BL 230912 commissie Presentatie Evaluatie Vergadermodel

Presentatie in raadscommissie over Evaluatie nieuwe Vergadermodel dinsdag 12 september 2023 19.30 uur

1

Inleiding De gemeente Lelystad werkt met een Raadsakkoord, opgesteld om meer samenwerking tussen partijen van de raad te bewerkstelligen. Een van de doelen van het Raadsakkoord was om het dan geldende vergadermodel tegen het licht te houden. Dat is uitgevoerd na een voorbereiding van de Werkgroep Vergadermodel, de gemeenteraad van Lelystad is vanaf januari 2023 overgestapt van een sessiemodel naar een commissiemodel voor vergaderingen.

2

De raad heeft besloten om na 6 maanden werken een raadsbrede evaluatie naar het functioneren van het commissiemodel uit te laten voeren. De werkgroep die het voorstel voor het nieuwe vergadermodel heeft voorbereid, heeft de opdracht gekregen de evaluatie uit te voeren. Voor de evaluatie is besloten na te gaan in hoeverre het nieuwe vergadermodel in de uitvoering voldoet aan de vooraf vastgestelde criteria en randvoorwaarden.

3

Criteria/succesfactoren: Het vergadermodel van de raad van Lelystad wordt zodanig ingericht dat wordt voldaan aan de volgende 5 criteria: 1. Verbinding inwoners/stakeholders bij besluitvormingsproces van de raad. 2. Vergadermodel waarbij een ieder goed zijn rol pakken. 3. Rust, ruimte en regelmaat in het vergaderproces. 4. Via vergadermodel moet je kennis kunnen opbouwen. 5. Meer ruimte voor alle fases richting de besluitvorming (ook BOB).

Ter invulling van de opdracht hebben twee studenten bestuurskunde van de Rijksuniversiteit Groningen een evaluatieonderzoek uitgevoerd. Het evaluatieonderzoek was zowel kwantitatief (raadsbrede enquête) als kwalitatief (groepsgesprek en interviews) van aard. Hun eindrapport is 11 juli jl. aan belangstellende raadsleden gepresenteerd. Conclusies: • De raad vindt dat aan alle 5 criteria en aan 7 van de 10 randvoorwaarden is voldaan • Voor 3 van de 10 randvoorwaarden kan niet eenduidig een conclusie worden getrokken Er is aanvullend een aantal aanbevelingen voor vervolgstappen gedaan.

5

Eerst beeldvormend: Op basis van de uitkomsten van dit onderzoek heeft de werkgroep een raadsvoorstel opgesteld om de raad zich uit te laten spreken over de in 2023 ingevoerde nieuwe werkwijze, de uitkomsten van het onderzoek en de te nemen vervolgstappen. Na deze presentatie/inleiding namens de werkgroep kan in een onderling gesprek met elkaar over het vergadermodel en de resultaten van het uitgevoerde onderzoek worden gesproken.

6

Voorstel raadsbesluit – punt 2, 3, 4 2. Op basis van het onderzoeksrapport vast te stellen dat uit de raadsbrede evaluatie blijkt dat aan alle 5 criteria voor het nieuwe vergadermodel wordt voldaan. 3. Vast te stellen dat wordt voldaan aan de volgende 7 van 10 randvoorwaarden. 4. Te constateren dat van 3 van de 10 randvoorwaarden, te weten; - het opzetten van een Lange Termijn Agenda, - partijen groot en klein moeten aan bod kunnen komen, en - de juiste mensen moeten naar de juiste sessies kunnen gaan, niet is vastgesteld dat hieraan al wordt voldaan.

7

Voorstel raadbesluit – punt 5 5. Gelet op deze constatering de volgende verbetermaatregelen uit te laten werken: a. de aanbeveling uit het rapport (bij 5.1) om meer gebruik te maken van kennisopbouw. b. De aanbeveling uit het rapport (bij 5.2) om de aanwezigheid bij de juiste sessies en een soepele overgang te verbeteren. c. De aanbeveling uit het rapport (bij 5.3) om de vergaderpraktijk en de vergadercultuur te veranderen.

8

Vervolg 1: Na vaststelling van dit raadsvoorstel zal beslispunt 5 worden uitgevoerd. - De agendacommissie en de raadsgriffie zullen het voortouw nemen bij de uitwerking van de verbetervoorstellen. - Hierbij zal het fractievoorzittersoverleg (dat als één van de kerntaken het bespreken van de bestuurscultuur heeft) worden betrokken. - Ook de commissievoorzitters worden betrokken bij verbetervoorstellen die betrekking hebben op het ordelijk verloop van de commissievergaderingen.

9

Vervolg 2: De raadscommissie kan na deze beeldvormende bespreking het vervolg richting besluitvorming bepalen, - d.w.z. agendering voor de oordeelvormende commissie van oktober (en daarna de raad van 17 oktober - of (direct) doorgeleiden naar de raad van 26 september.

10

Terugblik op een sheet uit de presentatie van voor de invoering: Tot slot: We zullen elkaar de komende tijd hard nodig hebben om samen een succes van het nieuwe vergadermodel te maken. Niet alles ligt al helemaal vast! Ook voor de raadsgriffie en agendacommissie is het begin een zoekproces. Al doende zullen we aanpassen en verbeteren. Bij vragen kunt u natuurlijk steeds de medewerkers van de griffie benaderen. Zowel telefonisch als per mail.

11

Zijn er vragen?