BL 24.003 INFO Verlenging Dienstverleningsovereenkomst met HVC

INFORMATIENOTA VOOR DE RAAD Nummer: 24.003

Portefeuillehouder: Portefeuille: Programma: Taakveld:

S. Kruis Beheer openbare ruimte 7 Volksgezondheid en milieu 7.3 Afval

Datum:

12 december 2023

Onderwerp: Verlenging DVO (Dienstverleningsovereenkomst) HVC- Lelystad DE RAAD NEEMT KENNIS VAN: De verlenging van de Dienstverleningsovereenkomst (DVO) HVC – Lelystad met 3 jaar, ingaande 1 januari 2026. INLEIDING De raad heeft in 2021 een motie aangenomen om niet meer voor een 10- jarige DVO te kiezen. Daarom is er in de onderhandelingen met HVC een DVO afgesloten voor 3 jaar met de optie tot verlenging met 3 jaar, onder meer op voorwaarde dat de evaluatie van de dienstverlening van HVC als positief wordt beoordeeld. Deze verlenging moet aan het eind van het eerste jaar aangegeven worden i.v.m. een eventueel aanbestedingstraject, indien er niet voor verlenging wordt gekozen. KERNBOODSCHAP De evaluatie bijgesloten over HVC gaat nu over 1 jaar dienstverlening. Om een goede beslissing te nemen of wij opnieuw willen gaan aanbesteden willen we een grondiger evaluatie laten uitvoeren over een langere periode. Door personele wisselingen, Corona, het faillissement van de vorige leverancier is het project Het Nieuwe Inzamelen Fase 4 en 5 nog niet uitgevoerd. De gesprekken met HVC hierover bevinden zich in een vergevorderd stadium. Door verlenging respecteren wij ons afvalbeleid en zorgen ervoor dat het huisvuil wordt opgehaald.

VERVOLG Uitgebreide evaluatie van aangeboden Producten en Diensten van HVC en overige afspraken in het DVO zal worden uitgevoerd voor de volgende verlengingsdatum van 31-12-2026 Bijlagen 1. DVO 2. Evaluatie Producten en Diensten 3. Evaluatie afvalinzameling

Evaluatie DVO gemeente Lelystad en HVC Dienstverlening afval & grondstoffeninzameling 2023

Datum: 29-11-2023

Aanleiding Op 1 januari 2023 is de nieuwe DVO gestart met een looptijd van 3 jaar en de mogelijkheid om deze 3x te verlengen met een periode van 3 jaar. Afgesproken is dat er in het laatste kwartaal van het eerste jaar van de looptijd een evaluatie plaatsvindt. Uiterlijk op 31 december 2023 dient de gemeente Lelystad schriftelijk, en bij voorkeur per aangetekende post, aan HVC aan te geven of zij de overeenkomst wenst te verlengen. Op basis van voorliggende evaluatie kan deze verlenging plaatsvinden. Tijdens de evaluatie is er gekeken naar: 1. Heeft HVC voldaan aan de afgesproken prestaties zoals vermeld in DVO deel II (zie Excel Sheet Evaluatie Producten en Diensten) 2. Tarieven marktconform (De tarieven van HVC liggen boven het gemiddelde van marktconforme tarieven, HVC levert ons een integrale en uitgebreide dienstverlening, zie Keuzenotitie afvalinzameling van IPR-Normag maar daardoor is er minder ambtelijke ondersteuning nodig. Mocht de Gemeente Lelystad er voor kiezen om met diverse marktpartijen in zee te gaan dan moet er meer ambtelijke ondersteuning komen in de vorm van Juridische Ondersteuning, Inkoop en Beleid. IPR-Normag raadt dit laatste af geredeneerd vanuit de totale afvalbeheerskosten. 3.

Milieuprestaties De doelstelling, zoals in het Grip op Grondstoffenbeleid is beschreven, is voldoen aan de landelijke doelstellingen (VANG-norm) om het huishoudelijk restafval te verminderen tot maximaal 100 kg per inwoner in 2020 en minstens 75% te scheiden. Deze doelstellingen zijn nog niet gehaald omdat de implementatie van het Nieuwe Inzamelen in de hele stad nog niet afgerond is. We zien dat de hoeveelheid restafval sinds 2020 tot heden ieder jaar een afname laat zien.

Bij de vorige evaluatie (2021) zijn er ook een aantal aandachtspunten meegegeven om gezamenlijk met HVC op te pakken. De aandachtspunten waren: • Eenduidige afspraak voor alle containers (harmonisatie). Dit is uitgevoerd. • Kwaliteit buitenruimte/ inzamelmiddelen verbeteren (vervangen containers). De meeste verouderde glascontainers zijn vervangen en HVC is nu bezig met het vervangen van oude restafval containers. • Financiële planning begroting met elkaar matchen (forecasten). We krijgen gedurende het jaar meerdere forecasts, naar mate het jaar vordert wordt het beeld steeds betrouwbaarder. De forecast komt al steeds iets eerder maar mag nog vroeger aangeleverd worden i.v.m. onze eigen financiële planning. • Rapportage behoefte aanpassen indien nodig. Hier zijn we druk mee bezig, in goed overleg. • Betere afstemming HVC KS met operatie. Is opgepakt en er word goed gevolg gegeven aan onze opmerkingen en klachten. Voor 2023 was de CPI index 9.7% waarvan HVC 5% heeft doorgevoerd en 4,7% als korting heeft gegeven. Deze kostenverlaging is structureel doorgevoerd in de tarieven van 2023 en met deze lagere tarieven werken we de komende jaren.

Conclusie: We zijn gezamenlijk actief aan de slag gegaan met de aanbevelingen, waarvan de meeste al zijn opgepakt en verwerkt. Het is positief om te merken dat we elkaar

steeds sneller en beter weten te vinden. Hoewel de planning en control cyclus van Lelystad en HVC niet gelijk lopen, hebben we de communicatie hierover verbeterd door elkaar steeds eerder te informeren en elkaar beter te begrijpen. Operationeel gezien is het beeld goed, met weinig structurele of incidentele issues. Momenteel zijn we volop bezig met "het nieuwe inzamelen" en we hebben het vertrouwen dat de milieuresultaten zullen volgen.

inhoud. 1.01.03 inzamelen restafval minicontainers ....................................................................... 6 1.01.04 inzamelen restafval rolcontainers ......................................................................... 8 1.01.06 inzamelen restafval ondergrondse containers .................................................... 10 1.02.03 inzamelen GFT minicontainers ........................................................................... 12 1.03.03 inzamelen PBD minicontainers ........................................................................... 14 1.03.05 inzamelen PBD bovengrondse container ............................................................ 16 1.03.06 inzamelen PBD ondergrondse containers........................................................... 18 1.04.01 inzamelen oud papier en karton los .................................................................... 20 1.04.03 inzamelen oud papier en karton minicontainers .................................................. 22 1.04.06 inzamelen oud papier en karton ondergrondse containers ................................. 24 1.05.06 inzamelen textiel ondergrondse containers......................................................... 26 1.06.08 inzamelen KCA - KCA-depot ..............................................................................

28 1.06.10 inzamelen KCA detailhandel inzamelsysteem .................................................... 29 1.07.05 inzamelen glas bovengrondse containers ........................................................... 31 1.07.06 inzamelen glas ondergrondse containers ........................................................... 33 1.08.01 inzamelen grof afval los ...................................................................................... 35 1.09.07 afvalbrengstation(ABS) afzetcontainers .............................................................. 37 1.14.03 beheer faciliteiten minicontainers ....................................................................... 39 1.14.04 beheer faciliteiten rolcontainers .......................................................................... 41 1.14.05 beheer faciliteiten bovengrondse containers....................................................... 43 1.14.06 beheer faciliteiten ondergrondse containers ....................................................... 45 1.14.07 beheer faciliteiten afzetcontainers ...................................................................... 47 1.14.12 beheer faciliteiten afvalbrengstation (ABS) ......................................................... 49 1.14.13 beheer faciliteiten afvalpas .................................................................................

51 2.01.XX verwerking afval- en grondstofstromen (fijn huishoudelijk) ................................. 53 2.01.YY verwerking afval- en grondstofstromen (vanuit VSI) ........................................... 55

DVO Deel II gemeente Lelystad 2021-12-07

3

2.02.XX verwerking afval- en grondstofstromen (grof huishoudelijk) ............................... 57 2.03.XX verwerking afval- en grondstofstromen (gemeentelijk) ....................................... 59 3.02.01 Afval Verwijderen Dumpingen ............................................................................ 61 4.01.01 overlegstructuur bestuurlijk-/directieoverleg........................................................ 63 4.01.02 overlegstructuur management/beleidsoverleg .................................................... 65 4.01.03 overlegstructuur operationeel overleg ................................................................. 67 4.02.01 communicatie klantenservice.............................................................................. 70 4.02.02 communicatie digitale afvalkalender ................................................................... 72 4.02.03 communicatie nieuwsberichten ........................................................................... 74 4.02.04 communicatie website ........................................................................................ 75 4.02.05 communicatie educatiepakket ............................................................................ 76 4.02.06 inzamelen basisscholen preventie/bewustwording .......................................

77 4.02.07 communicatie afvalcoaching - product is op dit moment geen (structureel) onderdeel van de dienstverlening. ................................................................................................... 80 4.02.08 communicatie HVC-app...................................................................................... 82 4.03.01 rapportage resultaten afvalscheiding, afvalbeheerkosten en service .................. 84 4.04.01 gemeenteadvies beleidsadviseur ....................................................................... 86 4.04.02 business ontwikkeling ......................................................................................... 88

DVO Deel II gemeente Lelystad 2021-12-07

4

doelstellingen DVO Deel II. •

Gemeenten faciliteren in de zorgplicht voor de inzameling van afvalstoffen (Wet milieubeheer, hoofdstuk Afvalstoffen);

•

Gemeenten faciliteren om hun gemeentelijke doelstelling te realiseren (bijvoorbeeld VANG);

•

Bevorderen van preventie en hergebruik van afval- en grondstoffen;

•

Bevorderen van gescheiden inzameling van afval- en grondstoffen;

•

Bevorderen bewustwording inwoners om op een juiste manier met afval- en grondstoffen om te gaan;

•

Bevorderen van meer afvalscheiding door bewoners;

DVO Deel II gemeente Lelystad 2021-12-07

5

• • •

Brief sturen naar alle bewoners in een bepaalde wijk als gevolg van een beleidswijziging Maatwerk-campagnes en middelen die HVC voor de gemeente maakt zijn waar het kan met lokale beelden en sluiten aan op de communicatiestijl (tone of voice, taalniveau B1, etc.) die gemeente hanteert. Brieven / folders ontwerpen, drukken en versturen, indien gewenst door gemeente (HVC doet dan een voorstel)

Overige opmerkingen: •

HVC ontwikkelt campagnes die voor meerdere gemeenten te gebruiken zijn. HVC zet zich in om maatwerk per gemeente te realiseren, door lokale resultaten te delen, de gemeentenaam expliciet te noemen in uitingen en waar mogelijk te werken met lokale beelden.

DVO Deel II gemeente Lelystad 2021-12-07

69