362. RV Jaarverslag Toezicht Informatiebeheer 2021

Voorstel aan de raad Nummer: 362

Portefeuille: Programma: Taakveld:

S. Kruis 0 Bestuur en ondersteuning 0.1 Bestuur

Onderwerp: Jaarverslag toezicht informatiebeheer 2021

Voorgesteld besluit 1. Conform artikel 3 van de Archiefverordening 2020 kennis te nemen van het Jaarverslag 2021 Toezicht Informatiebeheer Gemeente Lelystad en de daarin opgenomen aanbevelingen met betrekking tot de gemeentelijke zorg voor de archieven en de naleving van de Archiefwetgeving in 2021. 2. In te stemmen met het Verbeterplan 2022 3. Kennis te nemen van de toezichtbrief van de Provincie Flevoland met daarin de bevindingen van de Provincie over de naleving van de Archiefwetgeving in 2020 en 2021.

Urgentie Raad Geen urgentie: Doordat de toezichtinformatie over 2021 door de gemeentearchivaris later is aangeleverd dan gebruikelijk, vindt de behandeling in de Raad niet tijdig plaats voor de reguliere oplevering aan de Provincie. Met de Provincie is afgesproken dat de aanbieding van de toezichtinformatie eenmalig later plaatsvindt. Voorstel kan in reguliere procedure.

Voorgaande besluitvorming • • • •

Toezicht 2018: College 10/9/2019 (190012749); Raad 12/11/2019 (195339946) Toezicht 2019: College 2/6/2020 (202034256); Raad 2/7/2020 (202054333) Toezicht 2020: College 15/6/2021 (26864); Raad 7/9/2021 (31211) Opschorting archieftoezicht 2021: College 5/7/2022 (41797); Raad 13/9/2022 (42386)

Inleiding Conform artikel 3 van de Archiefverordening Gemeente Lelystad dient het college van burgemeester en wethouders de gemeenteraad jaarlijks te informeren over de uitoefening van de aan hen opgedragen zorg voor de archiefbescheiden van Gemeente Lelystad (zogenaamde horizontale verantwoording). Daarnaast dient het college jaarlijks verantwoording af te leggen aan Provincie Flevoland over de uitvoering van de Archiefwet 1995 (verticale verantwoording). Dit conform de Wet Revitalisering Generiek Toezicht en de afspraken gemaakt in de Bestuursovereenkomst Interbestuurlijk Toezicht Flevoland 2019. Op 18 oktober 2022 heeft de gemeentearchivaris het Jaarverslag 2021 Toezicht Informatiebeheer Gemeente Lelystad (hierna Jaarverslag 2021, bijlage 1) aangeleverd. Dit verslag is opgesteld aan de hand van door de gemeente aangeleverde gegevens over het informatiebeheer. Het Jaarverslag 2021 kan gebruikt worden voor zowel de horizontale verantwoording van het College van B&W aan de gemeenteraad als verticale informatievoorziening richting de Provincie.

Uit het Jaarverslag 2021 blijkt dat er wederom opvolging is gegeven aan een groot deel van de aanbevelingen uit 2020. De gemeente is zich bewust van het belang van een goede informatiehuishouding en heeft aandacht voor de complexiteit van het digitale informatielandschap. Tevens wordt er een aantal nieuwe aanbevelingen genoemd voor de verdere optimalisatie van het (digitale) informatiebeheer bij de Gemeente Lelystad. Deze aanbevelingen zijn vertaald in het Verbeterplan 2021 (bijlage 4). Het effect van het opvolgen van aanbevelingen is dit jaar ook zichtbaar in de beoordeling door de Provincie Flevoland. De uitvoering van de archiefwettelijke taken door de Gemeente Lelystad over 2021 werd wederom beoordeeld als ‘adequaat’ (groen).

Argumenten 1. Conform artikel 3 van de Archiefverordening kennis te nemen van het Jaarverslag 2020 Toezicht Informatiebeheer Gemeente Lelystad en de daarin opgenomen aanbevelingen met betrekking tot de gemeentelijke zorg voor de archieven en de naleving van de Archiefwetgeving in 2020. 1.1 Op basis van de Archiefwet 1995 is Gemeente Lelystad verplicht haar archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te bewaren. 1.2 Op basis van de Archiefverordening 2020 dient het College van B&W de gemeenteraad jaarlijks te informeren over de uitoefening van de aan hen opgedragen zorg voor de archiefbescheiden van Gemeente Lelystad. 1.3 Het Jaarverslag 2021 Toezicht Informatiebeheer Gemeente Lelystad geeft de gemeenteraad goed beeld van de stand van zaken rondom de archivering en het informatiebeheer bij de Gemeente Lelystad. Daarnaast geeft het beeld waar bijsturing noodzakelijk is. 2 In te stemmen met het Verbeterplan 2022 2.1 De zorg voor de archieven en de naleving van de Archiefwetgeving is gemandateerd aan het team DIA. De aanbevelingen die gedaan worden door de gemeentearchivaris en door de Provincie Flevolands worden jaarlijks vertaald in het Verbeterplan. Vanuit het team DIA wordt er vervolgens uitvoering gegeven aan het Verbeterplan.

2.2 Aan de hand van het Verbeterplan kan de gemeenteraad zien hoe de invulling aan de aanbevelingen van de gemeentearchivaris gegeven zal worden en welke activiteiten in 2022 uitgevoerd zullen worden om het informatiebeheer verder te optimaliseren. 3

Kennis te nemen van de toezichtbrief van de Provincie Flevoland met daarin de bevindingen van de Provincie over de naleving van de Archiefwetgeving in 2019 en 2020. 3.1 De toezichtinformatie over 2020 is op 15 juni 2021 door het College vastgesteld en op 7 september 2021 door de Raad. Op 9 september 2021 is de toezichtinformatie gedeeld met de Provincie. Op basis van deze verantwoording heeft de Provincie op 16 februari 2022 haar beoordeling kenbaar gemaakt (bijlage 4). De Provincie beoordeelt de uitvoering van de archiefwettelijke taken als ‘adequaat’ (groen). De brief bevat ook een aantal aanbevelingen die grotendeels overeenkomen met de aanbevelingen van de gemeentearchivaris. Ook deze aanbevelingen zijn opgenomen in het Verbeterplan 2022.

Kanttekeningen Conform de afspraken gemaakt in de Bestuursovereenkomst Interbestuurlijk Toezicht Flevoland 2019, dient het college de Provincie uiterlijk op 15 juli te informeren over de uitvoering van de archief wettelijke taken. Doordat de toezichtinformatie over 2021 door de gemeentearchivaris later is aangeleverd dan gebruikelijk, vindt de behandeling in de Raad niet tijdig plaats voor de reguliere oplevering aan de Provincie. Met de Provincie is afgesproken dat de aanbieding van de toezichtinformatie eenmalig later plaatsvindt.

Financiën Geen. De activiteiten uit het Verbeterplan 2022 die betrekking hebben op de niet-overgebrachte archieven zullen worden uitgevoerd binnen de bestaande budgetten.

Vervolg Na de behandeling in de Raad zullen het Jaarverslag 2021 Toezicht Informatiebeheer Gemeente Lelystad en het Verbeterplan 2022 worden gedeeld met het college van GS, conform de wet RGT en bestuursovereenkomst IBT. Dit aan de hand van de concept uitgaande brief aan Provincie (bijlage 3). Door team DIA zal er verder uitvoering worden gegeven aan de verbetermaatregelen zoals benoemd in het Verbeterplan 2022.

Bijlagen 1. 2. 3. 4.

Jaarverslag 2021 Toezicht Informatiebeheer gemeente Lelystad Toezichtbrief van de provincie over 2020-2021 Concept uitgaande brief aan Provincie Verbeterplan 2022

Lelystad, 22 november 2022 Het college van de gemeente Lelystad, De loco secretaris, D.T. de Blieck – Visser *Dit voorstel is digitaal vastgesteld en ondertekend