(5) BL Notitie betreffende de evaluatie van het functioneren van de CNOR - maart 2021

Notitie betreffende de evaluatie van het functioneren van de Commissie Naamgeving Openbare Ruimte (CNOR) in relatie met de relevante verordeningen – maart 2021 Inleiding In de gemeente Lelystad is het college verantwoordelijk voor de naamgeving van delen van de openbare ruimte binnen de gemeente. In de Verordening naamgeving en nummering (adressen) Lelystad (2010) is vastgelegd waarvoor de gemeente zorg moet dragen en wat die verantwoordelijkheid inhoudt. Voor de concrete werkzaamheden heeft de gemeente een commissie ingesteld. Hoe deze commissie te werk gaat is bepaalt in de VERORDENING regelende de samenstelling, de bevoegdheid en de werkwijze van de straatnaamgevingscommissie (2000). De leden van de commissie ontvangen voor de werkzaamheden ook een vergoeding. Deze vergoeding is gebaseerd op de Verordening rechtspositie commissieleden gemeente Lelystad 2019.

Evaluatie Aan de hand van de vigerende verordeningen en een notitie hebben de leden en adviseurs van de commissie schriftelijk en mondeling gereageerd. Daaruit is deze notitie ontstaan als evaluerende notitie die eindigt met een (A) aanbevelingen aan het college waar het de inhoud van verordeningen betreft en (B) afspraken waar het gaat over het werkproces en het functioneren van de commissie zelf.

I. Verordening naamgeving en nummering (adressen) Lelystad (2010) In deze verordening wordt uitgebreid ingegaan op de gewijzigde verantwoordelijkheden van raad en college als gevolg van de dualisering. In een nieuwe verordening zal dat niet meer zo uitgebreid genoteerd behoeven te worden en kan ook de tekst in het algemeen gereduceerd en geactualiseerd worden (aanbeveling 1). Opvallend is ook de breedte van deze verantwoordelijkheid: niet alleen straten, maar ook standplaatsen, ligplaatsen en afgebakende terreinen vallen daaronder. Wateren kunnen daartoe ook behoren, mits dat beperkt is en af te bakenen binnen de gemeente. In artikel 7 worden Uitvoeringsvoorschriften genoemd. Deze zijn er niet, althans niet binnen het gebruikelijke takenveld van de commissie, wel bijvoorbeeld op het vlak van de huisnummering. Maar de achtergronden voor de naamgeving binnen deelgebieden wordt wel besproken, zit in hoofden van betrokkenen en wordt vastgesteld binnen de commissie en besloten door het college. Echter niet zodanig vastgelegd en gepubliceerd dat ook jaren later daarop kan worden teruggevallen. Het stadsbreed vastleggen van uitgangspunten en keuzes voor zowel naamgeving als voor het gebruik van extensies (zoals straat, dreef, weg, laan, pad, brug, singel, etc.) is gewenst om daarmee met naamgeving een bijdrage te leveren aan historie en cultuur binnen Lelystad (aanbeveling 2).

Verder valt op dat de commissie niet in deze verordening wordt genoemd, anders dan heel bescheiden in de artikelsgewijze toelichting (2, lid 2). Voorgesteld wordt om de Commissie

Naamgeving Openbare Ruimte (CNOR) als adviescommissie van het college in de verordening te noemen (aanbeveling 3).

II. VERORDENING regelende de samenstelling, de bevoegdheid en de werkwijze van de straatnaamgevingscommissie (2000) Deze verordening is nog veel ouder dan de Verordening naamgeving , maar bouwt wel voort op eerdere versies van de Verordening samenstelling (o.a. 1977 en 1993). Ten aanzien van de verschillende onderdelen kan het volgende worden opgemerkt: Samenstelling commissieleden en adviseurs In de verordening wordt onderscheid gemaakt tussen commissieleden met stemrecht en adviseurs zonder stemrecht. Uiteraard laten commissieleden wel kwalitatieve argumenten van adviseurs meewegen in hun keuze. Adviseurs zijn qualitate qua betrokken bij de commissie en worden niet voor een bepaalde periode benoemd, maar zijn daartoe door de organisatie aangewezen. Aanbeveling 4: Voorgesteld wordt de commissie samen te stellen uit 4 door het college benoemde commissieleden en 3 vaste ambtelijke adviseurs (zie ook hierna), allen met stemrecht. zittingsperiode In de huidige verordening is de zittingsperiode gekoppeld aan die van de raad. Inhoudelijk is daar echter geen enkele aanleiding voor, behalve het feit dat het nu in de verordening staat. Ook is nu geregeld dat leden steeds opnieuw benoemd kunnen worden zonder een maximum aantal periodes vast te stellen. Enige doorstroom van commissieleden is echter wel gewenst en leden zouden slechts tweemaal herbenoemd kunnen worden.

Verder is het onwenselijk dat de gehele commissie in één keer aftreedt. Daarmee vloeit te veel kennis in één keer weg. Gedacht kan worden aan een cyclus van aftreden en eventuele herbenoeming, waarbij tweejaarlijks een deel van de commissie aftreedt en eventueel weer verkiesbaar is. Aanbeveling 5: De koppeling van de zittingsperiode met de raadsperiode los te laten, maar wel op te nemen dat een lid van de commissie benoemd wordt voor een periode van vier jaar en dat hij/zij maximaal tweemaal kan worden herbenoemd. Na het bereiken van de 70jarige leeftijd vindt geen herbenoeming meer plaats. Daarnaast tweejaarlijks de helft van de commissieleden af te laten treden en eventueel opnieuw te benoemen. commissieleden In de huidige verordening wijst het college commissieleden aan als voorzitter, en als vertegenwoordigers van geobasisregistratie, de bevolking en de raad. En komen drie leden voort uit specifieke organisaties (in de huidige termen): BKL, Post NL en de politie. De vraag is of deze achtergronden nu nog steeds het meest bepalend moeten zijn, of dat het juist een passie moet zijn voor een heldere en aansprekende naamgeving die aansluit bij de historie van de gemeente en bijdraagt aan de beleving van een gebied (economisch, toeristisch, sociaal of maatschappelijk). En waarbij het geworteld zijn van commissieleden in de stad erg belangrijk is.

Het college wijst de voorzitter en secretaris aan als hun vertegenwoordiger in de commissie met algemene kwaliteiten voor het aansturen van een commissie en kennis van

gemeentelijke procedures en de ruimtelijke ontwikkeling. Voorzitter en secretaris letten ook de juiste positionering van de commissie: zelfbewust, creatief en zorg voor kwaliteit enerzijds, maar ook in bescheidenheid een bijdrage leverend aan de ontwikkeling en het welzijn van de stad. De secretaris koppelt daar kennis van de geobasisregistratie aan naast het beheer en de administratie van de commissie. De vertegenwoordigers van de bevolking, de raad en het bedrijfsleven zijn feitelijk vertegenwoordigers van de stad. Deze zouden zich ook zelf kunnen kandideren door zich te melden bij een openstelling van een vacature. Post NL zal vooral technische informatie vertrekken die voorwaardelijk zijn. Die kennis moet ook bij geobasisregistratie aanwezig zijn. Politie en andere hulpdiensten zijn betrokken bij het ontwerp van openbare ruimtes. Voor de naamgeving bieden zij geen extra kwaliteit. Aanbeveling 6: In een nieuwe verordening de 4 commissieleden te benoemen door het college na openstelling via publicatie in Flevopost (gemeentelijke pagina); selectie vindt plaats door de zittende commissie met ondersteuning/advies van HRM van de gemeente en met de opdracht om te letten op diversiteit. Deze 4 commissieleden wijzen uit hun midden de voorzitter aan va de commissie. adviseurs Adviseurs moeten specifieke kwaliteit toevoegen.

De 3 vaste adviseurs van de commissie hebben ieder een eigen vakgebied als achtergrond: • geobasisregistratie, deze is tevens secretaris van de commissie; • ruimtelijke ontwikkeling, een adviseur die een nauwe binding heeft met de projecten in het kader van de stadontwikkeling en de commissie faciliteert met relevante informatie • voorlichting en communicatie met gevoel voor de beleving van een gebied (economisch, toeristisch, sociaal of maatschappelijk). Naast deze vaste adviseurs van de commissie kunnen anderen op uitnodiging aan de vergadering worden toegevoegd. Zij hebben daarin geen stemrecht. • (indien gewenst) secretariële ondersteuning • (op uitnodiging) ambtelijke adviseurs van projecten, betrokken organisaties, etc. Aanbeveling 7: Adviseurs ook in de nieuwe verordening opnemen zoals hiervoor omschreven.

Bevoegdheid De commissie adviseert het college gevraagd en indien daar aanleiding voor is ook ongevraagd over de naamgeving en nummering van adressen, objecten en (delen van) gebieden in de openbare ruimte – land en water – binnen de gemeente Lelystad overeenkomstig de taken van de gemeente zoals beschreven in de Verordening naamgeving en nummering (adressen) Lelystad. De commissie heeft de naam: Commissie Naamgeving Openbare Ruimte (CNOR) Aanbeveling 8: Deze (of vergelijkbare) definitie opnemen in de nieuwe/herziene verordeningen.

Werkwijze De adviezen van de commissie zijn openbaar. Tegelijk met de besluiten van het college over naamgeving zijn deze op verzoek beschikbaar voor iedere belangstellende.

De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar. Het college neemt besluiten en is verantwoordelijk voor zijn besluiten. Wel kunnen derden worden uitgenodigd voor vergaderingen of andere werksessies van de commissie. Aanbeveling 9: Conform het bovenstaande de verordening aanpassen. Voor een kwalitatief goed werkproces is een minimum tijdsverloop wenselijk: Stap in het proces Informatie beschikbaar voor commissie Bespreking en advies Verslag gereed, advies verwoord Reactietijd voor commissieleden Definitief voorstel1 Besluit college

Tijd tot het besluit van het college 9 weken 6 weken 4 weken 3 weken 2 weken 0 weken

Voorstel 1: Het werkproces bespreken en vaststellen. Daarnaast jaarlijks een bijeenkomst te organiseren waarbij alle voor de commissie relevante ontwikkelingen de revue passeren, zodat de leden een helder kader hebben. Voorstel 2: de jaarlijkse overview van ontwikkelingen en projecten inplannen en organiseren.

III. Verordening rechtspositie commissieleden gemeente Lelystad 2019 Deze derde verordening is nog actueel. Ook voor wat betreft de rechtspositie van de CNOR handelt de gemeente conform deze verordening.

Hoe verder In de komende bespreking wordt deze notitie geagendeerd en kan deze door de commissie worden geaccordeerd. Deze zal vervolgens worden besproken met de concernjurist – de hoeder van de Verordeningen – en met de portefeuillehouder. Met hen zal ook de worden besproken of en hoe we de voorstellen kunnen implementeren: • de werkwijze kunnen wij zelf inpassen en doorvoeren Na een akkoord van het college: • de benoeming van nieuwe leden in gang zetten, eventueel vooruitlopend op de vaststelling van de actualisering van de Verordeningen • de vaststelling van de nieuwe Verordeningen

Peter Klooster voorzitter CNOR

1

Gehoord de leden, door secretaris en voorzitter