368 MEMO Reglement van orde Raad voor Werkgroep.docx

MEMO Aan : Van : Blz : Datum : Betreft :

Leden van de raad Werkgroep Vergadermodel 3 15 december 2022 Memo n.a.v. vragen en opmerkingen in sessie van 6 december 2022 over

Aanpassing Reglement van orde voor de raad van Lelystad 2022.

Bijlage(n):

2 (gewijzigd Reglement van Orde Raad en gewijzigde toelichting)

Inleiding In de sessie van 6 december 2022 zijn vragen gesteld en opmerkingen gemaakt naar aanleiding van raadsvoorstel 368 Aanpassing Reglement van orde voor de raad van Lelystad 2022. Deze zijn zoveel mogelijk ter vergadering beantwoord door de voorzitter van de Werkgroep Vergadermodel. Na de vergadering heeft de Werkgroep ervoor gekozen u via deze memo nog een nadere verdieping van de antwoorden toe te zenden. Er is gekeken naar omissies en verduidelijkingen. Inhoudelijke keuzes zijn aan u als raad. U kunt deze informatie betrekken bij de besluitvorming over het raadsvoorstel op 20 december 2022. Eerst zal in de sessie Diversen gesproken kunnen worden over eventuele amendementen. We hopen dat u in de afweging daarover ook de informatie uit raadsvoorstel, reglement, toelichting en deze memo betrekt. In de aanloop naar de raadsvergadering zijn de voorzitter en alle leden van de werkgroep beschikbaar voor vragen en opmerkingen. Tenslotte is het Reglement van en voor de raad! 0. Naar aanleiding van de commissie is de tekst nog aangepast. De belangrijkste aanpassingen zijn hieronder vermeld. Verder is ambtshalve nog in artikel 5 een weggevallen tekst hersteld. Het betreft de benoeming van de voorzitters van de commissies door de raad. 1.

Artikel 28 Herstemming over personen Gevraagd werd of het volgens de huidige tekst van artikel 28 lid 1 mogelijk was of er meer personen de volstrekte meerderheid van de stemmen zouden kunnen krijgen, dan dat er plaatsen waren. In dat geval zou de tekst van het artikel moeten worden aangepast. Ter vergadering werd een tekstvoorstel gesuggereerd. Toegezegd werd om daar naar te kijken en indien dat het geval was, als werkgroep een tekstwijziging voor te stellen. Het is getalsmatig mogelijk dat er meer personen de volstrekte meerderheid van de stemmen zouden kunnen krijgen, dan dat er plaatsen zijn. Dat doet zich voor als de stemmen door de gecombineerde stemming zich ‘verdelen’ over veel kandidaten. En doordat de situatie zich ’kan’ voordoen wordt de volgende tekstwijziging in lid 1 voorgesteld: Artikel 28 Herstemming over personen (Lid 1) Personen die de volstrekte meerderheid hebben gekregen, worden - tenzij er niet genoeg plekken zijn geacht te zijn gekozen. (dat is het geval als bv er vijf plaatsen zijn en zes kandidaten de volstrekte meerderheid hebben behaald). In het geval er niet genoeg plekken zijn, worden de personen geacht te zijn gekozen die bij de stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Indien nodig wordt tot een tweede stemming overgegaan tussen kandidaten die hetzelfde aantal stemmen hadden.

(dat is het geval als bv er vijf plaatsen zijn en zes kandidaten de volstrekte meerderheid hebben behaald en twee daarvan met het zelfde aantal stemmen ex aequo op 5/6 eindigen).

De tekst in cursief staat alleen in de toelichting. 2. Spreekrecht Gevraagd werd naar spreekrecht in de raadsvergadering en hoe dat is vastgelegd in het reglement. En als het er niet in staat, of het dat wel kan of niet kan.

1

In de toelichting is het volgende opgenomen: In de artikelen 9 en 10 – en in Hoofdstuk 4 Raadsvergaderingen - worden de commissie- en raadsvergaderingen nader omschreven. Gekozen is om niet in dit reglement te bepalen hoe het er in detail uit moet zien, maar dit aan de agendacommissie over te laten om zo de nodige flexibiliteit te waarborgen. Samengevat wordt hierbij gewaarborgd dat de raadscommissie flexibel moet kunnen zijn in de agendasetting en de overlegvorm. Daarnaast wordt mogelijk gemaakt dat inwoners en belangstellenden vroegtijdig en zo nodig meer uitgebreid bij de besluitvorming kunnen worden betrokken. Dit is aanvullend op andere vormen buiten de raadscommissies, zoals buitenraden en werkbezoeken, raadsspreek- en inloopuren, bezoeken aan fracties en fractieberaden, etc. Dit opent ook de mogelijkheid om vanuit andere motieven een commissie- of raadsvergadering te organiseren, bijvoorbeeld vanuit het belang van het onderwerp, de behoefte aan een hoorzitting of natuurlijk waargenomen behoefte aan (spoed)debat.

Uitgangspunt is dat insprekers en meesprekers op het goede moment en de goede plek hun inbreng kunnen leveren en zelfs mee kunnen spreken. De werkgroep vindt dat het belangrijkste uitgangspunt. Naar de mening van de werkgroep komt dat inspreken het beste tot z’n recht in commissievergaderingen waar raadsleden meer kunnen doen dan alleen verhelderende vragen stellen, waar het college ook kan antwoorden en waar er toezeggingen gedaan kunnen worden. Dat komt het inspreken veel meer tot z’n recht en voelen inwoners zich veel meer gehoord naar ons idee. De griffie kan vanuit deze gedachte mogelijke insprekers ook adviseren welke wegen er openstaan en wat in een bepaalde casus de meest geëigende weg zou zijn. Ook raadsleden kunnen (bv bij het spreekuur) daar inwoners in de weg wijzen. Verder werd de vraag gesteld waarom er restricties zijn opgesteld voor het inspreken. Naar de mening van de werkgroep horen persoonlijke verhalen, onderlinge conflicten of conflicten met de gemeente niet thuis in beeld- of oordeelsvormende commissies of raadsvergaderingen. Of als iemand al in een recent verleden over bepaald onderwerp heeft ingesproken. Zo kanaliseer je enigszins wat waar wordt besproken. Gesuggereerd werd om dat aan de commissie zelf over te laten. De werkgroep weegt daarbij het volgende.

Het gesuggereerde klinkt in eerste aanleg sympathiek, maar past niet voldoende in de gedachte om mensen de goede weg te wijzen en teleurstelling te voorkomen. In de vraagstelling uit de sessie zou de indruk gewekt kunnen zijn dat het inspreken wordt beperkt. Het wordt echter verruimd ten opzichte van het huidige RvO. 3. Deadline voor moties en amendementen Ten behoeve van agendering en bespreking worden moties (artikel 40) en amendementen (artikel 39) uiterlijk de vrijdag voor een raadsvergadering voor 12:00 uur aan de griffie gestuurd. Verzocht werd in de sessie om de deadline op de maandag voor een raadsvergadering voor 12:00 uur te zetten. De werkgroep merkt op dat één van de uitgangspunten van de raad was om rust, ruimte en regelmaat te creëren. Daardoor zijn de raadsvergaderingen losgekoppeld van voorbereidende sessies als commissies en is er een extra week tussen de commissies en raad gecreëerd. Het halen van de deadline zou dus makkelijker moeten zijn, in dagen gezien. Daarnaast geldt de behoefte aan rust, ruimte en regelmaat ook om de tijd te hebben om als raadslid alles tijdig te kunnen lezen. Om die redenen heeft de werkgroep de deadline op de vrijdag gezet. Slechts in mindere mate speelt mee dat ook college, organisatie en griffie veel baat hebben bij een deadline vóór het weekend.

Het is aan u als raad om dit aan te passen als u dat wenst, alleen geeft de werkgroep u wel mee dat dan één van de belangrijkste pijlers van de opdracht die de werkgroep meekreeg, te weten rust en ruimte, hiermee minder gehaald wordt. Daarbij merkt de werkgroep tevens op dat een deel van de raad wel de uitgangspunten van en de noodzaak voor een nieuw vergadermodel onderschrijft, maar dan toch de gang van zaken van hoe het nu gaat wenst te behouden. En dan verandert er niets… Daarom adviseert de werkgroep om deze deadline eerst eens uit te proberen de komende maanden en dit als evaluatiepunt mee te nemen in de zomer 2023. 4. Ruimte voor debat in de raadsvergadering In de sessie werd gevraagd of er ruimte komt voor debat in de raad. Nu wordt gevoeld dat er eigenlijk alleen nog gesproken kan worden over moties en amendementen en dat er stemverklaringen kunnen worden uitgebracht. De werkgroep merkt op dat in het reglement van orde op diverse plaatsen wordt ingegaan op ruimte voor debat. In de toelichting is hierover het volgende opgenomen in onder andere artikel 19, 23 en 24: Artikel 19 Spreektermijnen en spreekregels De beraadslaging geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raad anders beslist. Spreektijden worden gehanteerd en gehandhaafd, maar niet zodanig dat er geen ruimte (spreektijd) meer is voor een goed inhoudelijk debat. (…)

2

1. 2.

3.

4.

Artikel 23 Raadsactualiteit Een vast onderdeel van de raadsvergadering is de Raadsactualiteit. Daarmee kan worden aangesloten bij de actualiteit, daardoor staat aan het begin van de raadsagenda geagendeerd. Het betreft een plenair gedeelte waarin de volgende actuele onderwerpen aan de orde kunnen komen: stand van zaken ingekomen stukken (zie art. 31). Het zal daarbij vooral gaan om actuele inhoudelijke punten, vanuit de controlerende rol van de raad; vragen aan college m.b.t. actualiteiten en de voortgang in bepaalde zaken (inlichtingen zoals bedoeld in de artikelen 169, lid 3, en 180, lid 3 van de wet). Het zal daarbij vooral gaan om actuele inhoudelijke punten, vanuit de controlerende rol van de raad; mededelingen van vertegenwoordigers van de raad in verbonden partijen en gemeenschappelijke regelingen of andere gremia. Het zal daarbij vooral gaan om actuele inhoudelijke punten, gericht op de controlerende rol van de raad; debat over moties vreemd aan de orde van de dag. Het zal daarbij vooral gaan om actuele inhoudelijke punten, vanuit de controlerende en/of kaderstellende rol van de raad. Het moet gaan om actualiteit om te kunnen voorkomen dat de vergadering enorm uitloopt met niet vooraf geagendeerde onderwerpen. Het onderdeel Raadsactualiteit beslaat maximaal 30 minuten.

Daarbij wordt de spreektijd op voorstel van de voorzitter verdeeld over die onderwerpen die goed gemotiveerd uiterlijk 10 uren voor het begin van de raadsvergadering bij de griffie zijn ontvangen. Artikel 23 creëert ruimte en geeft een duidelijke afbakening voor de beschreven onderwerpen. De afbakeningen in onderwerp en tijd zorgt voor een actueel en dynamisch blokje bespreking in de raad. Artikel 24 Besluitvorming De voorzitter sluit de beraadslaging als hij/zij vaststelt dat een onderwerp of voorstel voldoende is toegelicht, tenzij de raad anders beslist. Nadat de beraadslaging over alle onderwerpen – met uitzondering van de onderwerpen die worden aangehouden tot een volgende vergadering - is gesloten, vindt besluitvorming plaats. De voorzitter formuleert eerst het voorstel voor de te nemen beslissing. Vanaf dat moment is het niet meer mogelijk om amendementen of moties in te dienen óf inhoudelijk nog het woord te voeren aangaande dat voorstel. (…)

Waar het blok Raadactualiteit met name zal ingaan op de actualiteit, geven de spreektermijnen en spreekregels ruimte voor debat. Hoeveel is afhankelijk van de beschikbare tijd en hoe de spreekregels precies worden gehanteerd. Het zal echter meer ruimte geven dan nu het geval is. En daar is het vergadermodel ook op ingericht. Doordat de voorbereiding meer in de commissie kan plaatsvinden, is er ruimte gecreëerd in de raadsvergadering. De frequentie van de raadsvergaderingen neemt af, maar de vergaderduur op de avond zelf wordt weer verlengd. Het zit dus in de invulling zelf, het reglement van orde en het vergaderschema bieden genoeg ruimte voor debat. Het reglement van orde biedt genoeg ruimte; het gaat verder ook om houding en gedrag. 5. Hoe weten we hoe het in de praktijk allemaal gaat werken? In de sessie van 6 december jl. over het Vergadermodel en het Reglement van Orde van de Raad is toegezegd om een extra informatiebijeenkomst te organiseren. Deze bijeenkomst vindt plaats op donderdag 15 december 2022 van 20.00 tot 20.30 uur, in de raadzaal. De griffier zal dan via een presentatie ingaan op de belangrijkste veranderingen van sessie- naar commissiemodel. En op en hoe raadsleden en fractieassistenten zich daarop kunnen voorbereiden.

Aan de hand van een voorbeeldagenda van de commissievergadering en van de raadsvergadering zal de griffier ingaan op de vergaderorde, maar ook op het gebruik van raadsinstrumenten (zoals agendaverzoeken, vragen stellen, moties/amendementen etc). Wellicht is het niet de laatste informatie bijeenkomst hierover; maar zo zijn de raadsleden en fractieassistenten nu alvast in de gelegenheid om zich voor te bereiden op de eerste vergaderingen in januari welke gaan plaatsvinden volgens het nieuwe vergadermodel. Op verzoek is als bijlage ook een voorlopige indeling van de commissies toegevoegd.

3