak/uitvoering

Projectstatus

Informatieadviseur

Opstellen beleid

Gepland vanaf januari 2025

Informatieadviseur (Sarah)

Opstellen beleid

Gestart, concept opgesteld

Informatieadviseur

Organisator SIO

gereed

Informatieadviseur

Formeel SIO + College

gereed

Informatieadviseur

Formeel SIO + College

gereed

Recordmanager

Inventarisatie archiefbeheer GR's + SV's Opstellen register + opname in DSP

Overzicht in 2020 opgesteld en in 2023 geactualiseerd Gestart

Recordmanager

Opstellen register + opname in DSP

Gestart

Coördinator / Kwaliteitsbeheerder

Uitwerken in kwaliteitshandboek

Gestart concept in ontwikkeling.

Coördinator / Kwaliteitsbeheerder Informatieadviseur / recordmanager

Uitwerken in kwaliteitshandboek Uitwerken toezicht

Gestart concept in ontwikkeling Gestart. Beheer is deels geregeld en toezicht nog niet

Kwaliteitsbeheerder + Recordmanager

Oplevering checklist + afstemmen met jaarplanning RM. Formeel College

Gestart. Uitwerking in Kwaliteitshandboek

Recordmanager

Informatieadviseur

Teamleider DIA

Informatiespecialist

Gereed. Hotspotmonitor 2017-2022 vastgesteld

Gestart. Lopend onderdeel van doorontwikkeling Inventarisatie Lopend. Actiepunt belegt bij Melissa. Start vanaf informatie- en archiefbeheerprocesse januari 2024 1 dagdeel n per week inplannen voor actualisatie Beschikbaarheid en budgetbeheer

Jan Feb Mrt Apr Mei

0

2

Jun Jul

Teamleider DIA + Coördinator DIA

Teamleider DIA

Kwaliteitsbeheerder + Coördinator DIA

Recordmanager + Coöridinator

Opstellen projectplanning DIA + Implementatie kwaliteitszorgplan Onderdeel doorontwikkelingsplan Opstellen opleidingsplan 2024

Lopend. Voortgang Kwaliteitszorgplan belegd bij Coördinator DIA Doorlopend

Uitwerken in Gestart, doorlopend kwaliteitshandboek onderdeel implementatie Djuma + kwaliteitszorgplan Gestart Organisatie + Overzicht te vernietigen uitvoering Overzicht over te archiefbeheer plaatsen naar Karmac en Archiefruimte gereed. Wordt ingepland door coördinator. Onderzoek naar inktvraat loopt.

Recordmanager

Organisatie + uitvoering archiefbeheer Uitvoeren archiefschouw

Gestart uitvoering overleg met teamleider burgerzaken loopt.

Recordmanager

Inventarisatie archiefbeheer + (voorstel t.b.v. uitwerking o.b.v. format KIDO-Light)

Gestart concept in ontwikkeling. Wacht op review gemeentearchivaris

Recordmanager

Overzicht Gestart concept in archiefbeheer (voorstel ontwikkeling. Wacht op t.b.v. uitwerking o.b.v. review format KIDO-Light) gemeentearchivaris

Kwaliteitsbeheerder + informatiespecialist + Applicatiebeheerder Djuma

Monitoring uitvoering werkproces + technische inrichting

Gestart

Informatieadviseur / recordmanager

Overleg HFA

Gestart, overleg met HFA Margreet Bos wordt ingepland op korte termijn

Kwaliteitsbeheerder + Coördinator DIA

Opstellen kwaliteitshandboek Implementatie, uitvoering en beheer

Gestart. Voorstel implementatie o.b.v. format KIDO-Light. Opleiding in maart 2024

kwaliteitsbeheerder + Coördinator DIA (en voorleggen aan teamleider)

Uitwerken Gestart concept in kwaliteitshandboek + ontwikkeling, zie opstellen auditplanning opmerking 2.2 opstellen Handboek DIV

Kwaliteitsbeheerder + Coördinator DIA

Wekelijks overleg Doorlopend geagendeerd + uitvoering controletaak

Voorstel format KIDOLight voorleggen aan gemeentearchivaris Beleid. Onderdeel Informatiemanager + programma Lelystad informatieadviseur Digitaal 2025 Beleid. Onderdeel Informatiemanager + programma Lelystad informatieadviseur Digitaal 2025. Agendering op CIO Senior Archiefspecialist + Implementate onderdeel HFA kwaliteitszorgplan Informatieadviseur Opstellen beleid (Albert-Jan) / recordmanager

Nog niet gestart

Informatiespecialisten

Relatiebeheer en onderdeel introductie nw medewerkers

Gestart, doorlopend

Informatieadviseur +informatiemanager Albert Jan

Opstellen beleid

Gestart

Informatieadviseur (Sarah)+ informatiemanager

Opstellen beleid

Gestart, concept gereed april/mei 2024

Coördinator DIA + informatieadviseur

Lopend

Gestart

navragen

Gestart. Voorstel uitvoering beleid o.b.v. format KIDO-Light

Informatieadviseur (Albert Jan)

Opstellen beleid

Gestart, concept gereed juli 2023

Recordmanager

Informatiebeheer Digitale archivering

Gereed 7-3-2024

Recordmanager + coordinator

Informatie- en archiefbeheer

Gestart, implementatie INavigator loopt. Voorstel opname in format KIDOLight

Recordmanager + coordinator

Informatie- en archiefbeheer

gereed, Archiefbewerkingsplan CLO gereed.

Informatiemanager + informatieadviseur (Albert-Jan)

Opstellen strategisch beleid

Gestart, gepland zomer 2024

Kwaliteitsbeheerder + informatieadviseur Kitty

Actualiseren en beheren handboek en vaststellen

Gepland

Informatiemanager / Informatieadviseur (Sarah)

Opstellen beleids Opname programma Lelystad digitaal 2025

Gestart

Informatiespecialist + Functioneel beheerder

(Technische) inrichting Gereed. Overzicht is vast applicatie agendapunt SIO en inzet vooraf toetsing migratie gemeentearchivaris

Informatieadviseur / recordmanager / Coördinator

Relatiebeheer Archiefbeheer + selectie V/B

Gestart, opstellen Archiefbewerkingsplan SD mei/juni 2024

C o n c e p t

Recordmanager + coordinator

Informatie- en archiefbeheer

Gestart achterstanden zijn er vnl. bij andere teams.

Recordmanager + coordinator

Informatie- en archiefbeheer Opstellen PvA

Loopt, tijdsperiode + inzet inhuur 1,5 á 2 jaar t/m 31-12-2026

Recordmanager + coordinator

Informatie- en archiefbeheer Relatiebeheer Bewustzijn / training Kwaliteitstoetsing

Gestart, doorlopend + Voorstel opname in format KIDO-Light

Kwaliteitsbeheerder + Recordmanager Rob KHB

Informatie- en archiefbeheer Opname Kwaliteitshandboek

Gestart

Recordmanager

Informatie- en archiefbeheer

Recordmanager

Informatie- en archiefbeheer

Loopt. Opdracht Karmac voor 95% gereed. Inventarissen afronden Beperkingen openbaarheid idem + Advies GA Formele overbrenging SIO 27-05 Overbrengen archiefblok 2000 en verder on hold. Team OPV wil niet vervroegd overbrengen.

Teamleider Informatieadviseur

Opstellen voorstel nieuwe inrichting Teams site DIA

Gereed.

Informatieadviseur Adviseren bij opstelling Nog niet gestart (Sarah) van aanwijzingsbesluit (informatiemanager + team communicatie + ...)

Recordmanager

Opstellen Start i.o.m. HFA inventarisatie + overleg HFA t.b.v. inzet vrijwilliger

Informatieadviseur (Albert-Jan) / Informatiespecialist

Opstellen beleid + opzetten trainingsprogramma

Betreft nieuw voorstel voor project

3

Aug

Sept Okt Nov Dec