BL Inkoopstrategie regionale jeugdhulp Flevoland

Het aansluitende zorglandschap in de gemeenten We willen een kwalitatief sterk en passend zorglandschap Jeugd Flevoland, inclusief (woon)voorzieningen voor doorstroom en uitstroom. De huidige stagnatie in de in-, door- en uitstroom van jeugdhulp wordt daarbij doorbroken. Woonvormen worden omgebouwd en waar nodig afgebouwd. We beschrijven het zorglandschap van 2030, kwantitatief en kwalitatief. Dat doen we inclusief de stappen die we in de periode 2024-2028 zetten. We willen meer hulpaanbod binnen de eigen regio. Hoe lichter het specialisme, hoe dichterbij de hulp georganiseerd wordt. 26

Regionale organisatie In de praktijk is de structuur van de samenwerking tussen de gemeenten soms nog complex. Daarbij horen veel gremia, waarvan besluitvormingsprocessen verder aangescherpt kunnen worden en de uitvoering van besluitvorming consequent en consistent uitgevoerd moet worden. Als onderdeel van de regionale samenwerking moet ook de opdracht aan de Aankoopcentrale en het Dienstencentrum toekomstgericht vorm krijgen. Ook willen we steeds meer data gestuurd werken. Er moet ook meer gewerkt worden aan het verder beschikbaar maken van stuurinformatie. Onderdeel van de doorontwikkeling van de regionale samenwerking is dat deze gericht is op het met elkaar leren en ontwikkelen.

27

7. Externe (markt)analyse Inwoners 



Demografische ontwikkelingen en hulpvragen ontwikkelen zich zodanig dat ons zorgaanbod niet sluitend is. Per gemeente, wijk en periode zijn er andere jeugd- en gezinsproblemen. Onafgebroken monitoring en bijsturen is nodig. Van belang zijn ook andere maatschappelijke ontwikkelingen op het gebied van wonen en arbeidsmarkt. Voor beide geldt dat er sprake is van krapte.

Landelijk Landelijke ontwikkelingen, zoals de door het Rijk geïntroduceerde Hervormingsagenda, staan soms op gespannen voet met de regionale en lokale transformatie en samenwerking.

Bestedingen In de vorige aanbestedingsperiode is gewerkt met een lumpsum. In deze aanbesteding gaan we uit van PxQ. Het kostprijsonderzoek geeft ons handvatten om een nieuwe budgettaire kader vast te stellen.

Aanbieders Aanbieders worstelen met het tempo en de afhankelijkheid van de gewenste cultuurverandering en de noodzaak om mee te bewegen met de transformatie. Daarnaast is er bij hen én bij de opdrachtgever sprake van personeelstekort. Juist omdat dit een gedeeld probleem is, kan het ook samen worden bestreden. Denk daarbij aan het samen realiseren van mogelijkheden tot om- en bijscholing.

28

8. Sturingselementen Monitoring en sturing De visie ‘Samen, dichtbij en leren wat werkt’ is door de Regio Flevoland vertaald naar instrumenten voor monitoring en sturing. Samen leren betekent dat de hele keten gedurende de contractperiode inzichten verkrijgt die bijdragen aan de ambitie en transformatieopgave in de regio. De monitoringen sturingsinstrumenten zijn zo ingericht dat ze ruimte bieden om hiervan samen te leren en onze sturing in afstemming hierop aan te passen. De data uit de monitoring vormen de basis voor de sturingsgesprekken. Daarnaast is de ambitie en de transformatieopgave onderwerp van gesprek zijn. De kpi’s vormen daarbij een pakket minimumeisen. We monitoren en sturen hier actief op en dat doen we signaal gedreven. De deugdelijke uitvoering van de Jeugdwet is een verantwoordelijkheid van gemeenten en aanbieders. Ze staan dus samen aan de lat om het eventueel ontbrekende ambulante zorgaanbod in kaart te brengen. Dit leidt tot het besef dat bepaalde kpi's niet direct behaald moeten worden en dat de regio in afstemming met de zorgaanbieders deze kpi's gedurende de contractperiode nader uitwerkt. Deze werkwijze geeft handvatten voor sturing en biedt ruimte om in gezamenlijkheid vorm te geven en te doen wat nodig is voor de hulpverlening.

Monitoring en signalering Voor het monitoren van de ontwikkelingen binnen het zorglandschap maakt de regio gebruik van het Jeugddashboard Flevoland. Dat wordt gevoed door berichtenverkeer, het facturatieprogramma Vecozo en data over de lokale en regionale jeugdhulp. De kwaliteit, tijdigheid en volledigheid van de verkregen data is een van de gesprekonderwerpen in de regionale werkgroep Monitoring. De juiste en tijdige aanlevering is een randvoorwaarde voor (juiste) interpretaties. Doorontwikkeling van het Jeugddashboard Flevoland blijft een speerpunt voor de regio. Het doel van de monitor is om enerzijds algemene trends en ontwikkelingen in kaart te brengen en om handvatten te geven aan Contract -en Leveranciersmanagement voor de reguliere gesprekken met haar belanghouders. Zo geven we tijdens de contractperiode de transformatieopgave (verder) vorm. Voorbeelden van data zijn:  Cliëntaantallen per categorie en product;  Behandelduur en -intensiteit van het zorgverbruik per product;  Productdeclaraties;  De instroom, doorstroom en uitstroom;  Financiële maandstanden;  Aansluiting lokaal gecontracteerd, via klantroute;  Afstand cliënten tot zorg (wordt door zorgaanbieders zelf aangeleverd). Signalen voeden de monitor, maar dienen ook als bron voor het reguliere Contract- en Leveranciersmanagement van de regio. Voorbeelden zijn: 29

• • • • • •

Onjuist hanteren van het administratieprotocol; Onjuiste inzet van zorg volgens productenboek; Signalen over kwaliteit; Signalen over kwantiteit; Verslagen van de Inspectie; Jaarverslagen.

Samen leren wat werkt De weg naar nul uithuisplaatsingen is er vooral een van leren. Het is dan ook geen rechte weg, zoals we kpi’s ook niet in beton goten. Wel geeft het aan hoe de regio denkt de transformatie uit te voeren en te sturen. ‘Leren wat werkt’ is niet zomaar een deel van de visie van de regio. Het impliceert dat we open staan voor inzichten die gedurende samenwerking ontstaan. We dagen elkaar uit om binnen de transformatieopgave te blijven innoveren om te doen wat nodig is. Dit vraagt om flexibiliteit om gedurende de samenwerking de sturingsmechanismen aan te kunnen en mogen passen. De data vanuit de Jeugdmonitoring Flevoland 2023 dienen voor zover mogelijk als nulmeting.

1

2

3

4

5

KPI * Bijdragen leveren aan de (door)ontwikkeling van de transformatierijke producten door input te leveren businesscases op basis van gesignaleerde praktijkvoorbeelden. Gezamenlijk organiseren van jaarlijks tenminste één thematafel zorglandschap Flevoland op de transformatie rijke producten Thuis op Maat en Team AnderS. En deelname aan tenminste twee thematafels. Team AnderS organiseert tenminste vier keer per jaar een leertafel op de werkende elementen van de aanpak. Verduurzamen van de lerende elementen van Team AnderS en toepasbaar maken in de eigen praktijk. Deelnemers aan onze regionale aanbesteding committeren zich aan deelname van deze leertafel. Vanaf de start zorg wordt er samengewerkt met zowel de verwijzer, de zorgverlener, het netwerk als de jeugdige, tenminste tot het moment dat de jeugdhulp stopt. We organiseren tijdig een uitstroomtafel waaraan de aanbieder op uitnodiging van de regio verplicht en onbezoldigd deelneemt. Wij evalueren ten minste eens per jaar de samenwerking, aanbieder meet eveneens jaarlijks de klanttevredenheid.

Doel Leren en innoveren vanuit de praktijk.

Samen leren in wat werkt.

Actief leren van elkaar.

Samenwerking

Partnerschap.

30

6

7

8

9

10

11

12

Voor alle jeugdigen in zorg wordt een perspectiefplan opgesteld dat tenminste eens per half jaar geëvalueerd wordt. 85 % van de gestarte trajecten is binnen negen maanden afgeschaald naar een (lokaal) lichtere vorm van zorg. Segment Jeugdhulp 24-uurs Afname in de verblijfsduur begeleid/behandeld wonen met 20 % t.o.v. het voorgaande jaar Vanaf 2024 intensiveren aanbieders en gecontracteerde GI’s de samenwerking om tijdig betrokken te zijn bij het opstellen van analyse en scenario's voor kinderen en gezinnen met complexe hulpvragen, zodat verblijf voorkomen kan worden. Segment HS GGZ & S GGZ Intercultureel Bij minimaal 70 % van de aanvragen in het kader van de pilot consultatiefunctie heeft de aanbieder een andere zorgaanbieder van advies voorzien, waarbij opschaling voorkomen kon worden Het aantal doorverwijzingen vanuit de jeugdhulp met verblijf naar HS JGGZ neemt met 10 % af t.o.v. het vorige jaar. Deelname aan Platform Verzachting Wachttijden. De aankoopcentrale faciliteert bijeenkomsten, aanbieders nemen deel aan elke bijeenkomst en leveren input.

Kwaliteit waarborgen. Doen wij nog steeds wat nodig is? Kwaliteit waarborgen. Doen wij nog steeds wat nodig is.

*‘Samen leren wat werkt’ betekent investeren in tijd en momenten om dit te realiseren. Deze investering is wederzijds en onbezoldigd.

1 2 3 4

Prestatie Indicatoren/Monitoring Klanttevredenheid moet voldoende zijn. Het berichtenverkeer wordt conform administratieprotocol gehanteerd. Tijdigheid van declareren 95%.

Doel Cliëntentevreden in kaart brengen. Uniformiteit leidt tot administratieve lastenverlichting. Tijdige betaling en inzichtelijkheid in zorggebruik. Doen we (nog) wat nodig is voor cliënt.

Samenloop trajecten conform administratieprotocol.

31

9. Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) We overwegen duurzaamheid een rol te geven bij de inkoop. Binnen het sociaal domein zijn er zeker mogelijkheden om duurzaam in te kopen. Daarbij kan vooral ingezet worden op de duurzaamheidsthema’s milieu, klimaat, social return on investment (SROI), innovatie en inclusie.

Milieu en klimaat De aanbieder kan onderscheid maken, bijvoorbeeld door: 



minimale eisen op te nemen met betrekking tot elektrisch rijden, inkoop van groene stroom door het hoofdkantoor van opdrachtnemers of de CO2 voetafdruk van dat hoofdkantoor op te vragen. Als partijen meer doen qua duurzaamheid dan uitgevraagd, dan kunnen zij worden beloond met extra punten; extra duurzaamheidseisen te koppelen aan de verlengopties van het contract, waardoor partijen extra tijd krijgen om gedurende het contract door te ontwikkelen en innovaties door te voeren. Door deze eisen te koppelen aan de verlengingsopties kan impact worden gerealiseerd.

SROI en innovatie De wens is om de SROI-eisen van de gemeente Almere toe te passen. Deze SROI-eisen zijn in lijn met de doelen van werk en inkomen.

Inclusie In lijn met de algemene ontwikkelingen binnen de regio willen wij ook van onze aanbieders zien dat zij zich inzetten voor diversiteit en inclusie. Bij aanbestedingen wordt dit mogelijk met punten gewaardeerd.

32

10. Fasering Voor een tijdige en kwalitatief hoogwaardige uitvoering van de inkooptrajecten, wordt de volgende fasering voorgesteld. Alle genoemde data zijn indicatief en onder voorbehoud: Fase/ mijlpaal

Datum

Dialoog Inkoopstrategie

December 2022 - maart 2023

Marktconsultaties

December 2022 - maart 2023

Kostprijs onderzoek

December 2022 – april 2023

Vaststelling inkoopstrategie

April 2023

Publicatie aanbestedingen

Mei/ Juni 2023

Implementatie plan maken

April – september 2023

Gunning aanbestedingen

1 oktober 2023

Implementatie fase

Oktober – december 2023

Ingangsdatum overeenkomsten

1 januari 2024

33

11. Inkoopwijze Procedurekeuze Binnen de procedure voor Sociale en Andere Specifieke diensten (SAS) kunnen sociale en andere specifieke diensten vormvrijer en met andere termijnen worden ingekocht dan de Aanbestedingswet 2012 normaliter voorschrijft. In Paragraaf XIV van de Aanbestedingswet 2012 is dat vastgelegd. Voor de SAS-procedure is het niet langer verplicht het economisch meest voordelige inschrijving-criterium (emvi-criterium) toe te passen bij de inkoop van jeugdhulpverlening; de zogeheten SAS-procedure zonder emvi. In de praktijk betekent het wegvallen van het emvi-criterium dat gemeenten geen keuzes meer hoeven te maken op basis van offertes en een gunningsystematiek. Gemeenten kunnen een aanbesteding met objectieve criteria inrichten die selecteert op aanbieders in plaats van aanbieding. Dit leidt mogelijk tot minder administratieve lasten. Wel moeten de gemeenten de algemene aanbestedingsbeginselen respecteren, te weten transparantie, non-discriminatie en proportionaliteit. Bovendien moet de wijze van inkopen passen binnen het eigen inkoopbeleid van de gemeenten. De SAS-procedure zonder emvi geeft voor deze aanbesteding de juiste handvatten om deze op grond van de Aanbestedingswet 2012 te verwerven. Hij geeft de Regio Flevoland voldoende flexibiliteit om de gewenste resultaten op de best passende manier in te kopen.

Daar waar nodig kunnen wij samen met aanbieders inhoud geven aan de door ons gestelde doelen en samen met aanbieders komen tot realistische afspraken ten aanzien van de uitvoering van de jeugdhulp en de realisatie van de doelen. Voor alle pakketten wordt gekozen voor de procedure SAS zonder emvi omdat het zowel ruimte biedt om de kwalitatieve doelen te behalen als dat het minder administratieve lasten oplevert voor alle betrokken partijen. Binnen de SAS-procedure zonder emvi moeten we een keuze maken uit 4 opties: optie 1 is de meest basale waarbij aanbieders slechts wordt getoetst op minimumeisen, vanaf optie 2 vindt ook selectie plaats en optie 4 is de meest uitgebreide met een dialoogfase die zich uitstrekt tot en met de uitvoeringsfase. Ten aanzien van de pakketten is er nu het volgende voorstel: Nieuwe indeling Inkoopwijze SAS zonder EMVI Opmerkingen 1. Thuis op maat

Optie 2

2. Gezinsgericht wonen

Optie 2

3. Behandeld wonen

Optie 1

Optie 2 wil zeggen: toetsing aan de minimumeisen en selectie SAS-procedure met mogelijkheid om aanbieders toe te voeren bij onvoldoende aanbod Optie 1 wil zeggen: toetsing aan minimumeisen

4. Hoog specialistisch Jeugd Optie 1 GGZ 5. Specialistisch Jeugd GGZ - Optie 2 Intercultureel 6. Crisis Jeugd Optie 2

34

Contractvorm en duur De ingangsdatum van de contracten is 1 januari 2024. Er wordt een raamovereenkomst afgesloten met een looptijd van 36 maanden met een optie tot verlenging van 3 x 12 maanden. De reden dat wordt gekozen voor een langere termijn dan 4 jaar (als de verlengingen worden toegepast) is dat de ontwikkelingen en innovaties die moeten worden behaald tijd nodig hebben. Daarnaast is deze duur nodig om te onderzoeken hoe de regionale contracten en de lokale contracten beter op elkaar kunnen worden afgestemd.

Prijs methodiek Op welke wijze gaan we om met de tarieven vanaf 2024? Ten aanzien van de prijs methodiek zijn drie onderwerpen van belang: 1. Welke vorm van bekostiging (uitvoeringsvariant) hanteren we? 2. Hoe stellen we het niveau van de tarieven vast? 3. Wat valt er binnen en buiten de tarieven? Bekostiging De eerste vraag heeft sterke raakvlakken met de productdefinities die gehanteerd worden. Een inspanningsgericht product kenmerkt zich door een specifiek type ondersteuning wat per tijdseenheid wordt afgerekend – ook wel PxQ genoemd. Populatiebekostiging (taakgericht) kenmerkt zich echter juist door losse producten achterwege te laten en af te rekenen op bijvoorbeeld wijkniveau. Beschikbaarheidsfinanciering is feitelijk hetzelfde. Daartussenin zit nog de outputgerichte variant, ook wel trajectbekostiging. Voor alle uitvoeringsvarianten behalve de inspanningsgerichte is veel data nodig om de juiste bedragen te bepalen. In 2023 is er over de breedte van de jeugdhulp in de regio sprake van inspanningsgerichte financiering en aangezien we te weinig data hebben door het ontbreken van volledige en juiste informatie uit het Samenwerkingsverband tot en met 2022. Om deze redenen wordt voorgesteld met de huidige inspanningsgerichte variant te kiezen. Tarieven Zoals eerder aangegeven, zet de regio al stappen voor het uitvoeren van een kostprijsonderzoek.

Het doel hiervan is om voor alle in te kopen producten transparante en reële tarieven vast te stellen. Omdat wij ervan uitgaan dat de resulterende tarieven uitvoerbaar zijn voor alle te contracteren aanbieders, stellen we voor om deze tarieven vast te leggen in de aanbestedingen. Dat wil zeggen dat er geen variatie op deze tarieven mogelijk zal zijn: de prijs is de prijs. Op deze wijze wordt onnodige discussie en onderhandeling voorkomen, evenals ongewenste neveneffecten van te lage of hoge prijzen. Indexering dient hierbij op alle tarieven van toepassing te zijn, om te waarborgen dat deze ook gedurende de loop van de overeenkomsten reëel blijven. Kaders In de inkoop moet ook een antwoord gegeven worden op de vraag: ‘Wat is inbegrepen in de vastgestelde tarieven en wat niet?’ Voorgesteld wordt om te werken met zogenaamde all-in tarieven. Dit houdt in dat alle directe én indirecte kosten die verband houden met de geleverde ondersteuning, binnen het tarief verrekend te worden. Enige uitzondering hierop ligt bij kosten die reeds in een ander product gedefinieerd zijn, bijvoorbeeld logeren bij dagbesteding. 35

Het voordeel van deze werkwijze is de eenduidigheid. Op administratief vlak is er minder werk, doordat er minder losse regels en declaraties verwerkt en gecontroleerd hoeven te worden. Voor de verwijzers is dit ook veel overzichtelijker, want er is geen onduidelijkheid meer over de eenheden en extra’s die geïndiceerd moeten worden: bij een gegeven looptijd en intensiteit wordt de rekensom beperkt tot tarief maal tijdseenheid.

Raamovereenkomst en Algemene voorwaarden

Een raamovereenkomst met als onderdeel de algemene inkoopvoorwaarden Gemeente Almere worden van toepassing verklaard op deze opdracht.

Leveranciersselectie

Op basis van de procedurekeuze ziet het proces in het kort er zo uit:

SAS zonder emvi optie 1: de aanbieders worden getoetst aan de minimumeisen. Ieder die voldoet wordt gecontracteerd. De minimumeisen bestaan uit vormvoorschriften, uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen en uitvoeringsvoorwaarden. SAS zonder emvi optie 2: toetsing aan dezelfde minimumeisen als bij 1 gevolgd door een selectie op basis van een plan van aanpak met optioneel een interview/presentatie. Beiden moeten voldoen aan een bepaalde waarde (bijvoorbeeld een cijfer). Voldoet de aanbieder hieraan, wordt hij gecontracteerd.

Overzichtstabel inkoopstrategie In deze tabel worden de keuzes per segment kort schematisch weergegeven, zodat de verschillen en samenhang tussen de segmenten overzichtelijk wordt. Let op, niet alle velden uit de detailuitwerkingen komen hierin terug, doordat deze zich niet allemaal goed laten samenvatten in enkele woorden. Samenvattend overzicht strategische keuzes inkoop jeugd 2024 Perceel A Perceel A Perceel A Perceel B Perceel B Segment C Segment1 Segment 2 Segment 3 segment segment 2 Crisis Thuis op Gezinsgeric Behandeld 1 S HS J GGZ interculture ht Wonen wonen maat le J GGZ Onbeperkt Onbeperkt Onbeperkt (verwachte (verwachte Onbeperkt Onbeperkt (verwachte 1 n max. 20) n max. 20) (verwacht (verwacht n max. 20) PvA>5,0 Aantal aanbieders als PvA>5,0 max. 5) max. 5) PvA>5,0 PvA>5,0 Minimum eisen Alleen Alleen Minimum Minimum Minimum resultaat inkoop en minimum minimum eisen en eisen en eisen en selectiecriteria eisen eisen selectiecrit selectiecrit selectiecrit eria eria eria Procedure SAS zonder optie 2 optie 2 optie 1 optie 1 optie 2 emvi Percelen Eenmalig Toetreding Eenmalig Eenmalig Eenmalig Eenmalig onbeperkt Keuzevrijheid onbeperkt onbeperkt onbeperkt Beperkt Contractmanagement

Regionaal

Regionaal 36

Regionaal Regionaal

Regionaal

Looptijd

Prijs

3 +1 +1 +1 jaren

3 +1 +1+1 jaren

3 +1 +1+1 3 +1 +1+1 3 +1 +1+1 jaren jaren jaren All-in, All-in vaste All-in, vaste All-in, vaste All-in, vaste vaste tarieven voor tarieven tarieven tarieven tarieven trajectprijs P*Q P*Q P*Q P*Q Trajectprijs*Q

12. Risicoanalyse

Boven: mogelijke risico’s

37

Boven: model van scores op basis van kans en gevolg. De scores worden toegepast in de tabel daaropvolgend. Doelstelling/ Risico fase

Toelichting risico

Kans Impact Risico (Mogelijke) beheersmaatregel (schaal (schaal score 1-5) 1-5) Aanbestedin Kort geding over (Potentiële) inschrijvers 3 4 12 Aanbieders goed informeren gsfase de aanbestedingsprocedu kunnen een gerechtelijke bij d.m.v. marktconsultatie en bij start re procedure aanspannen tegen en aanbestedingsprocedure het aanbestedingsproces zorgvuldig doorlopen Aanbestedin Te weinig aanbieders Gebrek aan 3 4 12 Totale markt goed informeren en gsfase schrijven in capaciteit/interesse erbij betrekken zodat verrassingen uitblijven Leveranciers Onderpresteren Aanbieders leveren niet juiste 2 3 6 SMART afspraken over kwaliteit en management kwaliteit of samenwerking gaat de gewenste manier van fase stroef samenwerken; strakke sturing op casusniveau naast of i.p.v. aanbiedersniveau Implementati Gebrek aan tijd en kennis Nieuwe wijze van 3 4 12 Veel aandacht in gemeenten om efase om voor te bereiden contracteren leidt tot nieuwe noodzakelijke verandering tijdig vorm werkwijze; is een verandering te geven Financieel Zorgaanbieders kunnen Twee grote aanbieders in de 4 4 16 Financiële criteria aanpassen of plan risico niet voldoen aan onze regio zijn ongezond inleveren zodat ze op termijn zullen zorgaanbiede financiële criteria voldoen aan de financiële criteria.

38

rs en gemeenten

39