Accountantsverslag gemeente Lelystad 2020
Tekst van het document
CONCEPT Accountantsverslag 2020 Gemeente Lelystad 1 juli 2021
Aan de gemeenteraad van de gemeente Lelystad Postbus 91 8200 AB LELYSTAD
Datum
juli 2021 Ons kenmerk: XXX Behandeld door drs. H. Kuperus RA O. Ferrero Scholte RA Onderwerp Concept accountantsverslag 2020
Geachte leden van de raad, Graag bieden wij u hierbij ons accountantsverslag aan met betrekking tot de controle van de jaarrekening 2020 van de gemeente Lelystad. Deze rapportage beschrijft op hoofdlijnen onze controleaanpak en de belangrijkste aangelegenheden die wij tijdens onze controle in overweging hebben genomen. Wij zijn van mening dat de reikwijdte van onze werkzaamheden en de resultaten daarvan een deugdelijke basis vormen voor ons oordeel over de jaarrekening 2020 van de gemeente Lelystad. De jaarrekening 2020 van de gemeente Lelystad geeft een getrouw en rechtmatig beeld De jaarrekening 2020 is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Lelystad. De jaarrekeningcontrole is nagenoeg afgerond. De term ‘nagenoeg’ is gebruikt, omdat de controle pas definitief is beëindigd na het afgeven van de controleverklaring. Onze controle is uitgevoerd in overeenstemming met onze opdrachtbevestiging van 2 september 2020 en ons auditplan 2020, van 9 oktober 2020. Wij zijn - onder voorbehoud van de ontvangst van een door het college ondertekende bevestiging bij de jaarrekening en het afronden van de resterende controlewerkzaamheden - voornemens om bij deze jaarrekening uiterlijk op 6 juli 2021 een goedkeurende controleverklaring voor zowel getrouwheid als rechtmatigheid te verstrekken.
Wij bespreken onze bevindingen met de Commissie van de Rekening Wij hebben deze rapportage toegelicht aan de commissie op 5 juli 2021. Wij hebben de inhoud van dit accountantsverslag afgestemd met de wethouder financiën, de concern controller en de betrokken medewerkers concern advies. Graag danken wij u en uw medewerkers voor de medewerking en de flexibiliteit die wij hebben ervaren tijdens onze controle. Evenals tijdens de jaarrekeningcontrole 2019 hebben wij onze werkzaamheden voornamelijk ‘op afstand’ uitgevoerd. Met dagelijkse digitale overleggen met een afvaardiging van de ambtelijke organisatie zijn wij desondanks goed in staat geweest de benodigde werkzaamheden te verrichten, onze vragen te stellen en de controle af te ronden. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V.
Op alle opdrachten verricht door Deloitte, behoudens M&A Diensten, zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2020 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is a Netherlands affiliate of Deloitte NSE LLP, a member firm of Deloitte Touche Tohmatsu Limited.
Inhoudsopgave
© 2021 Deloitte The Netherlands
Bestuurlijke samenvatting controle 2020
4
Inleiding
9
De financiële positie van uw gemeente
12
De belangrijkste bevindingen uit onze controle
16
Interne beheersing
26
Overige aangelegenheden
29
Bijlagen
31
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Lelystad
3
Bestuurlijke samenvatting controle 2020
© 2021 Deloitte The Netherlands
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Lelystad
4
Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Belangrijkste conclusies en aanbevelingen jaarrekeningcontrole 2020 Getrouwheid en rechtmatigheid
•
Goedkeurend oordeel voor getrouwheid en rechtmatigheid.
•
Gehanteerde materialiteit voor fouten en onzekerheden bedraagt € 3.233.000 respectievelijk € 9.699.000.
Financiële positie
•
De vermogenspositie en de financiële positie ultimo 2020 zijn toegenomen c.q. verbeterd ten opzichte van 2019.
•
Het weerstandsvermogen bedraagt € 42,3 miljoen (2019: € 47,0 miljoen). Dit weerstandsvermogen is hoger dan de door de gemeente onderkende aanwezige risico’s van € 20,7 miljoen (2019: € 17,7 miljoen).
•
Tijdens onze tussentijdse en jaareinde controlewerkzaamheden kwamen wij een aantal tekortkomingen tegen. Het ging daarbij om tekortkomingen in de interne beheersingsmaatregelen voor de financiële verslaggeving. Wij hebben hierover gerapporteerd in onze managementletter. De belangrijkste tekortkoming betrof de inrichting van het nieuwe financiële pakket waaronder de inrichting van de workflow voor memoriaalboekingen. Een ander aandachtspunt betreft het borgen van de volledigheid van het contractenregister om afwijkingen op het gebied van Europese aanbestedingen te voorkomen. Om voldoende en geschikte controle-informatie te verkrijgen voor de jaarrekeningcontrole hebben wij aanvullende gegevensgerichte werkzaamheden uitgevoerd.
•
Wij kunnen voor de controle van de jaarrekening 2020 nog niet volledig steunen op de IT-omgeving. Er is in opzet sprake van tekortkomingen die van invloed zijn op de jaarrekening, op de compliance en/of op de operationele prestaties. Wij hebben daarom gegevensgerichte controlewerkzaamheden verricht, waaronder detailcontroles.
•
Wij verwijzen verder naar het hoofdstuk ‘Interne beheersing’ en naar onze managementletter d.d. 15 januari 2021, met kenmerk 2101ED77DB/DD.
Kwaliteit verslaggeving
•
In het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) zijn de verslaggevingseisen voor gemeenten vastgesteld. De jaarstukken en de daarbij gehanteerde grondslagen voor waardering en resultaatbepaling van uw gemeente voldoen aan het BBV en zijn consistent toegepast ten opzichte van de begroting 2020 en de jaarrekening 2019.
Slide 17
Grondexploitatie
•
Wij hebben het proces beoordeeld waarmee het management schattingen voor de grondexploitatie maakt en hebben – in de context van de jaarrekeningcontrole – gegevensgerichte werkzaamheden uitgevoerd om deze schattingen te toetsen. Op basis van deze werkzaamheden en de bevindingen daaruit is onze conclusie dat de verslaggeving en de waardering (inclusief daarbij toegepaste schattingen) redelijk en consistent zijn.
Slide 19
© 2021 Deloitte The Netherlands
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Lelystad
5
Interne beheersing
Slide 10
Slide 12
Slide 26
Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Belangrijkste conclusies en aanbevelingen jaarrekeningcontrole 2020 Effecten coronacrisis (exclusief sociaal domein)
•
Waardering vorderingen: als gevolg van financiële problemen of tekorten bij debiteuren en andere soorten schuldenaren bestaat er een toegenomen risico op het niet ontvangen van vorderingen. Wij hebben de invorderingsrisico’s, en daarmee de waardering van de vorderingen, gecontroleerd, en merken op dat er, als gevolg van diverse steun- en coulancemaatregelen (getroffen door het Rijk dan wel de gemeente) nog geen sprake is van grote mutaties in de oninbare vorderingen.
•
Subsidieverstrekkingen: de gemeente heeft in de algemene subsidieverordening een hardheidsclausule opgenomen. Hierin is vermeld dat het college in bijzondere gevallen van de vereisten kan afwijken. Dit houdt in dat, ook wanneer de gesubsidieerde instellingen niet alle prestaties hebben geleverd, de subsidies op basis van de hardheidsclausule kunnen worden vastgesteld, en dat ze hiermee als rechtmatig kunnen worden beschouwd. De gemeente heeft hier niet op voorhand gebruik van gemaakt. De gemeente heeft nieuwe afspraken gemaakt met de subsidieontvangers, daar waar sprake was van wezenlijke afwijkingen ten opzichte van de prestatieafspraken en op basis hiervan een gewijzigde beschikking gestuurd, als gevolg van de gewijzigde beschikking zijn verstrekte subsidies teruggevorderd dan wel deels teruggevorderd.
•
Eén van de maatregelen die het kabinet (heeft) gebruikt om ondernemers te steunen tijdens de coronacrisis is de Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo). Het uitvoeren van de Tozo is een taak van de gemeenten. Het Rijk vergoedt in beginsel alle kosten die de gemeenten in verband hiermee moeten maken. De Tozo-regeling leidt hierdoor tot een last in de jaarrekening, met daar tegenover de rijksvergoeding ervan. De verantwoording over de bestedingen vindt plaats via de SiSa-bijlage in de jaarrekening. De uitvoering van de Tozo is belegd bij het Zelfstandigenloket Flevoland (ZLF), die op 24 juni 2021 de verantwoording en de controleverklaring hierbij heeft ontvangen. Als onderdeel van onze controle van de SiSa-bijlage in de jaarrekening van de gemeente stellen wij de aansluiting vast met de gewaarmerkte SiSa-bijlage van ZLF, om na te gaan of de Tozo-uitkeringen (circa € 12 miljoen) op de juiste wijze en rechtmatig zijn verstrekt. Tevens gaan wij na of ZLF invulling heeft gegeven aan het vaststellen van een M&O-beleid, en of dit is geïmplementeerd en zichtbaar wordt nageleefd, waarmee ook is voldaan aan deze kwalitatieve vereiste.
•
De impact van coronavirus op het sociaal domein is beperkt. De gemeente heeft beheersmaatregelen getroffen waarmee zij de financiële effecten van corona voor het sociaal domein over 2020 tot een minimum heeft beperkt. In het hoofdstuk overige bevindingen gaan wij verder in op de continuïteitsbijdragen en meerkosten.
Slide 21
© 2021 Deloitte The Netherlands
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Lelystad
6
Sociaal domein | gevolgen corona
Slide 17
Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Belangrijkste conclusies en aanbevelingen jaarrekeningcontrole 2020 EU-aanbestedingen
•
Wij zien dat de omvang van de onrechtmatigheden, als gevolg van het niet naleven van de Europese aanbestedingsregels, is afgenomen. Uit de controle 2020 komt een fout naar voren van € 1,9 miljoen, terwijl in 2019 nog sprake was van een afwijking van € 4 miljoen. In hoofdstuk 4 gaan wij hier nader op in.
•
Wij zien dat de gemeente stappen zet op het gebied van het beperken van het aantal aanbestedingsfouten. De omvang van dergelijke fouten is weliswaar afgenomen ten opzichte van voorgaand jaar, maar er zijn over 2020, ondanks de gezette stappen, wel een tweetal nieuwe EU-aanbestedingsafwijkingen geconstateerd. De gemeente heeft direct stappen ondernomen en de interne beheersmaatregelen aangescherpt om herhaling in de toekomst te voorkomen.
Slide 21
Wij onderstrepen het belang van de reeds gezette stappen, maar vragen nog wel uw specifiek aandacht voor de EU-aanbestedingsafwijkingen zoals die dit jaar zijn geconstateerd en voor het verder terugbrengen van de tekortkomingen op dit aspect van Europese aanbestedingen in 2021. Memoriaalboekingen
•
Memoriaalboekingen zijn (correctie)boekingen die niet via de reguliere boekingsgang plaatsvinden. Bij memoriaalboekingen maken wij onderscheid in ‘reguliere’ (zoals salarissen en afschrijvingen) en ‘echte’ memoriaalboekingen (vooral correcties). De echte memoriaalboekingen zijn in opzet meer risicovol. Tijdens de accountantscontrole besteden wij hieraan specifieke (extra) aandacht.
•
Het aantal memoriaalboekingen binnen de gemeente Lelystad is omvangrijk. Wij dagen de gemeente dan ook uit om de boekingsprocessen nog verder te standaardiseren en deze waar nodig te vereenvoudigen, zodat de organisatie het aantal memoriaalboekingen (en daarmee het inherente risico hiervan) nog verder kan reduceren.
•
Wij merken op dat uit onze controle geen onjuistheden of onrechtmatigheden op het gebied van memoriaalboekingen zijn gebleken.
© 2021 Deloitte The Netherlands
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Lelystad
Slide 27
7
Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Belangrijkste conclusies en aanbevelingen jaarrekeningcontrole 2020 Reclassificaties met betrekking tot voorgaande boekjaren
In de balans zijn er een aantal activum overgeheveld naar andere categorieën, de belangrijkste betreft de materiële vaste activa waar een aantal activum overgeheveld zijn binnen de verschillende soorten activa. Een bedrag van € 3,6 miljoen aan grond, weg en waterbouwkundige werken die waren opgenomen als activa met economisch nut zijn gereclassificeerd naar investeringen met economisch nut waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven (€ 0,2 miljoen) en naar investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut (€ 3,4 miljoen).
Slide 22
Daarnaast heeft nog een beperkte reclassificatie ad € 0,4 miljoen plaatsgevonden, dit betreft een ontvangen subsidie welke in overeenstemming met BBV als overlopende passiva is opgenomen. De gemeente heeft echter de bestedingen niet ten laste van de subsidie onder de overlopende passiva gebracht maar deze opgenomen onder de overlopende activa. Deze posten vallen nu tegen elkaar weg en hebben geen effect op vermogen of resultaat gehad.
© 2021 Deloitte The Netherlands
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Lelystad
8
Inleiding
© 2021 Deloitte The Netherlands
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Lelystad
9
Inleiding Onze belangrijkste bevindingen Wij zijn voornemens een goedkeurende controleverklaring bij de jaarrekening 2020 te verstrekken De controle van de jaarrekening is nagenoeg afgerond. De na onze controle resterende fouten en onzekerheden blijven binnen onze materialiteit en hebben daardoor geen invloed op de strekking van ons oordeel. Wij zijn daarom voornemens om, separaat van dit accountantsverslag, op 6 juli 2021 een goedkeurende controleverklaring voor zowel getrouwheid als rechtmatigheid te verstrekken. Geen resterende controleverschillen geïdentificeerd met betrekking tot het vermogen en het resultaat Wij hebben tijdens onze controle enkele nietmateriële fouten in de conceptjaarrekening geconstateerd, die zijn gecorrigeerd in de definitieve jaarrekening. Hierna resteren er geen afwijkingen die van invloed zijn op het vermogen of het resultaat van de gemeente.
Geen resterende controleverschillen geïdentificeerd met betrekking tot rechtmatigheid, met uitzondering van de naleving van de Europese aanbestedingsrichtlijnen De in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties over 2020 zijn in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand gekomen, in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, zoals opgenomen in het controleprotocol zoals vastgesteld d.d. 3 december 2019, inclusief het normenkader 2020, zoals dat op 15 september 2020 door het college is vastgesteld en ter kennisgeving is aangeboden aan de gemeenteraad. Uit de uitgevoerde controle op de naleving van de Europese aanbestedingsrichtlijnen blijken afwijkingen van deze regels (= onrechtmatigheden) voor een totaalbedrag van circa € 1,9 miljoen. Deze fout blijft ruim binnen de goedkeuringstolerantie voor de jaarrekening 2020 en heeft daarom geen impact op de strekking van onze controleverklaring.
Wij hebben de jaarrekeningcontrole 2020 uitgevoerd met de volgende toleranties, als vermeld in het door de commissie van de rekening vastgestelde controleprotocol: •
Voor fouten bedraagt de tolerantie 1% van de lasten, inclusief toevoegingen aan de reserves: € 3,233 miljoen.
•
Voor onzekerheden bedraagt de tolerantie 3% van de lasten, inclusief toevoegingen aan de reserves: € 9,699 miljoen.
•
Als rapportagetolerantie voor fouten en onzekerheden geldt een bedrag van € 150.000.
Wij zijn voornemens een goedkeurende controleverklaring bij de jaarrekening 2020 te verstrekken.
De begrotingsoverschrijdingen zijn in de jaarrekening voldoende toegelicht. Ze blijven formeel onrechtmatig, maar wegen niet mee in ons rechtmatigheidsoordeel.
De rechtmatigheidsfout inzake de Europese aanbestedingsrichtlijnen van € 1,9 miljoen valt binnen de goedkeuringstolerantie voor fouten van € 3,233 miljoen en heeft daarom geen invloed op de strekking van de controleverklaring.
Wij hebben naast de genoemde afwijking(en) van de Europese aanbestedingsregels, nog enkele andere controleverschillen voor rechtmatigheid geconstateerd.
Een overzicht van controleverschillen groter dan de rapportagetolerantie van € 150.000 treft u aan in de bijlagen A1 en A2.
Wij hebben onzekerheden in het kader recht op zorg voor Jeugd voor maximaal € 2,4 miljoen door het ontbreken van controleverklaringen bij productieverantwoordingen van zorgaanbieders.
© 2021 Deloitte The Netherlands
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Lelystad
10
Bevindingen met betrekking tot SiSa Wij hebben controleverschillen (fouten en/of onzekerheden) geconstateerd in de in de SiSa-bijlage 2020 verantwoorde informatie, deze zijn opgenomen in de bijlage B1 en B2 Bevindingen SiSa-bijlage 2020. Geen resterende controleverschillen met betrekking tot de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) Bij de controle van uw WNT-verantwoording in de jaarrekening was geen sprake van resterende, niet-gecorrigeerde afwijkingen. Onze opdracht is ongewijzigd uitgevoerd Met de opdrachtbevestiging van 2 september 2020 en het auditplan 2020 van 9 oktober 2020 heeft u ons de opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2020. Naast de inhoud van de opdrachtbevestiging zijn bepalend (geweest) voor onze controle: •
Het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado).
•
De Controleverordening gemeente Lelystad (op grond van artikel 213 van de Gemeentewet).
•
Het door de gemeenteraad op 3 december 2019 vastgestelde controleprotocol en het normenkader 2020 zoals dat door het college is vastgesteld op 15 september 2020 en ter kennisname is aangeboden aan de gemeenteraad.
© 2021 Deloitte The Netherlands
De reikwijdte van onze controle staat omschreven in de opdrachtbevestiging en is nader omschreven in het auditplan. Er is gedurende het verloop van de controle geen sprake geweest van een beperking of wijziging in de reikwijdte van onze controle. Wij achten de reikwijdte van de jaarrekeningcontrole 2020 voldoende voor de doelstelling van onze controle. Wij zijn onafhankelijk van de gemeente Lelystad
Wij hebben het door het management toegepaste proces voor de totstandkoming van de jaarrekening geëvalueerd, en hebben gegevensgerichte controles uitgevoerd. Voor het beoordelen van de door de gemeente bij de grondexploitatie uitgangspunten hebben wij onze vastgoedspecialisten ingeschakeld. Wij zijn van mening dat de verslaggeving en de toegepaste schattingen redelijk zijn en dat deze door uw gemeente consistent zijn gebruikt.
Ons zijn geen relaties bekend tussen de gemeente Lelystad en Deloitte Accountants B.V. en haar zusteren/of dochterondernemingen of de memberfirms van Deloitte Touche Tohmatsu Limited en hun respectievelijke zuster- en/of dochterondernemingen, die naar ons professionele oordeel mogelijk van invloed kunnen zijn op onze onafhankelijkheid. Onze volledige onafhankelijkheidsbevestiging is te vinden in bijlage C bij deze rapportage. Er zijn geen belangrijke wijzigingen in de verslaggevingsregels Significante verslaggevingsgrondslagen en de toepassing hiervan vormen een essentiële basis voor de presentatie van de financiële positie en de resultaten van de gemeente. Daarnaast vereisen zij van het management het toepassen van oordeelsvorming voor moeilijke, subjectieve en complexe posities, vaak vanwege de noodzaak om schattingen te moeten maken over het effect van zaken die inherent onzeker zijn. De belangrijkste verslaggevingsgrondslagen van de gemeente zijn uiteengezet in toelichting in de jaarrekening 2020.
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Lelystad
11
De financiële positie van uw gemeente
© 2021 Deloitte The Netherlands
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Lelystad
12
De financiële positie van uw gemeente In dit hoofdstuk geven wij op hoofdlijnen een samenvatting van de ontwikkelingen in het vermogen en het resultaat van uw gemeente De vermogenspositie van uw gemeente is toegenomen ten opzichte van 2020 Het BBV maakt een duidelijk en expliciet onderscheid tussen resultaatbepaling en -bestemming. Alle baten en lasten dienen via het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening te lopen. Gemeenten mogen geen baten of lasten rechtstreeks in het eigen vermogen muteren. Het feitelijke saldo van baten en lasten in een jaar is weergegeven als het gerealiseerde totaalsaldo van baten en lasten. Daarnaast kent de gemeente ook het gerealiseerde resultaat: dit is het gerealiseerde totaalsaldo van baten en lasten plus of min de tussentijdse resultaatbestemming. De tussentijdse resultaatbestemming bestaat uit het saldo van de in de loop van het jaar gedane onttrekkingen uit minus de tussentijdse stortingen in reserves. De stortingen in en onttrekkingen aan reserves vinden uitsluitend plaats op basis van door de gemeenteraad genomen besluiten. Het gerealiseerde resultaat is dus mede het gevolg van de (eerdere) politieke besluitvorming.
© 2021 Deloitte The Netherlands
Eigen vermogen (in € 1.000)
2020
2019
2018
2017
Eigen vermogen per 1 januari
84.849
97.353
92.709
91.464
Tussentijdse resultaatbestemming
(2.794)
(10.232)
(2.482)
(4.961)
Gerealiseerd resultaat
6.069
(2.272)
7.126
6.205
Gerealiseerde totaalsaldo baten en lasten
3.275
(12.504)
4.644
1.244
Eigen vermogen per 31 december
88.124
84.849
97.353
92.709
Het gerealiseerde totaalsaldo van baten en lasten 2020 bedraagt € 3,3 miljoen voordelig. Per saldo is tussentijds € 2,8 miljoen aan reserves onttrokken, zodat het gerealiseerde resultaat over 2020 circa € 6,1 miljoen voordelig bedraagt. Dit resultaat is afzonderlijk vermeld onder het eigen vermogen in de balans. De omvang van het eigen vermogen bedraagt ultimo 2020 circa 21,3% van het balanstotaal (2019: circa 22,3% van het balanstotaal). In het bovenstaande overzicht hebben wij het verloop en de ontwikkeling van het eigen vermogen opgenomen.
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Lelystad
13
Saldo baten en lasten (in miljoen)
Totstandkoming resultaat (x € 1 miljoen) Totale baten
304,7
Totale lasten
-/- 307,9
Bij: onttrekkingen aan reserves
€5 3,3
Gerealiseerd saldo van baten en lasten (voordelig) Af: stortingen in reserves
€ 10
€0
-/- 21,5
-€ 5
18,7
Saldo mutaties reserves
2,8
Gerealiseerd resultaat (voordelig)
6,1
-€ 10 -€ 15 2017
2018
2019
2020
Per saldo mutaties in reserves ten gunste/laste van het resultaat (in miljoen)
Het overzicht van baten en lasten over 2020 laat een voordelig gerealiseerd saldo van baten en lasten van € 3,3 miljoen zien, ten opzichte van een begroot nadelig saldo van € 8,4 miljoen. Dit is een voordeel van € 11,7 miljoen. Hier staat ten opzichte van de begroting een nadeel op de mutaties in reserves tegenover van € 5,9 miljoen. Per saldo is sprake van een voordeel ten opzichte van de begroting 2020 van € 5,9 miljoen. In hoofdstuk 3 van de jaarrekening ‘toelichting op het overzicht van baten en lasten’ wordt per programma een verklaring gegeven voor de gerealiseerde afwijkingen ten opzichte van de begroting na wijziging.
In het hoofdstuk ‘Belangrijkste bevindingen uit onze controle’ in dit accountantsverslag gaan wij in het kader van begrotingsrechtmatigheid nader in op de verschillen tussen de begrote en de werkelijke lasten.
€ 12 € 10 €8 €6 €4 €2 €0 -€ 2
-€ 4 -€ 6 2017
2018
2019
2020
Gerealiseerd resultaat (in miljoen) € 10 €5 €0 -€ 5 2017
© 2021 Deloitte The Netherlands
2018
2019
2020
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Lelystad
14
Uw weerstandsvermogen is ‘ruim voldoende’, gelet op de door het college geschatte huidige risico’s Het weerstandsvermogen betreft de relatie tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de benodigde weerstandscapaciteit vanwege geschatte risico’s. In de paragraaf ‘Weerstandsvermogen en risicobeheersing’ in uw jaarverslag 2020 is een toelichting op de weerstandscapaciteit opgenomen. De door het college berekende weerstandscapaciteit bedraagt € 42,3 miljoen (2019: € 47,0 miljoen). Dit is een daling van bijna 10% ten opzichte van 2019, die vooral te verklaren is door de onttrekkingen aan de algemene reserve AD als gevolg van de resultaat verdeling 2019 en het onttrekken van een bedrag van € 7 miljoen in overeenstemming met raadsbesluit 19 november 2019 (programmabegroting 2020) ter dekking van het begrotingstekort begroting 2020 en meerjarenraming 2021.
© 2021 Deloitte The Netherlands
De inventarisatie van de risico’s in het jaarverslag geeft een indicatie van de financiële omvang van de belangrijkste (specifieke) risico’s, inclusief een schatting van de kans dat de risico’s zich voordoen. Op basis van de geschatte kans x de verwachte impact ervan is de benodigde weerstandscapaciteit bepaald. Daarbij heeft het college een doorlopend inzicht gegeven in de – qua financiële impact en kans van optreden – grootste risico’s voor uw gemeente, en is een toelichting gegeven op vervallen, nieuw geïdentificeerde, en gewijzigde risico’s. Uit de risicoanalyse volgt een gekwantificeerd bedrag aan benodigde weerstandscapaciteit van € 20,7 miljoen (2019: € 17,7 miljoen). De weerstandscapaciteit is voldoende, gelet op de door het college onderkende risico’s. Voor meer gedetailleerde informatie over (de ontwikkeling van) uw weerstandsvermogen verwijzen wij naar de paragraaf ‘Weerstandsvermogen en risicobeheersing’ in uw jaarverslag 2020.
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Lelystad
15
De belangrijkste bevindingen uit onze controle
© 2021 Deloitte The Netherlands
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Lelystad
16
Belangrijkste bevindingen uit onze controle Algemeen Verslaggevingsgrondslagen zijn aanvaardbaar
De belangrijkste verslaggevingsgrondslagen van uw gemeente zijn uiteengezet in de grondslagen voor waardering en resultaatbepaling, zoals opgenomen in de jaarrekening 2020. Wij hebben het door het college toegepaste proces met betrekking tot significante verslaggevingsaspecten geëvalueerd en hebben gegevensgerichte controles uitgevoerd. Wij zijn van mening dat de gehanteerde verslaggevingsgrondslagen aanvaardbaar zijn en consistent zijn gebruikt.
Op basis van de Nederlandse wetgeving en de Nadere Voorschriften Controle- en Overige Standaarden (NVCOS) 720 is de accountant verplicht bepaalde werkzaamheden uit te voeren voor het jaarverslag en de andere informatie die in de jaarstukken is opgenomen. Om hieraan invulling te geven, hebben wij de volgende werkzaamheden uitgevoerd: •
Wij hebben vastgesteld dat het jaarverslag de vereiste informatie bevat op basis van artikel 24 lid 2, artikel 25 en artikel 26 BBV.
•
Wij hebben, voor zover wij kunnen beoordelen, vastgesteld dat de verklaringen van het college in het jaarverslag en de andere informatie zoals opgenomen in de jaarstukken verenigbaar zijn met de beweringen en verklaringen die in de jaarrekening zijn opgenomen. Wij hebben vastgesteld dat de verklaringen in het jaarverslag overeenstemmen met de resultaten van de uitgevoerde controlewerkzaamheden.
Jaarverslag is verenigbaar met de jaarrekening
De jaarstukken 2020 van uw gemeente bestaan uit: •
Het jaarverslag: programmaverantwoording en verplichte paragrafen.
•
•
De jaarrekening: balans met toelichting, overzicht van baten en lasten met toelichting, SiSa-bijlage en overzicht taakvelden.
Effecten corona
•
De bijlagen bij de jaarstukken.
Het BBV schrijft voor dat uw gemeente in de programmaverantwoording van het jaarverslag informatie dient op te nemen waarmee antwoord wordt gegeven op de vragen: wat hebben wij gedaan, wat hebben wij bereikt, en wat heeft het gekost? De verantwoording van de programma’s vormt, samen met de verplicht voorgeschreven paragrafen (over o.a. weerstandsvermogen en risicobeheersing, bedrijfsvoering, etc.) het jaarverslag.
© 2021 Deloitte The Netherlands
De belangrijkste effecten van corona op de jaarrekening van de gemeente Lelystad zijn: •
Waardering vorderingen: als gevolg van financiële problemen of tekorten bij debiteuren en andere soorten schuldenaren bestaat er een toegenomen risico op het niet ontvangen van vorderingen. Wij hebben de invorderingsrisico’s, en daarmee de waardering van de vorderingen, gecontroleerd en merken op dat er, als gevolg van de diverse steun- en coulancemaatregelen (getroffen door het Rijk, dan wel door de gemeente), nog geen sprake is van grote mutaties in de oninbare vorderingen.
•
Subsidieverstrekkingen: de gemeente heeft in de algemene subsidieverordening een hardheidsclausule opgenomen. zijn. Hierin is vermeld dat het college in bijzondere gevallen van de vereisten kan afwijken. Dit houdt in dat, ook wanneer de gesubsidieerde instellingen niet alle prestaties hebben geleverd, de subsidies op basis van de hardheidsclausule kunnen worden vastgesteld, en dat ze hiermee als rechtmatig kunnen worden beschouwd. De gemeente heeft hier niet op voorhand gebruik van gemaakt. De gemeente heeft nieuwe afspraken gemaakt met de subsidieontvangers, daar waar sprake was van wezenlijke afwijkingen ten opzichte van de prestatieafspraken en op basis hiervan een gewijzigde beschikking gestuurd, als gevolg van de gewijzigde beschikking zijn verstrekte subsidies teruggevorderd dan wel deels teruggevorderd.
•
Tozo: Eén van de maatregelen die het kabinet (heeft) gebruikt om ondernemers te steunen tijdens de coronacrisis is de Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo). De uitvoering hiervan is belegd bij het Zelfstandigenloket Flevoland. Als onderdeel van onze controle van de SiSa-bijlage in de jaarrekening van de gemeente stellen wij de aansluiting vast met de gewaarmerkte SiSa bijlage van ZLF. Daarbij gaan wij na of de Tozouitkeringen (circa € 12 miljoen) op de juiste wijze en rechtmatig zijn verstrekt. Tevens gaan wij na of ZLF invulling heeft gegeven aan het vaststellen van een M&O-beleid, en of dit is geïmplementeerd en zichtbaar wordt nageleefd, waarmee ook wordt voldaan aan deze kwalitatieve vereiste.
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Lelystad
17
De Nota verwachtingen accountantscontrole schrijft daarnaast voor dat wij een kwalitatieve toets moeten verrichten op uw beleid inzake Misbruik en Oneigenlijk beleid voor de Tozo-regeling. Wij stellen vast dat het ZLF een M&O-beleid heeft beschreven welke onderdeel is van de uitvoeringsregeling waarin zijn opgenomen: de getroffen internebeheersingsmaatregelen, zoals de controle achteraf en de wijze waarop u gebruikmaakt van het Inlichtingenbureau. Wij hebben vastgesteld dat ZLF het M&O-beleid heeft nageleefd, waarmee is voldaan aan deze kwalitatieve vereiste. Daarnaast springen afwijkingen ten opzicht van de begroting (na wijziging) als gevolg van de corona pandemie in het oog (< € 150.000): •
Lagere parkeeropbrengsten € 0,65 miljoen.
•
Lagere verhuuropbrengsten € 0,15 miljoen.
•
Hogere uitgaven zorgaanbieders € 0,43 miljoen.
•
Hogere uitgaven werkplekvoorzieningen € 0,2 miljoen.
•
Hogere uitgaven afvalinzameling en verwerking € 0,53 miljoen.
•
Hogere uitgaven schoonmaak MFA’s en gymzalen € 0,17 miljoen.
Voor een uitgebreide gedetailleerde toelichting verwijzen wij naar de paragraaf COVID-19 in het jaarverslag.
Evaluatie van de belangrijkste schattingen van het management Uw gemeente heeft voorzieningen gevormd voor verliezen, risico’s of verplichtingen die hun oorsprong vinden in het huidige boekjaar of eerdere boekjaren, maar waarvan de (verwachte) uitgaven in de toekomst liggen.
© 2021 Deloitte The Netherlands
Binnen de voorzieningen maakt u conform het BBV onderscheid naar voorzieningen voor ‘verplichtingen, verliezen en risico’s’, ‘egalisering van kosten’ (groot onderhoud), en ‘middelen van derden waarvan de besteding gebonden is’. Vooral de voorzieningen voor verplichtingen, verliezen en risico’s en de voorzieningen ter egalisering van kosten zijn naar hun aard gebaseerd op veronderstellingen en schattingen van het management en het college. Zij schatten op basis van hun kennis van de gemeente en haar omgeving in wat het effect van de te voorziene risico’s, verplichtingen en kosten zal zijn in de komende jaren, en wat de omvang van de voorziening moet zijn.
•
Wij hebben als onderdeel van onze werkzaamheden de jaarstukken integraal en in detail doorgenomen, en hebben daarbij – behalve op de verenigbaarheid van jaarverslag en jaarrekening – vanuit het belang en begrip van de gebruikers van de jaarstukken, vooral gelet op de toegankelijkheid en de begrijpelijkheid van de daarin opgenomen toelichtingen en analyses.
•
Het voorspellend vermogen van de begroting en de tussentijdse informatievoorziening is – mede gezien het eerdergenoemde voordeel van € 11,7 miljoen ten opzichte van de laatste begrotingsmonitor – een belangrijk aandachtspunt. Adequate oorzaakanalyses (zie 1) en minder tussentijdse verrekeningen met de reserves (zie 2) kunnen naar onze mening bijdragen aan het inzicht in de afwijkingen tussen de begroting en de realisatie, en dragen daarmee ook bij aan het doorontwikkelen van de voorspellende waarde van de begroting en de tussentijdse informatievoorziening. Overigens merken wij op dat het voorgaande jaren het resultaat redelijk in lijn lag met de laatste begrotingsmonitor van het betreffende jaar. Maar in 2020 zijn door alle coronavergoedingen die einde jaar werden toegekend en/of uitgekeerd verschillen ontstaan die niet in de begrotingsmonitor september waren te voorzien.
•
De uitdaging van het college en de organisatie voor de jaarrekening 2021 is het inrichten van interne controle op de BBV compliance van de jaarstukken. Dit kan bijvoorbeeld door aanwijzen van een onafhankelijke medewerker’, dat de conceptjaarstukken doortelt, interne consistentie vaststelt en deze kritisch beoordeelt (mede aan de hand van de checklist BBV) en de organisatie feedback geeft en waar nodig laat corrigeren en toeziet op correcties.
Wij hebben het proces beoordeeld waarmee het management de schattingen ontwikkelt, en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd. Een en ander in de context van onze verklaring bij de jaarrekening als geheel en niet met als doel om ons een oordeel te vormen over de individuele schattingen. Voor het beoordelen van de door de gemeente bij de grondexploitatie gehanteerde uitgangspunten hebben wij onze vastgoedspecialisten ingeschakeld. Wij zijn van mening dat de waardering van de betreffende voorzieningen en de daarbij gemaakte schattingen redelijk zijn en consistent zijn toegepast. Kwaliteit en transparantie van de jaarstukken
Tijdens de jaarrekeningcontrole hebben wij vastgesteld dat de jaarstukken 2020 van de gemeente Lelystad voldoen aan de minimale vereisten uit het BBV.
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Lelystad
18
Grondexploitaties De grondexploitaties zijn geactualiseerd De veruit grootste balanspost met betrekking tot de voorraden betreft de post ‘Onderhanden werk’ (grondexploitaties). De risico’s voor de waardering van de grondexploitaties zijn in essentie terug te brengen tot de zogenaamde 5 P’s:
Wij hebben voor deze zaken het proces beoordeeld waarmee het management de benodigde schattingen maakt, hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd en hebben vastgoed-specialisten ingeschakeld bij het beoordelen van de programmering en planning van bedrijventerrein op gemeenteniveau, en hebben wij in aanvulling hierop Flevokust Noord onderzocht op prijs, kosten en plankosten. Een en ander in de context van onze controle-verklaring bij de jaarrekening als geheel en niet om ons een afzonderlijk oordeel te vormen over de (schattingen voor de) waardering van de grondexploitatie.
•
Of de afzonderlijke veronderstellingen redelijk lijken, onderling afhankelijk en intern consistent zijn, en of ze redelijk lijken wanneer ze collectief of in samenhang met andere veronderstellingen worden beschouwd.
Programmering: economische ontwikkelingen leiden continu tot (belangrijke) wijzigingen in vooral de woningbehoefte. Is er een kritische analyse gemaakt van de ‘mix’ van woningen (huur, koop, vrije kavels, appartementen, etc.) in relatie tot de huidige marktvraag?
•
Of de veronderstellingen in de markt de waarneembare veronderstellingen op een passende wijze weerspiegelen; met andere woorden: is er consistentie met de algemene economische omgeving en met de economische omstandigheden in/bij de gemeente?
Op basis van onze werkzaamheden zijn wij van mening dat de verslaggeving, de waardering en de toegepaste schattingen redelijk zijn en consistent zijn gebruikt.
Prijs: de prijzen van woningen en dus van grond stijgen nog steeds. Is afgewogen welke prijzen realistisch zijn, rekening houdend met het risico dat ontwikkelaars gronden bij te hoge prijzen later of in het geheel niet afnemen, maar ook rekening houdend met het risico dat de prijzen op enig moment stabiliseren of zelfs dalen?
•
Of de veronderstellingen aansluiten op de (vastgestelde) plannen (besluiten) van de raad.
•
Of de veronderstellingen consistent zijn met de ervaringscijfers van de gemeente (met andere woorden: is de historische informatie representatief voor toekomstige situaties?).
De organisatie heeft de grondexploitaties – als basis voor de waardering ultimo 2020 in de jaarrekening – geactualiseerd. Waar nodig zijn de verwachtingen bijgesteld, waarbij tevens is beoordeeld of het onderhanden werk in de jaarrekening op een juiste wijze is gewaardeerd, en of de gemeente wellicht een (aanvullende) verliesvoorziening moet treffen.
•
Wij hebben voor deze gebieden het proces beoordeeld waarmee het management schattingsposten ontwikkelt en beoordeelt, en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd, een en ander in de context van onze verklaring bij de jaarrekening als geheel.
•
Planning: is de tijdsplanning van de projecten afgestemd op de (on)mogelijkheden in de markt? De marktbehoefte bepaalt immers wanneer de gemeente welke projecten kan realiseren.
•
•
De 5 P’s vormen de basis voor het actualiseren van de bouwgronden in exploitatie, en komen tezamen in de grondexploitatieberekeningen. Tijdens onze beoordeling van de door de gemeente Lelystad gehanteerde veronderstellingen voor actualisatie van de bouwgronden in exploitatie hebben wij het volgende in overweging genomen:
•
Plankosten: door de toenemende vraag naar woningen, en hiermee dus eveneens naar bouwcapaciteit, is sprake van een toenemende stijging van de bouwkosten. Is afgewogen welke prijzen kunnen worden gehandhaafd en welke prijzen naar boven toe moeten worden bijgesteld als gevolg van de grotere vraag en de hierbij behorende prijsontwikkelingen?
•
Parameters: zijn de parameters voor kosten- en opbrengstenstijgingen opportuun, beredeneerd vanuit de huidige situatie en de best mogelijke inschatting inzake de toekomstige ontwikkeling van de grondprijzen en de plankosten?
© 2021 Deloitte The Netherlands
Ontwikkeling boekwaarde en resultaten
Ultimo 2020 is op basis van de geactualiseerde grondexploitaties een bedrag van € 11,7 miljoen opgenomen in de voorziening voor het verliesgevende grondexploitaties, welk bedrag is bedoeld om de kosten te dekken die de gemeente naar verwachting niet meer met verkopen kan goedmaken.
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Lelystad
19
In de grafieken hieronder is de ontwikkeling van de totale boekwaarde van de grondexploitatie en de boekwaarde van de qua omvang belangrijkste projecten zichtbaar gemaakt. De dalende trend van de boekwaarde ten opzichte van 2019 is te verklaren door verkopen in het boekjaar 2020.
De ontwikkelingen inzake de totale grondexploitatie van de nog te maken kosten, te realiseren opbrengsten en verwachte resultaten op nominale waarde zijn als volgt weer te geven:
Totaal grondexploitatie (boekwaarde in miljoen)
Nog te maken kosten (in miljoen)
Rekenrente voor actualisatie grondexploitaties
€ 125
€ 150
€ 100 € 100
€ 75
€ 50
In totaal verwacht het college een resultaat van circa € 7,5 miljoen op nominale waarde (2019: € 4,9 miljoen). De afname van het verwachte resultaat is hoofdzakelijk toe te schrijven aan de tussentijdse winstneming in de jaarrekening 2020 .
De voor de actualisatie van de grondexploitaties gehanteerde rekenrente is berekend op basis van de voorschriften van de Commissie BBV en heeft zich over de afgelopen jaren als volgt ontwikkeld: Rekenrente grondexploitaties
€ 50 2018
2019
2020
2,500% 2,000%
€0 2017
2018
2019
2020
Te realiseren opbrengsten (in miljoen)
1,500%
€ 250
1,000% 0,500%
€ 200
0,000% 2018
€ 150 € 100
2018
2019
2020
Resultaat (nominale waarde in miljoen)
2019
2020
Op grond van de BBV-voorschriften geldt voor de komende jaren een bandbreedte van 0,5%, ten opzichte van de in de begroting gehanteerde rente van 1,5% waarbinnen een bijstelling niet verplicht is.
€15 €10 €5 €0 2018
© 2021 Deloitte The Netherlands
2019
2020
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Lelystad
20
Overige bevindingen Europese aanbestedingsrichtlijnen Gemeenten moeten opdrachten boven een jaarlijks door de Europese Commissie vast te stellen drempelwaarde Europees aanbesteden. In het kader van de jaarrekeningcontrole is door Team Concernadvies een crediteurenanalyse voorbereid, waarbij door de organisatie, op basis van de onderliggende contracten, de in voorgaande jaren uitgevoerde controles en de bij in- en externe juristen ingewonnen adviezen, is getoetst of over 2020 de Europese aanbestedingsrichtlijnen zijn nageleefd. Op basis van onze werkzaamheden – waarbij wij zoveel mogelijk gebruik hebben gemaakt van de intern voorbereide analyses en de daarbij verzamelde documentatie – concluderen wij dat over 2020 sprake is van een aantal afwijkingen van de aanbestedingsrichtlijnen voor een totaalbedrag van circa € 1,9 miljoen (2019: € 4 miljoen) en is als volgt opgebouwd: •
€ 1,1 heeft betrekking op 24 contracten die reeds vóór het boekjaar zijn afgesloten en bekend waren bij de foutenevaluatie 2019.
•
€ 0,2 heeft betrekking op één contractverlenging waardoor de totale opdrachtwaarde de EU aanbestedingsgrens overschrijdt en op losse opdrachten voor homogene activiteiten welke op totaal niveau de EU aanbestedingsdrempel overschrijdt.
•
€ 0,6 heeft betrekking op de verwachte doorloopfout in 2021 van bovenstaande onrechtmatige overeenkomsten.
© 2021 Deloitte The Netherlands
Wij constateren dat de gemeente goede stappen zet om de Europese aanbestedingsrichtlijnen na te leven en de (eerdere) fouten verder te reduceren. Verder constateren wij dat vooral sprake is van fouten die doorwerken vanuit de in voorgaande jaren gesloten overeenkomsten. Tegelijk benadrukken wij het belang van blijvende aandacht voor dit onderwerp en dagen wij de organisatie uit om de tekortkomingen op dit terrein in 2021 verder terug te brengen. Sociaal domein | Gevolgen corona Wij hebben in de managementletter 2020 gerapporteerd over de bijzondere gevolgen van het coronavirus voor het sociaal domein. Hieronder voorzien wij u van een beknopte actualisatie. De financiële gevolgen voor de gemeente hebben betrekking op de volgende onderdelen: •
Het continueren van de reguliere zorg: voor zover mogelijk hebben de zorgverleners de reguliere zorg gecontinueerd en volstaat ter zake de interne beheersing die in afgelopen jaren voldoende heeft gefunctioneerd.
•
Het leveren van alternatieve zorg: voor zover de zorgleveranciers de reguliere zorg niet konden continueren, mochten zij alternatieve zorg leveren. De verantwoording en afrekening hiervan vindt op dezelfde wijze plaats als de afrekening van de reguliere zorg.
•
Het verstrekken van continuïteitsbijdragen: Op basis van een collegebesluit konden zorginstellingen een aanvraag indienen voor een continuïteitsbijdrage (om de continuïteit van de zorgverlening te waarborgen). De totale omvang van de ingediende en toegekende aanvragen over 2020 is € 298.000.
•
Vergoeden meerkosten corona: Deze kosten zien bijvoorbeeld toe op extra beschermingsmiddelen, zoals mondmaskers en handschoenen. Het college heeft zich geconformeerd aan de landelijk regeling meerkosten van de VNG waarin is besloten dat zorginstellingen voor deze meerkosten een aanvraag kunnen indienen, waarna het college op individuele basis een besluit neemt. De totale omvang van de ingediende en toegekende aanvragen over 2020 is € 52.000.
Wij merken op dat de gemeente voldoende (extra) interne beheersmaatregelen heeft getroffen om de (mogelijke) financiële effecten van corona voor het sociaal domein in beeld te brengen en te beheersen. Een voor de controle belangrijk onderdeel hiervan is het interne controleplan van Team Concernadvies, inclusief een gedetailleerde uiteenzetting van de geschatte en werkelijke financiële effecten van corona op het sociaal domein voor de gemeente. De getroffen maatregelen hebben ertoe geleid dat de organisatie de extra kosten en vraagstukken tot een minimum heeft kunnen beperken.
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Lelystad
21
Sociaal domein | PGB-bestedingen De PGB-bestedingen zijn (verplicht) belegd bij de Sociale Verzekeringsbank (SVB). De accountant van de SVB heeft – net als in voorgaande jaren – bij de PGB-verantwoordingen voor Jeugd en Wmo over 2020 een controleverklaring met beperking verstrekt. De PGB-bestedingen over 2020 bedragen circa € 1,6 miljoen. Uw organisatie heeft de voorgaand jaar getroffen aanvullende interne beheersingsmaatregelen en interne controles ook over 2020 gehandhaafd c.q. uitgevoerd. Hiermee is voldoende zekerheid verkregen over het grootste deel van de prestatielevering en de rechtmatigheid van de PGB-bestedingen. In dit kader is onder andere nader onderzoek uitgevoerd bij een representatief aantal gebruikers van deze PGB-gelden.
Daarnaast heeft nog een beperkte reclassificatie ad € 0,4 miljoen plaatsgevonden, dit betreft een ontvangen subsidie welke in overeenstemming met BBV als overlopende passiva is opgenomen. De gemeente heeft echter de bestedingen niet ten laste van de subsidie onder de overlopende passiva gebracht maar deze opgenomen onder de overlopende activa. Deze posten vallen nu tegen elkaar weg en hebben geen effect op vermogen of resultaat gehad.
Met de getroffen beheersmaatregelen en de uitgevoerde interne controles is voor de PGB-bestedingen over 2020 voldoende zekerheid verkregen wat betreft zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid van deze bestedingen. Reclasses materiele vaste activa
In de balans zijn er een aantal activum overgeheveld naar andere categorieën, de belangrijkste betreft de materiële vaste activa waar een aantal activum overgeheveld zijn binnen de verschillende soorten activa. Een bedrag van € 3,6 miljoen aan grond, weg en waterbouwkundige werken die waren opgenomen als activa met economisch nut zijn gereclassifceerd naar investeringen met economisch nut waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven (€ 0,2 miljoen) en naar investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut (€ 3,4 miljoen).
© 2021 Deloitte The Netherlands
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Lelystad
22
Het systeem van budgetbeheer en -bewaking moet waarborgen dat de baten en lasten binnen de begroting blijven en het college belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig meldt aan de gemeenteraad, zodat deze hierover tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen. Een systeem met onvoldoende waarborgen heeft het risico in zich dat het college inbreuk maakt op het budgetrecht van de raad.
€ 15.000
Uit de Kadernota rechtmatigheid van de Commissie BBV blijkt dat het overschrijden van de begroting altijd onrechtmatig is, maar niet in alle gevallen meeweegt in het accountantsoordeel. Deze kostenoverschrijdingen moeten dan wel goed herkenbaar in de jaarrekening zijn opgenomen.
-€ 10.000
© 2021 Deloitte The Netherlands
12646
166
€0
-€ 5.000
2646
374
76
719
1600
Overhead
€ 5.000
8 VHROSV
€ 10.000
-198
-1426
-€ 15.000
7 Volksgezondheid en milieu
5 Sport, cultuur en recreatie
4 Onderwijs
3 Economie
6 Sociaal Domein
-15081
-€ 20.000
2 Verkeer, vervoer en waterstaat
Naast de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties hebben wij ook de begrotingsrechtmatigheid gecontroleerd. De toe te passen normen voor dit begrotingscriterium zijn gebaseerd op de artikelen 189, 190 en 191 van de Gemeentewet en moeten door de gemeenteraad zelf nader worden ingevuld en geconcretiseerd. Dit gebeurt via de begroting en via de verordening op het financieel beheer ex artikel 212 Gemeentewet.
1 Veiligheid
Begrotingsoverschrijdingen zijn toegelicht
Voor een inhoudelijke analyse van het onderdeel De overschrijdingen op de lasten zien toe op lasten ‘begrotingsrechtmatigheid’ verwijzen wij naar die geheel of grotendeels wordt gecompenseerd door hoofdstuk 3.4 van de jaarrekeningen ‘Analyse direct daaraan gerelateerde inkomsten of passen begrotingsafwijkingen en begrotingsrechtmatigheid’ in binnen het bestaande beleid maar konden niet tijdig de jaarrekening 2020. Daarin legt het college worden gesignaleerd, op basis van deze analyse verantwoording af over de rechtmatigheid van de hebben wij geen begrotingsoverschrijdingen lasten(overschrijdingen) over 2020. Verschillen geconstateerd waarover wij moeten rapporteren en tussen begrote en werkelijk lasten (in die meewegen in ons oordeel. duizenden)
0 Bestuur en ondersteuning
Begrotingsrechtmatigheid
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Lelystad
23
Overige verantwoordings- en rapportageverplichtingen Wij hebben geen fouten en/of onzekerheden in de SiSa-bijlage 2020 met uitzondering van Tozo geconstateerd De procedure die uw gemeente moet naleven bij de aanlevering van de bestanden aan het CBS is ten opzichte van vorig jaar niet wezenlijk gewijzigd. Uw gemeente dient in een vast, voorgeschreven stramien de SiSa-documenten aan het CBS aan te leveren. Wij hebben de SiSa-bijlage gecontroleerd op basis van de Nota verwachtingen accountantscontrole SiSa 2020. Hierbij controleren en evalueren wij de getrouwheid en de rechtmatigheid van de in de SiSa-bijlage verantwoorde gegevens (indicatoren). Wij constateren dat de Rijksoverheid eind 2020 en begin 2021 veel nieuwe SiSa-regelingen in het leven heeft geroepen. Bij uw gemeente heeft dit geleid tot in totaal negen nieuwe regelingen. De toename van het aantal SiSa-regelingen en de (ver)late communicatie hierover vanuit de Rijksoverheid hebben geleid tot extra druk en tijdbesteding voor zowel het opstel- als het controleproces van de jaarrekening. Voor 2020 was dit overigens nog beperkt, omdat sprake is van relatief veel ‘Nul- indicatoren’. Wij benadrukken dat u zelf verantwoordelijk bent voor de volledigheid van de te verantwoorden indicatoren zoals opgenomen in de SiSa-bijlage.
Indien een ‘0’ is ingevuld, zijn wij volledigheidshalve wel bij uw organisatie nagegaan of deze ‘0’ terecht is ingevuld. U hebt dit aan ons bevestigd. De (verplichte) tabel met fouten en onzekerheden inzake de SiSa-bijlage is opgenomen in bijlage B van dit accountantsverslag.Deze zien toe op In het kader
•
fouten ten aanzien van inschrijfdata kvk of nationaliteit.
•
onzekerheden ten aanzien van het inkomen, urencriterium of ontbrekend getekend aanvraagformulier.
Wij hebben geen fouten geconstateerd met betrekking tot de naleving van de Wet Normering Topinkomens (WNT) Het doel van de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) is te verhinderen dat instellingen in de publieke en semipublieke sectoren rechtens in staat zijn bovenmatige bezoldigingen toe te kennen. De WNT kent een aantal specifieke aspecten en vereisten: •
Voor gemeenten zijn de gemeentesecretaris en de griffier bij wet als topfunctionaris aangemerkt.
•
De bezoldiging van een topfunctionaris mag over 2020 niet meer bedragen dan € 201.000.
•
Gemeenten dienen de salarissen openbaar te maken van overige medewerkers (inclusief – als aan bepaalde voorwaarden is voldaan – ingehuurd personeel) die een bezoldiging ontvangen boven de WNT-norm.
•
De WNT stelt een aantal overige eisen, zoals bijvoorbeeld een maximale ontslagvergoeding van € 75.000 voor topfunctionarissen.
Over 2020 hebben wij tijdens onze werkzaamheden Wij hebben geen fouten geconstateerd met geen overschrijdingen of anderszins afwijkingen van tot geconstateerd. de naleving van de Wet normering debetrekking WNT(-norm) bezoldiging top-functionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) en/of de publicatieverplichtingen van de WNT.
van onze controle hebben wij een aantal afwijkingen geconstateerd, deze zien toe op: © 2021 Deloitte The Netherlands
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Lelystad
24
Frauderisicoanalyse De beoordeling door het college van het risico van materiële fouten in de jaarrekening als gevolg van fraude of een overtreding van weten regelgeving Het college van burgemeester en wethouders is primair verantwoordelijk voor het voorkomen en ontdekken van fraude en voor de naleving van de wet- en regelgeving hieromtrent. Recente ontwikkelingen laten zien dat de handhaving van anticorruptiewetgeving aan globalisering onderhevig is, waardoor ook gemeenten in toenemende mate te maken krijgt met anticorruptieregels. Als onderdeel van onze controle hebben wij het college verzocht inzicht te geven in de eigen inschatting van het risico dat de jaarrekening een materiële afwijking zou kunnen bevatten als gevolg van fraude of van het overtreden van wet- en regelgeving (corporate compliance), inclusief de aard, omvang en frequentie van deze inschattingen, het proces dat het college en het management daarbij hanteren, alsook de communicatie daarover met het personeel en met de commissie van de rekening. Tijdens deze gesprekken heeft het college aangegeven zich bewust te zijn van frauderisico’s, waaronder het belang van corporate compliance en de analyse van corruptievraagstukken. Hierbij heeft het college ook voorbeelden gegeven van de manier waarop het deze beheerst.
Een belangrijke beheersingsmaatregel die het college heeft getroffen, is het uitvoeren van periodieke interne controle op de wat betreft omvang en financiële risico’s belangrijkste processen. Daarnaast heeft de organisatie de interne frauderisicoanalyse in 2018 opgesteld, welke nog actueel is voor 2020. Wij onderschrijven het blijvende belang van beide beheersmaatregelen. © 2021 Deloitte The Netherlands
In onze managementletter hebben wij nog aanbevelingen gedaan om de frauderisico analyse verder te versterken met de (fraude)risico’s: oneigenlijk toe-eigenen van activa & frauduleuze verslaggeving, management override of controls, omkoping & corruptie en cybersecurityrisico’s. Daarnaast merken wij op dat de geactualiseerde versie van de frauderisicoanalyse nog niet formeel is vastgesteld door het college, noch is besproken met de commissie van de rekening. Wij adviseren deze formele stappen ook af te ronden. Op deze wijze vormt het periodiek actualiseren ervan een zichtbaar en vast onderdeel van de interne beheersing, inclusief de communicatie hierover met het toezichthoudend orgaan. Geen wijzigingen in onze initiële inschatting van het frauderisico en geen aanwijzingen voor fraude De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en detecteren van fraude berust bij het college van burgemeester en wethouders, inclusief het invoeren en onderhouden van internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de betrouwbaarheid van de financiële verslaggeving, de werking en de efficiency van de bedrijfsvoering, en de naleving van de van toepassing zijnde wet- en regelgeving.
Als accountant verkrijgen wij een redelijke, maar geen absolute, zekerheid dat de jaarrekening als geheel geen afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten. Bij fraude kan sprake zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen, het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken of het doorbreken van de interne beheersing. Onze controle is uitgevoerd met een hoge maar geen absolute mate van zekerheid, waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle fouten en fraudes hebben ontdekt. Wij hebben deze accountantscontrole professioneelkritisch uitgevoerd en hebben professionele oordeelsvorming toegepast, in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden, ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen. Naar aanleiding van de frauderisicoanalyse van de gemeente Lelystad en onze controlewerkzaamheden hebben wij geen signalen ontvangen die duiden op (mogelijke) fraude.
Druk
Gelegenheid
Rationalisatie
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Lelystad
25
Interne beheersing
© 2021 Deloitte The Netherlands
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Lelystad
26
Interne beheersing De belangrijkste bevindingen voor de interne beheersing vanuit de controle van het boekjaar 2020 Managementletter 2020, toegespitst op de interne (financiële) beheersing Als onderdeel van de jaarrekeningcontrole hebben wij in het najaar van 2020 een interim-controle uitgevoerd. De interim-controle was primair gericht op de opzet, het bestaan en de werking van de maatregelen van administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB), voor zover van belang voor onze controle op de betrouwbaarheid en de rechtmatigheid van de in de jaarrekening opgenomen gegevens. De bevindingen naar aanleiding van de interimcontrole hebben wij aan u gepresenteerd in onze managementletter 2020, d.d. 8 januari 2021. Kortheidshalve verwijzen wij hiernaar. Naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole doen wij hierna beknopt verslag van een aantal bevindingen en onderwerpen die gelieerd zijn aan de interne beheersing.
© 2021 Deloitte The Netherlands
Memoriaalboekingen
EU-aanbestedingen
Memoriaalboekingen zijn (correctie)boekingen die niet via de reguliere boekingsgang lopen. Deze boekingen zijn hierdoor in opzet meer risicovol. Om deze reden besteden wij tijdens onze controle extra aandacht aan deze boekingen.
In voorgaande jaren hebben wij u aanbevolen om in het proces van inkopen en aanbestedingen de focus te verleggen van detectieve beheersmaatregelen naar een combinatie van detectieve en preventieve maatregelen, bijvoorbeeld door prioriteit te geven aan het volledig registreren van inkoopcontracten in het contractenregister om inzicht te verkrijgen in de gemeente-brede inkoopbehoefte en lopende contracten. Het contractenregister is eind 2020 in gebruik genomen. De gemeente zet daarmee een belangrijke stap in de verbetering van de interne beheersing.
Wij merken op dat de gemeente inzet op het verbeteren van het proces rondom memoriaalboekingen. De werkinstructies voor een memoriaalboeking zijn aangescherpt en over 2020 zijn aanvullende werkzaamheden verricht. Wij merken op dat het aantal memoriaalboekingen desondanks nog steeds groot is. Om de controle zo efficiënt en effectief mogelijk uit te voeren, en deze toe te spitsen op het specifieke risico en karakter van de memoriaalboekingen, hebben wij gebruikgemaakt van een data-analyse tool. Hieruit zijn geen onjuistheden, onrechtmatigheden of anderszins bijzonderheden gebleken.
Wij onderschrijven het belang van de ontwikkelingen op het gebied van de memoriaalboekingen en dagen de gemeente uit de boekingsprocessen nog verder te standaardiseren en te vereenvoudigen. Daarmee is het aantal memoriaalboekingen nog verder te reduceren.
Vennootschapsbelastingplicht Vanaf 2016 zijn gemeenten onder voorwaarden belastingplichtig voor de vennootschapsbelasting (Vpb). De vermogensbestanddelen die uw gemeente aan de Vpb-plichtige activiteiten toerekent en de fiscale waardering daarvan, hebben uiteraard invloed op de te verantwoorden fiscale winsten, en daarmee op de Vpb-last over 2016 en volgende jaren. Wij hebben de Vpb in onze accountantscontrole betrokken, rekening houdend met de materialiteit van de gemeente als geheel, en hebben in dat kader geen afzonderlijk detailonderzoek gedaan naar de aanvaardbaarheid van de fiscale openingsbalansen.
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Lelystad
27
Betrouwbaarheid en continuïteit van de automatiseringsomgeving, inclusief cybersecurity, verdient de nodige aandacht De bestaande tekortkomingen in de automatiseringsomgeving leiden ertoe dat de gemeente en wij niet zonder meer kunnen steunen op de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Belangrijke nadelen van het feit dat er onvoldoende opvolging en prioriteit is gegeven aan onze eerdere aanbevelingen, zijn onder andere: •
•
Uw gemeente loopt een verhoogd risico op tekortkomingen in de geautomatiseerde gegevensverwerking, die bijvoorbeeld kunnen resulteren in niet-betrouwbare data c.q. cijfers, of cybersecurity-incidenten. Het niet zonder meer kunnen steunen op de geautomatiseerde gegevensverwerking leidt ertoe dat Team Concernadvies bij de interne controles weinig tot geen gebruik kan maken van onder andere data-analyses. Het werk van dit team is hierdoor niet optimaal efficiënt. Het kan een hogere toegevoegde waarde opleveren voor de organisatie wanneer er op basis van dataanalyses belangrijke inzichten kunnen worden verkregen en de interne controles ook meer risicogericht kunnen worden ingestoken.
© 2021 Deloitte The Netherlands
•
Als gevolg van het (vooralsnog) onvoldoende opvolgen van de aanbevelingen op dit gebied hebben wij ook voor de jaarrekeningcontrole 2020 niet zonder meer kunnen steunen op de geautomatiseerde gegevensverwerking. Het gevolg daarvan is dat wij meer gegevensgericht werk hebben moeten verrichten, waaronder het uitvoeren van specifieke werkzaamheden om de betrouwbaarheid van de data en het lijstwerk vast te stellen.