BL 4_Verbeterplan Gemeente Lelystad 2023

Thema 1. Lokale regelingen

Nr 1.1

Actiepunt Toelichting Herkomst Tref in 2023 voorbereidingen om zowel een nieuwe Ingepland voor 2024 in aanloop naar de inwerkingtreding van de Archiefwet op 1-1- Jaarverslag 2022 Archiefverordening als een nieuwe Beheerregeling 1-2025. Archiefverordening en nieuwe Beheerregeling Informatiebeheer zullen, Informatiebeheer op te stellen in lijn met de nieuwe vooraf aan vaststelling door het college, worden voorgelegd aan het SIO voor Archiefwet advies. Stel in 2023 een Instellingsbesluit voor het SIO op. Het instellen van het Strategisch Informatie Overleg is opgenomen in de nieuwe Jaarverslag 2022 Beheerregeling gemeente Lelystad 2022, vastgesteld op 30 maart 2022. De leden van het SIO zijn aangewezen in het Aanwijzingsbesluit Informatiebeheer gemeente Lelystad 2022 (vastgesteld op 30 maart 2022). De verantwoordelijkheden en rechten van het SIO dienen nog uitgewerkt te worden in een instellingsbesluit. Vanwege de prioriteit die in 2023 geldt voor de implementatie van zaaksysteem Djuma, staat dit instellingsbesluit gepland voor 2024. Het Strategisch Informatie Overleg komt al wel periodiek bijeen om wettelijke taken uit te voeren.

Wie Lelystad

Status Nog gestart

Afgerond op: niet 31-12-2024

1. Lokale regelingen

1.2

Lelystad

Nog gestart

niet 31-5-2024

1. Lokale regelingen

1.3

Een eerste bijeenkomst van het SIO organiseren.

Het Strategisch Informatie Overleg is in mei 2023 voor het eerst bij elkaar Jaarverslag 2021 gekomen. Samengesteld conform het hierboven genoemde aanwijzingsbesluit. In Jaarverslag 2022 deze eerste bijeenkomst van het SIO is de hotspotmonitor Gemeente Lelystad 2017-2022 behandeld en klaargemaakt voor vaststelling door het college. Daarnaast is de Lelystadse visie op Zaakgericht Werken vastgesteld. De frequentie van het SIO is voorlopig halfjaarlijkse ingepland. De door het SIO met voorrang te beoordelen stukken van dit moment worden opgeleverd in het najaar van 2023.

Lelystad

Afgerond

31-5-2023

1. Lokale regelingen

1.3

Lelystad

Afgerond

31-5-2023

1. Lokale regelingen

1.3

Stel een lijst op van voor Lelystad relevante De hotspotmonitor 2017-2022 van de Gemeente Lelystad is in mei beoordeeld Jaarverslag 2022 gebeurtenissen die als hotspot aangemerkt kunnen door het SIO. Op 11 juli 2023 is de hotspotmonitor vastgesteld door het college. worden en leg deze voor bij het SIO. Stel het advies op voor vaststelling van de hotspot Covid- De hotspotmonitor 2017-2022 van de Gemeente Lelystad is in mei beoordeeld Jaarverslag 2022 19 in het SIO en laat deze door het College vaststellen. door het SIO. Op 11 juli 2023 is de hotspotmonitor vastgesteld door het college.

Lelystad

Afgerond

11-7-2023

1. Lokale regelingen

1.4

Afspraken inventariseren over het archiefbeheer met In 2020 is voor alle verbonden partijen in kaart gebracht welke afspraken er Toezichtbrief GR's en andere samenwerkingsverbanden. gemaakt zijn. Provincie 2020 Jaarverslag 2020

Lelystad

Afgerond

31-10-2022

1. Lokale regelingen

1.4

Lelystad

Gestart

31-12-2023

1. Lokale regelingen

1.4

Lelystad

Nog gestart

niet 31-12-2023

1. Lokale regelingen

1.4

Lelystad

Nog gestart

niet 31-12-2024

1. Lokale regelingen

1.4

Stel een register op voor alle andere Een werkversie van dit register is in gebruik om de afspraken in Jaarverslag 2022 samenwerkingsverbanden en verbonden partijen samenwerkingsverbanden en met verbonden partijen te actualiseren. Het register zal eind 2024 opgenomen worden in het documentair structuurplan (DSP) van de gemeente Lelystad dat diezelfde periode opgesteld wordt. Binnen het DSP wordt het register actueel gehouden. Werk het register van Verbonden Partijen in 2023 verder Een werkversie van dit register is in gebruik om de afspraken in Jaarverslag 2022 uit samenwerkingsverbanden en met verbonden partijen te actualiseren. Het register zal eind 2024 opgenomen worden in het documentair structuurplan (DSP) van de gemeente Lelystad dat diezelfde periode opgesteld wordt. Binnen het DSP wordt het register actueel gehouden. Neem de controle op samenwerkingsverbanden en Het kwaliteitssysteem is in de eerste fase van ontwikkeling. Controle van Jaarverslag 2022 verbonden partijen op in het, nog op te stellen, samenwerkingsverbanden en verbonden partijen wordt in 2024 opgenomen. Dit kwaliteitssysteem van de gemeente Lelystad omdat begin 2024 het hierboven genoemde register volledig is en in gebruik is genomen. Stel een checklist op voor het controleren van de Ligt in het verlengde van het correct opbouwen van bovengenoemd register.

Het Jaarverslag 2022 samenwerkingsverbanden en verbonden partijen om na opstellen van de checklist wordt meegenomen in de uitwerking van het register en te gaan of alle vereiste normen, richtlijnen en regelingen de checklist is onderdeel van het in 2024 voor samenwerkingsverbanden en aanwezig zijn verbonden partijen te ontwikkelen kwaliteitssysteem bij Gemeente Lelystad.

Lelystad

Nog gestart

niet 31-5-2024

1. Lokale regelingen

1.5

Gemaakte afspraken met samenwerkingsverbanden In 2021 zijn volgens planning gesprekken gevoerd met het Sportbedrijf, het Jaarverslag 2021 vastleggen middels ondertekende overeenkomsten. Werkbedrijf en de Coöperatie Parkeerservice. Bij het Sportbedrijf is er sprake van Toezien op het beheren en bewaren van deze delegatie van taken. Vanuit gemeente Lelystad is er alleen advies afgegeven met overeenkomsten zodat de afspraken omtrent het betrekking tot het informatiebeheer. Bij het Werkbedrijf en Parkeerservice is er informatie- en archiefbeheer van wettelijke uitbestede sprake van mandatering van wettelijk verplichte taken. Met de Parkeerservice is de taken ten alle tijden inzichtelijk gemaakt kan worden. overeenkomst gearchiveerd. Voor het Werkbedrijf is er een aanvullende overeenkomst opgesteld, deze moet nog worden ondertekend. Het is op dit moment nog niet duidelijk hoe het toezicht op het archiefbeheer bij de samenwerkingsverbanden is ingeregeld en hoe de kosten ervan zijn belegd binnen de gemeenschappelijke regeling HFA. Vanwege de prioriteit voor het uitrollen van zaaksysteem Djuma, wordt toezicht op het archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden en verbonden partijen uitgewerkt in 2024.

Lelystad

Gestart

31-12-2024

1. Lokale regelingen

1.5

Lelystad

Gestart

31-12-2024

1. Lokale regelingen

1.9

Maak verdere afspraken over het concretiseren van het Jaarplanning nodig. Afhankelijk van de nog op te stellen checklist voor controle op Jaarverslag 2022 toezicht op de niet-overgebrachte archieven van de het archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden en verbonden partijen. gemeente Lelystad die bij verbonden partijen zijn ondergebracht Vaststelling Hotspot COVID-19 In samenspraak met de gemeentearchivaris is COVID-19 aangemerkt als hotspot. Jaarverslag 2020 Dat betekent dat bepaalde informatie met betrekking tot dit onderwerp die door de GL is opgemaakt of ontvangen permanent moet worden bewaard. De betreffende informatie is reeds in kaart gebracht en veiliggesteld. De hotspot is op XX mei 2023 formeel vastgesteld door het college na advies vanuit het SIO.

Lelystad

Afgerond

31-5-2023

2. Middelen en mensen

2.1

Zorg ervoor dat in 2023 voldoende capaciteit is om niet De teamleider DIA is een doorontwikkelingstraject gestart voor DIA. Jaarverslag 2022 alleen de reguliere uitvoeringstaken op te pakken maar Verantwoordelijkheden zijn verdeeld en de informatiespecialisten binnen het team ook de organisatie rondom beheer en controle doorlopen een coachingstraject. Opleidingstraject kwaliteitszorg is gepland evenals systematisch uit te kunnen voeren. uitwerking en verbetering beheer- en controlemechanismes. Doorontwikkeling is een continu proces, maar de hier omschreven eerste fase eindigt in 2023.

Lelystad

Gestart

31-12-2024

2. Middelen en mensen

2.2

Inventariseer in 2023 welke processen er m.b.t. het Dit actiepunt is onderdeel van het opstellen van het Handboek DIV. Interne Jaarverslag 2022 informatie- en archiefbeheer bestaan, op welke wijze processen binnen team DIA zijn grotendeels al vastgelegd. Processen bij deze zijn vastgelegd en hoe effectief deze in de praktijk vakafdelingen, in de samenwerking met DIA, worden nog uitgewerkt voor het zijn. Handboek DIV en ter ondersteuning van het kwaliteitssysteem.

Lelystad

Gestart

31-12-2023

2. Middelen en mensen

2.2

Werk in 2023 aan concretiseren van eigenaarschap van Binnen het hierboven genoemde doorontwikkelingstraject dat de teamleider DIA is Jaarverslag 2022 werkzaamheden, benoem verantwoordelijken en gestart, wordt dit voor de interne samenwerking in team DIA meegenomen. Binnen controleer/acteer, via instrumenten als PDCA-cyclus op het kwaliteitsyssteem informatiebeheer van de gemeente Lelystad worden de de toegewezen verantwoordelijkheid. verantwoordelijkheden en de samenwerking binnen de gehele organisatie op het vlak van informatiebeheer uitgewerkt.

Lelystad

Gestart

31-5-2024

2. Middelen en mensen

2.2

Controleer in 2023 of binnen de DIA de juiste kennis De jaargesprekken (in Lelystad de Goede Gesprekken genoemd) zijn ingepland als Jaarverslag 2022 beschikbaar is en zorg ervoor dat kennisverdieping en onderdeel van de strategische personeelsplanning (SPP). Kennis, vaardigheden en kennisontwikkeling binnen DIA een continu proces is. trainingen/opleidingen zijn hiervan een vast onderdeel. Dit resulteert tevens is een opleidingsplan 2023-2024 voor het team DIA.

Lelystad

Gestart

31-10-2023

2. Middelen en mensen

2.2

Lelystad

Gestart, doorlopend

N.v.t.

3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaatsen en e-depots

3.1

Lelystad

Nog gestart

niet 31-12-2024

3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaatsen en e-depots

3.1

Controleer in 2023 als DIA of kennis in de organisatie Onderdeel van het op te zetten kwaliteitssysteem informatiebeheer van het Jaarverslag 2022 toegepast en nageleefd wordt in concrete uitvoering. Gemeente Lelystad. Een continu proces, maar de eerste stappen hierin zijn gepland voor Q1 2024. Zorg in 2023 ervoor dat de archiefbescheiden van Nog in te plannen. Vanwege de prioriteit van de uitrol van Djuma is dit actiepunt Jaarverslag 2022 Burgerzaken in een goedgekeurde archiefruimte wordt bestemd voor 2024. bewaard. Verbeter de archiefruimte bij Burgerzaken wanneer de Nog in te plannen. Vanwege de prioriteit van de uitrol van Djuma is dit actiepunt Jaarverslag 2022 gemeente deze in gebruik wil nemen of stel een plan op bestemd voor 2024. om gebruik van de ruimte uit te faseren

Lelystad

Nog gestart

niet 31-12-2024

3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaatsen en e-depots

3.2

Inventariseer bestaande rampen- of calamiteitenplannen Nog in te plannen. Vanwege de prioriteit van de uitrol van Djuma is dit actiepunt Jaarverslag 2022 voor Lelystad zelf en voor de externe opslaglocaties waar bestemd voor 2024. risicobeheersing voor de archiefbescheiden van Lelystad is opgenomen.

Lelystad

Nog gestart

niet 31-12-2024

3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaatsen en e-depots

3.2

Werk bovenstaande uit in een overzicht overkoepelend rampen- of calamiteitenplan.

Lelystad

Nog gestart

niet 31-12-2024

of Nog in te plannen. Vanwege de prioriteit van de uitrol van Djuma is dit actiepunt Jaarverslag 2022 bestemd voor 2024.

3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaatsen en e-depots

3.3

Het systeem van implementering voor digitaal werken bij In 2021 is het nieuwe systeem voor digitaal werken bij Burgerzaken Jaarverslag 2021 Burgerzaken in 2022 verder uitwerken geïmplementeerd (iBurgerzaken). De koppeling tussen iBurgerzaken en Djuma is in november 2022 gerealiseerd, zodat de archiefbescheiden geautomatiseerd opgeslagen kunnen worden in het gemeentelijke DMS. De resultaattypen in iBurgerzaken zijn nog niet conform de gemeentelijke selectielijst. Corrigering en actualisatie van de zaaktypecatalogus van iBurgerzaken staat gepland voor het vroege voorjaar van 2024. De uitrol van zaaksysteem Djuma heeft op dit moment de hoogste prioriteit.

Lelystad

Gestart

31-5-2024

3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaatsen en e-depots

3.5

De planning voor het e-Depot inzichtelijk maken en De visie rondom de digitale duurzaamheid en het e-Depot is eind 2021 vastgesteld Jaarverslag 2021 hierbij de te behalen mijlpunten voor 2022 benoemen. door het bestuur van HFA. Als vervolg hierop zal HFA komen met een overzicht van de uit te voeren activiteiten. In 2022 is een PvA en roadmap voor opgesteld zodat concrete stappen hierin kunnen worden vastgesteld. De financiering van het edepot is aangevraagd via de respectieve besturen van de deelnemers.

HFA

Gestart

31-12-2023

4. Interne kwaliteitszorg en toezicht

4.1

Lelystad

Gestart

31-12-2023

4. Interne kwaliteitszorg en toezicht

4.1

Lelystad

Nog gestart

niet 31-12-2023

4. Interne kwaliteitszorg en toezicht

4.1

Stel een kwaliteitssysteem op en geef hier uitvoering aan. Bij team DIA zijn kwaliteitsbeheerders benoemd. Zij hebben de eerste ideeën Jaarverslag 2022 verzameld. De kwaliteitsbeheerders volgen in najaar 2023 een cursus Kwaliteitsbeheer volgens KIDO en werken in opvolging daarvan het kwaliteitssysteem uit. Na afronding van het project nemen de kwaliteitsbeheerders de dagelijkse uitvoering op zich en voeren ook de periodieke evaluatie uit. Stel een Handboek DIV op en zie er in het Staat gepland voor 2023. Concureert met het adoptietraject van zaaksysteem Jaarverslag 2022 kwaliteitssysteem op toe dat het handboek periodiek Djuma. wordt geëvalueerd. Het Handboek DIV en een kwaliteitssysteem vormen Met het kwaliteitssysteem is gestart. Jaarverslag 2022 belangrijke pijlers voor het informatiebeheer, geef hier de hoogst mogelijke prioriteit aan.

Lelystad

Gestart

31-12-2023

4. Interne kwaliteitszorg en toezicht

4.2

Lelystad HFA

Nog gestart

niet 31-12-2024

4. Interne kwaliteitszorg en toezicht

4.3

Lelystad

Nog gestart

niet 31-12-2023

4. Interne kwaliteitszorg en toezicht

4.3

Lelystad

Gestart

31-12-2023

4. Interne kwaliteitszorg en toezicht

4.4

HFA

Gestart

31-12-2023

5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid

5.1

Stem het kwaliteitssysteem zo veel mogelijk af en zorg Wordt meegenomen door de kwaliteitsbeheerders. Jaarverslag 2022 ervoor dat de archiefbewaarplaats voor het kwaliteitssysteem dezelfde taal spreekt als de gemeente Lelystad. Neem in het intakeproces van nieuwe applicaties de rol Wordt opgenomen binnen het programma Lelystad Digitaal 2025 in de Jaarverslag 2022 van de archivaris (en indien dit nog niet gedaan is, DIA) procesbeschrijving voor aanschaf en in productiename van nieuwe applicaties. op als adviserende rollen Maak concrete afspraken met de archivaris waar formeel Gepland voor najaar 2024 en voor opname binnen het programma Lelystad Jaarverslag 2023 advies op gevraagd dient te worden en waar instemming Digitaal 2025. van de archivaris vereist is. Kwaliteitszorgsysteem voor de archiefbewaarplaats De archiefbewaarplaats beschikt nog niet over een uitgewerkt Jaarverslag 2021 uitwerken. kwaliteitszorgsysteem. Hier is in 2021 aandacht aan besteed en dit wordt in 2022 en 2023 verder opgepakt. Werk in 2023 concreet beleid uit voor archivering in het Bij gemeente Lelystad is een volledig beeld van ontbrekend beleid op het vlak van Jaarverslag 2022 algemeen: Breng alle procesgebonden informatie onder informatiebeheer nog niet bereikt.

Door prioritering van de uitrol van zaaksysteem in beheer, maak DIA regievoerend verantwoordelijk op Djuma, zijn er nog geen stappen hiertoe ingepland. informatiebeheer.

Lelystad

Gestart

31-5-2024

5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid

5.1

Blijf ook in 2023 acties uitvoeren om besef van Primair beleid binnen GL is dat de procesgebonden informatie opgeslagen wordt Jaarverslag 2022 verantwoordelijkheid bij medewerkers te vergroten. in het documentmanagementsysteem. Desondanks bevindt zich nog veel (ongestructureerde) informatie op andere locaties (teamschijven, persoonlijke schijven). Het is van belang dat de medewerkers worden gewezen op de risico’s die hieraan verbonden zijn en de rol die zij hebben in hun bijdrage aan de transparantie en het verantwoordingsplicht van de gemeente. De uitrol van Djuma en de aanstaande ingebruikname van M365 bij de gemeente Lelystad worden gebruikt om de eisen van en plichten voor goede informatiebeheer meteen onder de aandacht te brengen bij vakafdelingen. In Djuma zijn en in M365 worden de eisen voor goed informatiebeheer vertaald in de functionaliteit van de applicaties. Het onder de aandacht houden van de verantwoordelijkheden van vakafdelingen voor goed informatiebeheer is een continu proces. Dit is bij gemeente Lelystad vervat in een samenspel van relatiebeheer door DIA, toepassing in programma Lelystad Digitaal 2025, goede uitleg tijdens het introductieprogramma voor nieuwe medewerkers en kwaliteitstoetsing door DIA.

Lelystad

Gestart, doorlopend

N.v.t.

5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid

5.2

Werk in 2023 een bewaarstrategie uit en neem hierin Eind 2021 is er gestart met het opstellen van de beleidskaders voor het archiveren Jaarverslag 2019 archivering van e-mail, sociale media en berichten(apps) in het algemeen en voor het bewaren van mail, sms, whatsapp en overige sociale Jaarverslag 2020 mee. media berichten. Uitbreiding naar een bewaarstrategie voor andere Jaarverslag 2021 verschijningsvormen van informatie is nog niet gepland. Jaarverslag 2022

Lelystad

Gestart

31-12-2023

5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid

5.3

E-mail archivering

Eind 2021 is gestart met voorbereidende werkzaamheden voor het opstellen van Jaarverslag 2020 het beleid (verzamelen informatie, onderzoeken technische mogelijkheden, volgen Jaarverslag 2021 van relevante cursussen). Onlangs is er gestart met het daadwerkelijk opstellen van de beleidskaders voor het archiveren in het algemeen en voor het bewaren van mail, sms, whatsapp en overige sociale media berichten. Gemeente Lelystad heeft de VNG gemandateerd de selectielijst voor emailberichten op te stellen en de gemeente beoogd om het college te vragen om de uiteindelijke concept-selectielijst ook vast te stellen.

Lelystad

Gestart

31-12-2023

5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid

5.3

Zorg ervoor dat de implementatie van MDTO in 2023 Gemeente Lelystad heeft een vaste set eisen en wensen voor techniek, Jaarverslag 2020 wordt uitgevoerd en afgerond. functionaliteit, informatiebeveiliging en privacybescherming bij Jaarverslag 2021 aanbestedingstrajecten voor software. Een zogeheten bouwblokken-document. Aangezien het beleid is bij de gemeente Lelystad dat alle procesgebonden informatie in het centrale zaaksysteem Djuma moet worden opgeslagen, is het koppelvlak, conform landelijke standaard, met het zaaksysteem een eis bij aanbesteding. Als gevolg daarvan is er een vaste set metadata vereist en daardoor een basaal metadatamodel. Ten behoeve van opslag in Djuma van de juiste beschrijvende gegevens voor archief. Dit metadatamodel dient uitgebouwd te worden tot een model conform MDTO. Deze doorontwikkeling is gepland voor zomer 2023.

Lelystad

Gestart

31-12-2023

5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid

5.4

Werk het toevoegen van ongeregistreerde documenten Archiefachterstand die aangeboden wordt aan DIA wordt geregistreerd. Afhankelijk Jaarverslag 2019 in 2023 bij. van de grootte van het bestand. Bij grote achterstanden wordt inzet ingehuurd Jaarverslag 2021 door de procesverantwoordelijke(n). Ook in de voorloper van zaaksysteem Djuma, Jaarverslag 2022 Corsa, bevat nog een beperkte hoeveelheid archiefachterstand. Dit is een bestand van zo'n 10.000 documentregistraties die gekoppeld worden aan de juiste archiefdossiers.

Lelystad

Gestart

31-12-2023

5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid

5.4

Stel een archievenoverzicht op waarin status, locatie en Gemeente Lelystad heeft het informatiesysteem VindIM aangeschaft, met Jaarverslag 2022 bestemming van archieven zichtbaar wordt. daarbinnen de iNavigator. De iNavigator wordt in het najaar van 2023 ingericht als documentair structuurplan (DSP) voor de gemeente. In dit DSP bevindt zich vanaf dat moment de zaaktypecatalogus van de gemeente en het archievenoverzicht. Ook zullen hierin de aangetroffen archiefachterstanden in kaart worden gebracht. Gemeente Lelystad beoogt om de iNavigator ook in te zetten als AVGverwerkingsregister.

Lelystad

Gestart

31-12-2023

5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid

5.4

Stel een overzicht op van alle archiefachterstanden en De iNavigator wordt in het najaar van 2023 ingericht als documentair structuurplan Jaarverslag 2022 maak een plan van aanpak in het wegwerken van deze (DSP) voor de gemeente. In dit DSP bevindt zich vanaf dat moment de archiefstand. zaaktypecatalogus van de gemeente en het archievenoverzicht. Ook zullen hierin de aangetroffen archiefachterstanden in kaart worden gebracht. Een plan van aanpak volgt daarop en is naar verwachting afgerond in de eerste helft van 2024.

5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid

5.5

Beheerstrategie formuleren.

Gepland voor de zomer van 2023.

Toezichtbrief Provincie 2020 2021 Jaarverslag 2021 Jaarverslag 2022

Lelystad

Nog gestart

niet 31-5-2024

Lelystad

Gestart

31-12-2023

en

6. Vervanging, conversie/migratie, vernietiging en vervreemding

6.1

Controleer het Handboek Vervanging 2022 op relevantie Staat gepland voor voorjaar 2024, omdat actualisatie van het Handboek vereist is Jaarverslag 2022 in de aanloop naar de nieuwe Archiefwet. Alle werkzaamheden ter voorbereiding op de nieuwe Archiefwet staan gepland begin 2024.

Lelystad

Nog gestart

niet 31-3-2024

6. Vervanging, conversie/migratie, vernietiging en vervreemding

6.2

Lelystad

Gestart

31-12-2023

6. Vervanging, conversie/migratie, vernietiging en vervreemding

6.2

Lelystad

Afgerond

31-5-2023

6. Vervanging, conversie/migratie, vernietiging en vervreemding

6.3

Werk een workflow uit voor de processen waarbij de Gepland voor najaar 2024 en voor opname binnen het programma Lelystad Jaarverslag 2022 archivaris betrokken dient te worden en neem DIA en de Digitaal 2025. archivaris in deze workflow op Werk een overzicht uit van verwachte processen van Dit overzicht is een vast agendapunt binnen het Strategisch Informatie Overleg. Op Jaarverslag 2022 conversie en migratie als gevolg van de aanschaf van basis van dit overzicht worden uren gevraagd en ingepland van de archivaris voor nieuwe applicaties toetsing vooraf van geplande migraties. Ga in 2023 verder met het opschonen van de applicatie Sociaal Domein gaat in de eerste helft van 2024 over op een nieuwe applicatie, Jaarverslag 2022 van Sociaal Domein, blijf hier als DIA, met kennis van iSamenlevingszaken, die conform beleid is gekoppeld aan het DMS in Djuma. Alle vernietiging, nauw bij betrokken. vanaf dan gevormde zaken zullen in het centrale archiefsysteem en binnen de correcte zaaktypecatalogus worden beheerd. De archiefachterstand bij Sociaal Domein is in analoge verschijningsvorm weggewerkt in 2023. De digitale archiefachterstand zal worden weggewerkt na de productiedatum van iSamenlevingszaken. Afronding van de archiefbewerking staat onder voorbehoud geraamd op eind 2024.

Lelystad

Gestart

31-12-2024

6. Vervanging, conversie/migratie, vernietiging en vervreemding

6.4

Lelystad

6.4

Nog gestart Gestart

niet 31-5-2024

6. Vervanging, conversie/migratie, vernietiging en vervreemding

6. Vervanging, conversie/migratie, vernietiging en vervreemding

6.4

Breng achterstanden in vernietiging in kaart in het, nog Volgt in 2024 op de in productiename van de iNavigator als documentair Jaarverslag 2022 op te stellen, archievenoverzicht. structuurplan met archievenoverzicht. Werk achterstanden in vernietiging weg. Gemeente Lelystad verwacht in de eerste helft van 2024 de volledige Jaarverslag 2022 archiefachterstand in kaart te hebben en een plan van aanpak voor het wegwerken van deze archiefachterstand opgeleverd te hebben. Naar schatting vergt de wegwerking van de archiefachterstand ingehuurd inzet en de tijdsperiode van 1,5 tot 2 jaar. Breng alle procesgebonden informatie onder in beheer Primair beleid binnen GL is dat de procesgebonden informatie opgeslagen wordt Jaarverslag 2022 bij DIA, voorkom vernietigingen buiten het beheer van in het zaaksysteem. Desondanks bevindt zich nog veel (ongestructureerde) DIA om. informatie op andere locaties (teamschijven, persoonlijke schijven). Het is van belang dat de medewerkers worden gewezen op de risico’s die hieraan verbonden zijn en de rol die zij hebben in hun bijdrage aan de transparantie en het verantwoordingsplicht van de gemeente. De uitrol van Djuma en de aanstaande ingebruikname van M365 bij de gemeente Lelystad worden gebruikt om de eisen van en plichten voor goede informatiebeheer meteen onder de aandacht te brengen bij vakafdelingen.

In Djuma zijn en in M365 worden de eisen voor goed informatiebeheer vertaald in de functionaliteit van de applicaties. Het onder de aandacht houden van de verantwoordelijkheden van vakafdelingen voor goed informatiebeheer is een continu proces. Dit is bij gemeente Lelystad vervat in een samenspel van relatiebeheer door DIA, toepassing in programma Lelystad Digitaal 2025, goede uitleg tijdens het introductieprogramma voor nieuwe medewerkers en kwaliteitstoetsing door DIA.

Lelystad

Gestart, doorlopend

N.v.t.

7. Overbrenging van archiefbescheiden

7.1

Stel een proces op voor over te brengen archief, Een eerste versie van de procesbeschrijving is afgerond. In nader overleg met Het Jaarverslag 2022 implementeer deze in de organisatie en zie erop toe dat Flevolands Archief wordt deze procesbeschrijving aangescherpt. Correcte deze correct wordt uitgevoerd. uitvoering van overbrenging is onderdeel van het aanstaande kwaliteitssysteem.

Lelystad

Gestart

31-12-2023

Lelystad

31-12-2026

7. Overbrenging van archiefbescheiden

7.1

Voer in 2023 de nodige werkzaamheden uit om de goede Het digitale archief met bouwvergunningen over de periode 1957 – 1999 bevindt Jaarverslag 2020 geordende en toegankelijke staat van de nog over te zich al in de archiefbewaarplaats bij Het Flevolands Archief, maar is nog niet Jaarverslag 2022 brengen bouwvergunningen (1957-1999 en 2000-2010) raadpleegbaar. Het archiefbestand is in goede, geordende en toegankelijke staat. te borgen en regel de formele overbrenging De laatste stap in het proces is het vaststellen van openbaarheidsbeperkingen in de zin van art. 15 van de Archiefwet.

Lelystad HFA

Gestart

31-12-2023

7. Overbrenging van archiefbescheiden

7.2

Zie erop toe dat het blok Bouwvergunningen 2000-2010 Gemeente Lelystad is met Het Flevolands Archief in overleg over vervroegde Jaarverslag 2022 begin 2024 gereed is voor vervroegde overbrenging naar overbrenging van bouwvergunningen. Belangrijke eisen hierbij zijn goede de archiefbewaarplaats afscherming van persoonsgegevens van nog levende personen en 24-uurs beschikbaarheid van digitale bouwtekeningen voor de gemeente en hulpdiensten. De mate van goede, geordende en toegankelijke staat wordt nog onderzocht. Als het niveau hiervan niet voldoet, zal een archiefbewerking plaats moeten vinden in 2024.

Lelystad HFA

Gestart

31-12-2024