Bijlage 4_Toezichtbrief van de Provincie over 2019 en 2020.

Provincie Flevoland

Postbus 55 8200 AB Lelystad Telefoon l>>t

(0320)-265265

Ir-*

Fax

m

(0320)-265260

UI

E-mail

Het College van Burgemeester en Wethouders van Gemeente Lelystad Postbus 91 8200 AB LELYSTAD

provincte@Flevoland.nl

(Ti I

Website vvww.flevoland.nl

l-i"».

lil Verzenddatum

1 9 MEI 2021

Bijlagen

Uw kenmerk

Ons kenmerk

2729039

Onderwerp

Beoordeling interbestuurlijk toezicht naleving Archiefwet 2019 - 2020 Geacht college, Op grond van de Bestuursovereenkomst Interbestuurlijk Toezicht 2019 stellen wij u in deze brief op de hoogte van onze beoordeling van de uitvoering van het informatie- en archiefbeheer in uw gemeente in 2019, met een doorkijk naar 2020. Onze beoordeling over 2018-2019 is gebaseerd op dezelfde criteria uit Archiefwet- en regelgeving als in voorgaande jaren. Zoals in de Bestuursovereenkomst is vastgelegd besteden wij aandacht aan de volgende drie thema’s: -digitalisering en vervanging -huisvesting van archieven en -afspraken over informatiebeheer bij samenwerkingen en/of uitbestedingen van taken. Wij beoordelen de prestaties van gemeenten als adequaat, redelijk adequaat of niet adequaat. We moeten u voor dit jaar meedelen dat het oordeel voor uw gemeente adequaat luidt. In het onderstaande geven wij een toelichting. Wij ontvingen per brief van 7 juli jl. de toezichtinformatie van u. De informatie bestond uit het jaarverslag van de gemeentearchivaris en het “Verbeterplan 2020”. Hierop voerden onze toezichthouders op 13 oktober jl. een gesprek met uw afdelingsmanager DIA, uw recordmanager, informatie-adviseur en uw gemeentearchivaris.

Uit de toezichtinformatie bleek, dat zich ten opzichte van de beoordeling van het voorgaande jaar, de volgende positieve ontwikkelingen hebben voorgedaan: Een hernieuwd verbeterplan voor het informatie- en archiefbeheer is opgesteld en de voortgang ervan wordt gemonitord. Er is een kwaliteitssysteem voor het informatie- en archiefbeheer ontwikkeld en organisatie-breed geïmplementeerd. Applicaties welke archiefwaardige documenten kunnen bevatten zijn in kaart gebracht. In navolging hiervan wordt een impactanalyse uitgevoerd om te een actueel overzicht van archiefbescheiden. De procedures rondom het vernietigen van informatie zijn beschreven en wordt conform de eigen instructies uitgevoerd. De archivaris wordt gehoord en om advies gevraagd. Er is speciale aandacht voor de vernietiging van informatie in andere applicaties dan het centrale DMS-systeem.

Inlichtinsen bij

Doorkiesnummer

Bezoekadres

E. de Jonge

0320-265242

Visarenddreef 1 Lelystad

Provincie Flevoland

Bladnummer

2 Ons kenmerk:

2729039

IS-i

'53 IV-i Kt*

'33

•

Het nieuwe zaaksysteem wordt geïmplementeerd en zal vervolgens in gebruik worden genomen. Er zijn daarnaast heldere architectuur uitgangspunten geformuleerd in de positionering van het zaaksysteem binnen de organisatie. Hiermee is geborgd dat informatie niet in meerdere systeem tegelijk wordt opgeslagen. Het bestuursarchief, de milieudossiers en dossiers grondverkopen zijn formeel overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

•

«1 33 33 1^* UI

Toch blijven er ook nog verbeterpunten: 1.

Formuleer een beheerstrategie met speciale aandacht voor de digitale archiefbescheiden. Implementeer deze niet alleen in de centrale applicatie maar in de decentrale applicaties. Inventariseer welke afspraken er al zijn ten behoeve van het archief- en informatiebeheer bij samenwerkingsverbanden en Wgr-regelingen. Maak daar waar nog geen of onvoldoende afspraken zijn gemaakt, nadere afspraken over het archief- en informatiebeheer. Doe dit bij voorkeur in samenwerking met andere gemeenten.

2.

Wat wordt van uw gemeente verwacht? Uit een beoordeling ‘adequaat’ vloeit op grond van de Bestuursovereenkomst een regulier toezichtregime voort. Dit houdt in, dat wij vóór 15 juli 2021 opnieuw informatie van u ontvangen over de stand van zaken. Deze zullen wij opnieuw met uw organisatie bespreken, waarna wij u per brief op de hoogte zullen stellen van ons oordeel. Naast toezicht op uw informatie- en archiefbeheer toetsen wij ook uw taakuitvoering op de terreinen omgevingsrecht, huisvesting vergunninghouders en financiën. Vanwege een ander beoordelingsritme door wettelijke bepalingen, ontvangt u hiervan op een ander tijdstip onze toezichtbrieven. Wij geven u in overweging om in het kader van de horizontale controle onze toezichtbrieven naar uw gemeenteraad te sturen. Hoogachtend, i

■

/ /

Gqdepiitëerde Staten van Flevoland, de! sécfetaris! , de voorzitapr. y

drs. D.J. Tijl - L. Verbeek

Provincie Flevoland

€0,90

PostNL Afz. 8200 AB 55 yj/.

VV-%

NEDERLAND 19.05.2021 NetSet MS 150022

'33 yi

h-i '33 I

'33 0-1

#^•^S50X0^•^#D0#0000#SERU•-•DP#^006HD Postbus 44178

Postbus 55, 8200 AB Lelystad

20 MEI 2021