387. INFO Verbetering regionale samenwerking jeugdhulp ACHTERLIGGEND STUK

INFORMATIENOTA VOOR DE RAAD Nummer: 387

Portefeuillehouder: Portefeuille: Programma: Taakveld:

R. Broekema

Datum:

13 december 2022

6 Sociaal domein 6.72 Maatwerkdienstverlening 18-

Onderwerp: Ontwikkelingen regionale samenwerking jeugdhulp DE RAAD NEEMT KENNIS VAN: 1. de richting en de stappen van het Herstelplan van Triade Vitree 2. de voorgenomen verdergaande gezamenlijke dienstverlening voor de hele jeugdhulpketen in de jeugdhulpregio Flevoland uit het Advies Verbetering Regionale Samenwerking. INLEIDING In vervolg op de procesupdate ‘Samen naar Beter’ die wij u in de informatienota van 25 oktober 2022 hebben gezonden, informeren wij u over de verdere ontwikkelingen. Eerder dit jaar hebben wij uw raad een informatienota (d.d. 14 juni 2022) gezonden over de zorgelijke financiële positie van Triade Vitree en het proces om te komen tot een herstelplan. In april 2022 is het rapport Samen naar Beter uitgebracht. Het rapport is gezamenlijk tussen gemeenten, Aankoopcentrale en Triade Vitree tot stand gekomen naar aanleiding van de urgente financiële tekorten bij Triade Vitree. In het rapport Samen naar Beter worden oplossingen voorgesteld voor Triade Vitree. Daarnaast concludeerde het rapport dat het functioneren van de Aankoopcentrale en de regionale samenwerking op onderdelen moet verbeteren. Het rapport hebben wij destijds meegestuurd als bijlage bij de informatienota.

Het rapport bevat scherpe conclusies over het functioneren van de regionale samenwerking, de zorgelijke situatie, het stagneren van de transformatie jeugdhulp met verblijf en de noodzaak tot directe actie. Het leidde inmiddels tot vervolgstappen: Triade Vitree ontwikkelde een herstelplan en op regionaal niveau legden colleges de basis voor professionalisering van de regionale samenwerking. Over beide zaken gaat deze brief. Daarnaast informeren we u over de inkoop van jeugdhulp met verblijf. KERNBOODSCHAP Herstelplan Triade Vitree ➢ Het rapport ‘Samen naar beter’ was voor Triade Vitree aanleiding om een herstelplan te ontwikkelen. Dat plan kwam tot stand in het kader van gezamenlijke afspraken van Triade Vitree met gemeenten.

➢

Er moet erg veel gebeuren bij Triade Vitree. Zo zijn volgens het herstelplan verbeteringen wenselijk op het gebied van visie, strategie, management, bedrijfsvoering, kostprijs, planning, controle, personeel, overheadkosten, elektronisch patiëntendossier, ICT, vastgoed en het weerstandsvermogen. Het college hoopt dat er door Triade Vitree snel concrete en zichtbare stappen worden gezet. Dat is nodig om het college vertrouwen te geven in de uitvoering van het plan. Het Herstelplan van Triade Vitree is bijgevoegd als bijlage 1.

Versterken gezamenlijke dienstverlening ➢ Om de jeugdhulp te versterken zetten we in op meer gezamenlijke dienstverlening in de regio (bijlage 2 Advies Verbetering Regionale Samenwerking). Op dit moment is de samenwerking nog beperkt, zeker in vergelijking met andere regio’s. De ervaringen buiten Flevoland leren ons dat zo’n gezamenlijkheid, onder meer voor wat betreft de inkoop en bedrijfsvoering, leidt tot minder administratieve handelingen bij gemeenten en zorgaanbieders. Zo verkleinen we de overhead en komt er op termijn meer geld en tijd beschikbaar voor het primaire proces: de daadwerkelijke hulp aan de jeugd. ➢ Samenwerking stelt ons ook in staat processen beter te beheersen en de kwaliteit van dienstverlening te monitoren. Wat dat laatste betreft werken we in regionaal verband aan een dashboard waarmee we de zorg aan onze jeugdigen op kwaliteit en kosten beter kunnen monitoren. Het dashboard draagt ook bij aan het beter informeren van de gemeenteraden over de financiën en het bereiken van de gewenste doelstellingen. ➢ De keuzes voor de scope en reikwijdte van de samenwerking worden nog verder uitgewerkt. Mocht het verstevigen van de regionale samenwerking leiden tot een wijziging van door uw raad vastgestelde afspraken, dan wordt dat vanzelfsprekend ter besluitvorming aan u voorgelegd.

➢ Voor nu is de reikwijdte voor het versterken van de samenwerking vastgesteld voor het zorglandschap Jeugd. We gaan onderzoeken of het regionale zorglandschap Wmo ook verder kan worden verbreed, aanvullend op wat we nu al doen voor beschermd wonen en maatschappelijke opvang. Er wordt een verdiepend onderzoek uitgevoerd of en welke toegevoegde waarde het heeft om ook voor de Wmo een verdergaande samenwerking in de regio aan te gaan. Op basis daarvan kan een zorgvuldige afweging worden gemaakt en een standpunt worden bepaald. ➢ We blijven natuurlijk veel lokaal doen. Dat geldt zeker voor de verwijzing naar hulp en zorg. Ook een belangrijk deel van de dienstverlening zelf heeft plaats op de schaal van de eigen gemeente. We hechten aan deze couleur locale. Inkoop jeugdhulp met verblijf ➢ Wij hebben destijds (informatienota 14 juni 2022 en bijlagen) uw raad geïnformeerd dat het rapport 'Samen naar Beter’ ook leidde tot uitstel van de voorgenomen aanbesteding en de noodzaak tot tijdelijke contractering per 2023 om de zorgcontinuïteit voor onze jeugdigen te verzekeren. Via eerdere claims op basis van ingediende risicodossiers betoogden de zorgpartijen in het Samenwerkingsverband Jeugdhulp met Verblijf dat de huidige bekostiging niet kostendekkend was. Een uitkomst van hogere tarieven bij nieuwe contracten leek daarbij onontkoombaar.

➢ De contracten voor jeugdhulp met verblijf lopen deze maand af. De afgelopen weken is intensief onderhandeld over de tarieven voor 2023. Het resulteert in een forse verhoging, bij ‘behandeld wonen’ gaat het zelfs om 36%. Gemiddeld stijgen de tarieven met 29%. De hierdoor ontstane tekorten worden deels gecompenseerd door besparingen op jeugdhulp zonder verblijf. ➢ Gemeente Lelystad heeft in de vastgestelde begroting 2023 al geanticipeerd op deze ontwikkeling. Het geactualiseerde budget verblijf voor Lelystad komt op 15,1 miljoen euro. In de programmabegroting 2023 is hiervoor 15 miljoen euro opgenomen. De financiële impact op de begroting 2023 voor Lelystad is vooralsnog zeer beperkt. ➢ De verhoging heeft diverse oorzaken:

-

➢

➢

Om veiligheidsredenen is de grootte van specifieke groepen door het Rijk teruggebracht van 8 naar 5 jongeren. De kosten worden hierdoor toegerekend aan minder jongeren waardoor de kosten per jongere stijgen. - Een aantal aanbieders heeft tot ongenoegen van het college geen gegevens aangeleverd die gemeenten in staat stellen een kostprijsonderzoek uit te voeren. Daardoor ontbreekt een regio specifieke onderbouwing van de tarieven. Omwille van continuïteit van zorg kiest het college ervoor om voor 2023 de tarieven van een aangrenzende regio te hanteren. - De lumpsumfinanciering, die we de afgelopen jaren hanteerden, bleek financieel te laag te zijn. Reden hiervoor is dat de doelen niet zijn gehaald met betrekking tot het verminderen van de instroom voor zorg met verblijf. Overigens was het juridisch niet mogelijk de tarieven tussentijds te verhogen. Dit zou immers leiden tot een zo ingrijpende wijziging dat een nieuwe aanbesteding verplicht zou worden. - Dit jaar is het woonplaatsbeginsel ingevoerd. We zijn nu ook verantwoordelijk voor jongeren uit onze gemeenten die elders jeugdhulp met verblijf ontvangen. - De uitstroom van jongeren uit zorg met verblijf werd overschat. - Inflatie en, mede daardoor, stijgende loonkosten spelen ook hier een rol. Vanwege deze redenen is er volgens het college niet te ontkomen aan een fors hoger tarief voor 2023 en daardoor de extra uitgaven.

Onze ambitie, vastgelegd in de Regiovisie Jeugd Flevoland ‘Samen, dichtbij en leren wat werkt’ blijft van kracht. Uitvoering van het herstelplan van Triade Vitree en het advies over de regionale samenwerking zorgen voor concrete stappen in het realiseren van die ambities. Het verlagen van de uitgaven speelt daarin een belangrijke rol en gaat hand in hand met het behoud en verbeteren van de kwaliteit van zorg. Waar we eerder koersten op verbeteringen binnen bestaande structuren en processen, bouwen we nu fasegewijs aan een nieuw fundament. Flevoland is voor wat betreft de problemen met betrekking tot de jeugdhulp niet uniek. Specifiek voor de regio Flevoland is wel de dringende en noodzakelijke hersteloperatie van één grote aanbieder, Triade Vitree. Wat onze regio ook anders maakt is dat ze kan leren van andere regio’s die met verbetertrajecten voorgingen. De resultaten die deze andere regio’s boekten stemmen het college optimistisch. We slaan wegen in die elders zijn bewezen en goed zijn voor de kwaliteit van de jeugdhulp en dus bijdragen aan het welbevinden van onze kinderen en jongeren.

VERVOLG. - Er wordt vervolg gegeven aan verbetering van de regionale samenwerking (conform de stappen en planning) - Er wordt een regionale bijeenkomst georganiseerd voor de gemeenteraden om u nader te informeren over de ontwikkelingen. De uitnodiging wordt gezonden aan de gemeenteraden.

Bijlagen Bijlage 1 Herstelplan Triade Vitree Bijlage 1a Aanbiedingsbrief van Triade Vitree met Herstelplan Bijlage 2 Advies Verbetering Regionale Samenwerking.

College van burgemeester en wethouders van gemeenten in Flevoland

Postbus 144, 8200 AC Lelystad Grietenij 17-05 , 8233 BP Lelystad 088 3232130 info@triadevitree.nl KvK 39068356 IBAN NL21 INGB 0687 5132 35

Datum : 25 november 2022 Onderwerp : Aanbiedingsbrief Triade Vitree

www.triadevitree.nl

Geacht college, De jeugdzorg in Flevoland gaat ons aan het hart. Dagelijks zorgen wij dat ruim 5.000 jeugdigen de -soms complexe- zorg krijgen die ze nodig hebben. Tegelijkertijd verbeteren wij continu onze bedrijfsvoering en doen we er alles aan zo efficiënt mogelijk te werken. Wij beseffen terdege dat daar nog flink wat aan kan en moet gebeuren. Graag bieden wij u hierbij het herstelplan aan voor onze dienstverlening jeugdzorg in Flevoland. Het bevat concrete verbeteringen van onze bedrijfsvoering afgezet tegen een tijdlijn. Hiermee denken wij de continuïteit van jeugdzorg te kunnen waarborgen. Noodzaak tot verbetering De jeugdzorg in Flevoland verkeert, zoals in heel Nederland, in zwaar weer. De transitie van de jeugdzorg verloopt moeizaam. De tarieven die gemeenten in Flevoland de afgelopen jaren betaalden voor onze diensten waren niet kostendekkend. Op 7 oktober 2021 stuurden wij hierover een brandbrief aan de colleges van Burgemeester en Wethouders van de gemeenten in Flevoland. In 2022 hebben wij in een Doorbraakteam samen met de gemeenten het rapport ‘Samen naar Beter’ gemaakt waarin een analyse van de ontstane problematiek staat alsmede aanbevelingen voor verbeteringen. Daaruit bleek dat onze organisatie voor verbetering vatbaar is. Zowel gemeenten als Triade Vitree zijn vervolgens aan de slag gegaan met herstelplannen.

Deze zijn bedoeld om een gezonde bedrijfsvoering te bewerkstelligen. Herstel Triade Vitree is systeemaanbieder ten aanzien van de gespecialiseerde jeugdzorg. Triade Vitree heeft onmisbare expertise in het bieden van deze complexe zorg. Het is van groot belang dat wij als systeemaanbieder deze zorg op termijn kunnen blijven leveren. De directe aanleiding van het herstelplan is om die reden om tot een gezond weerstandsvermogen te komen gezien de verliezen in de eerdere jaren. Het feit dat wij vanaf 2023 verwachten met kostendekkende tarieven te kunnen werken, is helaas onvoldoende om dat weerstandsvermogen terug te brengen op het gewenste niveau. Hiervoor zijn wij nog steeds afhankelijk van de bereidheid van de gemeenten om ons daarbij te ondersteunen. Dat neemt niet weg dat er ook veel intern herstelwerk nodig is en die handschoen pakken wij als Triade Vitree uiteraard op.

Aan de slag Wij zijn intussen al in de geest van ons herstelplan aan de slag gegaan met het verbeteren van het elektronische cliënten dossier (ECD). Dat is nodig om goed zicht te hebben op behandelingen en declaraties. Het was nodig om stevige verbeteringen aan te brengen in dit systeem. Een tweede speerpunt is het doorvoeren van verbeteringen in ons ICT systeem. Ook op andere onderdelen van de bedrijfsvoering wordt alvast gewerkt aan onderdelen van het herstelplan. Binnenkort wordt door ons een programmamanager voor de uitvoering van het herstelplan aangesteld. De eerste resultaten van het herstelplan zullen begin 2023 al merkbaar zijn. Uniformiteit verbeteren Ons herstelplan hangt nauw samen met het herstelplan dat de gemeenten hebben gemaakt en aanbieden. Wij onderschrijven de daarin geconstateerde noodzaak tot meer regionale samenwerking en eenduidigheid. Meer uniformiteit gaat ons als dienstverlener zeker helpen om efficiënter jeugdzorg te kunnen bieden. Terugdringen van de kosten is ons gezamenlijke doel. Wij verwelkomen het voornemen van de verantwoordelijke wethouders om meer overleg en verbinding te zoeken. Meer dan bedrijfsvoering Jeugdzorg is mensenwerk. Meer dan 500 collega’s zetten dagelijks hun beste beentje voor om dit voor elkaar te krijgen. Daar zijn wij trots op want dit is de kern van ons werk.

Dat mogen we niet uit het oog verliezen zeker, nu de plannen en verbeterpunten vooral over bedrijfsvoering gaan. Voorkomen en beperken van instroom is van groot belang. Juist daar liggen mogelijkheden en kansen. Een gezamenlijke bestuurlijke visie op jeugdzorg is nodig en daarbij is onze inhoudelijke inbreng essentieel. Wij werken graag samen met de gemeenten om dit verder in te vullen.

Met vriendelijke groet, Raad van bestuur Norma van Burgsteden Anton Maas

Bijlage: herstelplan Triade Vitree

Herstelplan Jeugd

Herstelplan Triade Vitree | 2

Inhoudsopgave 1.

Samenvatting ................................................................................................. 3

2.

Inleiding: Waarom dit herstelplan? .................................................................... 4

3.

2.1

Aanleiding ............................................................................................. 4

2.2

Leeswijzer ............................................................................................. 6

Rapport Samen naar Beter ............................................................................... 7 3.1

Interpretatie van de analyse .................................................................... 7

3.2

Hoofdbevinding 1: verbetering en professionalisering van de bedrijfsvoering . 7

3.3 Hoofdbevinding 2: gezamenlijk optrekken in visie, uitwerking en verwachtingen ................................................................................................... 7 3.4 4.

Hoofdbevinding 3: monitoring en bijsturing op uitvoering contracten .......... 10

Op weg naar herstel ...................................................................................... 11 4.1

Doel ................................................................................................... 11

4.2 Korte- en langere termijnmaatregelen: professionalisering van de bedrijfsvoering, verbeteren executiekracht en verbeteren interne en externe sturingsinformatie ............................................................................................ 11

5.

6.

7.

8.

4.3

Invulling geven aan de transformatieopgave ............................................ 12

4.4

Kosten en opbrengsten in balans: afspraken maken over het contract ........ 14

4.5

Herstel vermogenspositie ...................................................................... 14

Financiële onderbouwing ................................................................................ 15 5.1

Streefwaarde jaarresultaat .................................................................... 15

5.2

Kruisfinanciering niet toegestaan ............................................................ 15

5.3

Marktconforme prijzen bepalen .............................................................. 15

5.4

Informatievoorziening op orde ............................................................... 15

5.5

Quick wins ........................................................................................... 15

5.6

Uitvoering via meerjarenbegroting ......................................................... 16

Externe factoren ........................................................................................... 17 6.1

Arbeidsmarkt ....................................................................................... 17

6.2

Technologie ......................................................................................... 17

6.3

Vastgoed ............................................................................................. 17

6.4

Risicoparagraaf .................................................................................... 17

6.5

Uitvoering en monitoring ....................................................................... 18

Conclusies.................................................. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 7.1

De verbeteropgave samengevat ............................................................. 19

7.2

Aan de slag ......................................................................................... 20

Colofon ........................................................................................................ 21

Stuurgroep vergadering • 31 oktober 2022

Herstelplan Triade Vitree | 3

1. Samenvatting De uitvoering van de jeugdzorg in de regio Flevoland kent diverse uitdagingen voor de gemeenten en voor Triade Vitree. Voor de jeugdzorg is het moeilijk om de landelijke transformatieopgave te realiseren en de financiële situatie van Triade Vitree is zorgelijk. Om te zorgen dat Triade Vitree de jeugdzorg op een volwaardige manier en als systeemaanbieder kan blijven aanbieden, is in de regio afgesproken een herstelplan te maken. In het doorbraakteam is afgesproken dat zowel Triade Vitree als de gemeenten in een eigen plan aangeven wat hun positie en handelingsperspectief is om uit deze situatie te komen om de continuïteit van de jeugdzorg in de regio te garanderen. Dit document is het deel van Triade Vitree; hierin geven wij in ieder geval aan wat ons aandeel in de gezamenlijke opgave is. De gemeenten maken een eigen plan. Daar waar de verbetering en professionalisering aan de gemeentelijke zijde Triade Vitree raakt zijn of worden afspraken gemaakt voor de gezamenlijke opgave dan wel afhankelijkheden. Het herstelplan van Triade Vitree is gebaseerd op het gezamenlijke document ‘Samen naar Beter’ en bouwt voort op de belangrijkste bevindingen van dat rapport. In dit rapport is onderkend dat: ▪ De initiële afspraken voor het huidige contract voor verblijf zijn gebaseerd op aannames en verwachtingen die in werkelijkheid anders uitpakken.

Dat geldt zowel aan de kant van de opdrachtnemer- alsook aan de opdrachtgeverskant. ▪ De vergoeding voor en de vraag naar geleverde zorg niet in verhouding staan tot de afgesproken vergoeding. De kostprijs voor de geleverde diensten ligt hoger dan de gehanteerde tarieven. ▪ Door beide partijen onvoldoende is gemonitord en gestuurd op de uitvoering en realisatie van doelen, zoals de transformatie van de jeugdzorg. ▪ Triade Vitree een stevige verbeter- en professionaliseringsopgave heeft in de sturing en bedrijfsvoering van haar organisatie. Om de ontstane situatie te verbeteren ziet Triade Vitree een aantal noodzakelijke activiteiten. Ten eerste gaat Triade Vitree stevig aan de slag met de professionalisering en verbetering van haar bedrijfsvoering. Ten tweede moeten de afspraken over de transformatieopgave met de regio worden aangescherpt, waarbij wederzijdse verantwoordelijkheden en keuzes inzichtelijker worden gemaakt en beter doorvertaald worden in (financiële) afspraken en tijdpaden. Ten derde is het nodig om met de regio te kijken naar herstel van de financiële positie van Triade Vitree. Hierbij zal kritisch gekeken worden naar het eigen kostenniveau van Triade Vitree, dekkende tarieven en versteviging van de vermogenspositie. Daarbij kan een herziening op de vastgoedportefeuille van Triade Vitree wellicht helpen.

Om deze ingrepen door te rekenen en de consequenties daarvan in te schatten, is een verbetering van de informatievoorziening nodig. Hiermee wordt ook gewerkt aan transparantie en het onderling vertrouwen van de partners in de regio. Triade Vitree heeft daarom prioriteit gegeven aan het verbeteren van het Elektronisch Cliënten Dossier, het versterken van de executiekracht in de eigen organisatie en het beter organiseren van de primaire zorgprocessen.

Stuurgroep vergadering • 31 oktober 2022

Herstelplan Triade Vitree | 4

Daarnaast worden de gezamenlijke afspraken tussen de regiogemeenten en Triade Vitree in dit kader verder uitgewerkt. Daarbij zijn ontwikkelingen op de arbeidsmarkt, de effecten van inflatie, ontwikkelingen op het gebied van bouw en vastgoed, nationaal en regionaal beleid belangrijke onzekerheidsfactoren.

2. Inleiding: Waarom dit herstelplan? 2.1. Aanleiding Sinds de decentralisatie van de jeugdzorg in 2015 heeft stichting Vitree de uitvoering van de jeugdzorg zin uitgevoerd in de regio Flevoland. In 2018 is Vitree gefuseerd met stichting Triade1 tot Triade Vitree. In 2019 heeft de regio de jeugdzorg opnieuw aanbesteed, waarbij Triade Vitree als systeemaanbieder de centrale spil vormt voor het verlenen van jeugdzorg in de regio. Het verblijfcontract betrof in totaal drie partijen (Triade Vitree, Pluryn en ’s Heeren Loo) in een samenwerkingsverband, maar in dit document beperken wij ons tot Triade Vitree. Het samenwerkingsverband blijft in het herstelplan buiten de scope omdat deze ook afloopt per 31 december 2022. Zorginhoudelijk is een visie vastgesteld dat er een transformatie wordt doorgevoerd, waarbij kinderen meer thuis worden behandeld en het aantal kinderen dat behandeld wordt op een groep sterk afneemt. In de praktijk blijken deze resultaten niet te worden gehaald; er worden nog steeds meer kinderen uit huis geplaatst, dan in de uitgangspunten – landend in het contract - is voorzien en ook blijkt het lastig om de groeiende groep 18-plussers met gering perspectief te laten uitstromen. In financieel opzicht gaat het ook niet goed.

Onder het huidige contract van de Flevolandse gemeenten draaien we verliezen op jeugdzorg, voor Triade Vitree oplopend tot ruim € 6 miljoen tot en met 2021. Triade Vitree heeft deze verliezen opgevangen met het eigen vermogen, dat nu verdampt is. De oorzaak hiervoor is niet enkel gelegen in de contractuele situatie maar ook in de wijze van organiseren van de processen en informatievoorziening om te komen tot keuzes en bijsturing. Onder de huidige condities en werkwijzen zou dit betekenen dat het jeugdzorgdeel van Triade Vitree binnen afzienbare tijd niet meer kan worden uitgevoerd. De financiële druk op de jeugdzorg is niet uniek; in heel Nederland staan systeemaanbieders van jeugdzorg onder financiële druk. Zo werd in 2021 een landelijke arbitragecommissie ingesteld onder voorzitterschap van dhr. van Zwol met de conclusie dat het rijk de gemeenten moet compenseren voor de tekorten. Daarom is het nationaal jeugdzorgbudget voor 2022 met 1,9 miljard verhoogd en komt er de komende jaren extra geld bij, aflopend naar 800 miljoen in 2028. Om in onze regio het tij te keren, hebben Triade Vitree en de regiogemeenten een doorbraakteam geformeerd. In het rapport ‘Samen naar Beter’ is een gezamenlijke analyse gemaakt van de problemen.

Volgens de normen van de Jeugdzorgautoriteit bevindt Triade Vitree zich op trede 3 (zorgelijk) van het Early Warning Systeem (EWS) en de specifieke jeugdzorg op trede 4 (problematisch) 2. Ook is in dit rapport gekeken naar

Het onderdeel Boshuis binnen Triade deed jeugdzorg Trede 3 – zorgelijk: de solvabiliteit van de aanbieder komt onder de 20% en/of de rentabiliteit is circa breakeven en/of er bestaat een lichte druk op de liquiditeit. 1

2

Stuurgroep vergadering • 31 oktober 2022

Herstelplan Triade Vitree | 5

de oorzaken van het financiële tekort. In vogelvlucht zijn de volgende oorzaken van het tekort aan te wijzen: 1. Een onderschatting van de ontwikkeling van de vraag (zowel naar aard als naar omvang) naar jeugdzorg door de gemeenten in de aanbesteding 2. Een onderschatting van de te verwachten kosten van behandelingen en beheersbaarheid van de instroom en -uitstroom van cliënten door de aanbieders 3. Te weinig monitoring op de voortgang, zowel door Triade Vitree als door de gemeenten, waardoor bijsturing op het contract niet of te laat heeft plaatsgevonden 4. Een bedrijfsvoering en informatievoorziening binnen Triade Vitree die stevige verbeterpunten kent De ontwikkelingen binnen de jeugdzorg en de ontstane situatie zijn niet uniek. Sinds de decentralisatie is er veel gewijzigd. Het is een complex veld en de verplichte samenwerking tussen partijen, zowel aan de vraag- als aan de aanbodzijde, maakt dit alleen maar ingewikkelder. Dat betekent dat scherpte in de afspraken en contracten tussen de partijen des te belangrijker zijn. Prijsstelling en de kwaliteit van de bedrijfsvoering communicerende vaten zijn. In het doorbraakteam is afgesproken dat zowel Triade Vitree als de gemeenten in een eigen plan aangeven wat hun positie en handelingsperspectief is om uit deze situatie te komen om de continuïteit van de jeugdzorg in de regio te garanderen.

Dit document is het deel van Triade Vitree; hierin geven wij in ieder geval aan wat ons aandeel in de gezamenlijke opgave is. De gemeenten maken een eigen plan. Daar waar de verbetering en professionalisering aan de gemeentelijke zijde Triade Vitree raakt zijn of worden afspraken gemaakt voor de gezamenlijke opgave dan wel afhankelijkheden.

Trede 4 – problematisch: de solvabiliteit van de aanbieder komt onder de 10% en/of de rentabiliteit is verlieslatend en/of er ontstaan achterstanden op de liquiditeit

Stuurgroep vergadering • 31 oktober 2022

Herstelplan Triade Vitree | 6

2.1 Leeswijzer Dit herstelplan is gebaseerd op de gezamenlijke analyse van het doorbraakteam, zoals verwoord in het rapport ‘Samen naar beter’. In het volgende hoofdstuk (3) worden de hoofdlijnen van deze analyse samengevat en verdiept vanuit het perspectief van Triade Vitree. Welke invloed heeft dit aspect op de ontstane tekorten, welke invloed heeft Triade Vitree om dit aspect te veranderen en binnen welke randvoorwaarden kan dit succesvol plaatsvinden? In hoofdstuk 4 onderzoeken wij de aanknopingspunten voor onze organisatie om het herstel van de financiële positie te versnellen en de bedrijfsvoering te professionaliseren. Welke acties liggen op ons bord om bij te dragen aan het herstel? Daarbij maken wij onderscheid tussen de korte en (middel)lange termijn. Daarbij wordt steeds gekeken naar de mogelijke consequenties voor de inhoud en de bestaande afspraken. In hoofdstuk 5 gaan we dieper in op de financiële aspecten van onze keuzes. Hiermee onderbouwen wij de gekozen streefwaarden en laten we zien welke (on)mogelijkheden er zijn om alternatieve oplossingen door te voeren. Hoofdstuk 6 geeft achtergronden weer die mogelijk invloed hebben op de toekomstige ontwikkelingen in de jeugdzorg en de bedrijfsvoering in het algemeen. In het laatste hoofdstuk vatten we samen welke verbeter- en uitwerkingsopgaven wij zien langs een aantal geïdentificeerde thema’s.

Stuurgroep vergadering • 31 oktober 2022

Herstelplan Triade Vitree | 7

3. Rapport Samen naar Beter 3.1. Interpretatie van de analyse In oktober 2021 heeft Triade Vitree in een brandbrief aan de regio gemeld dat de financiële positie voor jeugdzorg in gevaar is gekomen. Na bestuurlijk overleg heeft dit geleid tot het instellen van een gezamenlijk doorbraakteam in het voorjaar van 2022. Dit team is samengesteld vanuit gemeenten, de inkoopcentrale en Triade Vitree. Het eerste product van het doorbraakteam is het rapport ‘Samen naar Beter’. In dit hoofdstuk gaan wij in op de belangrijkste conclusies van dit rapport, met daarbij steeds de volgende vragen: 1. Wat is volgens Triade Vitree de invloed van deze conclusie op het financiële tekort? 2. Welke invloed heeft Triade Vitree op de inhoud van de conclusie? 3. Welke randvoorwaarden zijn van toepassing op een interventie door Triade Vitree op deze conclusie? Dit wordt hieronder verder uitgewerkt. 3.2. Hoofdbevinding 1: verbetering en professionalisering van de bedrijfsvoering Zoals in het Rapport Samen naar Beter is geconstateerd is de financiële situatie van Triade Vitree zorgelijk. Deze financiële situatie is mede ontstaan doordat er onvoldoende interventies zijn geweest op de bedrijfsvoering om te komen tot een robuuste en moderne organisatie. Mede hierdoor heeft een versterking plaatsgevonden van de financiële problemen.

In het herstelplan maar ook bij het opstellen van het Rapport Samen naar Beter is met elkaar geconstateerd dat er werk aan de winkel is. De thema’s die hierbij zijn geïdentificeerd zijn: (1) Gezamenlijke richting (2) Leiderschap organisatie (3) Visie op bedrijfsvoering: planning & control (4) Visie op bedrijfsvoering: passende personeelsinzet (5) Visie op bedrijfsvoering: overhead (6) Elektronisch Cliëntendossier (7) ICT-systemen (8) Vastgoedagenda (9) Weerstandsvermogen In dit herstelplan komen deze thema’s terug. In het laatste hoofdstuk van dit herstelplan wordt een samenvatting gegeven van de te bereiken resultaten. Hierbij is uiteraard sprake van een integrale aanpak waarbij ook de uitkomsten en gevolgen van de hoofdbevindingen 2 en 3 worden meegenomen. 3.3. Hoofdbevinding 2: gezamenlijk optrekken in visie, uitwerking en verwachtingen In ‘Samen naar Beter’ is aangegeven dat de inkoop van de zorg onvoldoende is uitgewerkt door zowel de regio als door Triade Vitree. Dit is een belangrijk tweede vraagstuk van de ontstane situatie. De financiering van de zorg is in de basis gebaseerd op twee componenten, (1) de vraag naar zorg (Q) en (2) de prijs van een behandeling (p). Bij het begin van het contract is uitgegaan van een vaste vergoeding (lump sum),

Stuurgroep vergadering • 31 oktober 2022

Herstelplan Triade Vitree | 8

waarbij de gemeenten een inschatting hebben gemaakt van beide variabelen (het groene vlak in de afbeelding hieronder). Deze zijn destijds gebaseerd op een prognose van de transformatieopgave. Op basis daarvan is gestart met de zorgverlening. Daarbij heeft Triade Vitree een opnameplicht, ongeacht of de extra zorg binnen de lump sum valt.

Gedurende de looptijd van het contract is gebleken dat de gemeenten Q hebben onderschat. Ook blijkt dat de inschatting van P door Triade Vitree te rooskleurig is. Door een onvolledig inzicht in de kostenstructuur van de eigen organisatie was dit niet goed in beeld. Daarbij zien wij dat de onderschatting van de zorgzwaarte van de populatie uit de regio door de gemeenten extra heeft bijgedragen aan een situatie waarin alle financiële risico’s bij Triade Vitree de zorgverlener terecht zijn gekomen. Dit tekort in financiering is een situatie die al jaren bestaat, In onderstaande grafiek is in rood het jaarlijkse tekort weergegeven, in grijs het cumulatieve tekort. De groene stippellijn is de streefwaarde voor een gezonde bedrijfsvoering. In 2021 heeft, na lang overleg, een bijstelling van het contract plaatsgevonden, maar deze bijstelling heeft niet geresulteerd in een financieel dekkend contract.

Het probleem is hierdoor tweeledig:

Stuurgroep vergadering • 31 oktober 2022

Herstelplan Triade Vitree | 9

1. De kosten en opbrengsten zijn structureel uit balans 2. De vermogenspositie van Triade Vitree is onvoldoende geworden In ‘Samen naar Beter’ is een aantal factoren genoemd waardoor zowel de gemeentelijke vraagprognose als de prijsstelling van Triade Vitree sterk afwijken van de uiteindelijke realisatie. In onderstaande tabel lichten wij een aantal van deze factoren toe, waarbij wordt geanalyseerd hoe groot de invloed van Triade Vitree is op het kunnen veranderen van de situatie. Het is vervolgens aan de regio om te bepalen welke invloed zij hebben op de factoren die op de regio betrekking hebben. Factor Kwantitieve zorgvraag Omvang cliëntenpopulatie Prognose instroom Beleid beperking instroom Beleid faciliteren uitstroom Kwalitatieve zorgvraag Prognose ontwikkelingen Beleid preventie Prijsstelling Personeelskosten inclusief productiviteit Bezetting groepen Vastgoed Organisatiekosten TV Transactiekosten afstemming regio Transactiekosten inhuur onderaannemers Vermogenspositie Reparatie tekorten 20192021 Vastgoed afstoten

Impact

Verantwoordelijkheid

Mate van invloed

Groot Groot Gemiddeld Groot

Regio Regio Regio Regio + Triade Vitree

Klein

Groot Gemiddeld

Regio Regio + Triade Vitree

Gemiddeld (ketenregie)

Groot

Triade Vitree

Klein (CAO, personeelstekort, PNIL)

Groot Gemiddeld Klein Gemiddeld

Triade Vitree Triade Vitree Triade Vitree Regio + Triade Vitree

Groot

Triade Vitree

Gemiddeld Groot (maar wel langere termijn) Groot (efficiency, schaal) Groot (uniformering, ECD, berichtenverkeer) Klein

Groot

Regio + Triade Vitree

Groot

Groot

Triade Vitree + Regio

Groot

Hieruit blijkt dat voor Triade Vitree vooral kansen liggen in: 1. Het versterken en verbeteren van de bedrijfsvoering inclusief een adequate sturing en informatievoorziening waaronder: (a) Het verbeteren en uniformeren van de administratieve processen tussen en met de aankoopcentrale en de gemeenten; (b) Het vergroten van inzicht in de kostenstructuur van Triade Vitree, en daarmee ook nagaan waar optimaliseringen dan wel besparingen mogelijk zijn: (c) Grip versterken op kostenoverschrijdingen door keuzes in aanbod en efficiencyverbeteringen door te voeren; 2. Op de zorginhoud; verbeteren van de samenwerking met gemeentes en andere stakeholders om de ingezette transformatie (afbouw van bedden in de regio) gestalte te geven; 3. Een financiële impuls organiseren om de vermogenspositie van Triade Vitree te herstellen. Deze worden in het volgende hoofdstuk vertaald in activiteiten voor het herstelplan.

Stuurgroep vergadering • 31 oktober 2022

Herstelplan Triade Vitree | 10

3.4. Hoofdbevinding 3: monitoring en bijsturing op uitvoering contracten Waar de tweede hoofdbevinding van ‘Samen naar Beter’ ingaat op een ‘valse start’ van het contract, hebben Triade Vitree en de regio ook geconstateerd dat de monitoring en bijsturing van de uitvoering van het contract onvoldoende is geweest. Dit heeft deels te maken met een onevenwichtige communicatiestructuur; terwijl veel werd afgestemd tussen de aankoopcentrale en het samenwerkingsverband van aanbieders, was er veel minder contact tussen Triade Vitree en de regiogemeenten. Dit laatste had vaak alleen betrekking op financiële vragen en individuele gevallen. Daarnaast heeft Triade Vitree onvoldoende gerapporteerd aan de aankoopcentrale. Als dit proces van monitoring en afstemming beter was uitgevoerd, had eerder kunnen worden geconstateerd dat een contractherziening of -aanvulling nodig was, zodat dit tijdig kon worden meegenomen. Het risicodossier 2019 en 2020 heeft onvoldoende opvolging gekregen om gezamenlijk te komen tot structurele verbetermaatregelen en -afspraken. Het bijsturen en monitoren vraagt om goede sturingsinformatie.

Zaken als een goede zorgadministratie/ informatievoorziening (in de regio en bij Triade Vitree) enerzijds en sturing op KPI’s rondom bijvoorbeeld de transformatiedoelen bij Triade Vitree anderzijds, zijn onvoldoend tot ontwikkeling gekomen in de aanloop naar de eerdergenoemde brandbrief. Om betere afspraken te kunnen maken over zowel de vraag naar zorg, als een transparante onderbouwing van de kosten die daarmee gemoeid zijn, is het nodig dat deze informatievoorziening verbetert. De impact van goede informatie is groot; niet alleen omdat dit de basis is voor inhoudelijke afspraken, maar op dit moment ook omdat dit bijdraagt aan het wederzijds vertrouwen in het herstelproces. Triade Vitree heeft hierin een belangrijke rol.

Stuurgroep vergadering • 31 oktober 2022

Herstelplan Triade Vitree | 11

4. Op weg naar herstel Dit herstelplan maakt een onderscheid naar activiteiten die op korte termijn (<6 maanden, te starten in het vierde kwartaal van 2022) worden uitgevoerd en oplossingsrichtingen die een wat langere termijn vergen. Dit noemen we de stip op de horizon. Onze aanpak is gebaseerd op de analyse in het vorige hoofdstuk. 4.1. Doel Ons doel is om onze positie van systeemaanbieder voor de lange termijn te borgen in het belang van de cliënten in de regio. Dit vraagt om een positie waarin wij op basis van gelijkwaardigheid met de regiopartners invulling geven aan de transformatieopgave en de te verwachten zorgvraag. Om daar te komen, ligt in deze fase de nadruk op het professionaliseren van de bedrijfsvoering en het vergroten van de executiekracht van de organisatie en het herstellen van de financiële stabiliteit. Dit mag niet ten koste gaan van de kwaliteit van de zorg voor onze cliënten en het moet perspectief blijven bieden op de transformatieopgave. In dit document richten wij ons op de opgaven voor Triade Vitree. Om financiële stabiliteit te bereiken, is het noodzakelijk om (1) opbrengsten en kosten in balans te brengen en (2) een voldoende vermogenspositie op te bouwen. Zoals in het vorige hoofdstuk aangegeven, is de opbrengstenkant sterk afhankelijk van het contract en de aannames die daaronder liggen.

Aan de kostenkant zijn diverse mogelijkheden geïdentificeerd, die variëren van efficiencyverhogingen tot het mogelijk afstoten van activiteiten. Het herstel van de vermogenspositie op basis van de cumulatieve tekorten is voor ons een nader uit te werken traject. Onderliggend is het voor alle herstelactiviteiten gewenst en noodzakelijk om de interne en externe sturingsinformatie verder op orde te brengen. 4.2.

Korte- en langere termijnmaatregelen: professionalisering van de bedrijfsvoering, verbeteren executiekracht en verbeteren interne en externe sturingsinformatie Naast de fundamentele vraag rondom de lumpsumafspraak en het vermogensherstel is Triade Vitree hard aan de slag met het verbeteren van de eigen bedrijfsvoering. Onder andere door de fusie in 2018 is te weinig aandacht besteed aan de inbreng in de regionale uitvraag voor jeugdzorg. Het inrichten van een goed werkende interne informatievoorziening voor Triade Vitree heeft onder andere door corona en de uittreding uit de Carante groep (een shared serviceorganisatie voor meerdere zorginstellingen) vertraging opgelopen. Dit benadrukt het belang van een strakke interne bedrijfsvoering en goede management- en stuurinformatie. Triade Vitree heeft hiervoor de volgende verbetertrajecten ingezet: 1. Basis op orde: Verbeteren Elektronisch Cliënten Dossier (ECD) en ICT 2. Executiekracht: Versterken management met een Management Development-traject 3. Zorg centraal: Ondersteunende diensten beter aansluiten op het primaire (zorg)proces Daarnaast worden diverse interventies gepleegd in de verbetering van de bedrijfsvoering en financiële resultaten zoals: ontwikkeling en verbetering P&C cyclus, passende personeelsinzet, overheadkosten, vastgoedagenda en investeringsagenda. Elektronisch Cliënten Dossier (ECD)

Stuurgroep vergadering • 31 oktober 2022

Herstelplan Triade Vitree | 12

Het systeem voor Elektronische Cliëntendossiers was verouderd en is om die reden eind 2021/begin 2022 vervangen door een nieuw systeem. Deze implementatie is niet goed verlopen, wat heeft geresulteerd in een situatie waarin het ECD momenteel niet volledig of juist zijn ingericht. Mede hierdoor ontstaan moeilijkheden in registratie- en declaratiestromen. Ook heeft Triade Vitree hierdoor onvoldoende sturingsinformatie op de kritische prestatie-indicatoren (KPI’s). Het is van belang dat het ECD op zeer korte termijn op een acceptabel niveau wordt gebracht. Op dit dossier is een crisismanager en een crisisstructuur gezet, die in nauwe samenwerking met de leverancier werkt aan dit vraagstuk. Naast het ECD wordt gewerkt aan het up-to-date brengen van de verouderde ICTinfrastructuur. Dit betreft een herstelactie die volgt uit onze uittreding uit de Carante Groep . Omdat deze organisatie niet in staat is gebleken om te investeren in deze voorzieningen, zijn wij nu genoodzaakt om de verbetering van de infrastructuur alsnog zelf te organiseren. Doordat wij relatief snel zijn uitgetreden, is verdere achterstand op dit vlak voorkomen. Executiekracht Vanwege de urgentie van het herstelplan is gekozen voor een ambitieus tijdspad. Dit vraagt om een strakke sturing en proactieve communicatie, zowel intern als met de regiogemeenten.

Gezien het integrale karakter van het vraagstuk kiest Triade Vitree daarom voor een programmatische aanpak. Hiervoor wordt een programmamanager aangetrokken, die direct aan de Raad van Bestuur rapporteert. In het programmateam zijn alle relevante organisatieonderdelen vertegenwoordigd en zijn de mandaten voor interventies belegd. Om de executiekracht te vergroten worden een tweetal maatregelen getroffen: 1. Het inzetten van een MD traject ter versterking van het management. Hiermee wordt gewerkt aan de behoefte om de schaalvoordelen van de gefuseerde organisatie maximaal te benutten. 2. Er zal aanstelling plaatsvinden van een programmamanager om mede stimulans te geven aan de uitvoering en executie van het herstelplan Daarnaast heeft recent een wijziging in de RvB plaatsgevonden. Ook zijn vaste managers voor ondersteunende diensten benoemd om verbetering in de bedrijfsvoering mogelijk te maken. Zorg centraal: ondersteuning 2.0 De reorganisatie van de staf en ondersteuning in 2021, vanuit het project ‘Ondersteuning 2.0’, heeft tot doel het primair proces beter te ondersteunen. Om dit doel te bereiken is de managementstructuur van de ondersteunende organisatie vereenvoudigd, zijn de verschillende ondersteunende onderdelen geclusterd en heeft het ondersteunende proces een ‘dienende’ rol gekregen.

Om daadwerkelijk het primair proces een leidende rol te geven zijn de inrichting en optimalisatie van de processen en de ICT-systemen, in lijn met het primaire werkproces, een essentiële randvoorwaarde. 4.3. Invulling geven aan de transformatieopgave In de analyse is aangegeven dat de transformatieopgave onvoldoende is geëffectueerd. Dit probleem blijkt weerbarstiger te zijn dan in 2019 is ingeschat. Wij onderkennen de doelstelling ervan volledig, maar willen met de regiopartners een herijking op de planning en de fasering ervan.

Stuurgroep vergadering • 31 oktober 2022

Herstelplan Triade Vitree | 13

Het ultieme doel van de transformatieopgave is om te zorgen dat geen enkel kind uit huis wordt geplaatst, conform ‘Beweging van 0’ (Peter Dijkshoorn 3). In Zorgvisie (6 juli 2022) zegt Dijkshoorn: "hulpverleners moeten zich er veilig bij gaan voelen dat een kind thuisblijft. Dat geldt ook voor de directeur van de hulpverlener en de wethouder van de gemeente waar het kind woont. Iedereen moet gaan begrijpen dat het beter kan zijn om een kind thuis te laten, waar het misschien nog een keer een klap krijgt, dan het uit huis te halen. Ze moeten beter leren afwegen en zich daar comfortabel bij leren voelen en dat is nieuw". Triade Vitree wil daarom dat de behandeling en begeleiding, waar mogelijk, in het gezin plaatsvindt. Plaatsing op een groep gebeurt zo kort mogelijk en alleen indien strikt noodzakelijk voor de ambulante behandeling. Daarbij zijn de groepen idealiter niet groter dan vier kinderen en is het aantal groepen ook beperkt. Voor jeugdigen die niet meer thuis kunnen wonen, streven we naar wonen in een gezinssituatie, bijvoorbeeld in een pleeggezin of gezinshuis. Deze landelijke transformatieopdracht moet met de regio- en aankoopcentrale opnieuw worden geprioriteerd en afgestemd; meer in samenspraak en met meer oog voor de mogelijkheden en consequenties van de afbouw van bedden en locaties en het afstoten van mogelijk verlieslatende activiteiten door Triade Vitree.

Aandachtspunt is bijvoorbeeld een onbedoelde verplaatsing naar bedden bij andere organisaties. Een onderdeel van deze afstemming is een goede set (aanvullende) afspraken over volumes en prijzen als blijkt dat, bijvoorbeeld door achterblijvend verwijzingsbeleid, de instroom van 24-uurszorg niet afneemt. Dit vergt gezamenlijke monitoring. De transformatieopgave sluit naadloos aan op onze eigen visie op jeugdzorg, die ons hulpaanbod voor kinderen, jeugd en cliënten met een licht verstandelijke beperking omvat. Dit behandelmodel is ‘De schemagerichte benadering’. Dit is een behandelprogramma gebaseerd op de schematherapie die uitgaat van de emotionele basisbehoeften zoals veiligheid. Zoals hieronder zichtbaar is zijn alle methodieken die we inzetten verbonden aan deze basisbehoeften. Met deze methode zijn wij onderscheidend en hebben we aandacht voor het individu. Het voortzetten en versterken van deze werkwijze is wat ons betreft essentieel om aan de transformatieopgave te voldoen.

Kinder- en jeugdpsychiater, bestuurder Nederlandse GGZ en expert effectieve Jeugdhulp bij het Nederlands Jeugdinstituut die werkt aan verbetering van de jeugdhulp. 3

Stuurgroep vergadering • 31 oktober 2022

Herstelplan Triade Vitree | 14

Een voorbeeld van een knelpunt in de praktijk is de verwijzingen 24uurszorg waarbij het om een uithuisplaatsing ging. De verwijzer en het samenwerkingsverband hadden soms een andere mening over wat het beste was voor het welzijn van het kind, met als gevolg dat we het aantal uithuisplaatsingen niet hebben kunnen terugdringen. In reactie hierop is in 2022 de versnellingsaanpak ontstaan op initiatief van de regio. Deze aanpak heeft als doel om het aantal uithuisplaatsingen drastisch te verminderen en de uitstroom van jeugdigen die op een behandelgroep woont te bevorderen. Dit gebeurt onder leiding van een externe projectleider. De eerste goede resultaten van deze aanpak zijn al zichtbaar.

4.4. Kosten en opbrengsten in balans: afspraken maken over het huidige contract De tekorten op het huidige contract vallen wat ons betreft buiten de scope van dit herstelplan. Dit gaat over de afronding van de claim van 2021 en nadere afspraken over de ontwikkelingen van 2022. Dit proces vindt plaats binnen het samenwerkingsverband met Pluryn en ’s Heeren Loo, in gesprek met de regiogemeenten. 4.5. Herstel vermogenspositie Triade Vitree heeft een cumulatief tekort van ca € 6 miljoen opgebouwd op jeugdzorg. Dit heeft effect op de ratio’s die financiers hanteren ten aanzien van investeringen etc. Het herstel van de vermogenspositie hangt samen met de hierboven genoemde claim. Naar verwachting is deze onvoldoende om het weerstandsvermogen volledig te herstellen. In overleg met de gemeenten willen wij een gezamenlijk pakket samenstellen, waarbij wij ook kijken naar de mogelijkheden om, te komen tot kostenreductie en het afstoten van vastgoed, om het resultaat en de liquiditeit te verhogen.

Stuurgroep vergadering • 31 oktober 2022

Herstelplan Triade Vitree | 15

5. Financiële onderbouwing Dit hoofdstuk geeft een aantal onderbouwingen voor de uitspraken over financiën die eerder in dit document zijn gedaan. 5.1. Streefwaarde jaarresultaat Om een duurzaam financieel gezonde organisatie te worden is een aantal maatregelen nodig. Een duurzaam financieel gezonde jeugdzorg is bereikt als Triade Vitree een jaarlijks positief resultaat van ten minste 2% op haar jeugdzorgactiviteiten weet te realiseren, haar zorgdiensten kan aanbieden tegen marktconforme voorwaarden en als de balansratio's voldoen aan de normen van externe financiers (huisbankier en Waarborgfonds). Deze 2% lijn komt voor de jeugdzorg van Triade Vitree neer op ca. € 1,1 miljoen per jaar (groene stippellijn in de grafiek). 5.2. Kruisfinanciering niet toegestaan Tekorten binnen de jeugdzorg van Triade Vitree kunnen niet worden afgewenteld op de opbrengsten uit de WLZ-dienstverlening. Het beleid van het zorgkantoor en het waarborgfonds is er juist op gericht om dit te voorkomen. De laatste jaren is dat regime steeds strakker toegepast door het zorgkantoor. Dit betekent dat de voorwaarden voor een gezonde financiële organisatie onverkort van toepassing zijn op de jeugdzorgactiviteiten van Triade Vitree. 5.3.

Marktconforme prijzen bepalen Per product(groep) worden, in nauwe afstemming met de regio, businesscases ontwikkeld om producten tegen marktconforme prijzen te kunnen aanbieden. Bij de ontwikkeling van de businesscases wordt o.m. gebruikgemaakt van externe (Berenschot)benchmarks of de facto normeringen binnen de sector (denk aan productiviteits-, bezettings- en overhead percentages), ook weer in nauwe samenwerking met de regio. De businesscases kunnen worden gebruikt voor de managementsturing, de (meerjaren)begroting en bij aanbestedingen/productieafspraken. De businesscases worden samen met de regio ontwikkeld en zijn eind november 2022 beschikbaar. Bij het opstellen van deze businesscases wordt nadrukkelijk ook gekeken naar welke mogelijkheden bestaan om het kostenniveau te verminderen dan wel de vermogenspositie en resultaten te versterken. 5.4. Informatievoorziening op orde De managementinformatie, benodigd om effectief te kunnen sturen op de realisatie van het herstelplan, wordt verbeterd en doorontwikkeld. Een belangrijk onderdeel hierbij is de verbetering van de productieregistratie en -informatie uit het ECD. Waar nodig worden aanvullende en specifieke KPI's vastgesteld voor het monitoren op de uitvoering van het herstelplan. Verbeteracties worden op dit moment al opgepakt, de voorwaarden voor een effectieve sturing op het herstelplan zullen eind 2022 zijn ingevuld.

5.5. Quick wins Op korte termijn zal het verlies van de divisie Jeugd, over de resterende maanden van 2022, enigszins worden beperkt door de realisatie van een aantal quick wins met een klein financieel effect. Denk aan het sturen op productiviteit, het verhogen van de bezettingsgraad, de vermindering van inhuur van personeel, samenvoegen van locaties

Stuurgroep vergadering • 31 oktober 2022

Herstelplan Triade Vitree | 16

etc. In oktober is meer inzicht in het verwachte effect van de quick wins op het jaarresultaat in 2022. Voor het doorvoeren van een structurele en een verdergaande verbetering van de effectiviteit en efficiency van de zorgprocessen is een verdiepende analyse nodig. Met de verdiepende analyse wordt onder andere onderzocht hoe roosters op de locaties en de inzet van personeel geoptimaliseerd kunnen worden. Bevindingen zullen tijdens het onderzoek leiden tot verbetermaatregelen die direct kunnen worden geïmplementeerd. Voor de verdiepende analyse is ondersteuning van een extern bureau gevraagd. De analyse is oktober 2022 gestart en wordt in Q1/Q2 2023 afgerond. 5.6. Uitvoering via meerjarenbegroting De maatregelen en effecten van het herstelplan worden verwerkt in de meerjarenbegroting van Triade Vitree. De meerjarenbegroting wordt uitgewerkt in een meerjaren resultatenrekening, -balans en –kasstroomoverzicht. De businesscases per product(groep) zijn uitgangspunt voor deze begroting. De huidige exploitatie wordt gespiegeld aan de uitgangspunten van de businesscases. De ‘gap’ tussen de huidige situatie en de gewenst situatie (businesscases) wordt geanalyseerd, enerzijds om te toetsen of de verbetermaatregelen leiden tot de gewenste uitkomst en anderzijds om het verloop van de financiën te bepalen tijdens de herstelperiode.

Een aantal maatregelen, denk aan het afstoten van vastgoed, kan namelijk niet direct gerealiseerd worden. In de meerjarenbegroting worden ook de kosten van het herstelplan meegenomen, denk aan de projectkosten en de transitiekosten in de organisatie en met betrekking tot het vastgoed. De meerjarenbegroting wordt conform de reguliere Planning en Control cyclus eind 2022 opgeleverd. 5.7. Uitvoering via meerjarenbegroting In het handboek continuïteit Jeugdzorg zijn door de Jeugdautoriteit essentiële elementen benoemd waar een herstelplan aan moet voldoen. Het gaat hierbij om: 1. Heldere gedeelde analyse van de problemen. 2. Duidelijk en haalbaar zorginhoudelijk en bedrijfsmatig plan met oplossingen voor de toekomst. 3. Exploitatie met een duidelijk financieel herstel in de (nabije) toekomst. 4. Gevalideerde robuuste exploitatiebegroting. 5. Gevalideerde robuuste liquiditeits- en balansprognose. 6. Realistische financiering 7. Risicoparagraaf met alternatieve scenario’s en/of adequate maatregelen ter mitigatie. 8. Heldere meetbare planning en mijlpalen. 9. Volume cliënten en financieel per opdrachtgever Eerder zijn een aantal van bovengenoemde aspecten meegenomen in het rapport van Samen naar Beter. De financiële uitwerking zal haar plaats krijgen in de uit te werken businesscase.

Via de businesscase zal ook de relatie tussen risicoparagraaf en weerstandsvermogen nader worden uitgewerkt.

Stuurgroep vergadering • 31 oktober 2022

Herstelplan Triade Vitree | 17

6. Externe factoren 6.1. Arbeidsmarkt Ook binnen de zorg kampen we met een tekort aan geschikt personeel. De mogelijkheden voor kandidaten zijn groot. Net als iedere zorgorganisatie moet ook Triade Vitree steeds meer moeite doen om zich te onderscheiden van andere werkgevers. Onder andere door gerichte arbeidsmarktcampagnes uit te voeren en contact te leggen en te houden met opleidingen. De opgave is niet alleen om nieuw personeel aan te trekken, maar ook om de huidige medewerkers te behouden en/of de inzet van deeltijders te vergroten. Juist voor de cliënten is het beter als wij met ‘vaste gezichten’ kunnen werken. Het binden en boeien van ons personeel doen we door het werkplezier van onze medewerkers blijvend te monitoren. Het is echter niet te voorkomen dat we inhuur (Personeel Niet In Loondienst: PNIL) moeten blijven inzetten. 6.2. Technologie Met de inzet van bewezen arbeidsbesparende zorgtechnologie willen we de druk door arbeidsmarkttekorten verminderen. Wij kiezen daarbij niet voor experimenten en pilots maar voor ‘off the shelf’ oplossingen die elders aangetoond werken. Dit kan bijdragen aan het werkplezier. Door de zorg slimmer te organiseren, kan ook ruimte ontstaan. Dit vraagt waarschijnlijk meer samenwerking tussen medewerkers, het netwerk van de cliënt en vrijwilligers. 6.3.

Vastgoed Het herijken van de vastgoedportefeuille biedt mogelijkheden om enerzijds de kapitaallasten te verlagen en anderzijds de liquiditeit te verhogen. Beiden zijn relevant voor financiële stabiliteit. Daarbij geeft de transformatieopgave aanleiding om kritisch te bezien welke objecten op welke termijn nodig zijn (en in welke vorm: eigendom of huur), en wat er nodig is om in deze objecten de zorg te leveren die bij de transformatie past – bijvoorbeeld om kleinere groepen te kunnen faciliteren. Ons voorstel voor het gezamenlijke deel van het herstelplan is om de vastgoedportefeuille met de regiogemeenten te analyseren en zo te bepalen welke objecten wellicht kunnen worden overgenomen (huur of eigendom), herbestemd (bijvoorbeeld voor tijdelijke huisvesting van specifieke doelgroepen zonder zorgvraag) en op welke wijze eventuele nieuwbouw-, renovatie- en verbouwingsopgave kan worden (mede)gefinancierd. 6.4. Risicoparagraaf Voor dit herstelplan onderkennen wij de volgende (externe) risico’s: Huidige vastgoedmarkt In een vastgoedmarkt die op scherp staat, waarbij er weinig vastgoed beschikbaar komt en er door stikstofmaatregelen, hoge energie- en bouwmaterialenprijzen er weinig nieuw gebouwd kan worden, staat Triade Vitree voor de uitdaging om de jeugdzorg kleinschalig te organiseren.

Risico is dat er geen geschikt vastgoed te vinden is voor het onder andere organiseren van kleinschalig wonen. Tevens kan het ook zo zijn dat we hierdoor niet in staat zijn om ons huidige vastgoed te vernieuwen en/of te verduurzamen. Economische conjunctuur

Stuurgroep vergadering • 31 oktober 2022

Herstelplan Triade Vitree | 18

Zoals al eerder aangegeven staat de bestaanszekerheid van de jeugdzorg binnen Triade Vitree onder druk door structureel verlieslatende activiteiten. Het is onbekend hoe de prijsindexering zich de komende jaren gaat ontwikkelen. Door hoge inflatie zullen de kosten die wij moeten maken voor onze dienstverlening zoals vastgoed, facilitaire zaken en personeelskosten stijgen. Dit levert extra druk op onze begroting. Beëindiging van het samenwerkingsverband Eind 2022 eindigt het Samenwerkingsverband. In de huidige situatie fungeren de gemeenten in 2023 als voorportaal voor 24-uurszorgaanvragen. De invulling van de jeugdzorg is voor de periode daarna nog onbekend. Triade Vitree volgt de ontwikkelingen in de regio hiervoor aandachtig, maar wordt graag ook actief geïnformeerd door de gemeentebesturen als er relevante ontwikkelingen zijn. Verwijsbeleid Wij constateren dat verwijzers van 24-uurszorgaanmeldingen regelmatig kiezen voor een uithuisplaatsing. Dit terwijl in regioverband is afgesproken dat Triade Vitree in eerste instantie ambulante zorgverlening toepast, conform de afspraken over de transformatieopgave. Om deze transformatieopgave te laten slagen, is wat ons betreft meer regie door de regio nodig op de verwijsketen. Dit is nodig om te voorkomen dat wij onze organisatie inrichten op ambulante zorg, en vervolgens cliënten moeten doorverwijzen naar andere 24-uurslocaties. 6.5.

Uitvoering en monitoring Binnen Triade Vitree wordt, zoals eerder vermeld, een programmamanager aangesteld die verantwoordelijk is voor de uitvoering van dit plan en de voortgang monitort binnen de context van Triade Vitree en daarover rapporteert aan de Raad van Bestuur. Met de Flevolandse gemeenten is een gezamenlijke projectgroep – projectgroep Triade Vitree – ingericht. Deze projectgroep werkt in gezamenlijkheid aan het monitoren en input leveren op de gestelde verbetermaatregelen en werkt in gezamenlijkheid aan een op te stellen businesscase. Schematisch ziet e.e.a. er als volgt uit:

Over de voortgang van het herstelplan Triade Vitree zal periodiek (per kwartaal, startend vanaf 1 januari 2023) rapportage plaatsvinden aan de ingestelde Stuurgroep Triade

Stuurgroep vergadering • 31 oktober 2022

Herstelplan Triade Vitree | 19

Vitree. Hierin hebben gemeenten en Triade Vitree zitting. Daarbij zal interactie plaatsvinden en afstemming over de onderdelen van de verbeteropgaven van gemeenten en de aankoopcentrale voor zover die Triade Vitree raken. Periodiek heeft Triade Vitree ook afstemming en overleg over de voortgang plaats met de Jeugdautoriteit.

7. Fasering aanpak 7.1. De verbeteropgave samengevat Op basis van de analyse van het rapport Samen naar Beter en de vervolgstappen die zijn gezet om de beschouwing rondom de opgave te verfijnen is de volgende verbeteragenda in de tijd met te realiseren opgaven ontstaan: Onderwerp

t/m nov. 2022

1.

▪

Gezamenlijke richting

Verduidelijking interne transformatievisie en strategie. Inhoudelijke verbeterplannen worden hierop aangesloten.

2.

Bestuurskrachtmeting

▪

PMO-manager aangesteld: monitoring verbeterplannen

3.

Visie en bedrijfsvoering: Planning & Control

▪

Taakverdeling financiële kolom is helder uitgewerkt en belegd

t/m Q2 2023 ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Deze visie en strategie afgestemd met relevante stakeholders Afstemming met partners om visie mogelijk te maken, bv. over volumes & prijzen Invulling accountmanagement Management Development programma Opstellen en monitoren KPI’s (PDCA-cyclus) meerjaren herstelplan

Vanaf Q3 2023 ▪

Realiseren van transformatiedoelstellingen

▪

Cultuur van continue sturen, leren, initiatief nemen en verbeteren is meer zichtbaar in de organisatie Inhoudelijke projecten resulteren in kwalitatieve en kwantitatieve verbetering Opzetten van monitoringstool inclusief koppeling met operationele KPI's en voortgang verbeterplannen Cultuur van continue sturen, leren, initiatief nemen en verbeteren is meer zichtbaar in de organisatie Opzetten van monitoringstool inclusief koppeling met operationele KPI's en voortgang verbeterplannen

▪

4.

5.

Visie op bedrijfsvoering: Passende Personeelsinzet

▪

Visie op bedrijfsvoering: overheadkosten

▪ ▪

▪

▪ 6.

7.

ECD

▪ ▪

ICT-systemen

▪ ▪

8.

Vastgoedagenda

▪ ▪

9.

Weerstandsvermogen

▪

▪ ▪

▪ ▪ ▪

BI- Tool werkend KPI’s zijn ontwikkeld Maandelijkse sturingsgesprekken met management en externe stakeholders

▪

▪

Uitwerking verbetermaatregelen passende personeelsinzet Samenwerking op werving en selectie tussen HR, recruitment en primair proces optimaliseren Aanscherping organisatieplan Uitwerking van de impact van verbeterplannen en argumentatie, inclusief de impact die dit oplevert Vaststellen benodigde tijdelijke kwalitatieve overcapaciteit ECD op orde krijgen Uitwerken van plannen om werkprocessen te verbeteren, inclusief de impact die dit oplevert

▪ ▪

Nadere uitwerking van de fact-base per team Praktische verbetervoorstellen (bottom-up) in kaart brengen vanuit gesprekken met teammanagers

▪

▪

▪

Monitoringstools inclusief koppeling met operationele KPI's en voortgang verbeterplannen zijn volledig geïmplementeerd