Aanbiedingsbrief Reactie op Bevindingen - getekend.

Aan de leden van de Raad

uw brief van

uw kenmerk

ons kenmerk U21-121234

behandeld door GM Akkerman-Caprino

doorkiesnummer 0320 - 278728

bijlagen

onderwerp Reactie op bevindingen n.a.v. de accountantscontrole jaarrekening 2020

datum 6 juli 2021 CS-CA dossiernummer pr-nummer

Geachte leden van de Raad, Het college deelt u mee dat de accountant voornemens is een goedkeurende verklaring af te geven op zowel de getrouwheid (zijn de cijfers juist en volledig) als de financiële rechtmatigheid (handelen volgens geldende financiële regels en besluiten). De verwachting was dat de verklaring uiterlijk ontvangen zou worden op het moment van besluitvorming door de raad. Helaas is dit, door de verplichte procedure van het 4-ogenprincipe bij de accountant zelf, niet gelukt. Maar de interne review binnen de organisatie van de accountant zal de strekking van de verklaring niet beïnvloeden en het later aanleveren van de verklaring hoeft ook geen belemmering te zijn voor de raad om tot een besluit te komen. De accountant heeft aangegeven dat verklaring tijdig zal worden afgegeven zodat de deadline voor aanlevering aan de toezichthouder niet in gevaar komt. Een goedkeurende verklaring is sinds 2012 niet meer gebeurd. Er is afwisselend een beperking tot één keer een afkeurende verklaring afgegeven door de accountant. In al de achterliggende jaren is er overigens geen enkele keer een beperking geweest op basis van getrouwheid. De cijfers waren dus altijd juist en volledig maar de beperking had steeds betrekking op rechtmatigheid ten aanzien van de o.a. onderdelen als Grondexploitaties, Sociaal Domein en de Europese aanbestedingen.

Door de accountant zijn de afgelopen jaren aanbevelingen geformuleerd die door het college zijn opgevolgd en het is duidelijk dat de inspanningen op deze drie terreinen hun vruchten hebben afgeworpen, want er wordt een goedkeurende verklaring van de accountant verwacht. Het is nu zaak dit vast te houden, zodat er geen nieuwe rechtmatigheidsfouten ontstaan. Er blijft hierin aandacht voor cultuuraspecten, processen en instrumentarium die dat ondersteunen.

ons kenmerk

datum

pagina

6 juli 2021

2

Hierbij een aantal hoofdlijnen van de bevindingen uit het controlerapport. Rechtmatigheidscontroles SISA verantwoording en TOZO. Het afgelopen jaar heeft in het teken gestaan van COVID-19 en dat was ook merkbaar in de accountantscontrole. Naast het feit dat er 2,5 x meer bijzondere regelingen die via de SISA zijn verantwoord was er een belangrijkste nieuwe regeling in de SISA verantwoording 2020, de TOZO. Door het Rijk zijn er in 2020 verschillende TOZO regelingen beschikbaar gesteld. Totaal heeft de gemeente Lelystad meer dan 15.000 TOZO aanvragen verwerkt voor alle 6 deelnemende gemeenten van Flevoland tezamen, terwijl het gemiddelde aantal aanvragen BBZ jaarlijks rond de 5.500 ligt. Dit heeft niet alleen gezorgd voor extra controles maar heeft ook een langere doorloop van het proces van de accountantscontrole tot gevolg gehad. Er is zowel vanuit de organisatie als van de accountant veel extra inspanning geleverd om dit proces tijdig af te ronden omdat dit niet alleen voor de gemeente Lelystad van belang was, maar ook effect had op het jaarrekeningproces van alle 5 overige deelnemende gemeenten. Europese aanbesteding Dit onderwerp heeft de laatste jaren bij de jaarrekeningcontrole de afgelopen 4 jaar steeds tot een beperking geleid in de accountantscontrole. In 2018 was dat nog €13 mln. in 2019 was dat €4 mln.

Er zijn door het college en de organisatie veel inspanningen verricht om de fouten terug te brengen door o.a. werkprocessen aan te passen, raamcontracten af te sluiten en het gebruik van een Dynamisch aankoopsysteem te stimuleren. Maar naast instrumentele oplossingen is aandacht gegeven aan bewustwording in de hele organisatie. In 2020 is er nog een beperkt aantal fouten geconstateerd (totaal €1,9 mln.) door een aantal bestaande contracten die nog doorlopen (€1,1mln.) en het aantal nieuwe fouten (0,2 mln.) is beperkt gebleven. De accountant gaat daarnaast uit van een doorloopfout (€0,6) in 2021 van deze contracten. De nieuwe fouten betreffen inkopen die vorig jaar nog onder de Europese aanbestedingsgrens bleven maar nu daaroverheen gaan. Grondexploitaties In de jaren 2012 tot 2015 bleven de verkoop van gronden achter bij de ambities die verwerkt waren in de grondexploitaties. De crisis was toen volop in gang. De accountant heeft in die periode de verkoopprognoses als onzeker bestempeld wat toen heeft geleid tot een beperking in de verklaring. Inmiddels zijn alle grondexploitaties herzien of geactualiseerd mede door aangescherpte richtlijnen van het Rijk. Daarnaast hebben de positieve ontwikkelingen in de markt gezorgd voor een reductie van de door de accountant eerder als onzeker gekwalificeerde verkoopprognoses.

Hiermee zijn onzekerheden in de grondexploitaties tot het minimum teruggebracht en zijn er uit de accountantscontrole geen bevindingen gekomen die effect hebben op de strekking van de controleverklaring. Sociaal domein In 2020 heeft de NBA (Koninklijke Nederlandse beroepsvereniging voor Accountants) een aangescherpt controle protocol uitgebracht die vroeg om een extra controle op de toegang tot jeugdzorg. Met name verwijzingen via artsen en specialisten. Een toets die gedaan wordt door de accountant van de grote zorgaanbieders. In de voorgaande jaren zijn de -met een accountantsverklaring onderbouwde productieverantwoordingen- van zorgaanbieders steeds tijdig ontvangen, maar dat is door niet gelukt voor alle aanbieders. Tegelijkertijd is het voor kleine zorgaanbieders niet verplicht een accountantsverklaring te leveren. Om die reden moet de accountant een deel van deze levering als onzeker bestempelen. Uit andere controles betreffende toegang tot zorg zijn overigens geen onregelmatigheden vastgesteld en het college heeft geen reden om te twijfelen of deze cliënten recht hadden op de geleverde zorg. Om in de toekomst minder afhankelijk te zijn van de accountantsverklaring van aanbieders zal de interne controle in het vervolg anders ingestoken worden door bijvoorbeeld zelf extra controles op toegang uit te voeren.

Deze interne controles zijn overigens in verband met de privacy wetgeving wel complexer.

ons kenmerk

datum

pagina

6 juli 2021

3

Voorspelbare waarde van de begroting. Volgens de accountant is de voorspelbare waarde van de begroting voor verbetering vatbaar. De gemeente Lelystad past de begroting net zoals in het bedrijfsleven, niet steeds aan. Dat heeft als voordeel dat de bijbehorende administratieve lasten worden beperkt en het startpunt van de begroting duidelijk is. De enige aanpassing op de begroting is bij de Decembernotitie. Er wordt via de begrotingsmonitoren wel een voorspelling gedaan ten aanzien van het jaarrekeningresultaat. Maar het jaar 2020 was door corona een bijzonder jaar doordat door alle coronavergoedingen die einde jaar werden gefourneerd, verschillen zijn ontstaan die niet in de begrotingsmonitor september waren voorzien. Desalniettemin zal het college, ook naar aanleiding van een motie bij de Kadernota 2022 op basis van ervaring van de afgelopen jaren de werking van begrotingsmonitoren analyseren en evalueren om de voorspelbare waarde van dit instrument verder te verbeteren. Interne beheersing: De accountant doet een aantal aanbevelingen ten aanzien van de administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB), voor zover van belang voor de controle op de betrouwbaarheid en de rechtmatigheid van de in de jaarrekening opgenomen gegevens. De organisatie neemt deze aanbevelingen ter harte en gaat daarmee aan de slag.

Zeker met het oog op de wetswijziging waarbij vanaf 2022 de rechtmatigheidsverklaring door het college zal worden afgegeven en niet meer door de accountant. Het is belangrijk dat de interne organisatie de processen en controles hierop heeft afgestemd. Naar verwachting zal deze permanente kwaliteitsslag gefaseerd uitgevoerd worden en de nodige extra structurele ambtelijke capaciteit vereisen. Hoogachtend, het college van de gemeente Lelystad, de secretaris,

de burgemeester,

A. Schepers

A.E.H. Baltus