366. Raadsvoorstel Verordening ambtelijke bijstand c.a. 2022

Voorstel aan de raad

Steller: Raadsgriffie J.A. Eshuis/T. Loosman

Onderwerp Verordening ambtelijke bijstand, fractieondersteuning en fractieassistentschap 2022 Voorgesteld besluit 1. De Verordening ambtelijke bijstand, fractieondersteuning en fractieassistentschap 2022 vast te stellen. 2. De fractieassistenten per 1-1-2023 een vaste maandelijkse vergoeding uit te keren volgens de systematiek als omschreven in de verordening. Samenvatting De Verordening ambtelijke bijstand, fractieondersteuning en fractieassistentschap 2022 is herzien. De belangrijkste wijzigingen zijn: 1. De verordening is aangepast op het nieuwe reglement van orde van de gemeenteraad (invoering nieuw vergadermodel/commissiestelsel. 2. In overeenstemming met eerdere besluiten van de raad ontvangen de fractieassistenten met ingang van 1 januari 2023 een vergoeding voor hun werkzaamheden en (net als raadsleden) ICT-middelen in bruikleen van de gemeente. 3. De wijze van verantwoording van de fractievergoeding is gewijzigd van 4-jaarlijks naar jaarlijks. Ook is de verantwoording vereenvoudigd. Accountantscontrole blijft mogelijk, maar is niet langer verplicht. Inleiding Vanwege de invoering van een nieuw vergadermodel en de wens om fractieassistenten een vergoeding voor hun werkzaamheden te verstrekken, is de Verordening ambtelijke bijstand, fractieondersteuning en fractieassistentschap herzien. Bij deze herziening is het VNG-model als uitgangspunt genomen.

Ook is de verordening aangepast aan de wens om de afrekening/vaststelling van de fractievergoeding jaarlijks plaats te laten vinden in plaats van na afloop van de vierjarige raadsperiode. Doel Actualisatie en aanpassing van de betreffende verordening vanwege de invoering van een nieuw vergadermodel en om over te kunnen gaan tot het geven van een vergoeding van gemeentewege aan de fractieassistenten. Argumenten De belangrijkste wijzigingen worden hieronder toegelicht. In de bijlagen is zowel de huidige verordening als de nieuw vast te stellen verordening opgenomen. Om de verschillen tussen beide verordeningen inzichtelijk te maken is een zogenaamde was-wordt-lijst bijgevoegd. 1. Jaarlijkse vergoeding en verantwoording over de fractievergoeding; geen vorming van reserves Voorgesteld wordt de fractievergoeding jaarlijks te verantwoorden en niet pas na afloop van de raadsperiode. Dit maakt het overzichtelijker waardoor de verantwoording sneller plaats kan vinden. In dit voorstel is ervoor gekozen om, als er op enig jaar geld van het voorschot overblijft, dit direct aan de gemeente terug te storten en dus geen reserves te vormen die aan het eind van de raadsperiode alsnog moeten worden afgerekend of meegenomen worden naar een volgende raadsperiode. Het “oppotten” van gemeenschapsgeld door fracties wordt niet wenselijk geacht. 2.

Geen verplichte accountantscontrole De wijze van verantwoording zal gaan wijzigen. Hierdoor zal de verantwoording op een uniforme, transparantere, snellere en digitale wijze, met een ingebouwde controle van de griffie gaan plaatsvinden. Hiermee wordt de noodzaak van een accountantscontrole geminimaliseerd.

Daarnaast is de controle door de accountant een intensief traject wat hoge kosten (ca. € 20.000,-) met zich meebrengt en zorgt voor veel aanvullend werk voor de griffie en de fracties. Het resultaat is een detailrapport met feitelijke bevindingen met weinig toegevoegde waarde en zekerheid. Waarbij over het algemeen niet (eenvoudig) vastgesteld kan worden of de bestedingen hebben bijgedragen aan de volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol van de fractie. Bepaalde zaken zullen wel ‘aannemelijk’ zijn, echter mag de accountant die invulling niet geven als deze een rapport van feitelijke bevindingen verstrekt. Dan wordt er alleen aangegeven of de besteding wel aan de taak bijdraagt, niet aan de taak bijdraagt of dat de accountant dat niet objectief kan vaststellen. In dit voorstel wordt er daarom voor gekozen om de controle van de accountant niet langer standaard plaats te laten vinden, maar blijft dit nog wel mogelijk op verzoek van de raad of het inzicht van de griffie. 3. Bepalingen over fractie-assistentschap geschrapt vanwege nieuw Reglement van orde In het nieuwe Reglement van orde dat ingaat per 2023 en uitgaat van een commissiemodel, is opgenomen wat een fractieassistent is, welke voorwaarden en verplichtingen hiervoor gelden en dat fractieassistenten automatisch lid zijn van de raadscommissies.

Om geen zaken dubbel te regelen, zijn de voorheen geldende bepaling over het fractieassistentschap uit deze verordening geschrapt. De relevante bepalingen in het nieuwe RvO luiden: Artikel 8 Commissies

1. 2.

De raad kan besluiten commissies in te stellen conform artikel 82, 83 of 84 van de wet; Van de op grond van dit reglement ex artikel 82 ingestelde commissies (de raadscommissies) zijn alle raadsleden en alle door de raad geïnstalleerde fractieassistenten automatisch lid.

Artikel 13 Toelating en ontslag fractieassistenten

1.

2. 3. 4.

Elke fractie heeft het recht om, via de fractievoorzitter, maximaal twee personen voor te dragen als fractieassistent die namens de fractie kunnen deelnemen aan de commissies ex artikel 82 en mogelijke andere commissies die de raad instelt. De artikelen 10,11, 12, 13 en 15 van de wet en de gedragscode voor de raad zijn van overeenkomstige toepassing op de fractieassistenten. Alvorens zijn functie te kunnen uitoefenen, legt een fractieassistent tijdens de vergadering van de raad, in handen van de voorzitter, de eed of verklaring en belofte af. Het fractieassistent lidmaatschap eindigt: a. wanneer de fractieassistent niet meer voldoet aan de vereisten zoals vermeld in lid 2; b. bij opzegging door de fractieassistent via een schriftelijke mededeling aan de griffie; c. bij opzegging door de voorzitter van de fractie die de fractieassistent heeft voorgedragen via een schriftelijke mededeling aan de griffie; d. als een fractie niet langer vertegenwoordigd is in de raad; e. bij installatie van een nieuwe gemeenteraad na de verkiezingen.

4. Vergoeding voor fractieassistenten toegevoegd Bij de Kadernota 2022 heeft de raad besloten middelen beschikbaar te stellen voor het geven van een maandelijkse vergoeding aan de fractieassistenten. Nu de raad overgaat tot het instellen van raadscommissies ex art 82 Gemeentewet en de fractie-assistenten hiervan lid zijn, is het mogelijk hiervoor aan te sluiten bij de Rechtspositieregeling voor decentrale politieke ambtsdragers en de gemeentewet. Voorgesteld wordt om vaste vergoeding per maand per commissielid te bepalen, gebaseerd op: o Het verwacht aantal (commissie)vergaderingen in de jaarkalender. Parallelle commissievergaderingen op één avond gezien worden als één commissievergadering. o Een gemiddelde aanwezigheidspercentage van 90%. De vergoeding wordt uitgekeerd ongeacht het aantal commissievergaderingen dat daadwerkelijk is bijgewoond. o Kilometers woon – werk verkeer te bepalen op basis van woonlocatie 5. ICT-vergoeding per fractieassistent wordt vervangen door bruikleenovereenkomst met gemeente Een commissielid heeft conform het rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers, net zoals een raadslid, recht op een ICT-voorziening van de ambtelijke organisatie, waarmee de werkzaamheden gedaan kunnen worden. Daarmee wordt een fractievergoeding voor ICT-voorzieningen overbodig.

Middelen die nu beschikbaar gesteld zouden worden aan de fractie voor ICT-voorzieningen, worden beschikbaar gesteld aan de ambtelijke organisatie om de ICT-voorzieningen te verzorgen. Deze situatie is overigens al zo georganiseerd met ingang van de nieuwe raadsperiode. De verordening is hierop aangepast .

Kanttekeningen Er zijn geen kanttekeningen bij dit voorstel. Wel zijn er keuzes gemaakt. Het wordt wenselijk geacht deze verordening in overeenstemming te brengen met het Reglement van Orde van de gemeenteraad, maar geen onderwerpen dubbel te regelen. Ook is het noodzakelijk om de vergoeding voor de fractieassistenten in een verordening te regelen. Uit praktische overwegingen is ervoor gekozen om deze verordening hiertoe aan te passen en niet de Verordening Rechtspositie raadsleden aan te passen. Reden is dat er wel een koppeling is gemaakt tussen het zijn van fractie-assistent en het zijn van raadscommissielid, maar dat het geen verplichting is voor fractie-assistenten om deel te nemen aan commissievergaderingen. Op deze wijze blijft het voor fracties mogelijk fractie-assistenten flexibel en ook voor andere taken in te zetten. Bijkomend voordeel is dat er ook geen begripsverwarring kan ontstaan met de eveneens in Lelystad vigerende Verordening rechtspositie Commissieleden (die geldt voor door het college ingestelde commissies) De nieuwe verordening is in overeenstemming met eerdere besluiten van de raad. Uitgangspunt is geweest om ten aanzien van de overige vergoedingen en de ICT-middelen de fractie-assistenten zoveel mogelijk gelijk te trekken met de raadsleden.

Het is uiteraard mogelijk om door middel van amendementen wijzigingsvoorstellen op de voorgestelde verordening in te dienen. Ook ten aanzien van de jaarlijkse afrekening en terugstorting van de voorschotten kunnen andere keuzes worden gemaakt. Bijvoorbeeld dat overschotten wel mogen worden meegenomen gedurende de raadsperiode. Terugstorten kan ook aan het einde van de raadsperiode plaatsvinden. Dit is echter administratief bewerkelijker. Zowel voor de fracties als voor de griffie. Daarom is dit niet voorgesteld. Financiën Bij de vaststelling van de begroting over 2022 heeft de raad middelen ter beschikking gesteld (€ 43.000,-) voor de fractieassistentenvergoeding. Wanneer alle fracties twee fractieassistenten hebben zal het budget niet volledig toereikend zijn. In de praktijk blijkt echter dat niet alle fracties gebruik maken van het maximaal mogelijk aantal fractieassistenten, waardoor het beschikbaar gestelde bedrag naar verwachting wel voldoende is. Onderstaande berekening geeft het maximaal aantal fractieassistenten weer, (momenteel zijn er 22 fractieassistenten aangesteld)

uitgangspunten aantal fractieassistenten vergoeding per vergadering(avond) aantal verwachte vergaderingen gemiddelde verwachte aanwezigheid kilometer vergoeding gemiddeld aantal km per vergadering

€

€

26 110,76 18 90% 0,21 10

Commissievergoeding - fractieassistenten Commissievergoeding - kilometervergoeding

€ € €

46.652 885 47.537

In kadernota 2022 beschikbaar gesteld nog te financieren:

€ €

43.000 4.537

De overige budgetten die nodig zijn om de uit deze verordening voortvloeiende kosten te dekken, zijn reeds opgenomen in de begroting van raad en griffie. Vervolg De verordening wordt bekend gemaakt, waarna deze inwerking treedt. De griffie zorgt met de ambtelijke organisatie voor uitbetaling van de betreffende vergoedingen per 1-1-2023. Bijlagen • • •

Verordening ambtelijke bijstand, fractieondersteuning en fractieassistentschap 2022 Was/wordt lijst Verordening ambtelijke bijstand, fractieondersteuning en fractieassistentschap 2020 (met wijzigingen bijhouden)

Lelystad, De gemeenteraad van Lelystad, de griffier,

L.A. Wieringa

Raadsbesluit Nummer: De raad van de gemeente Lelystad, op voorstel van de voorzitter van de raad van de gemeente Lelystad d.d. ; B E S L U I T: 1. De Verordening ambtelijke bijstand, fractieondersteuning en fractieassistentschap 2022 vast te stellen. 2. De fractieassistenten per 1-1-2023 een vaste maandelijkse vergoeding uit te keren volgens de systematiek als omschreven in de verordening. Lelystad, De raad van de gemeente Lelystad, de griffier,