86. RV Fractievergoeding verantwoording 2022 (april tm december)

Voorstel aan de raad Nummer: 86 Steller: T.W.M. Loosman-van den Akker, Onderwerp Fractievergoeding verantwoording 2022 (april t/m december) Voorgesteld besluit

1. De definitieve fractievergoeding 2022 en restant fractievergoeding 2022 voor de periode 1 april tot en met 31 december 2022 vast te stellen overeenkomstig onderstaande tabel:

2. De restant fractievergoeding (zowel positief als negatief) te verrekenen met andere jaren binnen deze raadsperiode, mits de fractie nog bestaat. 3. De “verordening ambtelijke bijstand, fractieondersteuning en fractieassistentschap 2022” aan te passen zodat er geen jaarlijkse verrekening plaatsvindt maar een verrekening per raadsperiode (of zoveel eerder als de fractie ophoudt te bestaan). 4. Het terug te betalen bedrag, de restant fractievergoeding, van Gemeente Belangen Lelystad middels facturatie in rekening te brengen bij de fractie.

1

Samenvatting Op grond van de Verordening ambtelijke bijstand, fractieondersteuning en fractieassistentschap 2022 (hierna: de verordening) hebben fracties recht op (financiële) ondersteuning. In Lelystad bestaat deze financiële ondersteuning uit € 1.000,- per jaar, per raadszetel. Jaarlijks legt de fractie verantwoording af over de besteding van deze financiële ondersteuning. Tot aan 31 december 2022 wordt deze verantwoording gedaan op de oude werkwijze, waarbij de fractie een bestedingsverslag met betalingsbewijzen aanlevert bij de griffie. Dit wordt gecontroleerd en hierover is advies uitgebracht aan het fractievoorzittersoverleg. Waarna de raad, middels een raadsvoorstel de definitieve bijdrage en het te verrekenen verschil tussen de vastgestelde financiële bijdrage en het ontvangen voorschot, van dat jaar vast stelt. Met dit voorstel wordt de periode april tot en met december 2022 afgesloten en is er bekend wat de uitgaven in de betreffende periode zijn geweest. Eventuele overschotten of tekorten mogen verrekend worden met andere jaren binnen de raadsperiode mits de fractie niet opgehouden is te bestaan. Voor deze periode betreft dat de fractie Gemeente Belangen Lelystad, zij is op 27 september 2022 opgegaan in Leefbaar Lelystad.

Inleiding Conform de verordening hebben de fracties over de april tot en met december 2022 een voorschot ontvangen op hun financiële bijdrage fractievergoeding. In januari 2023 heeft de griffie de betreffende fracties verzocht de verantwoording aan te leveren door het inleveren van een bestedingsverslag en betalingsbewijzen. De financiële verslagen van fracties zijn beoordeeld en er is gekeken of het totaalbedrag aan bestedingen zoals opgenomen in het bestedingsverslag, aansluit met de onderliggende bankafschriften/digitale exports uit de bankapplicaties en/of aangeleverde bonnen. Deze controle in combinatie met verklaringen van de fracties heeft geleid tot het overzicht waarvan voorgesteld wordt deze vast te stellen. Doel Met de vaststelling van de fractievergoedingen over de periode april tot en met december 2022, wordt de financiële administratie op orde gebracht. Er wordt vastgesteld wat de stand van zaken is tussen het beschikbaar gestelde fractiebudget en de door de fractie uitgegeven kosten over deze periode. Deze stand wordt gebruikt bij het bepalen van de definitieve financiële bijdrage aan het einde van de raadsperiode (of zoveel eerder als de fractie ophoudt te bestaan).

Daarnaast wordt met dit voorstel vastgesteld dat verrekening van het verschil tussen ontvangen fractievergoeding en werkelijk uitgaven niet jaarlijks plaatsvindt, maar aan het einde van de raadsperiode. Met als voordeel dat de fracties resterend fractievergoeding budget nog kunnen gebruikten en tekorten gedekt kunnen worden met andere jaren binnen de raadsperiode. Argumenten

1. De definitieve fractievergoeding voor de periode 1 april tot en met 31 december 2022 vast te stellen overeenkomstig onderstaande tabel Op basis van het ontvangen bestedingsverslagen van de fracties en de controle is de hoogte van de definitieve fractievergoeding over de periode april tot en met december 2022 bepaald. Door het vaststellen van het verschil tussen de uitgaven en de ontvangen middelen wordt het jaar 2022 afgesloten en wordt er voldaan aan de eisen opgenomen in de verordening. (artikel 11) Voor Gemeente Belangen Lelystad betreft dit een definitieve vaststelling en verrekening van de fractievergoeding. Omdat de fractie op 27 september opgegaan is in Leefbaar Lelystad.

2. De restant fractievergoeding (zowel positief als negatief) te verrekenen met andere jaren binnen deze raadsperiode, mits de fractie nog bestaat. De verordening is niet helemaal duidelijk over hoe er omgegaan moet worden met de jaarlijks vastgestelde definitieve fractievergoeding. In het verleden was het zo dat er aan het einde van de raadsperiode over heel de raadsperiode verantwoording afgelegd moest worden over de uitgaven van de fractievergoeding. De verrekening hiervan vond dan één maal per vier jaar plaats. Na afgelopen raadsperiode (in 2022) bleek menige fractie moeite te hebben met het aanleveren van betalingsbewijzen, de verantwoording. Daarom is 2

bij de wijziging van de verordening er voor gekozen om de verantwoording jaarlijks plaats te laten vinden. Echter er is niet goed beschreven hoe er omgegaan moet worden met de verrekening. De intentie was om dat per raadsperiode te doen maar de tekst van de toelichting zegt anders. Daarom stellen we voor, in afwijking op de verordening, om de verrekening van de fractievergoeding over heel de raadsperiode te laten plaatsvinden (of zoveel eerder als de fractie ophoudt te bestaan). Dit wil dan zeggen dat de restant fractievergoedingen (zowel positief als negatief) verrekend kunnen worden met andere jaren binnen de raadsperiode. Zie een toelichting in bijlage: 2023 HANDLEIDING declareren kosten uit fractievergoedingen budget 0323 (pagina 3 en 4).

3. De “verordening ambtelijke bijstand, fractieondersteuning en fractieassistentschap 2022” aan te passen zodat er geen jaarlijkse verrekening plaatsvindt maar een verrekening per raadsperiode (of zoveel eerder als de fractie ophoudt te bestaan). De werkwijze van verrekenen per raadsperiode, is een andere werkwijze van verrekenen als in de toelichting van de verordening staat vermeldt. Wanneer de raad instemt met beslist punt 2 van dit voorstel, wordt er afgeweken van de verordening en zal deze geactualiseerd moeten worden.

4. De definitieve stand 2022, terug te betalen voorschot, van Gemeente Belangen Lelystad middels facturatie in rekening te brengen bij de fractie. Omdat Gemeente Belangen Lelystad is opgehouden te bestaan dient er een finale afrekening van het fractievergoedingenbudget plaats te vinden. Kanttekeningen De vaststelling van de definitieve fractievergoeding is een besluit waartegen door belanghebbenden bezwaar kan worden gemaakt bij de gemeenteraad. Tegen het besluit op bezwaar van de gemeenteraad staat vervolgens de mogelijkheid open om in beroep te gaan bij de rechtbank. Financiën De vastgesteld definitieve stand fractievergoeding 2022 wordt meegenomen in de eindafrekening aan het einde van de raadsperiode of zoveel eerder als de factie ophoudt te bestaan. De vastgestelde definitieve stand fractievergoeding van Gemeente Belangen Lelystad zal middels facturatie in rekening worden gebracht. Vervolg - Factuur voor Gemeente Belangen Lelystad wordt opgesteld en verstuurd naar de fractie. Bijlagen - 2023 HANDLEIDING declareren kosten uit fractievergoedingen budget 0323

Lelystad, 17 april 2023 De gemeenteraad van Lelystad,

3