BL 3 Verordening op de ambtelijke bijstand fractieondersteuning fractieassistentschap gemeente Lelystad 2020 WIJZIGINGEN BIJHOUDEN

Verordening ambtelijke bijstand, fractieondersteuning en

fractieassistentschap 20220 Besluit van de raad van de gemeente Lelystad tot vaststelling van een nieuwe

Verordening ambtelijke bijstand, fractieondersteuning en fractieassistentschap gemeente Lelystad 20220

De raad van de gemeente Lelystad;

Op voorstel van de Agendacommissie het presidium van de gemeenteraad van [datum en

nummer];

gelet op artikel 33 van de Gemeentewet;

BESLUIT: I. in te trekken de Verordening op de ambtelijke bijstand, van de gemeenteraad fractieondersteuning en fractieassistentschap 202003;

II. in te trekken de Verordening op de fractieondersteuning 2010;

III. in te trekken de Verordening op het fractieassistentschap 2013 III. vast te stellen de navolgende

VERORDENING ambtelijke bijstand, fractieondersteuning en fractieassistentschap gemeente Lelystad 202220:

Paragraaf 1 Algemene bepalingen Artikel 1 Definities In deze verordening wordt verstaan onder: - ambtelijke bijstand: bijstand, verleend door onder het gezag van het college werkzame ambtenaren; - bijstand : ondersteuning bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere ondersteuning niet zijnde een verzoek om informatie; - fractieassistent: een door de raad op voordracht van een raadsfractie beëdigd persoon die vooraf is getoetst aan de wettelijke vereisten die ook voor raadsleden gelden. persoon die werkzaamheden verricht voor één van de fracties uit de raad en door de betreffende fractie bij de griffier formeel is aangemeld als medewerker en een geheimhoudingsverklaring heeft ondertekend.

Paragraaf 2 Verzoeken om informatie of bijstand Artikel 2 Verzoek om informatie 1 . Een raadslid of fractieassistent kan de griffier verzoeken om: a. feitelijke informatie van geringe omvang; b. inzage in of afschrift van bij de raad, burgemeester en wethouders of de burgemeester berustende schriftelijke stukken en ander materiaal dat gegevens bevat, met uitzondering van geheime stukken

Commentaar [EJ(1]: Dit artikel is gelijk getrokken aan het VNG-model. De toelichting geeft aan hoe met geheime informatie moet worden omgegaan.

De voorbereiding met betrekking tot voornoemde punten a en b is onderwerp van gesprek tussen de burgemeester, de gemeentesecretaris en de griffier. 2 . De griffier verstrekt zo spoedig mogelijk de verzochte informatie, voor zover deze daarover kan beschikken. Voor zover daarmee niet aan het verzoek voldaan is, verzoekt de griffier de secretaris één of meer ambtenaren aan te wijzen die voor zover mogelijk de resterende informatie zo spoedig mogelijk verstrekken. 3 . Indien een ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op openbare informatie, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist.

Artikel 3 Verzoek om bijstand 1 . Een raadslid kan de griffier verzoeken om bijstand. De voorbereiding met betrekking tot een verzoek om bijstand is onderwerp van gesprek tussen de burgemeester, de gemeentesecretaris en de griffier. 2 . De verzochte bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend, voor zover dit naar het oordeel van de griffier in redelijkheid kan worden gevergd. Als de griffier de verzochte bijstand niet kan verlenen, verzoekt hij de secretaris om een of meer ambtenaren aan te wijzen die ambtelijke bijstand verlenen. 3 . De secretarisgriffier weigert het verzoek om ambtelijke bijstand als het naar zijn oordeel niet aannemelijk is gemaakt dat de ambtelijke bijstand betrekking heeft op raadswerkzaamheden. 4 . Als de secretarisgriffier het verzoek om ambtelijke bijstand weigert, of ambtelijke bijstand niet op de door het raadslid gewenste termijn verleend kan worden, deelt hij dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid door wie het verzoek is ingediend. De griffier of het raadslid kan de burgemeester verzoeken met de griffier en de secretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over het alsnog laten verlenen van de ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek.

Commentaar [EJ(2]: Overbodig. Staat ook niet in VNG model

Commentaar [EJ(3]: Lid 3 en 4 in overeenstemming gebracht met VNG model

Artikel 4 Geschil over verleende ambtelijke bijstand 1 . Een raadslid dat niet tevreden is over de aan hem verleende ambtelijke bijstand, kan de griffier verzoeken hierover in overleg te treden met de secretaris. 2 . Als overleg met de secretaris niet leidt tot een ook voor het raadslid bevredigende oplossing, kan deze de burgemeester verzoeken met de griffier en de secretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over de aan hem verleende ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek.

Artikel 5 Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand 1 . Een raadslid kan aangeven dat een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies geheim wordt gehouden. Het feit dat een of meer ambtenaren bijstand verlenen aan de raad over een specifiek onderwerp valt buiten deze geheimhouding. 12 . Als het college of een of meer leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of over de inhoud van verleende ambtelijke bijstand, wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.

Commentaar [EJ(4]: Aangepast aan VNG model. Lid 1 staat in de toelichting uitgelegd.

Paragraaf 3 Fractieondersteuning Artikel 6 Recht op financiële bijdrage 1 . Aan een in de raad zitting hebbende fractie wordt voor de duur van de zittingsperiode een financiële bijdrage verstrekt, genaamd fractievergoeding, ter ondersteuning van het functioneren van de fractie. 2 . De fractievergoeding bestaat uit een basisbedrag van €1.000,- per jaar per raadszetel van de fractie. 3 . Bovenop de fractievergoeding ontvangt elke fractie in elke raadsperiode eenmalig een budget van twee maal € 1.200,-. Dit bedrag, genaamd hardwarevergoeding, is uitsluitend bestemd voor de aanschaf van een apparaat (laptop, tablet) voor fractieassistenten;

Commentaar [EJ(5]: Terminologie wekt verwarring

a . De apparaten zijn en blijven eigendom van de fractie. Het overnemen van het device door een individu (fractieassistent) is niet toegestaan; b . De apparaten zijn bestemd voor de twee fractieassistenten die zijn aangemeld bij de griffier en die een geheimhoudingsverklaring hebben ondertekend.

Artikel 7 Besteding fractievergoeding 1 . De fractievergoeding wordt uitsluitend besteed aan ondersteuning die ertoe strekt de volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol van de fractie te versterken. 2 . De financiële bijdrage wordt in ieder geval niet gebruikt ter bekostiging van: a . Uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen; b . betalingen , inclusief die ter voldoening van contributie, aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van diensten of goederen geleverd ten behoeve van de versterking van de ondersteuning van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie of arbeidsovereenkomst; c . giften , leningen , beleggingen en voorschotten; d . ICT ondersteuning; e . uitgaven die op grond van enige andere wettelijke regeling in aanmerking komen voor vergoeding van overheidswege, inclusief uitgaven in verband met verkiezingsactiviteiten; f . uUitgaven die vallen onderbehoren te worden voldaan uit de algemene onkostenvergoeding van raadsleden, zoals telefoon, abonnementen, vakliteratuur etc. g .

uitgaven die bestredenbesteed dienen te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het Rrechtspositiebesluit raadsleden decentrale politieke ambtsdragersgemeente Lelystad 2019 toekomen ingevolgede de vigerende Verordening rechtspositie raadsleden gemeente Lelystad.

Artikel 8 Voorschot fractievergoeding 1 . De fractievergoeding wordt jaarlijks vóór 31 januari van een kalenderjaar als voorschot op dat kalenderjaar verstrekt. 2 . In een jaar waarin de raadsleden aftreden na reguliere raadsverkiezingen wordt, in afwijking van het eerste lid, een voorschot verleend voor de periode tot en met de maand maart en een voorschot voor de periode omvattende de resterende maanden. Het eerste voorschot wordt vóór 31 januari van dat jaar verstrekt; het tweede voorschot vóór het eind van de maand april.

Artikel 9 Gevolgen splitsen en einde bestaan fractie 1 . Als één of meer raadsleden van één of meer fracties als zelfstandige fractie gaan optreden of zich aansluiten bij een andere fractie, wordt de voor elk van deze zetels beschikbaar gestelde fractievergoeding toebedeeld aan de nieuw gevormde fractie of aan de fractie waarbij aangesloten wordt. 2 . Als zich een situatie als bedoeld in het eerste lid voordoet, worden de verleende voorschotten naar evenredigheid van het nog resterende aantal maanden van het jaar waarvoor het voorschot is verleend onverwijld bijgesteld overeenkomstig de uit het eerste lid voortvloeiende verdeling. 3 . Als een fractie tijdens een zittingsperiode ophoudt te bestaan, vervalt de aanspraak op de fractievergoeding met ingang van de maand volgend op de maand waarin hiervan kennisgeving is gedaan aan de voorzitter van de raad.

Artikel 10 Administratieve verplichtingen 1 . De fracties zijn verplicht een financiële administratie te voeren op basis van het stelsel van baten en lasten. Deze administratie wordt op een zodanige wijze gevoerd dat deze steeds een volledig en juist inzicht geeft in alle bezittingen en schulden, verplichtingen, reserves, baten en lasten, alsmede overige gegevens die voor de financiële verantwoording van belang zijn. 2 . Andere inkomensbronnen dan de fractievergoeding worden afzonderlijk geadministreerd. 3 . De administratie wordt zodanig ingericht dat op eerste aanvraag van de accountant en/of de raad nadere informatie kan worden gegeven en bescheiden of bewijsstukken met betrekking tot de uitgaven kunnen worden overgelegd.

Commentaar [EJ(6]: Geschrapt. Dit was specifiek voor Lelystad. Maar voorstel is dat fractieassistenten de hardware op dezelfde wijze als raadsleden

Commentaar [EJ(7]: Correcte benaming regeling opgenomen

4 . Bij uitgaven worden de onderliggende bescheiden door ten minste twee personen geautoriseerd.

Artikel 11 Verantwoording, controle en vaststelling financiële bijdrage

1 1 . . Accountantscontrole vindt plaats ten aanzien van één willekeurig gekozen jaar van de (vierjarige) raadsperiode: a . de accountant controleert de bestaande partijen in dat jaar op uitgaven; b . de accountant doet geen uitspraak over terugbetalingsverplichtingen (dit gebeurt aan het einde van de vier jaar); 2De financiële verantwoording vindt plaats aan het einde van de zittingsperiode van de raad. 2 . De fractie legt uiterlijk drie maanden na de zittingsperiode van de raad aan de raad verantwoording af over de besteding van de financiële bijdrage gedurende de gehele zittingsperiode, onder overlegging van een financieel verslag. 3 . Het financieel verslag bestaat uit: a . het ingevulde door de griffie verstrekte format b . de betalingsbewijzen inzake de besteding van de fractievergoeding c . de bewijsstukken als aankoopbonnen, declaraties, facturen e.d. 4 . Wanneer een fractie splitst of ophoudt te bestaan, legt de fractie terstond verantwoording af over de besteding van de financiële bijdrage tot het moment van de splitsing c.q. het moment waarop de fractie is opgehouden te bestaan. 5 . De fractie overlegt de aankoopbonnen van de apparaten die ter ondersteuning van de fractieassistenten zijn aangeschaft, zoals bedoeld onder artikel 6.3. 6 .

De accountant die belast is met de controle van de jaarrekening van de raad controleert het financieel verslag en brengt advies uit aan de raad. 7 . De raad stelt na ontvangst van het advies van de accountant de hoogte vast van: a . de financiële bijdrage; b . het te verrekenen verschil tussen de vastgestelde financiële bijdrage en de ontvangen jaarlijkse voorschoten;

Commentaar [EJ(8]: Nieuw artikel 11. Accountantscontrole vervalt

Commentaar [EJ(9]: Zie art 9 Commentaar [EJ(10]: Niet meer van toepassing

Artikel 11. Verantwoording, controle en vaststelling financiële bijdrage

1. De fractie legt uiterlijk drie maanden na het einde van een kalenderjaar aan de

raad verantwoording af over de besteding van de financiële bijdrage gedurende het vorige kalenderjaar, onder overlegging van een financieel verslag.

2. De raad stelt na controle van het financieel verslag de hoogte vast van: a. de financiële bijdrage;

[b. het te verrekenen verschil tussen de vastgestelde financiële bijdrage en

het ontvangen voorschot;]

Paragraaf 3 Fractieassistentschap Artikel 12 Voorwaarden voor het fractieassistentschap 1 . De fractieassistent moet voldoen aan de vereisten die gelden voor het lidmaatschap van de gemeenteraad, zoals deze zijn gesteld in Artikel 10 tot en met 13 en 15 van de Gemeentewet.

Artikel 13 Voordracht 1 . Door een fractie kunnen ten hoogste twee fractieassistenten worden voorgedragen. 2 . De voorgedragen fractieassistent dient door de fractievoorzitter schriftelijk te worden aangemeld bij de griffier. 3 . De fractieassistent die door een fractie wordt voorgedragen, dient een ondertekende Verklaring Fractieassistent, zoals beschreven in Artikel 14, te overleggen omtrent de aanvaarding en uitoefening van het fractieassistentschap, conform de bij deze verordening behorende bijlage. 4 . De griffier brengt iedere aanmelding van een fractieassistent direct ter kennis van de raad.

Commentaar [EJ(11]: Deze paragraaf kan vervallen vanwege nieuw RvO waarin dit is vastgelegd in art 13.

Artikel 14 Te ondertekenen verklaring 1 . De voorgedragen fractieassistent ondertekent de volgende verklaring: “Ik verklaar dat ik: voor het verkrijgen van het fractieassistentschap aan niemand iets heb gegeven of beloofd, noch zal geven of beloven; van niemand enige belofte, gunst of geschenk zal aannemen om als fractieassistent iets te doen of na te laten; de gedragscode van de raad van Lelystad onderschrijf; mij zal inzetten om de belangen van de inwoners van de gemeente Lelystad zo optimaal mogelijk te dienen.” En voorziet deze van datum, plaatsnaam en handtekening.

Artikel 15 Beëindiging van het fractieassistentschap 1 . Het fractieassistentschap eindigt: a . Met het eindigen van een zittingsperiode van de raad, vervallen de benoemingen van de fractieassistenten; b . Met ingang van de dag waarop de griffier van de fractieassistent de schriftelijke mededeling ontvangt dat hij zich als fractieassistent heeft teruggetrokken; c . Met ingang van de dag waarop de fractieassistent niet meer voldoet aan de voorwaarden, genoemd in artikel 12.

Artikel 16 Rechten van de fractieassistent 1 . De fractieassistent mag, als plaatsvervangend lid, deelnemen aan en als woordvoerder van de fractie optreden in openbare raadsbijeenkomsten, met uitzondering van de besluitvormende raadsvergadering. 2 . De fractieassistent heeft het recht op alle informatie die aan raadsleden ter beschikking wordt gesteld.

Artikel 17 Geheimhouding 1 . De fractieassistent is met betrekking tot vertrouwelijk informatie, die hen vanwege de gemeente ter kennis komt, op gelijke wijze tot geheimhouding verplicht als de leden van de raad en nemen overigens dezelfde zorgvuldigheid in acht als van raadsleden wordt verwacht.

Artikel 18 Nakomen verplichtingen 1 . Een fractieassistent, die zijn bij deze verordening opgelegde verplichtingen niet nakomt, kan door de voorzitter van de raad door middel van een schriftelijk besluit de rechten van fractieassistent worden ontnomen. 2 . Met ingang van de datum van het in lid 1 genoemde besluit mag de fractieassistent de rechten als bedoeld in artikel 6 niet meer uitoefenen. 3 . De voorzitter van de raad doet, onder overlegging van het besluit, mededeling aan de betreffende fractieassistent, aan de fractie die hem heeft voorgedragen en aan de raad. 4 . Tegen het in lid 1 bedoelde besluit van de voorzitter van de raad staat voor de fractieassistent en de fractie die hem heeft voorgedragen binnen twee weken na datum verzending van de in lid 3 bedoelde mededeling beroep open bij het presidium van de raad.

Paragraaf 3 Vergoeding voor de werkzaamheden van fractieassistentschap

Commentaar [EJ(12]: Overbodig want is geregeld in de wet. Staat ook niet in VNG model

Commentaar [EJ(13]: Overbodig. Staat ook niet in VNG model

Artikel 12 Vergoeding fractieassistent 1. Een fractieassistent heeft vanaf de dag van beëdiging recht op een vergoeding. 2. De vergoeding is gebaseerd op het bedrag per commissievergadering zoals genoemd in artikel 3.4.1. van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers. 3. De vergoeding wordt op basis van artikel 3.4.2. onder b van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers berekend en vastgesteld op basis van het in de jaarkalender opgenomen aantal regulier geplande commissievergaderingen, een gemiddeld aanwezigheidspercentage van 90% en wordt volledig uitgekeerd ongeacht het aantal bijgewoonde commissievergaderingen. 4.Degene, die gedurende een gedeelte van het kalenderjaar fractie assistent is geweest, ontvangt de vergoeding naar evenredigheid van het aantal dagen dat deze fractie assistent is geweest. 5.De betaling van de vergoeding wordt gestaakt op de dag dat het fractieassistentschap eindigt

Artikel 13 Overige vergoedingen (schakelbepaling) De bepalingen in artikel 4 (Reiskosten binnen de gemeente), artikel 5 (Reis- en verblijfskosten buiten de gemeente), artikel 7 (Informatie- en communicatievoorzieningen) artikel 9 (Aanwijzing als eindheffingsbestanddelen) en artikel 10 (Declaratie van kosten) van de Verordening rechtspositie raadsleden gemeente Lelystad zijn van overeenkomstige toepassing op fractieassistenten.

Paragraaf 4 Slotbepalingen Artikel 149 Intrekking oude verordening en overgangsrecht 1 . De Verordening op de ambtelijke bijstand, fractieondersteuning en fractieassistentschap Lelystad 2020d van de gemeenteraad 2003 wordt ingetrokken. 2 . De verordening op de fractieondersteuning 2010 wordt ingetrokken. 3 . De Verordening op de fractieondersteuning 2010 blijft van toepassing ten aanzien van de op basis van die verordening verleende financiële bijdragen en de verantwoording, controle, vaststelling en afrekening van die financiële bijdragen. 4 . De Verordening op het fractieassistentschap 2013 wordt ingetrokken.

Artikel 1520 Inwerkingtreding en citeertitel 1 . Deze verordening treedt in werking op 01-01-20230. 2 . Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening ambtelijke bijstand, fractieondersteuning en fractieassistentschap gemeente Lelystad 20220. Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van [datum]. De voorzitter, De griffier,

Toelichting Algemeen

Artikel 33 van de Gemeentewet (hierna: wet) bepaalt dat de raad en elk van zijn leden recht hebben op ambtelijke bijstand (eerste lid) en dat de in de raad

vertegenwoordigde groeperingen (de fracties) recht hebben op ondersteuning

(tweede lid). Met betrekking tot de ambtelijke bijstand en de ondersteuning van fracties moet de raad een verordening vaststellen die ten aanzien van de

ondersteuning regels over de besteding en de verantwoording bevat (derde lid). Met deze verordening wordt hieraan uitvoering gegeven.

De formulering van artikel 33 van de wet laat buiten twijfel dat individuele

raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op

ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan.

De financiële bijdrage voor de fractieondersteuning is een subsidie als bedoeld in artikel 4:21, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Dit

betekent dat titel 4.2 van de Awb van toepassing is op het verstrekken van de

financiële bijdrage en dat het besluit van de raad waarmee – na verantwoording en controle – de hoogte van de financiële bijdrage wordt vastgesteld (zie artikel 13) vatbaar is voor bezwaar en beroep.

In deze verordening vervult de griffier een centrale rol. De

hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad; de

griffier is onder andere het eerste aanspreekpunt als het gaat om verzoeken om

informatie en bijstand. Een nadere omschrijving van en toelichting op de taken van

de griffier is vastgelegd in de ambtsinstructie van de griffier. De griffiemedewerkers (ongeacht functiebenaming als procescoördinator, raadsassistent of

commissiegriffier) vallen onder het gezag van de griffier. Indien er sprake is van De

commissiegriffiers, die niet formeel ondergebracht zijn bij de griffie, handelen deze in ieder geval bij de uitvoering van de werkzaamheden als commissiegriffier overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier.

De griffier vervult, via de secretaris, ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie. Dat de raad over een griffier met griffie

beschikt die bijstand kan verlenen, betekent niet dat er geen behoefte is aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie is, in

vergelijking met de reguliere organisatie, beperkt in omvang. Voor specialistische

hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen zal in

bepaalde gevallen een beroep op deze organisatie dan ook nodig zijn. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie

beschikbaar is. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere

ambtelijke organisatie zal daarom de secretaris in dergelijke gevallen de ambtenaar die de ambtelijke bijstand verleent moeten aanwijzen. Daarom zijn bepaalde aspecten van de rol van de gemeentesecretaris in deze verordening nader

uitgewerkt. Dat is van belang om de rol van de secretaris op een juiste wijze vorm te geven nu er een splitsing heeft plaatsgevonden tussen griffie en reguliere ambtelijke organisatie. Artikelsgewijs In deze artikelsgewijze toelichting worden enkel die bepalingen die nadere toelichting behoeven behandeld. Artikel 1. Definities

Bijstand in de vorm van ondersteuning bij het opstellen van voorstellen,

amendementen en moties kan verleend worden door ambtenaren die onder het

gezag van de raad vallen (artikel 107e van de wet) of door de reguliere ambtelijke organisatie die onder het gezag van het college valt (artikel 160 van de wet).

Hoewel medewerkers van de griffie wel degelijk ambtenaren zijn in de zin van de

Ambtenarenwet, is de term ‘ambtelijke bijstand’ in deze verordening voorbehouden aan het verlenen van bijstand door medewerkers van de reguliere ambtelijke organisatie.

De definitie van fractieassistent is gelijk aan de definitie zoals deze is opgenomen in het Reglement van Orde van de gemeenteraad van Lelystad. Artikel 2. Verzoek om informatie

Raadsleden of fractieassistenten die feitelijke informatie van geringe omvang nodig hebben of inzage of afschrift van bij de raad, burgemeester en wethouders of de

burgemeester berustende schriftelijke stukken, hoeven zich niet via de formele weg van artikel 169, tweede en volgende lid, van de wet tot het college te richten. In dit

artikel is bepaald dat zij hun verzoek aan de griffier kunnen richten. Verzoeken die

betrekking hebben op documenten waarop al dan niet geheimhouding rust, worden eveneens aan de griffier gericht. Daarbij zij er volledigheidshalve op gewezen dat de griffier een opgelegde geheimhouding in acht moet nemen. Als een raadslid

geheime stukken opvraagt die alleen mogen worden ingezien, moet de griffier het

verzoek van het raadslid doorgeleiden naar het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd.

De griffier (of één van de griffiemedewerkers) verstrekt de informatie zo spoedig

mogelijk (tweede lid). Als de griffier niet in staat is om volledig tegemoet te komen aan het verzoek, kan hij de secretaris vragen of de reguliere ambtelijke organisatie de informatie kan leveren. Het is in lijn met de onderlinge taakverdeling dat de

griffier het aanspreekpunt en de aangewezen persoon is om de voortgang in het proces te bewaken.

Artikel 3. Verzoek om bijstand

Ook verzoeken om bijstand moeten aan de griffier gericht worden. Als de griffier of de griffiemedewerkers de verzochte ondersteuning niet kunnen leveren, verzoekt de griffier de secretaris om inzet van ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie. Het is aan de griffier om te beoordelen of een van de genoemde ‘weigeringsgronden’ voor het door ambtenaren van de reguliere ambtelijke

organisatie verlenen van ambtelijke bijstand zich voordoet. Overigens ligt het bij

een conflict over het al dan niet verlenen van ambtelijke bijstand in de rede dat de

burgemeester, als voorzitter van de raad en het college, hierover overleg voert met de secretaris, de griffier en indien nodig ook het betrokken raadslid (vierde lid). Artikel 4. Geschil over verleende ambtelijke bijstand

Net als bij de weigering om ambtelijke bijstand door ambtenaren vanuit de

reguliere ambtelijke organisatie te verlenen, kan de burgemeester ook een rol vervullen als een raadslid niet tevreden is over de door een ambtenaar van de reguliere ambtelijke organisatie verleende ambtelijke bijstand. Als er een

conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan zal de burgemeester ook hier een bemiddelende rol kunnen spelen (tweede lid). De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer.

Artikel 5. Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand

Dit artikel voorkomt dat de betreffende ambtenaar in een spagaat tussen raad en college terecht komt. Als een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij

ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet

door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over

het verzoek van een raadslid, is bepaald dat collegeleden zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt

bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.

De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de

reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Als hij dit gedeelte van zijn taak niet goed

uitoefent, behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.

Artikel 6. Recht op financiële bijdrage

Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het totale budget voor fractieondersteuning wordt door de raad in de gemeentebegroting opgenomen.

Naar rato van fractiegrootte wordt de fractievergoeding toegekend, zodat ook ieder fractielid op gelijkwaardig niveau ondersteund kan worden.

De financiële bijdrage voor fractieondersteuning voldoet aan de definitie van

subsidie van artikel 4:21 van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Omdat het verlenen van subsidies in de Algemene subsidieverordening ((hierna: ASV)

indien van kracht) in de gemeente doorgaans aan het college gedelegeerd is, zal voornoemde verordening uitdrukkelijk niet van toepassing verklaard moeten

worden op de bijdrage voor fractieondersteuning. Niet alleen vanwege het dualisme tussen de raad en het college, maar ook omdat het regime in de ASV wezenlijk

anders is dan het regime voor het verlenen, vaststellen en verantwoorden van de bijdrage voor fractieondersteuning.

Artikel 7. Besteding financiële bijdrage

Voor wat betreft de besteding van de fractieondersteuning worden de fracties grotendeels vrijgelaten. Minimumvoorwaarde is wel dat de financiële bijdrage

besteed wordt aan ondersteuning om de volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol van de fractie te versterken. De ondersteuning dient van inhoudelijke aard te zijn, bijvoorbeeld de inhuur van beleidsmedewerkers.

Daarnaast is in het tweede lid een aantal doelen genoemd waarvoor de financiële

bijdrage voor fractieondersteuning in ieder geval niet gebruikt mag worden. Deze opsomming is niet limitatief. De bestedingen dienen bij te dragen aan een goede taakvervulling van de fractie en met dien verstande dat de bijdrage in ieder geval niet aangewend mag worden voor de doelen, genoemd in het tweede lid.

Het is uiteraard niet de bedoeling dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het

raadswerk aanvullen met de financiële bijdrage voor fractieondersteuning en dat ook contributies aan politieke partijen of met politieke partijen gelieerde

organisaties via de fractieondersteuning kunnen worden gefinancierd (onder a). Een lidmaatschap van een dergelijk orgaan is immers een individuele aangelegenheid van een raadslid en niet van de betreffende gemeenteraadsfractie.

Bij (andere) uitgaven die op grond van enige andere wettelijke regeling in

aanmerking komen voor vergoeding van overheidswege (onder e) kan onder andere gedacht worden aan bepaalde reis- en verblijfkosten, kosten voor een buitenlandse

excursie of reis, kosten voor scholing, kosten voor een computer en

internetverbinding en de contributie van bepaalde beroepsverenigingen. Deze komen voor vergoeding in aanmerking op grond van het Rechtspositiebesluit

decentrale politieke ambtsdragers, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de wet. In het bijzonder wordt benadrukt dat het dus ook niet is toegestaan om met de financiële bijdrage voor fractieondersteuning verkiezingscampagnes te financieren.

Specificatie geoorloofde bestedingen fractievergoeding (handreiking, niet limitatief) Secretariaat Kosten fractiesecretariaat

Telefoon- en abonnementskosten (kranten, tijdschriften e.d.), contributies, lidmaatschappen van raadsleden en fractieassistenten Abonnement KvK

Bank

Stagekosten

Wel In dienst nemen aparte fractiesecretaris, niet zijnde een raadslid of fractieassistent. De fractie en ontvanger zijn zelf verantwoordelijk voor de eventueel daaruit voortvloeiende fiscale consequenties. Bureaukosten zoals schrijfgerei, postzegels, inktcartridges, kopieerkosten t.b.v. fractiesecretariaat. Fractieassistenten wel

Niet Door raadsleden en fractieassistenten persoonlijk gemaakte kosten voor bureaukosten en porti kunnen niet via de fractievergoeding worden betaald. Voor raadsleden vallen deze kosten onder de onkostenvergoeding.

Kosten die gemaakt moeten worden voor een aparte inschrijving bij de KvK voor het ontvangen van de fractievergoeding (aparte stichting of vereniging) kunnen ten laste van de fractievergoeding worden gebracht. Kosten die gemaakt moeten worden voor de bankrekening waarop de fractievergoeding Vastgesteld in presidiumvergadering van 9 september 2019 wordt gestort., kunnen worden betaald uit de fractievergoeding. De kosten voor een stagiair, die stage loopt bij de fractie, kunnen betaald worden vanuit

Extra kosten (boetes) ten gevolge van te late betaling.

Voor raadsleden vallen deze kosten onder de onkostenvergoeding.

Scholing

de fractievergoeding. E.e.a. conform het stagecontract. De fractie en ontvanger zijn zelf verantwoordelijk voor de eventueel daaruit voortvloeiende fiscale consequenties. Wel

Congressen, seminars, symposia en cursussen

Het bijwonen als raadslid of fractieassistent aan congressen, seminars en symposia en opleidingen gericht op de uitoefening van het raads- c.q. fractielidmaatschap. Opleidingen voor raadsleden en fractieassistenten die inhoudelijk gerelateerd zijn aan de politieke uitgangspunten van de deelnemers. NB: Er is tevens budget van 1000 euro per jaar voor raadsleden.

Communicatie Website

Wel De kosten hiervan kunnen voor 100% uit de fractievergoeding worden betaald iIndien de website alleen door de fractie wordt gebruikt voor zaken die betrekking hebben op het raadswerk. Als dezelfde website ook door de partij wordt gebruikt, dan kunnen de kosten naar evenredigheid uit de fractievergoeding worden bekostigd. Er moet een relatie liggen met de fractie en het raadswerk. De kosten hiervan kunnen voor 100% uit de fractievergoeding worden betaald iIndien de nieuwsbrief alleen door de fractie wordt gebruikt voor zaken die betrekking hebben op het raadswerk. Als dezelfde nieuwsbrief ook door de partij wordt gebruikt, dan kunnen de kosten naar evenredigheid uit de fractievergoeding worden bekostigd. Er moet een relatie

Nieuwsbrief

Niet Indien een congres, seminar, symposia of opleiding door de gemeente aangeboden of verzorgd wordt, komen de kosten ten laste van de gemeente.

Niet Als het alleen gaat om de website van de partij, dan kunnen de kosten niet uit de fractievergoeding worden betaald.

Als het alleen gaat om een nieuwsbrief van de partij, dan kunnen de kosten niet uit de fractievergoeding worden betaald.

Standpunt- c.q. informatieoverdrachtskosten (tv, radio, kranten etc.) Kosten advertenties

Heidagen in Nederland (niet zijnde Saba, St. Eustatius en Bonaire) Representatie Eindejaarspresentjet fractieassistenten

Cadeaus

liggen met de fractie en het raadswerk. Publiciteitskosten gemaakt door en voor de fractie kunnen uit de fractievergoeding betaald worden. De kosten hiervan kunnen voor 100% uit de fractievergoeding betaald worden mits de afzender helder is in de advertentie (de fractie van …). Het moet duiden dat de fractie uit de gemeenteraad verantwoordelijk is en de inhoud moet een relatie hebben met het raadswerk. Als dezelfde advertentie ook door de partij wordt gebruikt, dan kunnen de kosten naar evenredigheid uit de fractievergoeding worden bekostigd. Er moet een relatie liggen met de fractie en het raadswerk. Kosten voor advertenties van de fractie kunnen bekostigd worden uit de fractievergoeding De kosten van een heidag van een fractie kunnen uit de fractievergoeding bekostigd worden. Wel Deze kosten kunnen uit de fractievergoeding worden betaald. De fractie en ontvanger zijn zelf verantwoordelijk voor eventuele hieruit voortvloeiende fiscale consequenties. Cadeau en ‘lief en leed kosten’ voor fractieleden en fractieassistenten wel uit fractiebudget

Publiciteitskosten voor de partij mogen niet uit de fractievergoeding betaald worden. Als het gaat om advertenties van de partij, dan kunnen de kosten niet uit de fractievergoeding worden betaald.

Niet

Fracties geven regelmatig gevolg aan uitnodigingen van burgers en organisaties, waarbij men niet met lege handen aan wil komen. Deze kosten vallen onder de onkostenvergoeding voor raadsleden.

Bijeenkomsten Algemeen

Fractiebijeenkomsten

Wel Kosten voor diners, lunches, drankjes en dergelijke voor zover er een directe relatie ligt met het fractie- en raadswerk. Teambuildingactiviteiten die als doel hebben het functioneren van de fractie te versterken. Mogen uit de fractievergoeding worden betaald. Hierbij moet vermeld worden dat aan alle fracties een kamer beschikbaar gesteld is vanuit de gemeente in het stadhuis. Er zijn echter fracties die hun fractievergadering incidenteel elders houden. De kosten daarvan kunnen uit de fractievergoeding bekostigd worden.

Ledenbijeenkomsten

Nieuwjaarsbijeenkomsten

Politieke bijeenkomsten

Bijeenkomsten in het buitenland (incl. Saba, St. Eustatius en Bonaire)

Cadeaus (Lief en leedkosten) in verband met verjaardagen, ziekte e.d. van of partijleden kunnen niet uit de fractieondersteuning betaald worden. Niet

Mogen niet uit de fractievergoeding worden betaald. Ligt eraan wie het organiseert; doet het partijbestuur dat en participeert de fractie, dan is een percentuele verdeling in redelijkheid toegestaan. Als een politieke bijeenkomst in de stad wordt georganiseerd op initiatief van de fractie (dus niet van de partij) en het onderwerp betreft de lokale politiek of iets dat speelt in de stad, dan kunnen de kosten uit de fractievergoeding bekostigd worden. De fractie informeert zich dan immers in de stad en/of raadpleegt de bevolking over een bepaald onderwerp. Door de fractie georganiseerde bijeenkomsten in het buitenland kunnen niet uit de

fractievergoeding worden betaald.

Algemeen Inhuur extern advies

Fractieassistenten

Externe ondersteuning bij het uitwerken van initiatieven ter invulling van de volksvertegenwoordigende rol Overige Reis- verblijf- en parkeerkosten

Wel Als het gaat om een lokaal politiek onderwerp of iets dat speelt in de stad, dan kunnen de kosten voor inhuur van extern advies bekostigd worden uit de fractieondersteuning. Inhuur via een wetenschappelijk bureau van een partij kan bekostigd worden vanuit de financiële fractieondersteuning. Een onkostenvergoeding voor een fractieassistent, die niet tevens commissielid is, kan worden bekostigd uit de fractieondersteuning. De fractie en de ontvanger zijn zelf verantwoordelijk voor de eventueel daaruit voortvloeiende fiscale consequenties

Niet Het is niet de bedoeling dat de fractieondersteuning ingezet wordt voor onderwerpen die de Rekenkamer in onderzoek heeft. dit om vermenging met het onderzoeksbudget van de raad te voorkomen.

Het betalen van extra vergoedingen aan een fractieassistent die tevens lid van een commissie is. De betreffende fractieassistent (tevens zijnde commissielid) ontvangt voor het bijwonen van een commissievergadering hiervoor een vergoeding op grond van de Verordening Rechtspositie. Op grond van artikel 99 Gemeentewet mogen geen extra vergoedingen worden verstrekt voor ander werk.

De kosten kunnen uit de fractieondersteuning worden bekostigd. Wel Voor fractieassistenten geldt dat reis- verblijf- en parkeerkosten die gemaakt worden voor het bijwonen van congressen, seminars, symposia e.d. buiten de gemeente kunnen betaald worden vanuit de fractieondersteuning (zie onder scholing)

Niet Reis- verblijf- en parkeerkosten voor activiteiten binnen de gemeente kunnen niet bekostigd worden vanuit de fractievergoeding. In zijn algemeenheid geldt dat raadsleden en fractieassistenten deze kosten bij de gemeente kunnen

Commentaar [EJ(14]: Zie nieuwe artikelen 12 en 13

Aanschaf PC’s, laptops, ereaders, ipads, notebooks, smartphones, printers, USBsticks en overige informatiedragers e.d. (incl. randapparatuur, onderhoudskosten en periodieke kosten internet en netwerkverbinding) Kosten werving raadsleden

Voor twee fractieassistenten per fractie wordt per raadsperiode budget beschikbaar gesteld voor de aanschaf van apparatuur Randapparatuur en gegevensdragers

Aanschaf artikelen van huishoudelijke aard

Serviesgoed, koffiezetapparatuur, waterkoker, koelkast. Hierbij zij wel opgemerkt dat door de gemeente deze artikelen voor algemeen gebruik beschikbaar zijn gesteld in de pantry.

declareren (pseudo werknemer) Raadsleden en fractieassistenten maken gebruik van de CYOD-regeling van de gemeente

Deze kosten kunnen niet uit de fractieondersteuning worden betaald. Alle overige artikelen van huishoudelijke aard.

Vergoeding aan fractieassistenten: belastingregels

Voor de uitbetaling van een vergoeding aan een fractie-assistent gelden fiscale

regels. Verzeker u of u voldoet aan de regels omtrent de mogelijkheid om gebruik te maken van de vrijwilligersregeling. (Handboek loonheffingen belastingdienst).

Bij twijfel kunt u dit afstemmen met de belastingdienst, de salarisadministratie kan een vraag namens de fractie aan de inspecteur van de Gemeente Lelystad

voorleggen. Wanneer er geen gebruik gemaakt kan worden van de vrijstelling, dit

kan ook het geval zijn als de fractie-assistent door andere inkomsten als vrijwilliger de maximale vrijstelling overschrijdt, dient er een IB-47 opgave verstrekt te worden. De gegevens van de uitbetaling dient u dan aan te leveren bij de salarisadministratie, te benaderen via sa@lelystad.nl. Artikel 8. Voorschot financiële bijdrage

Dit artikel regelt de jaarlijkse, ambtshalve verlening van voorschotten ter hoogte van de overeenkomstig artikel 6 berekende voorwaardelijke aanspraak op de financiële bijdrage. In een jaar waarin de raadsleden naar aanleiding van

verkiezingen tegelijkertijd aftreden, wordt het voorschot in twee gedeelten gesplitst.

Artikel 9. Gevolgen splitsen en einde bestaan fractie

Commentaar [EJ(15]: Niet meer van toepassing

Als er mutaties plaatsvinden in zittende fracties is het wenselijk dat de financiële

bijdrage aangepast wordt aan veranderde verhoudingen in de raad. Lelystad kent een variabele fractievergoeding, gebaseerd op het aantal raadszetels van een

fractie. De (voorlopig) toegekende fractievergoeding wordt daarom overgeheveld

naar de nieuwe fractie opdat er opnieuw een evenredige verdeling ontstaat van de fractievergoedingen (eerste lid).

Bij splitsing van een fractie zal het al eerder verleende voorschot voor wat betreft het variabele deel direct bijgesteld moeten worden naar evenredigheid van het

resterende aantal maanden van het jaar waarvoor het voorschot is verleend (tweede lid). Als dat niet zou gebeuren zou een deel van de oorspronkelijke fractie over een te groot variabel voorschot beschikken. Na het kalenderjaar zou dan alsnog verrekend moeten worden. Het is handiger dit direct recht te trekken. Artikel 10. Administratieve verplichtingen

Om te zorgen dat aan het verslag waarmee de besteding van de financiële bijdrage

wordt verantwoord (zie artikel 11) een deugdelijke administratie ten grondslag ligt, worden in dit artikel enkele eisen gesteld aan het voeren van deze administratie.

De accountant vraagt financiële bescheiden van fracties op verzoek van de raad. De raad is immers opdrachtgever van de accountant. Bewijsstukken om de rechtmatigheid van de bestedingen te kunnen aantonen zijn o.a. bankafschriften, aankoopbonnen, declaratiebonnen, facturen, etc. (derde lid). Artikel 11. Verantwoording, controle en vaststelling financiële bijdrage

Door de verantwoording eenmaal – aan het einde van de zittingsperiode van de raad – te laten plaatsvinden is er voor fracties meer ruimte om in één jaar meer te

besteden dan het verstrekte voorschot dat jaar. Hiermee worden pieken in de uitgaven opgevangen; vooral in het begin van de zittingsperiode van de raad

bestaat deze behoefte. De accountant controleert gedurende de zittingsperiode van de raad niet actief op de rechtmatige besteding door de fractie van de verstrekte voorschotten. Behalve als hier een aanleiding toe is, zoals bij splitsing van een

fractie; in dit geval vindt de controle van de besteding van de fractiebudgetten direct plaats (en definitieve vaststelling van de vergoeding).

Om te voorkomen dat er grote uitgaven worden gedaan die later niet rechtmatig

blijken en waardoor (een) verleend(e) voorschot(ten) terug betaald moet(en) worden, meldt de fractie bij de griffie wanneer er in één jaar uitgaven worden gedaan die het verstrekte voorschot in dat jaar overschrijden. Deze melding wordt begeleid door

een toelichting en argumentatie, zodat duidelijk is met welk doel de uitgave is gedaan en dat de uitgave rechtmatig is.

Na controle van het verslag waarmee de besteding van de financiële bijdrage wordt

verantwoord, stelt de raad de hoogte van de financiële bijdrage ten behoeve van het functioneren van de betreffende fractie vast. Daarmee ontstaat een

onvoorwaardelijke aanspraak op het vastgestelde bedrag. Omdat Ddit bedrag kan afwijken van het verstrekte voorschot. – en dus mogelijk een verrekening dient

plaats te vinden – wordt tevens de hoogte van het te verrekenen verschil tussen de vastgestelde financiële bijdrage en het ontvangen voorschot vastgesteld. Als het verleende Is de hoogte van het ontvangen voorschot lager dan de verantwoorde

uitgaven, dan is het verstrekte voorschot de definitief te ontvangen bijdrage over

het betreffende jaar. lager is dan de vastgestelde financiële bijdrage, dan wordt het resterende bedrag alsnog uitbetaald. Als het verleende voorschot hoger is dan de vastgestelde financiële bijdrage, dan wordtkan het onverschuldigde bedrag

overeenkomstig artikel 4:57, eerste lid, van de Awb teruggevorderd worden. De

beslissing tot terugvordering is – evenals het besluit waarmee de financiële bijdrage wordt vastgesteld – een voor bezwaar en beroep vatbaar besluit.

Artikel 12 Vergoeding fractieassistent De hoogte van de vergoeding voor leden van gemeentelijke commissies, die zijn ingesteld op basis van artikel 82, 83 en 84 van de Gemeentewet (waaronder in Lelystad ook de fractieassistenten vallen) zijn imperatief bepaald op een vast

bedrag per inwonersklasse voor elke bijgewoonde vergadering van de commissie. In bepaalde gevallen, zoals bij bijzondere deskundigheid en/of zwaarte van de taak in de commissie, is het mogelijk om een hoger bedrag aan vergoeding per

vergadering toe te kennen dan bepaald in het Rechtspositiebesluit decentrale

politieke ambtsdragers. Door het verordeningsvereiste kan op lokaal niveau een algemene en politieke afweging worden gemaakt.

De zwaarte van het raadscommissielidmaatschap en de door de fractieassistenten in Lelystad te verrichten taken zijn vrijwel gelijk aan die van een raadslid. Daardoor

ligt een hogere vergoeding in de rede. Aangezien fractieassistenten veelal aanwezig zullen zijn op commissieavonden wordt hen niet een vergoeding toegekend op

basis van aanwezigheid in de vergadering, maar op basis van het aantal geplande commissieavonden ongeacht de aanwezigheid op die avond. Daarbij wordt er

uitgegaan van een gemiddeld aanwezigheidspercentage dat wordt vastgesteld op 90%. Mochten er meer of minder commissieavonden of extra

commissievergaderingen plaatsvinden in een jaar, dan vindt hiervoor geen correctie naar boven of beneden plaats. Een en ander leidt tot een in de uitvoering administratief minder belastende regeling.

Artikel 13 Overige vergoedingen (schakelbepaling) Deze bepalingen zorgen ervoor dat de vergoedingen van fractieassistenten zoveel

mogelijk gelijk zijn aan die voor raadsleden. Dit is passend bij de mogelijkheid dat fractieassistenten ook commissielid zijn.