Aanbiedingsbrief Jaarstukken 2023 en concept accountantsverslag

Gemeenteraad Postbus 91 8200 AB LELYSTAD

uw brief van

uw kenmerk

ons kenmerk

datum verzending 4 juni 2024

behandeld door

doorkiesnummer

bijlagen

dossiernummer

3 onderwerp Aanbiedingsbrief Jaarstukken 2023 Vijlagenb

Geacht leden van de raad, Bij deze bieden wij u de jaarstukken 2023 aan. Het college heeft invulling gegeven aan de rechtmatigheidscontrole zoals bedoeld in de nieuwe wetgeving begroten en verantwoorden. Het intern controle proces bij Deloitte is op dit moment nog niet afgerond waardoor de definitieve accountantsverklaring nog niet gereed. De verwachting is dat de accountant een goedkeurende verklaring zal afgeven. De belangrijkste onderwerpen van de accountantscontrole 2023 betreffen de onderwerpen, rechtmatigheidsverantwoording van het college, Europese aanbestedingscontrole en controle op grondexploitaties. De accountant heeft de controle zo goed als afgerond en heeft de voorlopige bevindingen gedeeld op ambtelijk niveau en besproken met de wethouder financiën en de commissie van de rekening van 3 juni 2024. Rekening resultaat € 21.432.981 Evenals voorgaand jaar is er sprake van een aanzienlijk rekeningresultaat, wat hoofdzakelijk veroorzaakt wordt door incidentele meevallers van o.a. grondverkopen en bijbehorende bouwleges maar ook incidentele extra Rijksmiddelen en hogere renteopbrengsten door extra liquiditeit. Daarnaast ook incidentele vrijval van een aantal structurele budgetten. In hoofdstuk 1. van het jaarverslag wordt in hoofdlijnen ingegaan op de mee- en tegenvallers in 2023.

ons kenmerk

datum verzending

pagina

4 juni 2024

2

Rechtmatigheidsverantwoording. De rechtmatigheidsverantwoording geeft aan in hoeverre de in de jaarrekening de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit houdt in dat deze in overeenstemming zijn met de door de gemeente vastgestelde kaders, zoals de begroting en de gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. De rechtmatigheidsverklaring richt zich op 3 onderdelen: begrotingscriterium, het voorwaarde criterium en het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium en op basis van de door de raad vastgestelde verantwoordingsgrens van 1% van de gerealiseerde lasten (€ 5 mln.). De conclusie van de controles is dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties NIET rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens van €4.991.425. De accountant heeft gecontroleerd of hun bevindingen uit eigen controles overeenkomen met de rechtmatigheidsverklaring van het college. Fouten in de Europese Aanbestedingen. Er zijn in totaal voor een bedrag van €9.9 mln. (€ 5.2 mln. voor 2023 en een doorloopfout 2024 van €4,8 mln. aan fouten geconstateerd. Deze fouten hebben geen effect op de financiële rechtmatigheid.

De fouten zijn groter dan de verantwoordingsgrens van € €4.991.425, en betreffen met name de inhuur van Oekraïense vluchtelingen(€9,2mln.) voor werkzaamheden in en rondom de opvangcentra. Deze worden op uur-basis ingehuurd voor onderwijs, catering, schoonmaak & reparaties en beveiliging, groenonderhoud. Het gaat op een groep van 30-40 personen. Volgens de aanbestedingsregels moeten opdrachten boven de drempel van €220.000 Europees aanbesteed worden en hadden voor uitvoering van deze werkzaamheden ook andere partijen kunnen worden ingehuurd. In dit geval heeft de gemeente bewust gekozen voor inzet van de Oekraïners zelf. Door deze vluchtelingen in te zetten voor ontstaat sociale verbinding en een gedeeld verantwoordelijkheidsgevoel, wat bijdraagt aan een goede sfeer en lagere kosten binnen de opvang. Deze kosten zouden ongeacht de manier waarop is ingekocht, zijn gemaakt en zijn onderdeel van o.a. uitvoeringskosten/huisvestingskosten gedekt uit de Rijksbijdrage. De inhuur vond deels plaats binnen bestaande raamcontracten die vóór de oorlog in Oekraïne waren afgesloten. Door deze inhuur werd de contractwaarde eerder dan verwacht overschreden. Voor specialistische werkzaamheden, is een uitvraag gedaan bij drie partijen die de inhuur konden regelen.

Uit de uitvraag bleek dat slechts weinig partijen in staat waren om de gevraagde dienstverlening voor deze specifieke doelgroep te kunnen leveren. Deze specifieke doelgroep zijn vooral bewoners van de opvang die door fysieke beperking of bijvoorbeeld moeders met jonge kinderen, die niet in staat zijn buiten de opvang te werken. Om te voldoen aan de Europese aanbestedingsregels wordt een aanbestedingstraject opgestart met als doel de bewoners van de opvang in te zetten voor de werkzaamheden. Door voortschrijdend inzicht kunnen we nu een goede aanbesteding organiseren. De verwachting is dat dit pas in 2025 zal leiden tot gunning. Daarom is in de fout niet alleen 2023 maar ook de doorloopfout 2024 meegenomen. Overige aanbestedingsfouten: Er nog een aantal Europese aanbestedingsfouten van doorlopende contracten. Bij meerjarige inkoopcontracten kunnen, afhankelijk van het geraamde inkoopbedrag, de

ons kenmerk

datum verzending

pagina

4 juni 2024

3

Europese aanbestedingsregels van toepassing zijn. Een onrechtmatigheid bij de contractverlening kan in zo’n geval meerdere jaren in de verantwoording blijven doorwerken, doordat jaarlijks de lasten voortvloeiende uit het inkoopcontract in de jaarrekening zijn opgenomen. Schattingen en Onzekerheden bij Grondexploitaties: De accountant heeft op basis van een steekproef controles gedaan op ingecalculeerde kosten en opbrengsten. Een daarvan is Bataviahaven. Deze grondexploitatie wordt binnenkort herzien. Omdat er ook nog beleidskeuzes gemaakt moeten worden voor de herziening, is in de jaarrekening (en de MPG2024) uitgegaan van een conservatieve benadering. Dit gebeurt door indexering toe te passen op kosten en opbrengsten en vanuit een scenario-analyse te bekijken wat het effect zou zijn van actuele marktprijzen op de netto contante waarde. Hieruit blijkt dat deze van de grondexploitatie nog een getrouw beeld geeft, ondanks de aanwezige onzekerheden en de noodzaak voor toekomstige beleidsaanpassingen. Fouten gemeld in het accountantsverslag: In het accountantsverslag worden verschillende fouten benoemd. Kort samengevat betreffen deze fouten posten die in het juiste jaar (2023) verwerkt hadden moeten worden. Een specifieke post betreft de Rietlanden, de sloop en afwaardering is opgenomen in de nieuwe grondexploitatie.

Volgens de verslagleggingsregels had de afwaardering echter al in 2023 verwerkt moeten worden. Omdat de jaarstukken toch in een bepaalde periode afgerond moet zijn en mutaties in grondexploitaties een enorme impact hebben op verwerking in de jaarstukken is ervoor gekozen deze fouten te accepteren en het besluitvormingsproces niet te vertragen. De mutaties zullen uiteraard allemaal verwerkt worden in de jaarrekening 2024. Wij vertrouwen erop dat deze jaarstukken u een helder en nauwkeurig overzicht geven van de financiële situatie en verrichtingen van het afgelopen jaar. Met vriendelijke groet, Hoogachtend, Het college van de gemeente Lelystad, de secretaris, J.S.W. Ozenga *Deze brief is digitaal vastgesteld en ondertekend