BL 4_Verbeterplan informatiebeheer gemeente Lelystad 2022

Thema 1. Lokale regelingen

Nr 1.1

Actiepunt Toelichting Herkomst Archiefverordening delen met de Gedeputeerde Staten De Archiefverordening van de gemeente Lelystad is eind 2020 geactualiseerd. De Jaarverslag 2021 verordening is op 15 december 2020 gedeeld met de provincie en de toenmalige van Provincie Flevoland gemeentearchivaris. Het SIO instellen en zorgen dat de juiste rollen hierbij Het instellen van het Strategisch Informatie Overleg is opgenomen in de nieuwe Jaarverslag 2021 Beheerregeling gemeente Lelystad 2022, vastgesteld op 30 maart 2022. De leden zijn aangehaakt van het SIO zijn aangewezen in de Aanwijzingsbesluiten Informatiebeheer gemeente Lelystad 2022 (vastgesteld op 30 maart 2022).

Wie Lelystad

Status Afgerond

Afgerond op: 15-12-2020

1. Lokale regelingen

1.2

Lelystad

Afgerond

30-3-2022

1. Lokale regelingen

1.3

Een eerste bijeenkomst van het SIO organiseren.

De gemeente heeft het SIO nog niet bij elkaar laten komen. In het verslag over Jaarverslag 2021 2020 is gesteld dat het SIO in 2021 bij elkaar zou komen om onder andere COVID19 als hotspot vast te stellen. Hoewel de hotspot wel is vastgesteld is dit niet via het SIO verlopen. In 2022 dient het SIO de hotspot nog wel formeel vast te stellen. De SIO-bijeenkomst wordt gepland in december 2022

Lelystad

Gestart

31-12-2022

1. Lokale regelingen

1.4

Afspraken inventariseren over het archiefbeheer met GL besteedt de taken regelmatig uit aan externe partijen. De Toezichtbrief samenwerkingsvormen verschillen en per samenwerkingsvorm kan de Provincie 2020 GR's en andere samenwerkingsverbanden. verantwoordelijkheid voor archiefbeheer anders zijn belegd. In 2020 is voor alle Jaarverslag 2020 verbonden partijen in kaart gebracht welke afspraken er gemaakt zijn. Met ingang van 2021 is projectmatig gestart met het vormen van nieuwe afspraken, daar waar geen of onvoldoende afspraken in het verleden zijn gemaakt. Voor 2021 staan de volgende partijen op de planning: Sportbedrijf, Werkbedrijf, Parkeerservice. De einddatum van dit actiepunt is een inschatting en kan nog wijzigen naar aanleiding van ervaringen met de eerste 3 partijen.

Lelystad

Gestart

31-12-2023

1. Lokale regelingen

1.5

Gemaakte afspraken met samenwerkingsverbanden In 2021 zijn volgens planning gesprekken gevoerd met het Sportbedrijf, het Jaarverslag 2021 vastleggen middels ondertekende overeenkomsten. Werkbedrijf en de Coöperatie Parkeerservice. Bij het Sportbedrijf is er sprake van Toezien op het beheren en bewaren van deze delegatie van taken. Vanuit gemeente Lelystad is er alleen advies afgegeven met overeenkomsten zodat de afspraken omtrent het betrekking tot het informatiebeheer. Bij het Werkbedrijf en Parkeerservice is er informatie- en archiefbeheer van wettelijke uitbestede sprake van mandatering van wettelijk verplichte taken. Met de Parkeerservice taken ten alle tijden inzichtelijk gemaakt kan worden. bleken de afspraken rondom het informatiebeheer in 2019 te zijn gemaakt. De bijbehorende overeenkomst is reeds gearchiveerd. Voor het Werkbedrijf is er een aanvullende overeenkomst opgesteld, deze moet nog worden ondertekend.

Lelystad

Gestart

31-12-2023

1. Lokale regelingen

1.6

Lelystad

Afgerond

31-12-2022

1. Lokale regelingen

1.7

Nagaan aan welke organisaties er archiefbeheertaken De gemeente beschikt over vastgestelde mandaten ten aanzien van de Jaarverslag 2021 archiefzorg. Voor welke partijen deze geldig zijn, wat de reikwijdte van deze zijn gemandateerd en verwerken in een overzicht. mandaatverleningen is, is in overeenkomst met het voorgaande punt opgepakt en verder uitgewerkt De gemaakte overeenkomsten ten aanzien van de Er zijn archiefbeheertaken door de gemeente uitbesteed. Deze worden Jaarverslag 2021 uitbesteding van de archiefbeheertaken verzamelen en overeenkomstig het actieplan verder opgepakt. De gemaakte overeenkomsten kunnen inzichtelijk gemaakt worden door deze in een register te verwerken. Het verwerken in een register register wordt onderdeel van de informatiebeheer-architectuur. De applicatie hiervoor wordt in 2023 geïmplementeerd.

Lelystad

Nog niet 31-12-2023 gestart

1. Lokale regelingen

1.8

Het toezicht instellen op samenwerkingsverbanden en Het is op dit moment nog niet duidelijk hoe het toezicht op het archiefbeheer bij Jaarverslag 2021 de samenwerkingsverbanden is ingeregeld en hoe de kosten ervan zijn belegd afspraken maken over de frequentie van het toezicht. binnen de gemeenschappelijke regeling HFA. In 2022 is er gestart met het uitvoeren van toezicht op het Werkbedrijf Lelystad.

HFA

Nog niet 31-12-2023 gestart

1. Lokale regelingen

1.9

Vaststelling Hotspot COVID-19

In samenspraak met de gemeentearchivaris is COVID-19 aangemerkt als hotspot. Jaarverslag 2020 Dat betekent dat bepaalde informatie met betrekking tot dit onderwerp die door de GL is opgemaakt of ontvangen permanent moet worden bewaard. De betreffende informatie is reeds in kaart gebracht en veiliggesteld. De hotspot dient echter nog formeel te worden vastgesteld door het SIO.

Lelystad

Gestart

31-12-2022

3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaatsen en e-depots

3.1

Inspectie archiefruimte kelder

HFA

Afgerond

30-9-2021

3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaatsen en e-depots

3.2

Plan van aanpak voor archief(ruimte) Burgerzaken

De laatste inspectie dateert uit 2011. De nieuwe toetsing stond op de planning Jaarverslag 2020 voor 2020, maar is mede door Corona niet uitgevoerd. Inspectie heeft plaats gevonden op 9 september 2021. De archiefruimte van Burgerzaken voldoet niet aan de vereisten van de Jaarverslag 2020 Archiefwet. Het optimaliseren ervan is echter een kostbare aangelegenheid. Jaarverslag 2021 Daarnaast werkt de afdeling steeds meer digitaal. Het was de bedoeling om in 2021 samen met team Stadwinkel te kijken naar de mogelijkheden om de archieven op andere manier in te richten. In 2021 lag de focus echter op het implementeren van het nieuwe systeem voor digitaal werken, gevolgd door de verkiezingen. Naar verwachting wordt dit in Q4 2022 opgepakt.

Lelystad

Nog niet 31-3-2023 gestart

3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaatsen en e-depots

3.3

Het systeem van implementering voor digitaal werken In 2021 is het nieuwe systeem voor digitaal werken bij Burgerzaken Jaarverslag 2021 bij Burgerzaken in 2022 verder uitwerken geïmplementeerd (iBurgerzaken). De koppeling tussen iBurgerzaken en Djuma is in november 2022 gerealiseerd, zodat de archiefbescheiden geautomatiseerd opgeslagen kunnen worden in het gemeentelijke DMS.

Lelystad

Afgerond

11-11-2022

3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaatsen en e-depots

3.4

Voorbereidende acties digitale duurzaamheid.

Lelystad HFA

Afgerond

31-12-2021

3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaatsen en e-depots

3.5

Het Flevolands Archief werkt momenteel aan de ontwikkeling van een visie Jaarverslag 2020 rondom digitale duurzaamheid en het e-Depot. Deze ontstaat in samenwerking met de partners, waaronder Gemeente Lelystad. De planning voor het e-Depot inzichtelijk maken en De visie rondom de digitale duurzaamheid en het e-Depot is eind 2021 vastgesteld Jaarverslag 2021 hierbij de te behalen mijlpunten voor 2022 benoemen. door het bestuur van HFA. Als vervolg hierop zal HFA komen met een overzicht van de uit te voeren activiteiten. In 2022 wordt hier een PvA en roadmap voor opgesteld zodat concrete stappen hierin kunnen worden vastgesteld.

HFA

Gestart

31-12-2022

4. Interne kwaliteitszorg en toezicht

4.1

Strategisch informatiebeleidsplan

Lelystad

Afgerond

31-12-2021

4. Interne kwaliteitszorg en toezicht

4.2

HFA

Afgerond

31-12-2021

4. Interne kwaliteitszorg en toezicht

4.3

In 2020 is de gemeente Lelystad van start gegaan met het actualiseren van haar Jaarverslag 2020 strategisch (meerjaren) informatiebeleidsplan. Voortbordurend op de Visie Lelystad Digitaal 2020 worden nieuwe kaders en doelstellingen vastgelegd die de gemeente voor ogen heeft met betrekking tot het optimaliseren van de informatiehuishouding. Het plan zal een belangrijk kader vormen voor de beleidskeuzes, technologische ontwikkelingen, en het borgen van kennis in de organisatie. Met de komst van een tweede archivaris worden de toezichthoudende taken Jaarverslag 2020 Nadere invulling toezicht nader ingevuld en is er meer ruimte om specifieke vraagstukken onder de loep te nemen. Inzichtelijk maken hoe het kwaliteitszorg in 2022 De gemeente Lelystad is bezig met een verdieping op het creëren van Jaarverslag 2021 planmatig verbeterd zal worden. bewustwording binnen de organisatie voor een goed informatie- en archiefbeheer. Aanspreekpunten bij DIA zijn bekend in verschillende organisatieonderdelen. Het belang van duurzame opslag voor informatie is een onderdeel dat DIA in 2022 en 2023 verder op gaat pakken.

Lelystad

Nog niet 31-12-2023 gestart

4. Interne kwaliteitszorg en toezicht

4.4

HFA

Gestart

31-12-2023

5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid

5.1

archiefbewaarplaats De archiefbewaarplaats beschikt nog niet over een uitgewerkt Jaarverslag 2021 kwaliteitszorgsysteem. Hier is in 2021 aandacht aan besteed en dit wordt in 2022 en 2023 verder opgepakt. Aansturen op individuele bijdragen aan toegankelijkheid, Primair beleid binnen GL is dat de archiefwaardige informatie opgeslagen dient te Jaarverslag 2020 transparantie en verantwoordingsplicht worden in het documentmanagementsysteem. Desondanks bevindt zich nog veel (ongestructureerde) informatie op andere locaties (teamschijven, persoonlijke schijven). Het is van belang dat de medewerkers worden gewezen op de risico’s die hieraan verbonden zijn en de rol die zij hebben in hun bijdrage aan de transparantie en het verantwoordingsplicht van de gemeente. In 2021 lag de focus op het implementeren van accountmanagement binnen team DIA. Hierdoor zijn de taken en verantwoordelijkheden op het gebied van archivering bij team DIA duidelijk geworden voor de organisatie. Ook zijn er binnen DIA aanspreekpunten bepaald voor de diverse organisatieonderdelen. Deze collega's hebben regulier overleg met de organisatie/teams omtrent de archivering. Daarnaast is er in 2022 gestart met het formuleren van het beleid op het gebied van archiveren in het algemeen en de bewaarstrategie voor digitale informatie. Dit o.a. naar aanleiding van de komst van WOO.

Wanneer deze beleidsstukken zijn afgerond, zal er vanuit DIA een campagne worden gestart voor het belang van duurzame opslag van informatie.

Lelystad

Gestart

31-12-2023

5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid

5.2

Bewaarstrategie voor berichtenverkeer.

digitaal Door de bestuursrechter uitgesproken dat sms- en whatsapp berichten onder het Jaarverslag 2019 bereik van de WOB vallen. Dit houdt in dat de relevante / archiefwaardige Jaarverslag 2020 berichten duurzaam bewaard moeten worden. Hoewel deze berichten wel Jaarverslag 2021 worden gearchiveerd is er op dit moment nog geen beleid / bewaarstrategie aanwezig. Eind 2021 is gestart met voorbereidende werkzaamheden voor het opstellen van het beleid (verzamelen informatie, onderzoeken technische mogelijkheden, volgen van relevante cursussen). Onlangs is er gestart met het daadwerkelijk opstellen van de beleidskaders voor het archiveren in het algemeen en voor het bewaren van mail, sms, whatsapp en overige sociale media berichten.

Lelystad

Gestart

31-12-2023

5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid

5.3

E-mail archivering

De gemeente Lelystad heeft nog geen vastomlijnd beleid voor email-archivering Jaarverslag 2020 buiten de bestaande richtlijnen voor registratie in het DMS. Het advies van de Jaarverslag 2021 gemeentearchivaris is om in dit kader de richtlijnen te volgen van de rijksoverheid. Eind 2021 is gestart met voorbereidende werkzaamheden voor het opstellen van het beleid (verzamelen informatie, onderzoeken technische mogelijkheden, volgen van relevante cursussen). Onlangs is er gestart met het daadwerkelijk opstellen van de beleidskaders voor het archiveren in het algemeen en voor het bewaren van mail, sms, whatsapp en overige sociale media berichten.

Lelystad

Gestart

31-12-2023

5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid

5.4

Metadatamodel verder uitwerken.

Lelystad

Gestart

31-12-2023

5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid

5.5

Beheerstrategie formuleren.

GL werkt aan de vaststelling van een metadatamodel conform de nieuwe Jaarverslag 2020 standaard (Metagegevens Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie). Jaarverslag 2021 Daarnaast dient het model doorgevoerd te worden in de gehele organisatie. Het verder implementeren is afgerond op het moment dat zaakgericht registreren over de hele organisatie is uitgerold (naar verwachting 31-12-2022). Met speciale aandacht voor de digitale archiefbescheiden. Deze implementeren Toezichtbrief Provincie 2020 we niet alleen in de centrale applicatie maar ook in de decentrale applicaties. 2021 Jaarverslag 2021

Lelystad

Gestart

31-12-2023

In 2019 is vastgesteld dat een groot aantal digitale documenten in Corsa niet is Jaarverslag 2019 gekoppeld aan een dossier. In 2020 zijn de achterstanden aanzienlijk ingelopen. In Jaarverslag 2021 2021 is het totaal van losse registraties teruggebracht tot ruim 25.000 stuks. De teller staat inmiddels op 16.000 stuks. In 2022 zullen deze activiteiten worden voortgezet en afgerond. Vervanging voor (langer) te bewaren archiefbescheiden Het huidige Handboek vervanging is van toepassing op alle op termijn Jaarverslag 2020 vernietigbare documenten die voortkomen uit alle werkprocessen binnen de in Djuma gemeente die vanaf 1 januari 2014 in Corsa zijn geregistreerd. Sinds vorig haar beschikt GL over een nieuw DMS, Djuma. Er wordt een nieuw handboek vervanging opgesteld dat toepasbaar is op zowel de archiefbescheiden in Corsa als in Djuma. Het nieuwe vervangingsbesluit en het Handboek vervanging zijn door het college vastgesteld op 15/02/2022.

Lelystad

Gestart

31-12-2022

Lelystad

Afgerond

15-2-2022

Kwaliteitszorgsysteem uitwerken.

voor

de

sociale

media,

en

Veiligstellen / ordening losse registraties in DMS Corsa.

en

5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid

5.6

6. Vervanging, conversie/migratie, vernietiging en vervreemding

6.1

6. Vervanging, conversie/migratie, vernietiging en vervreemding

6.2

Verklaring van migratie Corsa > Djuma

De verplaatsing van informatieobjecten van het oude naar het nieuwe DMS is nog Jaarverslag 2020 in een voorbereidend stadium. Deze migratie zal stapsgewijs plaats gaan vinden nadat de werkzaamheden voor het nieuwe DMS zijn afgerond en het nieuwe systeem aan de eisen voldoet om als beheeromgeving in gebruik te worden genomen. Bij iedere migratie zal een verklaring van migratie worden opgesteld waarin het proces en specificatie van de archiefstukken die het betreft, worden vastgelegd. Deze actie loopt gelijktijdig met het implementeren van zaakgericht registreren en Djuma.

Lelystad

Gestart

31-1-2023

6. Vervanging, conversie/migratie, vernietiging en vervreemding

6.3

Digitale vernietiging in (vak)applicaties

De vakapplicaties bevatten geen geautomatiseerde vernietigingsfunctie, waardoor Jaarverslag 2020 de vernietiging vaak handmatig plaats moet vinden. De vernietiging in decentrale Toezichtbrief applicatie, specifiek in het sociale domein, behoeft extra aandacht. De informatie Provincie 2021 in deze systemen dient tijdig te worden vernietigd. In 2020 is een aantal eisen opgesteld op het gebied van archivering, die voortaan in de aanbestedingstrajecten worden opgenomen van de nieuwe vakapplicaties. Bij iedere nieuwe aanbesteding worden de eisen voor het vernietigen meegenomen in het programma van eisen. Begin 2022 is tevens gestart met het opschonen van de applicaties in het kader van het Sociaal Domein. Dit conform het plan van aanpak dat eind 2021 door het Sociaal Domein is opgesteld. Team DIA is nauw betrokken bij dit traject, maar Sociaal Domein is eindverantwoordelijk.

Lelystad

Gestart, doorlopend

N.v.t.

7. Overbrenging naar archiefbewaarplaats

7.1

Plan van aanpak voor overbrenging bouwvergunningen Het bouwvergunningenarchief over de periode 2000 – 2010 bevindt zich nog bij Jaarverslag 2020 Karmac. De gemeente Lelystad werkt voor haar dienstverlening met een digitaal archief (2000 – 2010) schaduwarchief. Hier is geen vervangingsbesluit voor genomen. Hoewel de overbrengingstermijn voor dit archief nog niet is verstreken, is het advies om in 2021 te onderzoeken in welke vorm deze bouwvergunningen kunnen worden overgedragen. In 2021 is gestart met dit traject. Afgesproken is dat de dossiers fysiek overgebracht zullen worden. Op dit moment worden de voorbereidingen hiervoor getroffen. Het plan van aanpak wordt opgeleverd voor 1 januari 2024.

Lelystad HFA

Gestart

31-12-2023

8. Overgebrachte archiefbescheiden

8.1

Plan van aanpak digitale bouwvergunningen (1957 – 1999)

archief Het digitale archief met bouwvergunningen over de periode 1957 – 2000 bevindt Jaarverslag 2020 zich al in de archiefbewaarplaats bij Het Flevolands Archief, maar is nog niet raadpleegbaar. In gezamenlijkheid wordt nu nagedacht over hoe hier een vervolg aan kan worden gegeven, zodat het proces van digitale bewerking kan worden bespoedigd en voldoet aan de eisen van duurzame toegankelijkheid. De kosten die dit met zich mee zou brengen, worden nog in kaart gebracht. Eind 2021 is er een advies opgeleverd vanuit HFA, naar aanleiding waarvan is afgesproken dat de dossiers door een externe partij bewerkt zullen worden om de toegankelijkheid te vergroten. Op dit moment wordt hier in gezamenlijkheid uitvoering aan gegeven.

Lelystad HFA

Gestart

31-1-2023

bewerking