56. rv Inzet I-2025 aanbestedingsgelden

Voorstel aan de raad Nummer: 56

Portefeuille: Programma: Taakveld:

Wmo, duurzaamheid, sport en bewegen, vitaliteit en gezondheid, ruimtelijk stedelijke ontwikkeling en omgevingswet en p&o 0 Bestuur en ondersteuning 0.1 Bestuur

Onderwerp: Inzet I-2025 aanbestedingsgelden

Voorgesteld besluit Voor de informatievoorziening-aanbestedingen projectgelden in te zetten ad € 340.000,- per jaar voor de jaargangen 2021-2023 en deze te dekken uit de bestemmingsreserve ‘ontwikkeling stad.’

Urgentie Raad De vervangingsaanbestedingen 2021 zijn inmiddels van start gegaan om deze tijdig in het najaar 2021 op te leveren. De noodzakelijke ondersteuningsgelden zijn hiervoor randvoorwaardelijk.

Samenvatting De gemeentelijke informatievoorzieningen moeten vanuit Europese inkooprichtlijnen periodiek worden vervangen. Dit in samenhang met de toenemende vraag naar nieuwe vormen van o.a. digitale dienstverlening. Nieuwe wet- en regelgeving, waaronder de Omgevingswet, Inburgering etc., dwingen gemeenten hun informatievoorzieningen tijdig aan te passen met een Europese aanbestedingen veelal tot het gevolg. Naast de dagelijkse dienstverlening is voor de vervangingsprojecten extra capaciteit nodig.

Voorgaande besluitvorming In de Kadernota 2020-2023 heeft de Raad ingestemd met het beklemmen van een bedrag ad. 1.020.000,- voor de jaren 2021-2023. De aanbestedingsprojecten voor deze jaren zijn in voorbereiding waarvan de feitelijke realisatie voor het 1e jaar eind 2021 wordt opgeleverd.

Inleiding De gemeentelijke informatievoorzieningen moeten vanuit Europese inkooprichtlijnen periodiek worden vervangen. Dit in samenhang met de toenemende vraag naar nieuwe vormen van o.a. digitale dienstverlening. Nieuwe wet- en regelgeving, waaronder de Omgevingswet, Inburgering etc., dwingen gemeenten hun informatievoorzieningen tijdig aan te passen met een Europese aanbestedingen veelal tot het gevolg. Naast de dagelijkse dienstverlening is voor de vervangingsprojecten extra capaciteit nodig.

Pagina 1

Doel -

Rechtmatigheid (Europese wet- en regelgeving); Aansluiten bij huidige en nieuwe ontwikkelingen (wet-/regelgeving, dienstverlening); Beheersen van de informatievoorzieningen van de gemeente Lelystad Ondersteunen/faciliteren van o.a. de doelen: Lelystad next level, Sociaal Domein, visie op de Dienstverlening, enz.

Argumenten Het vervangen van de in bijlage I geïnventariseerde informatievoorzieningen is noodzakelijk omdat, 1. het oogpunt vanuit rechtmatigheid is vastgesteld dat de in bijlage I benoemde informatiesystemen, op basis van Europese inkoop regelgeving, vervangen dienen te worden. 2. de inrichting van de huidige informatiesystemen, welke de domeinen ondersteunen in de werkzaamheden, sluiten niet volledig aan bij de verwachtingen van toekomstige ontwikkelingen. Dit heeft invloed op de efficiëntie en de effectiviteit van de bedrijfsvoering, dienstverlening en de toekomstbestendigheid van de gemeentelijke informatievoorziening. 3. een adequaat ingerichte informatievoorziening draagt voor een belangrijk gedeelte bij aan het behalen van de verschillende ambities en doelstelling van de domeinen. Huidige en toekomstige ontwikkelingen waaronder Lelystad next Level, Aanpak Sociaal Domein en ook nieuwe wet en regelgeving (waaronder Omgevingswet, Inburgering, Tonk, Tozo, Woo, Who etc.). Om hier uitvoering aan te geven is extra inzet nodig gericht op,  Het uitwerken ontwerp, advies voor inrichting;  Het leveren van projectsturing;  De bijdrage in projectuitvoering;  Het begeleiden van de invoering in de organisatie.

Kanttekeningen Ontwikkelingen volgen elkaar steeds sneller op. De in bijlage I opgenomen inventarisatie geeft een beeld van de grootste informatievoorzieningen die aanbesteed moeten worden. Veranderingen in de tijd, waaronder de coronacrisis en nieuwe wet- en regelgeving, kunnen inbreuk maken op de planning. Het herprioriteren van de planning kan gevolgen hebben voor de vraag en aanbod van capaciteit in de organisatie. Het toegekende bedrag van €340.000 per jaar, (kadernota 2021-2023), is randvoorwaardelijk voor de uitrol van de vervangingskalender in bijlage I. Indien er wezenlijke wijzigingen plaats vinden zal dit ter(bij) sturing aan het College worden voorgelegd. Verandering in vraag en budget heeft rechtstreeks invloed op het te leveren resultaat.

Financiën Voor het inzetten van extra capaciteit is een jaarlijks bedrag van €340.000 nodig voor o.a. inzet van projectadvisering, projectleiding en projectuitvoering. In de Kadernota 2020-2023 heeft de Raad ingestemd met het beklemmen van een bedrag ad. 1.020.000,- voor de jaren 2021-2023. De aanbestedingsprojecten voor deze jaren zijn in voorbereiding waarvan de feitelijke realisatie voor het 1e jaar eind 2021 wordt opgeleverd.

Pagina 2

Vervolg -

Sturing door de Governance Board* op: o Uitvoering en tijdige oplevering van de aanbestedingen; o Toedeling van de jaarlijkse middelen naar de aanbestedingsprojecten; o Toezicht op projectuitvoering vanuit de lenzen Mens, Proces, Informatie en Techniek;

-

Het rapporteren van de voortgang middels de bestaande verantwoordingcyclus.

*de Governance Board is een integrale samenwerking organisatie breed waarin vanuit gezamenlijk ‘eigenaarschap’ prioriteiten worden bepaald en afwegingen worden gemaakt. Deze is voortgekomen uit de aanbevelingen vanuit het rekenkamerrapport ‘Grip op het ongrijpbare’.

Bijlagen

I-2025 aanbestedingsagenda 2021

2022

(versie 05-02-2021)

2023

2024

Raadsinformatiesysteem Vergunning-/Omgevingswet Voorbereiding+aanbest. Sociaal Domein Invoering Sociaal Domein Leerlingvervoer Leerlingadministratie

Registratie gebouwen/Percelen/Topolgie Bezwaar&Beroep

Lelystad, 16 februari 2021 Het college van de gemeente Lelystad, de secretaris,

de burgemeester,

A. Schepers

mr. H.M. Meijdam

Pagina 3