BL 2 Toezichtbrief Provincie 2020-2021

Provincie Flevoland

Postbus 55 8200 AB Lelystad (•,.ï Telefoon

(D

(0320)-265265 Fax

iP

(0320)-265260

h,J

E-mail provincie@Flevoland.nl

College van Burgemeester en Wethouders van Gemeente Lelystad Postbus 91 8200AB LELYSTAD

Verzenddatum

1 6 FEB. 2022

Bijlagen

Uw kenmerk

www.flevoland.nl

Ons kenmerk

28A1334

Geacht College, In deze briefstellen wij u op de hoogte van onze beoordeling van de uitvoering van het informatieen archiefbeheer in uw gemeente in 2020, met een doorkijk naar 2021. Het oordeel voor uw gemeente luidt 'adequaat’ (groen). In het onderstaande geven wij u een toelichting op deze beoordeling. Wij ontvingen op 8 juli de toezichtinformatie bestaande uit het jaarverslag van de gemeentearchivaris van u. Naar aanleiding hiervan voerde onze toezichthouder op 31 augustus een verificatiegesprek met uw ambtelijke vertegenwoordiging. Onze beoordeling over 2020 is gebaseerd op dezelfde wettelijke criteria als in voorgaande jaren. Uit het verslag en de aanvullende informatie verkregen in bovenstaand gesprek blijkt dat zich sinds de vorige beoordeling de volgende positieve ontwikkelingen hebben voorgedaan:

•

U heeft geïnventariseerd aan welke samenwerkingsverbanden de gemeente deelneemt en welke afspraken er zijn vastgelegd met betrekking tot het informatie- en archiefbeheer. De aanbesteding van uw zaaksysteem is afgerond en de opdracht is definitief gegund aan de leverancier van uw huidige zaaksysteem. Hiermee is de continuïteit van uw digitale informatie- en archiefbeheer geborgd. Er wordt integraal en organisatiebreed gewerkt aan de kwaliteit van het informatiebeheer op basis van vastgesteld beleid.

Wij complimenteren u met deze ontwikkelingen. Aan een aantal wettelijke eisen wordt echter niet (geheel) voldaan. De belangrijkste aandachtspunten zijn: 1. 2.

cp t-J

Beoordeling interbestuurlijk toezicht informatie- en archiefbeheer 2020-2021

•

O UJ

Onderwerp

•

"'V-J

Website

Vervolmaak de beheerstrategie en implementeer deze na vaststelling in de organisatie, met speciale aandacht voor de decentrale applicaties. De vernietiging in decentrale applicatie, specifiek in het sociale domein, behoeft extra aandacht. Zorg dat de informatie in deze systemen tijdig wordt vernietigd.

inlichtingen bij

Doorkiesnummer

Bezoekadres

E. de Jonge

0320-265242

Visarenddreef 1 Lelystad

Bladnummer

2 Ons kenmerk

2841334

l'O CS I'S KJ

Q i'-j

Wat wordt van uw gemeente gevraagd? Wij vertrouwen erop dat de aandachtspunten uit deze brief worden opgepakt. Op basis van de Bestuursovereenkomst Interbestuurlijk Toezicht 2019 ontvangen wij voor 15 juli 2022 graag opnieuw informatie over de stand van zaken met betrekking tot het informatie- en archiefbeheer. Toezichtregime bomende joren Wanneer gemeenten als ‘adequaat’ worden beoordeeld passen wij een regulier toezichtregime toe. Dat houdt in dat u ons toezichtinformatie toezendt. Wij beoordelen deze informatie en bespreken onze bevindingen met uw ambtelijke vertegenwoordiging. Vervolgens zenden wij uw college een beoordelingsbrief. Toezicht op andere domeinen Naast toezicht op uw informatie- en archiefbeheer toetsen wij ook uw taakuitvoering op de terreinen omgevingsrecht, huisvesting vergunninghouders en financiën. Vanwege een ander beoordelingsritme door wettelijke bepalingen, ontvangt u hiervan op een ander tijdstip onze toezichtbrieven. Horizontale verantwoording Wij geven u in overweging om in het kader van de horizontale controle onze toezichtbrieven naar uw gemeenteraad te sturen. Hoogachtend, Gedeputeerde Staten van Flevoland, de secretaris. de voorzitter.

L4W atófD.J. Tijl - L. Verbeek

-xj

© CD

u> i,.S

Provincie Flevoland

PostNL

€0,90

Afz. 8200 AB 55 NEDERLAND 16.02.2022 NetSet MS 150022

KJ CS hJ KJ

iï? t-S' '■'4

I iiJD

O

^XS50K0Kt00tt0000ttSERU-DPtt3006V® Postbvjs 44178

Postbus 55, 8200 AB Lelystad

1 7 FEB. 2022