BL 1 MEMO Taakopdracht werkgroep vergadermodel 150722

MEMO Aan : Van : Blz : Datum : Betreft :

Werkgroep Herijking Vergadermodel Raad Lelystad Griffie, Lars Wieringa en Jurgen Eshuis 5 15 juli 2022 Opdrachtformulering en taakafbakening

Bijlage(n):

Reglement van Orde Raad Lelystad

Aanleiding In het raadsakkoord 2022-2026 is op pg 33 opgenomen dat er een werkgroep wordt ingesteld om “het vergadermodel c.a. tegen het licht te houden”. Tevens is opgenomen dat: “De werkgroep, die zich bezighoudt met een voorstel voor de herijking van het vergadermodel, stelt een bijpassend reglement van orde (RvO) op na de besluitvorming over het vergadermodel”. De werkgroep Vergadermodel/RvO is inmiddels samengesteld en op 12 juli 2022 voor het eerst bijeen geweest. Dit memo is op basis van die bespreking opgesteld om de opdracht en taakafbakening van de werkgroep vast te stellen. In het raadsakkoord is duidelijk sprake van een tweeledige volgtijdelijke opdracht. 1. Houd het vergadermodel tegen het licht en doe een voorstel voor de herijking hiervan 2. Stel na besluitvorming over het herijkingsvoorstel een bijpassend Reglement van Orde over het vergadermodel op In het raadsakkoord is tevens een aantal aandachtspunten benoemd waaraan de werkgroep in ieder geval aandacht zou moeten besteden. Bij een eerste analyse van deze aandachtpunten merken wij op dat hierbij sprake is van verschillende typen van aandachtspunten. Onderstaande tabel maakt dit inzichtelijk. Tabel 1 Typering aandachtspunten raadsakkoord Aandachtspunt

Typering

Woordvoerders/specialisten moet altijd zelf aanwezig kunnen zijn Er moet collectieve kennis en een langetermijnvisie op onderwerpen worden opgebouwd Belanghebbenden moeten voldoende participatiemogelijkheden hebben en weten wanneer ze kunnen inspreken

Vergaderstructuur

Informatievoorziening en agendasetting

Keuze vergadermodel bepalend? Ja1

Artikel in RvO?

Nee

Nee

Betrekken inwoners en Nee agendasetting

1

Nee

Ja

Dit komt vooral door het woorden “moeten altijd”. Dat kan feitelijk alleen in het commissie- en niet in het sessiemodel

1

Een deadline invoeren voor het toevoegen van documenten Besluitvorming is pas aan de orde als er in grote mate consensus is dat het onderwerp voldoende is besproken In de besluitvormende raadsvergadering worden spreektijden gehanteerd en gehandhaafd, maar niet zodanig dat er geen ruimte (spreektijd) meer is voor een goed inhoudelijk debat Iedere fractie is zelf verantwoordelijk voor een goede indeling van zijn spreektijd, waarbij geen tijd verloren gaat aan het reageren op interrupties en/of vragen van anderen Onderzoeken of een andere vergaderdag de voorkeur verdient met het oog op: - meer tijd voor beantwoording van vragen en preadviezen voor het college; - meer voorbereidingstijd voor raadsleden; - voldoende rust, ruimte en regelmaat in het vergaderproces.

Ordetermijn

Nee

Ja

Vergadercultuur

Nee

Ja

Vergadercultuur c.q. vergaderorde

Nee

Ja

Vergadercultuur c.q. vergaderorde

Nee

Nee

Vergaderplanning en stukkenstroom

Nee

Ja

Probleemstelling In het raadsakkoord is over het vergadermodel het volgende als aanleiding opgeschreven: “In Lelystad wordt vergaderd volgens een variant van het BOB-model. Indertijd is hiervoor gekozen om efficiënter te vergaderen en belanghebbenden een betere plek te geven in het besluitvormingsproces. Inmiddels is veel ervaring opgedaan met dit vergadermodel dat behalve voordelen natuurlijk ook nadelen heeft. Daarom zal de raad onderzoeken of, en zo ja hoe, het vergadermodel en alle afspraken die daaromheen zijn gemaakt, kunnen bijdragen aan de gewenste nieuwe werkwijze of dat wijzigingen nodig zijn.” De nieuwe werkwijze is geconcretiseerd in 10 hoofdpunten (blz. 33). Een vergadermodel zou hieraan dus dienend moeten zijn. Maar de 10 hoofdpunten raken niet direct aan het vergadermodel. Het gaat daarbij namelijk vooral over de verhoudingen/bestuurscultuur. Wel is in het raadsakkoord twee keer de volgende zin opgenomen: “Bij de planning van de raadsbehandeling wordt rekening gehouden met voldoende tijd voor overleg tussen fracties onderling en met het college over het opstellen van (gezamenlijke) amendementen.” Hieruit valt af te leiden dat dit in ieder geval momenteel als (groot) probleem in het vergadermodel wordt ervaren. 2

Aspecten en structuur vergadermodel (bouwstenen voor de doelstellingen en criteria) Een eerste aanzet voor beoordelingscriteria is in de werkgroep aan de orde geweest bij de vraag waaraan moet het vergadermodel voldoen/wanneer is het vergadermodel succesvol? Het volgende is benoemd: - Efficiënt vergaderen - Kennis opbouw - Tijdigheid van stukken - Duidelijke afspraken/procedures - Energie geven aan (en krijgen van) vergaderingen - Controlerende rol raad (kunnen uitoefenen) - Voorbereidingstijd - Aanlevering van collegestukken - Lengte vergaderingen - Vergaderfrequentie/vergaderavonden - Structuur agenda (raads)vergadering - Hoofdlijnen v. details - Samenspel raad/college-ambtenaren - Samenspel raad/inwoners - Relatie raad/(publieke)instellingen c.q.

samenwerkingsverbanden - Relatie raad/bedrijven en ondernemers - Specialisten/specialistische kennis versus generalisten/generalistische kennis - formeel versus informeel - Tijdig indienen moties en amendementen - Openbaarheid , kenbaarheid en vindbaarheid van informatie - (vergader)discipline - Rust en regelmaat in de structuur en in de cultuur (geen verrassingen/overvaltactiek) - Overzichtelijke (behapbare) stukken(stroom) - Goed bestuur Taakafbakening werkgroep Er zijn ook andere onderwerpen die in het RvO (of een andere regeling rondom raadswerk/raadslidmaatschap) aan de orde komen en die van invloed zijn op deelname of wijze van agendering en vergadering. Zie voor dit type zaken over bijvoorbeeld de onderlinge verhoudingen of bestuurscultuur paragraaf 7.1 en 7.3 van het raadsakkoord. Niet uitputtend kan hierbij gedacht worden aan: - Benoemen van alle gremia incl. globale taakomschrijving - Fracties en fractiesplitsing - Geheimhouding en besloten bijeenkomsten - Stemmingen - Hoe om te gaan met ingekomen stukken - Raadsinstrumenten (moties, amendementen (initiatief)voorstellen) - (Technische) Vragenrecht - (Extra) vergoedingen en vergoedingen fractie-assistenten - Rol van de griffie en griffier - Rol van de (externe?) voorzitters Deze onderwerpen zijn uiteraard belangrijk, maar ze hangen niet allemaal samen met de keuze voor het vergadermodel.

Een aantal onderwerpen raakt wel aan de vraag hoe de raadsagenda wordt opgesteld; de “orde van de vergadering”. Dit gaat vooral over de raadsinstrumenten (met name raadsvoorstellen, informatienota’s, vragen, moties en amendementen): - Waar worden deze geagendeerd/besproken? (sessie, commissie, raadsvergadering) 3

- Wanneer moeten ze zijn ingediend, zijn beantwoord of voorzien van een pre-advies? (ordetermijnen) - Wanneer en waar worden agendastukken en overige documenten openbaar gepubliceerd? (vindbaarheid en kenbaarheid van raadsinformatie) Ter afbakening van de taken beperkt de werkgroep zich tot die onderwerpen in het Reglement van Orde die rechtstreeks samenhangen met: A. Het vergadermodel en de jaaragenda B. De inrichting van de agenda van sessies/commissies en de raadsvergadering C. De termijnen van orde en publicatie Dit is momenteel vooral opgenomen in paragraaf 1 en 2 van Hoofdstuk 2 van het huidig RvO. Een aantal andere artikelen heeft ook invloed op deze onderwerpen. Het betreft met name art 25 (Ingekomen stukken) en Hoofstuk 3 opgenomen agenderings- en ordetermijnen over Bevoegdheden en instrumenten raadsleden. Het RvO is bij de stukken gevoegd. Doelstelling en Opdrachtformulering 1. Houd het vergadermodel tegen het licht en doe een voorstel voor de herijking hiervan (uit: raadsakkoord) 2. Het voorstel voor herijking bevat criteria waarop (later) kan worden getoetst in hoeverre het voorstel voldoet aan de doelstellingen die vooraf via de criteria zijn benoemd. 3. Stel na besluitvorming over het herijkingsvoorstel een bijpassend Reglement van Orde over het vergadermodel op (uit: raadsakkoord) 4.

Onderwerpen met een directe relatie met het vergadermodel, agendasetting en de vergaderorde zullen meegenomen worden in het voorstel aan de raad. 5. Onderwerpen die ook in het RvO (of 1 van de andere regelingen die bestaan rondom het raadswerk/raadslidmaatschap) worden benoemd, maar die niet samenhangen met punt 4 worden buiten deze werkgroep parallel of later in een ander traject opgepakt. Net als in het raadsakkoord is het voorstel om twee werken in 2 fases: Fase 1 Voorstel herijking vergadermodel (september/oktober 2022) - Een voorstel aan de raad voor herijking van het vergadermodel en de agendasetting - Een bijhorende jaarkalender 2023 - Een voorstel voor een vervolgopdracht aan de werkgroep voor het opstellen van een bijpassend RvO Fase 2 Aanpassing RvO (november/december 2022) Een voorstel voor aanpassing van het RvO aan het herijkte vergadermodel.

Resultaat en tijdpad Maandag 18 juli 2022 – aanmaken werkgroep in ibabs. Zichtbaar voor raadsleden. Besluitenlijst naar werkgroep. Dinsdag 19 juli 2022 – agenda voor werkgroepvergadering. Raad wordt via pushmail geattendeerd. Donderdag 21 juli 2022 – vergadering werkgroep Maandag 25 juli 2022 – Besluitenlijst naar werkgroep. Donderdag 4 augustus 2022 – agenda voor werkgroepvergadering. Raad wordt via pushmail geattendeerd. 4

Maandag 8 augustus 2022 – vergadering werkgroep Donderdag 11 augustus 2022 – Besluitenlijst naar werkgroep. Donderdag 18 augustus 2022 – agenda voor werkgroepvergadering. Raad wordt via pushmail geattendeerd.. Maandag 22 augustus 2022 – vergadering werkgroep Vrijdag 2 en zaterdag 3 september – tweedaagse raad

5