Bijlage I verloop proces aanbesteding jongerenwerk
Tekst van het document
BIJLAGE I. VERLOOP PROCES AANBESTEDING JONGERENWERK Datum 14 april 2020
Activiteit Motie Jongerenwerk 14 april 2020 heeft uw raad een motie aangenomen waarin u het college opdraagt een aanbestedingstraject voor het jongerenwerk te starten. Ook heeft u het college gevraagd om voorafgaand aan het aanbestedingstraject een startnota aan de raad aan te bieden waarmee u kon besluiten op welke wijze u betrokken zou worden bij de aanbesteding.
2 juli 2020
Startnota aanbesteding jongerenwerk Tijdens de raadsvergadering op 2 juli heeft u een besluit genomen over de voorgelegde startnota. U heeft het college de hoofdlijnen van de opdracht meegegeven evenals minimale eisen.
24 augustus 2020
Voorbereiding en publicatie aanbesteding Het college heeft de genomen besluiten verwerkt in de aanbestedingsstukken. Alle beschikbare aanbestedingsstukken zijn op 24 augustus gepubliceerd op TenderNed. Partijen hadden tot 18 september de tijd om verduidelijkingsvragen in te dienen, welke op 28 september zijn beantwoord. Er is voor gekozen om een opdracht in de markt te zetten met een looptijd van 6 jaar. Door een overeenkomst van 6 jaren aan te gaan: wordt een aantrekkelijke opdracht in de markt gezet, waarmee de kans wordt vergroot op deskundige inschrijvers; worden de maatschappelijke kosten gedurende de looptijd verlaagd; wordt de leverancier een redelijke terugverdienperiode geboden; kan er daadwerkelijk invulling worden gegeven aan partnership; draagt bij aan een constructieve samenwerking met zowel gemeente Lelystad als met het lokale netwerk. Er geldt dat jaarlijks zal worden geëvalueerd op de bereikte kwalitatieve, kwantitatieve en financiële resultaten. Indien bij een jaarlijkse evaluatie blijkt dat de resultaten achterblijven bij de overeengekomen afspraken en deze het gevolg zijn van aan opdrachtnemer toe te rekenen tekortkoming(en) en opdrachtnemer, dan heeft Gemeente Lelystad de mogelijkheid de overeenkomst tussentijds te ontbinden met inachtneming van een redelijke opzegtermijn.
5 oktober 2020
22 oktober 2020
Binnenkomen Inschrijvingen Tot 5 oktober 2020 12:00 uur konden partijen een inschrijving indienen. Om 12:30 uur is de digitale kluis in TenderNed geopend door het Kenniscentrum Inkoop. Er is door 11 partijen belangstelling getoond waarvan er uiteindelijk 2 hebben ingeschreven. Er is achteraf aan belangstellenden gevraagd aan te geven waarom zij geen inschrijving hebben ingediend. Als redenen werden genoemd: niet kunnen voldoen aan het benodigd aantal fte’s, onvoldoende expertise in huis om de opdracht uit te kunnen voeren, van inschrijving afzien omdat de aard van de opdracht onvoldoende bij de organisatie aansluit. Niet alle belangstellenden waren jongerenwerkorganisaties. Beoordeling van inschrijvingen Nadat alle inschrijvingen op volledigheid, geldigheid en voldoen aan de minimale eisen zijn gecontroleerd bleek dat één inschrijving ongeldig moest worden verklaard. De documenten die bij de inschrijving waren vereist ontbraken volledig. Dat betekent dat er één geldige inschrijving is ontvangen, van Stichting Welzijn Lelystad. Na controle op volledigheid, geldigheid en voldoen aan de minimale eisen, is de ingediende inschrijving door de multidisciplinaire beoordelingscommissie (afvaardiging onderwijs, politie en gemeente) beoordeeld. Daarnaast heeft
inschrijver een presentatie gehouden, welke eveneens door dezelfde beoordelingscommissie is beoordeeld. Na de totale beoordeling is de opdracht op 22 oktober voorlopig gegund aan Welzijn Lelystad. 22 oktober – 12 november
12 november 2020
Voorlopige gunning en standstill periode Er volgde de gebruikelijke standstill periode. In deze periode kan de andere inschrijver bezwaar aantekenen. Dat is niet gebeurd. Daarnaast is de inschrijving van Welzijn Lelystad geverifieerd door de nodige bewijsstukken op te vragen. In de standstill periode is de uitkomst door het management goed gekeurd en is overeenstemming bereikt met Welzijn Lelystad. Definitieve gunning Op 12 november is de opdracht definitief aan Welzijn Lelystad gegund. Alle wettelijke stappen zijn ondernomen en de inschrijving is op alle benodigde onderdelen getoetst. De inschrijving voldoet aan de gestelde voorwaarden en daarom is definitieve gunning de enige rechtmatige uitkomst in deze. Met Welzijn Lelystad wordt een overeenkomst aangegaan voor de uitvoering van het jongerenwerk per 1 januari 2021.