368. Raadsvoorstel Reglement van Orde Raad 2022

Voorstel aan de raad

Steller: L.A. Wieringa, raadsgriffier

Onderwerp Aanpassing Reglement van orde voor de raad van Lelystad 2022 Voorgesteld besluit 1. Het Reglement van orde voor de vergaderingen van de raad Lelystad 2022 vast te stellen. 2. De opdracht aan de werkgroep Vergadermodel om het vergadermodel te herijken en een nieuw reglement van orde op te stellen hiermee als afgerond te beschouwen. 3. Op grond van het nieuwe Reglement van orde voor de raad van Lelystad 2022 en aanpassingen van de Gemeentewet, technische aanpassingen van de Verordening Werkgeverscommissie, Verordening Vertrouwenscommissie, Commissie van de Rekening en de Verordening rechtspositie raadsleden gemeente Lelystad tegemoet te zien; 4. Naast de leden van de Agendacommissie, die qualitate qua een raadscommissie kunnen voorzitten, aanvullend de volgende raadsleden als commissievoorzitter te benoemen/aan te wijzen ter invulling van de voorzitterspoule: - a. - b. - c. etc 5. De werkgroep vergadermodel de opdracht te geven na 6 maanden werken met het nieuwe vergadermodel een raadsbrede evaluatie te laten uitvoeren waarin bekeken wordt of met het nieuwe model wordt voldaan aan de vooraf gestelde 5 criteria en 10 randvoorwaarden. Samenvatting De werkgroep die is ingesteld om het vergadermodel tegen het licht te houden, heeft dit reglement van Orde opgesteld om de verdere invulling van het nieuwe vergadermodel/commissiestelsel uit te werken.

Ook zullen andere regelingen en verordeningen die daarop betrekking hebben, worden geactualiseerd en aan de raad voorgelegd. Ook worden de commissievoorzitters benoemd. Inleiding In het Raadsakkoord 2022-2026 is op blz 33 opgenomen dat er een werkgroep wordt ingesteld om “het vergadermodel c.a. tegen het licht te houden”. Tevens is opgenomen dat: “De werkgroep, die zich bezighoudt met een voorstel voor de herijking van het vergadermodel, stelt een bijpassend Reglement van Orde van de Raad (RvO) op, na de besluitvorming over het vergadermodel”. De raad heeft op 1 november 2022 een raadsvoorstel vastgesteld waarbij aan de hand van geformuleerde criteria en randvoorwaarden het huidige sessiemodel wordt vervangen voor een commissiemodel. Tevens heeft daarbij een verdere invulling plaatsgevonden van onder meer het aantal commissies en de indeling daarvan, de lengte en indeling van de vergadercyclus, parallel vergaderen en het aanvangstijdstip. De werkgroep heeft daarbij de opdracht gekregen het Reglement van orde te herzien. Doel Dit Reglement van Orde is opgesteld om de verdere invulling van het nieuwe vergadermodel/commissiestelsel uit te werken. Tegelijkertijd zullen andere regelingen en verordeningen worden geactualiseerd naar aanleiding van het gewijzigde Reglement van Orde. Hiervoor worden aparte voorstellen voorbereid en aan de raad voorgelegd.

Dan gaat het om technische aanpassingen van de Verordening Werkgeverscommissie, Verordening Vertrouwenscommissie, Commissie van de Rekening en de Verordening rechtspositie raadsleden gemeente Lelystad tegemoet te zien. 1

Argumenten Algemeen Dit Reglement van orde voor de raad van Lelystad 2022 is opgesteld om het raadsbesluit van 2022 aangaande onder meer het aantal commissies en de indeling daarvan, de lengte en indeling van de vergadercyclus, parallel vergaderen en het aanvangstijdstip, verder uit te werken. Als basis is het model reglement van orde van de VNG gebruikt. Dat is grondig doorlopen opdat het aansluit bij de voor de raad van Lelystad gewenste criteria en randvoorwaarden. Ook is het reglement zo opgesteld dat het niet snel veroudert en zeker deze raadsperiode meekan. Zo worden om die reden geen namen van specifieke commissies genoemd ed. Die kunnen sneller wijzigen. De bijgevoegde toelichting is soms meer specifiek. Reglement en toelichting moeten ook als onlosmakelijk worden gezien. Geen verordening op de commissies Door de invoering van het commissiemodel is eerst overwogen om een speciale nieuwe verordening op de commissies op te stellen. Daar is uiteindelijk niet voor gekozen. Het bleek dat met het specifiek opnemen van artikel betreffende de commissie in het reglement van orde ook kon worden volstaan. Zo staat alles in een reglement. Waar nodig wordt in het reglement zelf aangegeven waar verschillen zitten in wat geldt voor in de commissies en wat geldt voor in de raad.

Invulling en uitvoering raadsbesluit van 1 november 2022 Het raadsbesluit van 1 november 2022 is als volgt verwerkt in het reglement van orde raad, hetzij elders uitgevoerd/in uitvoering. (De raad besluit): 1. Het huidige sessiemodel te vervangen voor een commissiemodel (zie met name artikel 8, 9 en 10); 2. Een verder uitgewerkt voorstel tegemoet te zien op een zodanig tijdstip dat vanaf januari 2023 kan worden gewerkt in het nieuwe vergadermodel (dat is dit raadsvoorstel); 3. Te kiezen voor een 4 wekelijkse vergadercyclus (dat volgt uit het vergaderschema 2023, de vergadercyclus zelf staat niet in een reglement van orde); 4. De commissies en de raadsvergaderingen in de regel op de dinsdag zullen plaatsvinden (dat volgt uit het vergaderschema 2023, de vergadercyclus zelf staat niet in een reglement van orde); 5. Bij het commissiemodel te kiezen voor 4 commissies (zie de toelichting op artikelen 8, 9 en 10, het aantal en de namen van raadscommissies staan niet in een reglement van orde); 6. Te kiezen voor parallel vergaderen in de vorm 2 x 2 commissies, d.w.z. twee parallelle vergaderingen op een dinsdag en twee parallelle vergaderingen op volgende dinsdag (dat volgt uit het vergaderschema 2023, het parallel vergaderen zelf staat niet in een reglement van orde); 7.

De commissie indeling vast te stellen in een domein Bestuur, Middelen en Economie en parallel daaraan een domein Ruimte Ontwikkeling & Bereikbaarheid, een domein Maatschappij en parallel daaraan een domein Ruimte Beheer, Energie & Duurzaamheid (zie de toelichting op artikelen 8, 9 en 10, het aantal en de namen van raadscommissies staan niet in een reglement van orde); 8. De vergadercyclus (dit verder is uitgewerkt in het vergaderschema 2023) vast te stellen (dat volgt uit het vergaderschema 2023, de vergadercyclus zelf staat niet in een reglement van orde); 9. Het vaste aanvangstijdstip van de vergaderingen vast te stellen op 19.30 uur en de eindtijd te bepalen op 22.30 uur (dat volgt uit het vergaderschema 2023, de vergadercyclus zelf staat niet in een reglement van orde); 10. Vanaf 1 november 2022 niet langer te werken met een presidium zoals dat nu is ingericht (dit is al de gang van zaken sinds 1 november 2022); 11. In plaats van een Presidium een nieuwe Agendacommissie in te stellen met de volgende taken: a. voorbereiden en vaststellen programma’s van raadsbijeenkomsten, commissies en raadsvergaderingen; b. bewaken kwaliteit van raadsstukken; c. afstemmen van raadsactiviteiten d. huishoudelijke en organisatorische zaken (structuur aspecten). (zie met name artikel 4); 12.

De nieuwe Agendacommissie te laten bestaan uit vijf leden, vanuit en namens de gehele raad (dit is al de gang van zaken sinds 1 november 2022); 13. Aan de nieuwe Agendacommissie toe te voegen: a. de voorzitter van de raad als adviseur; 2

b. de griffier en/of diens plaatsvervanger(s) als adviseur; (dit is al de gang van zaken sinds 1 november 2022); 14. Aan de nieuwe Agendacommissie over te laten wie van de vijf leden als voorzitter wordt aangewezen. (dit is al de gang van zaken sinds 1 november 2022); 15. Het Fractievoorzittersoverleg te belasten met de taken: a. bespreking spoedeisende politiekgevoelige zaken; b. bespreking veiligheidsportefeuille burgemeester; c. bespreking functioneren van de raad en de samenwerking met het college (cultuur aspecten). (zie met name artikel 3); 16. Het Fractievoorzittersoverleg te laten bestaan uit alle voorzitters van de in de raad vertegenwoordigde fracties, met als voorzitter de voorzitter van de raad, en de griffier als adviseur (dit is al de gang van zaken sinds 1 november 2022); 17. De overige vergadergremia van de raad (zoals Werkgeverscommissie, Commissie van de Rekening, Vertrouwenscommissie, etc) vooralsnog ongewijzigd te laten en zo snel als mogelijk weer te bemensen (dit is al geregeld sinds 1 november 2022, wel zullen via separate raadsvoorstellen de verordeningen voorzien van kleine wijzigingen nog aan de raad worden voorgelegd); 18. De instelling, taakverdeling en bemensing van werkgroepen neer te leggen bij het fractievoorzittersoverleg (zie met name artikel 2 lid 4c waar de raad zelf besluit.

Het fractievoorzittersoverleg is – namelijk – geen besluitvormend orgaan; daar kan (wel) afstemming plaatsvinden); 19. De onder 1 t/m 18 genomen besluiten bij de eerstvolgende herziening van het Reglement van Orde van de raad mee te nemen (dat is dit raadsvoorstel); 20. De werkgroep Vergadermodel te verzoeken een voorstel voor een herziening van het Reglement van Orde van de raad te laten opstellen (dat is dit raadsvoorstel). 21. De werkgroep vergadermodel na 6 maanden werken met het nieuwe vergadermodel een raadsbrede evaluatie te laten uitvoeren waarin bekeken wordt of we met het nieuwe model voldoen aan de vooraf gestelde 5 criteria en 10 randvoorwaarden (aangenomen amendement van 1 november 2022, nu meegenomen in het voorgestelde raadsbesluit bij dit raadsvoorstel). Indeling van het Reglement van orde voor de raad van Lelystad 2022 Zonder uitputtend te willen zijn dit aanvullend de belangrijkste uitwerkingen van het raadsbesluit welke zijn neergelegd in het reglement van orde. Voor meer details verwijzen we naar de toelichting per artikel, achter het reglement van orde. In artikel 1 staat wat in het reglement wordt verstaan onder bepaalde definities. In artikel 2 zijn de raadsgremia weergegeven en hun onderlinge verhouding. Het fractievoorzittersoverleg is beschreven in artikel 3 en de agendacommissie in artikel 4.

De voorzitter van de raad en de voorzitterspoule worden beschreven in artikel 5, de griffier in artikel 6 en het college in artikel 7. De (nieuwe) raadscommissies worden beschreven in artikel 8, 9 en 10. Daarin is ook een onderscheid gemaakt in het beeldvormende en oordeelvormende gedeelte van de (vak)commissie. Dat is bijvoorbeeld van belang voor participatie van belangstellenden of bij de vergadervorm. De toelating van nieuwe leden, fracties, burgerleden en benoeming wethouders wordt beschreven in artikel 11 tot en met 14. De raadsvergadering zelf wordt beschreven in artikel 15 tot en met 38. Daarin zijn een paar nieuwe werkwijzen geïntroduceerd (zoals artikel 15 verzendtermijn, artikel 17 over aankondiging website en lokale media, artikel 19 over spreektermijnen, artikel 23 aangaande de raadsactualiteit, artikel 38 aangaande digitaal en hybride vergaderen). De bevoegdheden van raadsleden - de zogenaamde raadsinstrumenten - worden beschreven in artikel 39 tot en met 48. Daarin zijn een paar nieuwe werkwijzen geïntroduceerd (zoals artikel 39 Amendementen, artikel 40 moties, artikel 45 technische vragen, artikel 46 mondelingen vragen). Dan volgen nog de slotbepalingen in artikel 49 – 51. Herziening Los van het uitwerken is het reglement ook geheel herzien aan de laatste eisen omtrent geheimhouding, etc. Het is nu helemaal up to date.

Kanttekeningen Vergaderstructuur wijzigt niet als vanzelf de vergadercultuur Welke invulling van het vergadermodel ook wordt gekozen, het model verandert op zich nog niet de onderlinge omgangsvormen en werkafspraken. De vergaderdiscipline staat of valt met de inzet en betrokkenheid van alle deelnemers aan de vergadering om zich aan de gemaakte afspraken te houden.

3

Financiën In het raadsvoorstel en raadsbesluit van 1 november 2022 is uitgegaan meerkosten bij een model met een toename van het aantal vergaderavonden. Die kosten zijn nog steeds ingeschat tussen de 20.000 en 40.000 euro. Dan gaat het alleen om de primaire kosten voor extra avonden aan ondersteunend personeel etc. De aanpassing van griffiepersoneel is mede afhankelijk van de hoeveelheid commissies, omdat per commissie een commissiegriffier en commissie-ondersteuner gewenst is. De komende maanden wordt gestart met het nieuwe model en zullen de kosten worden bijgehouden. Dan kan bij de in het raadsbesluit opgenomen evaluatie een nauwkeurige inschatting van de kosten worden gemaakt, afgezet tegen de kosten van het sessiemodel zoals dat tot en met het jaar 2022 wordt gehanteerd. Vervolg Na besluit van uw raad op 20 december 2022 kan in januari 2023 worden gestart met het nieuwe vergadermodel. Bijlagen

1. Reglement van orde voor de raad van Lelystad 2022 en toelichting 2. Vastgestelde vergaderschema 2023

Lelystad, De gemeenteraad van Lelystad, Namens de werkgroep Vergadermodel de griffier,

L.A. Wieringa

4

Raadsbesluit Nummer: De raad van de gemeente Lelystad, op voorstel van de voorzitter van de raad van de gemeente Lelystad d.d. ; B E S L U I T:

1. Het Reglement van orde voor de vergaderingen van de raad Lelystad 2022 vast te stellen. 2. De opdracht aan de werkgroep Vergadermodel om het vergadermodel te herijken en een nieuw reglement van orde op te stellen hiermee als afgerond te beschouwen. 3. Op grond van het nieuwe Reglement van orde voor de raad van Lelystad 2022 en aanpassingen van de Gemeentewet, technische aanpassingen van de Verordening Werkgeverscommissie, Verordening Vertrouwenscommissie, Commissie van de Rekening en de Verordening rechtspositie raadsleden gemeente Lelystad tegemoet te zien; 4. Naast de leden van de Agendacommissie, die qualitate qua een raadscommissie kunnen voorzitten, aanvullend de volgende raadsleden als commissievoorzitter te benoemen/aan te wijzen ter invulling van de voorzitterspoule: - a. - b. - c. etc 5. De werkgroep vergadermodel de opdracht te geven na 6 maanden werken met het nieuwe vergadermodel een raadsbrede evaluatie te laten uitvoeren waarin bekeken wordt of met het nieuwe model wordt voldaan aan de vooraf gestelde 5 criteria en 10 randvoorwaarden.

Lelystad, De raad van de gemeente Lelystad, de griffier,

de voorzitter,

5