Bijlage bij beantwoording vraag 5 - Opdracht kwantitatieve deel onderzoek organisatie

Gemeente Lelystad T.a.v. C.R. Beccari Verzonden per mail: cr.beccari@lelystad.nl

Datum:

8 april 2021

Onderwerp:

Voorstel benchmark gemeenten 2021

Geachte mevrouw Beccari, U heeft ons gevraagd een voorstel uit te brengen voor een benchmark van uw gehele organisatie. Wij willen u hartelijk danken voor uw vraag. Hieronder vindt u een raming van de werkzaamheden en kosten. Daarnaast vindt u een conceptplanning voor het project, een lijst met benodigde documenten om van start te gaan en een beschrijving van uw inzet.

Uw investering U heeft aangegeven de gehele organisatie (primair proces+overhead) in kaart te willen brengen en daarbij graag gebruik te willen maken van onze ondersteuning voor dit proces. De kosten van het benchmarkonderzoek (incl. korting) bedragen € 28.238. Wij zullen hierbij de gehele toedeling van uw formatie en begroting voor u uitvoeren (met bijhorende onderlegger, waarin u kunt zien hoe de formatie en kosten zijn toebedeeld). Deze werkzaamheden ontlasten uw personeel. Daarnaast bent u hierdoor verzekerd van efficiënte toedelingsgesprekken met uw leidinggevenden en zorgt het ook voor extra draagvlak en herkenbaarheid van de aangeleverde cijfers. De werkzaamheden met bijbehorende kosten hebben we hierna beschreven. Wij factureren de helft van het totaalbedrag halverwege het project en de andere helft bij oplevering van de uitkomsten. Wij verzoeken u vriendelijk uw digitale factuuradres en inkoopverplichtingennummer aan ons door te geven.

Berenschot B.V. | Van Deventerlaan 31-51, 3528 AG Utrecht | Postbus 8039, 3503 RA Utrecht 030 2 916 916 | www.berenschot.nl | /berenschot | Handelsregister 30046663 in Utrecht

Gemiddeld tarief per uur Benchmark overhead + primair proces (incl. 25% korting) Basiswerkzaamheden

€ 175,0 € 137,5 Uren Uren Senior Junior

Kosten

nvt

nvt

€ 11.475

48,25

60,50

€ 16.763

- Helpdesk - Gebruik referentiecijfers - Online omgeving (toegang en accounts) - Validatie / checks op uw gegevens - Validatiebijeenkomst voorlopige uitkomsten (1x) - Samenvattend rapport met hoofduitkomsten en aandachtspunten - Presentatie definitieve uitkomsten (1x) - Extra presentaties overdag of 's avonds mogelijk (à € 975 per presentatie) Aanvullend: Toedeling, onderlegger en uitzoekpunten door Berenschot - Voorbereiding gesprekken (incl. vertaaltabellen formatie/loonkosten) - Toedelingsgesprekken met leidinggevenden en financieel adviseurs (+/- 4 dagen) - Verwerking, nabewerking, controle en uitzoekpunten toedelingen Totaal project (excl. btw)

€ 28.238

Conceptplanning Hierna vindt u een conceptplanning inclusief ondersteuning van Berenschot uitgewerkt. Hierbij zijn wij afhankelijk van de flexibiliteit en inzet van de betrokken medewerkers uit uw organisatie. Het project heeft een verwachte doorlooptijd van 14 weken. We stellen voor om in mei/juni te starten en het onderzoek in augustus af te ronden. In samenspraak met u zullen we een definitieve planning opstellen.

Projectnummer 64378 - Intern vertrouwelijk

2

Werkzaamheden

Betrokken

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

Benchmark formatie en kosten Aanleveren formatieoverzicht en begroting

Gemeente

Voorbereiding toedelingsgesprekken

Berenschot

Toedelingsgesprekken met financieel adviseurs

Berenschot + Gemeente

Toedelingsgesprekken met leidinggevenden

Berenschot + Gemeente

Aanleveren werklastindicatoren

Gemeente

Verwerking van alle toedelingen

Berenschot

Akkoord op gegevens n.a.v. toedelingsgesprekken

Gemeente

Eerste check op vragenlijst / werklastindicatoren / financiën

Berenschot

Uitzoeken openstaande punten + verwerking

Berenschot + Gemeente

Validatiegesprek en bespreken conceptuitkomsten

Berenschot + Gemeente

Uitzoeken + verwerken aanpassingen n.a.v. validatiegesprek

Berenschot + Gemeente

Opstellen rapportage

Berenschot

Presentatie uitkomsten

Berenschot + Gemeente

Verwachte werkzaamheden van u en uw personeel We beschrijven hierna de werkzaamheden die we van u en/of uw personeel verwachten gedurende het project. 1) Aanleveren benodigde documenten: a) Formatieoverzicht i)

Om de toedelingsgesprekken van de formatie met de leidinggevenden voor te bereiden, ontvangen we graag van u een formatieoverzicht van de gehele organisatie (vastgestelde formatie peildatum 1-1-2021). We sturen u een separaat document genaamd ‘Informatie aanlevering formatieoverzicht’, waarin gedetailleerd staat beschreven wat we precies van u nodig hebben betreft het formatieoverzicht.

Projectnummer 64378 - Intern vertrouwelijk

3

b) Begroting 2021

c)

i)

Voor de financiële toedeling met de financieel adviseurs ontvangen we graag een kopie van uw gehele begroting (op kostenplaats + kostensoortniveau) in Excel. Deze gebruiken wij om samen met de betreffende financieel adviseurs de toedeling aan de benchmarkindeling te maken.

ii)

In een separaat document treft u een voorbereidingsdocument benchmarktoedeling begroting 2021 aan waarin beschreven staat wat we van u nodig hebben qua begrotingsgegevens en wat uw financieel adviseurs kunnen verwachten tijdens het toedelingsgesprek.

Overige indicatoren i)

Om naast de formatie en kosten een beeld te vormen van uw werklastbepalende kenmerken, stellen we hier een aantal vragen over. We vragen u deze indicatoren uit te zetten binnen uw organisatie. Om het uitzetten van de vragen makkelijk te maken sturen we u een lijst met de werklastvragen in Excel. Tevens sturen we u een pdf document met daarin een toelichting op de vragen.

2) Toedelingsgesprekken: a) Gesprekstijd met leidinggevenden (gem. 1 uur per leidinggevende) voor de toedeling van de formatie aan de benchmark. Zie separaat document ‘Leidraad lengte gesprekken’ voor de benodigde tijd per gesprek. b) Gesprekstijd met financieel adviseurs (1 dag opgeknipt in individuele gesprekken per onderdeel van de begroting) voor de toedeling van de begroting aan de benchmark. c)

In een separaat document genaamd ‘Voorbereidingsdocument toedelingsgesprekken benchmark’ lichten we de benchmarkmethodiek en benchmarkindeling toe en staan we stil bij wat uw personeel kan verwachten tijdens het gesprek. We adviseren u dit rond te sturen aan de betrokken medewerkers.

3) Validatiegesprek: a) Validatietijd (1 dagdeel), voor het bespreken/nalopen van de conceptuitkomsten en het eventueel uitzoeken van de punten die nog opvallend uit de vergelijking komen. b) Dit is met de betrokken leidinggevenden en financieel adviseurs 4) Inplannen afspraken: a) Voor het inplannen van de afspraken werken we graag met een vaste contactpersoon die toegang heeft tot alle agenda’s. 5) Vaste contactpersoon tijdens traject: a) Voor afstemming tijdens het traject en voor de coördinatie van uitzoekpunten werken wij graag met een vast aanspreekpunt.

Projectnummer 64378 - Intern vertrouwelijk

4

Tot slot Ik vertrouw erop u hiermee een goed en gedegen voorstel te hebben gedaan. We horen graag of u akkoord bent met dit voorstel. Mocht u nog vragen hebben of graag iets willen aanpassen, neem dan gerust contact met mij op. Met vriendelijke groet, Berenschot B.V.

Bahamin Khossravi Projectleider gemeentebenchmarks Berenschot

Te versturen documenten na akkoord: 1.

Informatie aanlevering formatieoverzicht (pdf) a. Wat we qua formatiegegevens van u nodig hebben

2.

Overige vragen benchmark gemeenten 2021 (excel) a. Lijst met vragen die u dient uit te zetten bij de diverse organisatieonderdelen

3.

Toelichting overige vragen benchmark gemeenten 2021 (pdf) a. Toelichting op de vragen die u dient uit te zetten bij diverse organisatieonderdelen

4.

Voorbereidingsdocument toedelingsgesprekken benchmark (pdf) a. Toelichting voor leidinggevenden wat ze kunnen verwachten tijdens het gesprek

5.

Voorbereidingsdocument benchmarktoedeling begroting 2021 (pdf) a. Toelichting voor financieel adviseurs wat ze kunnen verwachten tijdens het gesprek

6.

Leidraad lengte gesprekken (pdf) a. Methodiek om de gesprekstijd per leidinggevende te bepalen voor het inplannen van de gesprekken

Projectnummer 64378 - Intern vertrouwelijk

5