Bijlage 3_Verbeterplan 2021

Thema

1. Lokale regelingen

Nr

1.1

Actiepunt

Toelichting

Inventariseren afspraken over archiefbeheer met GR's en andere samenwerkingsverbanden.

GL besteedt de taken regelmatig uit aan een externe partijen. De samenwerkingsvormen verschillen en per samenwerkingsvorm kan de verantwoordelijkheid voor archiefbeheer anders zijn belegd. In 2020 is voor alle verbonden partijen in kaart gebracht welke afspraken er gemaakt zijn. Met ingang van 2021 is projectmatig gestart met het vormen van nieuwe afspraken, daar waar geen of onvoldoende afspraken in het verleden zijn gemaakt. Voor 2021 staan de volgende partijen op de planning: Sportbedrijf, Werkbedrijf, Toezichtbrief Parkeerservice. Het einddatum van dit actiepunt is een inschatting en kan nog Provincie 2020 wijzigen naar aanleiding van ervaringen met de eerste 3 partijen. Jaarverslag 2020

1. Lokale regelingen

1.2

Vaststelling Hotspot COVID-19

3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaatsen en e-depots

3.1

Inspectie archiefruimte kelder

3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaatsen en e-depots

3.2

Plan van aanpak voor archief(ruimte) Burgerzaken

3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaatsen en e-depots

3.3

Voorbereidende acties digitale duurzaamheid

4. Interne kwaliteitszorg en toezicht

4.1

Strategisch informatiebeleidsplan

4. Interne kwaliteitszorg en toezicht

4.2

Nadere invulling toezicht

5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid

5.1

5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid

5.2

5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid

5.3

Herkomst

Wie

Status

Afgerond op:

Lelystad

Gestart

31-12-2023

Lelystad

Gestart

31-12-2021

HFA

Nog niet gestart

31-12-2021

Lelystad

Nog niet gestart

31-12-2021

Lelystad HFA

Gestart

31-12-2021

Lelystad

Gestart

31-12-2021

HFA

Gestart

31-12-2021

Lelystad

Nog niet gestart

30-6-2022

Lelystad

Nog niet gestart

31-12-2021

Lelystad

Gestart

31-12-2021

Jaarverslag 2020

Lelystad

Gestart

31-12-2022

Toezichtbrief Provincie 2020

Lelystad

Gestart

31-5-2022

Jaarverslag 2019

Lelystad

Gestart

31-12-2021

In samenspraak met de gemeentearchivaris is COVID-19 aangemerkt als hotspot. Dat betekent dat bepaalde informatie met betrekking tot dit onderwerp die door de GL is opgemaakt of ontvangen permanent bewaard moet worden. De betreffende informatie is reeds in kaart gebracht en veiliggesteld. De hotspot dient echter nog formeel te worden vastgesteld door SIO. Jaarverslag 2020 De laatste inspectie dateert uit 2011. De nieuwe toetsing stond op de planning voor 2020, maar is mede door Corona niet uitgevoerd. Zal in 2021 alsnog worden opgepakt. Jaarverslag 2020 De archiefruimte van Burgerzaken voldoet niet aan de vereisten van de Archiefwet. Het optimaliseren ervan is echter een kostbare aangelegenheid. Daarnaast werkt de afdeling steeds meer digitaal. In 2021 wordt samen met team Stadwinkel gekeken naar de mogelijkheden om de archieven op andere manier in Jaarverslag 2020 te richten. Het Flevolands Archief werkt momenteel aan de ontwikkeling van een visie rondom digitale duurzaamheid en het e-Depot. Deze ontstaat in samenwerking met de partners, waaronder Gemeente Lelystad. Jaarverslag 2020 In 2020 is de gemeente Lelystad van start gegaan met het actualiseren van haar strategisch (meerjaren) informatiebeleidsplan.

Voortbordurend op de Visie Lelystad Digitaal 2020 worden nieuwe kaders en doelstellingen vastgelegd die de gemeente voor ogen heeft met betrekking tot het optimaliseren van de informatiehuishouding. Het plan zal een belangrijk kader kunnen vormen voor de beleidskeuzes, technologische ontwikkelingen, en het borgen van kennis in de organisatie. Jaarverslag 2020 Met de komst van een tweede archivaris worden de toezichthoudende taken nader ingevuld en is er meer ruimte om specifieke vraagstukken onder de loep te nemen. Jaarverslag 2020

Primair beleid binnen GL is dat de archiefwaardige informatie opgeslagen dient te worden in het documentmanagementsysteem. Desondanks bevindt zich nog veel (ongestructureerde) informatie op andere locaties (teamschijven, persoonlijke schijven). Het is van belang dat de medewerkers worden gewezen op Aansturen op individuele bijdragen aan toegankelijkheid, de risico’s die hieraan verbonden zijn en de rol die zij hebben in hun bijdrage aan transparantie en verantwoordingsplicht de transparantie en het verantwoordingsplicht van de gemeente. Jaarverslag 2020 Door de bestuursrechter uitgesproken dat sms- en whatsapp berichten onder het bereik van de WOB vallen. Dit houdt in dat de relevante / archiefwaardige berichten duurzaam bewaard moeten worden. Hoewel deze berichten wel Bewaarstrategie voor sociale media, en digitaal worden gearchiveerd is er op dit moment nog geen beleid / bewaarstrategie Jaarverslag 2019 berichtenverkeer. aanwezig. Jaarverslag 2020 De gemeente Lelystad heeft nog geen vastomlijnd beleid voor email-archivering buiten de bestaande richtlijnen voor registratie in het DMS. Het advies van de gemeentearchivaris is om in dit kader de richtlijnen te volgen van de E-mail archivering rijksoverheid. Jaarverslag 2020 GL werkt aan de vaststelling van een metadatamodel conform de nieuwe standaard (Metagegevens Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie).

Daarnaast dient het model doorgevoerd worden in de gehele organisatie. Het verder implementeren is afgerond op het moment dat zaakgericht registreren over de hele organisatie is uitgerold (naar verwachting 31-12-2022).

5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid

5.4

Voortzetting implementatie metadatering

5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid

5.5

Beheerstrategie formuleren.

5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid

5.6

Veiligstellen / ordening losse registraties in DMS Corsa.

6. Vervanging, conversie/migratie, vernietiging en vervreemding

6.1

Vervanging voor (langer) te bewaren archiefbescheiden in Djuma

Met speciale aandacht voor de digitale archiefbescheiden. Deze implementeren niet alleen in de centrale applicatie maar ook in de decentrale applicaties. In 2019 is vastgesteld dat een groot aantal digitale documenten in Corsa niet is gekoppeld aan een dossier. In 2020 zijn de achterstanden aanzienlijk ingelopen. Deze activiteiten zullen in 2021 worden voortgezet. Het huidige Handboek vervanging is van toepassing op alle op termijn vernietigbare documenten die voortkomen uit alle werkprocessen binnen de gemeente die vanaf 1 januari 2014 in Corsa zijn geregistreerd. Sinds vorig haar beschikt GL over een nieuw DMS, Djuma. Er wordt een nieuw handboek vervanging opgesteld die toepasbaar is op zowel de archiefbescheiden in Corsa als in Djuma.

Jaarverslag 2020

Lelystad

Gestart

1-9-2021

Verklaring van migratie Corsa > Djuma

De verplaatsing van informatieobjecten van het oude naar het nieuwe DMS is nog in een voorbereidend stadium. Deze migratie zal stapsgewijs plaats gaan vinden nadat de werkzaamheden voor het nieuwe DMS zijn afgerond en het nieuwe systeem aan de eisen voldoet om als beheeromgeving in gebruik te worden genomen. Bij iedere migratie zal een verklaring van migratie worden opgesteld waarin het proces en specificatie van de archiefstukken die het betreft, worden vastgelegd. Deze actie loopt gelijktijdig met het implementeren van zaakgericht registreren en Djuma. Jaarverslag 2020

Lelystad

Gestart

31-12-2022

Jaarverslag 2020

Lelystad

Gestart, doorlopend

6. Vervanging, conversie/migratie, vernietiging en vervreemding

6.2

6. Vervanging, conversie/migratie, vernietiging en vervreemding

6.3

Digitale vernietiging in (vak)applicaties

7. Overbrenging naar archiefbewaarplaats

7.1

Plan van aanpak voor overbrenging bouwvergunningen archief (2000 – 2010)

De vakapplicaties bevatten geen geautomatiseerde vernietigingsfunctie, waardoor de vernietiging vaak handmatig plaats moet vinden. In 2020 is een aantal eisen opgesteld op het gebied van archivering, die voortaan in de aanbestedingstrajecten worden opgenomen van de nieuwe vakapplicaties. Het bouwvergunningenarchief over de periode 2000 – 2010 bevindt zich nog bij Karmac. De gemeente Lelystad werkt voor haar dienstverlening met een digitaal schaduwarchief. Hier is geen vervangingsbesluit voor genomen. Hoewel de overbrengingstermijn voor dit archief nog niet is verstreken, is het advies om in 2021 te onderzoeken in welke vorm deze bouwvergunningen kunnen worden overgedragen.

Jaarverslag 2020

Lelystad HFA

Nog niet gestart

31-12-2021

Plan van aanpak digitale bewerking archief bouwvergunningen (1957 – 1999)

Het digitale archief met bouwvergunningen over de periode 1957 – 2000 bevindt zich al in de archiefbewaarplaats bij Het Flevolands Archief, maar is nog niet raadpleegbaar. In gezamenlijkheid wordt nu nagedacht over hoe hier een vervolg aan kan worden gegeven, zodat het proces van digitale bewerking kan worden bespoedigd en voldoet aan de eisen van duurzame toegankelijkheid. De kosten die dit met zich mee zou brengen, worden nog in kaart gebracht. Jaarverslag 2020

Lelystad HFA

Nog niet gestart

31-5-2022

8. Overgebrachte archiefbescheiden

8.1

N.v.t.