359. Informatienota voor de raad - Horselenbergnorm en diversen

INFORMATIENOTA VOOR DE RAAD

Nummer: 359 Portefeuille: Programma: Taakveld:

Financiën Bestuur en ondersteuning 0.11 Resultaat van de rekening van baten en lasten

Datum:

1 december 2020

Onderwerpen: (1) Afdoening M9 – Horselenbergnorm. (2) Afdoening - Toezegging de raad te informeren inzake het terugvorderen van subsidies. (3) Afdoening - Toezegging de raad te informeren over intensivering controles < € 5000 subsidie. (4) Afdoening – Toezegging raad te informeren over het uitvoeren van een toets op eventuele dwarsverbanden tussen gesubsidieerde instellingen. (5) Afdoening – Toezegging de raad te informeren omtrent de voortgang aanbevelingen rekenkamerrapport. (6) Afdoening – Bij toekomstige incidentele subsidies die worden voorgelegd aan de raad voor besluitvorming (soortgelijk als Lelykracht), in het raadvoorstel aandacht te schenken aan de (a) penvoering, (b) governance, (c) monitoring, (d) resultaatomschrijving en (e) de samenwerking.

(1) DE RAAD NEEMT KENNIS VAN: - De hoogte van de bezoldiging van bestuurders en / of personeelsleden van gesubsidieerde instellingen / de gemeentelijke organisatie, afgezet tegen de zogeheten “Horselenbergnorm”. INLEIDING De raad heeft op 11 juni 2019 een motie aangenomen, waarin het college werd opgeroepen om: -

-

Na te gaan of er binnen de gesubsidieerde instellingen, alsmede de gemeentelijke organisatie, bestuurders en/of personeelsleden zijn die meer verdienen dan de “Horselenbergnorm”. Een overzicht te maken waaruit blijkt welke gesubsidieerde instellingen en afdelingen binnen de gemeentelijke organisatie de gevraagde informatie wel of niet overlegd hebben en indien van toepassing, per geval, het aantal overschrijdingen met de daar bijbehorende bedragen. Dit aan de raad ter beschikking te stellen (indien noodzakelijk vertrouwelijk) voor de begrotingsbehandeling 2020-2023.

De door de raad gevraagde inventarisatie beperkt zich tot de gemeentelijke organisatie zelf en de gesubsidieerde instellingen die op jaarbasis een subsidie ontvangen van €100.000 of meer. Via deze informatienota wordt de raad geïnformeerd over de uitkomsten van de uitgevoerde inventarisatie onder de meest recente openbaar beschikbare jaarstukken, zijnde die over jaarschijf 2018. Als basis voor de inventarisatie is gebruik gemaakt van de verplichting voor gemeenten en grotere gesubsidieerde instellingen om in de jaarstukken te rapporteren over de zogeheten WNT-norm (Wet Normering Topinkomens). Het doel van de WNT is het tegengaan van bovenmatige bezoldigingen en ontslagvergoedingen bij instellingen in de (semi)publieke sector. Deze rapportageverplichting maakt onderdeel uit van de accountantscontrole, waarbij de accountant naleving van de WNT door de desbetreffende instelling nagaat. In de jaarstukken moet zichtbaar worden gemaakt wat de bezoldiging is van de bestuurders, ook al is er van overschrijding van de WNT norm geen sprake. Deze informatie is vervolgens gebruikt bij de inventarisatie om te bepalen in hoeverre er sprake is van een overschrijding van de lokale ‘Horselenbergnorm’.

Om een vergelijking te kunnen maken is de bezoldiging van de huidige burgemeester volgens dezelfde voorschriften berekend; dus inclusief bijvoorbeeld de afdracht van opgebouwde pensioenverplichtingen. De “Horselenbergnorm” komt uit op afgerond €153.000 voor 2018 en €159.000 voor 2019. Deze bedragen liggen daarmee aanmerkelijk lager dan het individueel toepasselijk bezoldigingsmaximum dat van toepassing is binnen de WNT, met respectievelijk €189.000 voor 2018 en €194.000 voor 2019. KERNBOODSCHAP - Binnen de gemeentelijke organisatie zijn geen bestuurders of personeelsleden werkzaam die meer verdienen dan de “Horselenbergnorm”. - Binnen de instellingen die in 2018 subsidie ontvingen van de gemeente Lelystad zijn geen bestuurders of personeelsleden werkzaam die meer verdienen dan de “Horselenbergnorm”, behoudens de volgende uitzonderingen: o Stichting Icare jeugdgezondheidszorg (indirect, onderdeel van landelijk opererende partijen) o Stichting Kwintes (indirect, onderdeel van landelijk opererende partij) o Arriva Personenvervoer Nederland B.V. (indirect, commerciële marktpartij en dochterbedrijf van Deutsche Bahn) Stichting Icare jeugdgezondheidszorg maakt onderdeel uit van zorgconcern Esperia en dit zijn beide landelijk opererende organisaties.

Omgerekend naar een fulltime dienstbetrekking hebben twee bestuurders van Stichting Icare een bezoldiging ontvangen over 2018 die hoger ligt dan €153.000. Het gaat om een bezoldiging van respectievelijk €163.349 en €141.856 (over 11 maanden). Twee bestuurders van moederbedrijf Esperia hebben over 2018 eveneens een bezoldiging ontvangen die hoger ligt dan €153.000. Het gaat om een bezoldiging van respectievelijk €227.211 en €229.027, wat inhoudt dat er sprake is van een overschrijding van de maximale bezoldigingsnorm binnen de WNT. Bij beide gevallen is aangegeven dat het overgangsrecht WNT van toepassing is. Stichting Kwintes is eveneens een landelijk opererende organisatie, met een werkgebied van meer dan 50 gemeenten. Twee bestuurders hebben in 2018 een bezoldiging ontvangen die hoger ligt dan €153.000 (op basis van de WNT berekening). De bezoldiging blijft echter onder het individueel toepasselijk bezoldigingsmaximum dat van toepassing is binnen de WNT, zijnde €189.000 in 2018. Arriva is een commerciële marktpartij, die conform de Wet Personenvervoer is aanbesteed. De gemeentelijke bijdrage aan Arriva wordt juridisch gezien als een subsidie, aangezien het gaat om een (gedeeltelijke) vergoeding van dienstverlening geleverd aan derden. Het is aannemelijk dat er binnen deze grote organisatie(s) meerdere bestuurders een bezoldiging ontvangen boven de €153.000.

Aangezien het geen (semi)publieke organisatie betreft is de WNT niet van toepassing. De salarissen van de topbestuurders van de hierboven genoemde landelijk werkende organisaties maken geen onderdeel uit van de directe kosten die door de gemeente Lelystad gesubsidieerd worden, of slechts marginaal een doorwerking hebben in de overhead kosten van de totale organisatie.

In de jaarstukken 2019 is aandacht besteed aan de WNT. Via deze informatienota wordt aanvullend over de Horselenbergnorm gerapporteerd zoals gevraagd in de motie. Eén en ander in samenhang gepresenteerd met de beantwoording van andere vragen op het terrein van subsidies en subsidieverstrekking VERVOLG Met het versturen van deze informatienota beschouwt het college de motie “M9 – Horselenbergnorm” als afgedaan. (2) DE RAAD NEEMT KENNIS VAN: - Werkproces omtrent het terugvorderen van subsidies / controles INLEIDING Tijdens de behandeling van de programmabegroting 2020-2023 heeft het college toegezegd aan de raad kritisch te zijn op het terugvorderen van subsidies. Ter nadere verduidelijking informeren wij u hierover. Kernboodschap Vanaf 2016 is het team Subsidiebureau opgericht, waarin het gehele subsidieproces van aanvraag tot de eindverantwoording op een rechtmatige wijze is ingericht. Door de accountant wordt dit subsidieproces ook ieder jaar getoetst in het kader van de jaarrekening met een forse steekproef die wordt gedaan op subsidiedossiers. Indien er sprake is van het terugvorderen van subsidies dan is er veelal sprake van tweetal situaties: - De afgesproken prestaties zijn niet gehaald; - er is meer subsidie verstrekt dan er aan subsidiabele kosten verantwoord kan worden. Bij de verantwoording wordt getoetst of aan de afgesproken verplichtingen is voldaan.

Bij het overgrote deel van de subsidieportefeuille (in 2019 bijna € 30 mlj) dient een accountantsverklaring aangeleverd te worden bij de eindverantwoording om de bestedingen te onderbouwen. De betrokken beleidsmedewerker geeft een oordeel over de verrichte prestaties. Voor iedere subsidieverantwoording geldt dat bij twijfel er uitgebreide afstemming plaatsvindt met de desbetreffende instelling om de juiste informatie te verkrijgen en een goed oordeel te vormen voor het opstellen van een vaststellingsbeschikking. Indien deze lager is dan de beschikking, wordt het teveel aan verstrekte subsidie altijd teruggevorderd. De intensivering van de controle laat zich ook vertalen naar meer subsidiezaken bij de bezwaarschriften commissie en diverse processen bij de bestuursrechter en Raad van State. Voor het subsidieproces tot € 5.000 wordt veelal een directe vaststelling gedaan om de administratieve lasten te beperken. Hierbij hebben de begunstigden een actieve meldingsplicht indien niet aan de gestelde voorwaarden wordt voldaan. Op deze dossiers worden steekproeven gedaan om ter plekke een controle uit te voeren en de administratie te controleren. Indien hier onrechtmatigheden uit blijken, vindt een herziene vaststelling plaats en wordt het teveel aan subsidies teruggevorderd. VERVOLG Met het versturen van deze informatienota geeft het college gevolg aan de gedane toezegging.

Ook in de toekomst zal deze kritische houding ten aanzien van het terugvorderen van subsidies het uitgangspunt blijven.

(3) DE RAAD NEEMT KENNIS VAN: - Controles subsidieproces < € 5000 in relatie tot de uitvoeringskosten. INLEIDING Tijdens de sessie “subsidie Lelykracht” van 28 januari zijn door Leefbaar Lelystad vragen gesteld over de controle op de relatief kleine subsidies tot € 5.000 (uitvoeringskosten) in relatie tot intensivering van de controles hierop. De wethouder heeft toegezegd nog met uitgebreidere informatie hieromtrent te komen. Deze subsidies worden naar aanleiding van een advies van de VNG direct vastgesteld om de administratieve lasten voor de gemeentelijke organisatie en de initiatiefnemers te verkleinen. Dit betreft enkel bekende subsidierelaties. Nieuwe initiatieven dienen altijd een verantwoording aan te leveren die gecontroleerd wordt. Het feit dat er een directe vaststelling plaatsvindt, ontslaat de initiatiefnemer zich er niet van de gemeente actief te informeren indien bijvoorbeeld de activiteit niet doorgaat of er minder subsidie nodig is. Kernboodschap In 2019 zijn er in totaal 84 kleine subsidies verstrekt met een directe vaststelling. Met de accountant is afstemming geweest wat de omvang van de steekproef moet zijn om voldoende zicht te houden op een rechtmatige besteding. Dit betreft 15%. Door het Subsidiebureau worden jaarlijks 15 dossiers aan een nadere controle onderworpen. Dit is meer dan voorgeschreven door de accountant.

Het college ziet geen aanleiding wijzigingen door te voeren in de huidige werkwijze: -

het algemene beeld van de controles geeft hiertoe geen aanleiding; signalen van melders over mogelijke onrechtmatigheden worden onderzocht; indien van toepassing wordt een Bibob toets op het subsidiedossier uitgevoerd; intensivering van de controles heeft tot gevolg dat er meer inzet van ambtelijke capaciteit nodig is; de subsidieomvang van de 84 dossiers betreft € 224.000. Op de totale subsidieportefeuille van € 35.202.153 (nog geen 1%) is het niet verantwoord hier extra capaciteit voor in te zetten, waardoor minder controle capaciteit beschikbaar is voor de overige dossiers.

VERVOLG Met het versturen van deze informatienota beschouwt het college de gedane toezegging om meer informatie te verstrekken als afgedaan. Het college is van mening dat de huidige omvang voor een steekproef, op advies van de accountant, van voldoende omvang is.

(4) DE RAAD NEEMT KENNIS VAN: - Toets op eventuele dwarsverbanden tussen gesubsidieerde instellingen INLEIDING Tijdens de sessie “subsidie Lelykracht” van 28 januari zijn vragen gesteld over dwarsverbanden tussen gesubsidieerde instellingen. De wethouder heeft toegezegd nog met uitgebreidere informatie hieromtrent te komen. Bij een aanvraag voor een subsidie dient te allen tijde een begroting aangeleverd te worden waarin is opgenomen welke kosten er gemaakt worden en welke partijen deze kosten gaan maken. In de situatie waarin meerdere partijen samenwerken en een gesubsidieerde activiteit gaan realiseren en hiervoor kosten maken, is er sprake van een penvoerder. Deze penvoerder dient mede namens de andere partijen de aanvraag tot subsidie in en is onder meer verantwoordelijk voor alle verplichtingen die zijn opgenomen in de subsidiebeschikking. Ook is deze partij verantwoordelijk voor de verdeling van de subsidiemiddelen naar de andere partijen (afhankelijk van het aandeel in de begrote kosten), en voor het aanleveren van een transparante verantwoording ten behoeve van de vaststelling van de subsidie

na afloop van de gestelde projectperiode. Voordeel hiervan is dat de gemeente één partij heeft als aanspreekpunt en die tevens verantwoordelijk is voor alle verplichtingen die horen bij de subsidie. Kernboodschap Door het penvoerderschap zijn er dwarsverbanden tussen gesubsidieerde instellingen, die elkaar versterken in de uitvoering van de gesubsidieerde activiteit en het behalen van de gewenste output. Voorbeelden hiervan zijn het jongerenwerk 2020 en de (regionale) RIF subsidie voor Lelytalent. De afgelopen jaren is deze werkwijze steeds meer geformaliseerd. Waar voorheen werd uitgegaan van achterliggende projectplannen en begrotingen (waarover ook discussie is geweest bij Lelykracht), wordt dit nu transparanter en beter stuurbaar vastgelegd in het wettelijk kader (subsidiebeschikking/vaststelling). De komende subsidieperiode zal hierop scherp gestuurd worden. Daarnaast komt de situatie voor dat een organisatie die subsidie ontvangt van de gemeente Lelystad activiteiten inkoopt bij een andere organisatie die ook voor een deel van haar activiteiten wordt gesubsidieerd door de gemeente Lelystad. In zo’n situatie hebben we niet meer te maken met publiekrecht (subsidie), maar privaatrecht. De gesubsidieerde instellingen zijn vrij om zelfstandig te besluiten welke partijen ingehuurd worden om gesubsidieerde activiteiten of doelstellingen te realiseren.

Vervolg: Met het versturen van deze informatienota beschouwt het college de gedane toezegging om meer informatie te verstrekken als afgedaan.

(5) DE RAAD NEEMT KENNIS VAN: In de afgelopen jaren zijn er diverse ontwikkelingen doorgevoerd om het gemeentelijke subsidiebeleid transparanter te maken. Dit mede naar aanleiding van het in 2013 gepubliceerde rekenkamerrapport “Sturen of schaven” en de frequente inbreng van de Inwonerspartij. Tijdens de sessie “subsidie Lelykracht” van 28 januari heeft de wethouder de toezegging gedaan om deze ontwikkelingen binnen het gemeentelijke subsidiebeleid voor de raad inzichtelijk te maken. Met deze brief wordt de raad geïnformeerd over deze ontwikkelingen en wordt aan de hand van de aanbevelingen uit het rekenkamerrapport inzicht geboden in de huidige werkwijze. Algemeen In 2013 is er uitvoerig gediscussieerd over het rekenkamerrapport en de daarin opgenomen aanbevelingen. Het college heeft destijds aangegeven subsidies slechts als een instrument te beschouwen, dat door het college wordt ingezet om de door de raad vastgestelde maatschappelijke effecten te realiseren. In bepaalde gevallen voert de gemeente zelf werkzaamheden uit en in andere gevallen wordt een subsidie verstrekt aan een maatschappelijke instelling of wordt er een opdracht verstrekt. Het is afhankelijk van de context wat de optimale werkwijze is en het verstrekken van een subsidie is één van de mogelijkheden en geen doel op zich.

De aanbevelingen van de rekenkamer zijn uiteindelijk in gewijzigde vorm overgenomen door de raad. Het college heeft voorafgaand gereageerd op het voorgenomen besluit en op onderdelen aangegeven dat de uitvoering in de praktijk lastig vorm te geven is. Hieronder wordt voor elk van de zes aanbevelingen inzichtelijk gemaakt welke stappen er in de afgelopen jaren zijn gezet en tot welke verbeteringen dit heeft geleid.

Aanbevelingen rekenkamer 1. Het subsidiebeleid centraal te verankeren in de beleidscyclus en in de planning- en control cyclus door in het jaarverslag en in de begroting een vaste paragraaf subsidies op te nemen waarin van alle subsidies een overzicht is opgenomen van de subsidies van het afgelopen jaar en het huidige jaar en bij de begroting ook van het begrotingsjaar. De gemeente Lelystad heeft de afgelopen jaren verschillende stappen gezet om het subsidieproces te verbeteren. Zo is er een centraal Subsidiebureau in het leven geroepen, is er een nieuw

subsidieregistratie systeem aangeschaft (Key to Subsidies) en is de algemene subsidieverordening (ASVL) met de nieuwste inzichten herschreven in 2016 en door de raad vastgesteld. Ook is een start gemaakt met het digitaliseren van het aanvraagproces en worden transparante wettelijke kaders gemaakt middels subsidieregelingen. In de programmabegroting en jaarrekening is vanaf 2016 een overzicht opgenomen van de verleende subsidies (organisatie / bedrag). Doordat de programmabegroting en jaarrekening een momentopname zijn en niet een compleet beeld geeft, wordt van meerdere jaren het bedrag aan verleende subsidies inzichtelijk gemaakt. Tevens wordt een compleet beeld gegeven van de subsidieplafonds voor de diverse subsidieregelingen en maximale subsidieplafonds per opgenomen begrotingssubsidie.

2. Een beleidsnota over het subsidiebeleid aan de raad ter vaststelling voor te leggen, hierin toetsingscriteria voor het beoordelen van de evaluatie van subsidies op te nemen en het aantal subsidievormen te beperken. In 2016 is de nieuwe Algemene Subsidieverordening gemeente Lelystad (ASVL) van kracht geworden. Deze is opgesteld n.a.v. de nieuwste inzichten en aanbevelingen van de VNG. Met deze verordening hebben we een duidelijke structuur gecreëerd waarmee subsidies verstrekt kunnen worden. Er zijn nu nog drie soorten subsidies te onderscheiden die de wettelijke grondslag vormen voor subsidieverstrekking: - Subsidies die op basis van subsidieregelingen worden verstrekt; - subsidies die op basis van de programmabegroting worden verstrekt; - incidentele subsidies. Subsidies waarvoor meerdere begunstigden zijn, hebben een subsidieregeling (met subsidieplafond) waarin specifiek is opgenomen voor welk doel en welke activiteiten subsidie kan worden aangevraagd. Potentiele aanvragers hebben hiermee gelijke kansen om een subsidie aan te vragen. Het college stelt hiervoor de subsidieplafonds vast en deze worden gepubliceerd voor kennisgeving. De subsidies die jaarlijks worden verstrekt aan verenigingen en stichtingen zijn met naam opgenomen in de programmabegroting en de maximale subsidieplafonds.

Dit komt de transparantie ten goede en hiermee is tevens een formeel subsidieplafond gecreëerd. Daarnaast kan er sprake zijn van activiteiten waarvan de concrete uitwerking gedurende het kalenderjaar plaatsvindt. In dergelijke situaties kan het zijn dat subsidieverlening als meest passende financieringsvorm naar voren komt. Dergelijke subsidies worden gekarakteriseerd als incidentele subsidies. U vraagt inzicht in de specifieke toetsingscriteria die gebruikt worden voor de evaluatiedoeleinden. Hierbij plaatsen wij de kanttekening dat subsidieverlening slechts één van de beleidsinstrumenten is om een beleidsdoelstelling te realiseren. Dit roept de vraag op hoe een separate nota over subsidiebeleid zich verhoudt tot de inhoudelijke beleidsnota’s. In het bijzonder geldt dit voor het opnemen van toetsingscriteria voor het beoordelen van de evaluatie van subsidies. Bij het sec evalueren van subsidies is het risico aanwezig dat de evaluatie niet of onvoldoende aansluit bij een evaluatie van het beleid in brede zin en daarmee weinig tot geen inzicht biedt in de effectiviteit van het beleid. Daarom wordt in de beleidsnota’s een aparte evaluatieparagraaf hieromtrent opgenomen. Net zoals nu ook een financiële paragraaf of een communicatieparagraaf onderdelen vormen van beleidsnota’s. In een dergelijke paragraaf wordt expliciet gemaakt waarop de evaluatie zich zal richten.

In ieder geval zal daarbij de volgende vraag aan de orde komen: heeft de interventie, de maatregelen of de aanpak waar subsidie voor is verleend, zich bewezen in de praktijk? Met andere woorden: heeft de gesubsidieerde activiteit bijgedragen aan het bereiken van één of meer beleidsdoelstellingen?

3. De belangrijkste beleidsdoelen en de gewenste maatschappelijke effecten SMART te formuleren en deze te koppelen aan elke verstrekte subsidie. Helder geformuleerde beleidsdoelen zijn van groot belang om beleid eenduidig te kunnen evalueren. SMART geformuleerde beleidsdoelen kunnen er aan bijdragen de doelmatigheid en effectiviteit van het beleid te kunnen toetsen. De overheid streeft er in het algemeen naar de bureaucratische lasten- en regeldruk in de samenleving stelselmatig te verminderen. Zeker voor kleine organisaties kan een verhoogde lastendruk een dermate hoge drempel zijn dat van een subsidieaanvraag wordt afgezien. Gevolg is dat activiteiten die mogelijk bij zouden kunnen dragen aan het beoogde beleidsdoel niet meer worden uitgevoerd. Vanuit dit perspectief is het van belang een goede afweging te maken met betrekking tot de proportionaliteit. Dit vertaalt zich in de vraag of en in welke mate aan elke verstrekte subsidie een directe koppeling van de belangrijkste beleidsdoelen en gewenste maatschappelijke effecten moet worden gemaakt, en wordt hierbij ook rekening gehouden met de omvang en impact van de subsidie en de belasting voor de betreffende organisatie? Er worden door de gemeente op verschillende beleidsterreinen (o.a. sport, cultuur en welzijn) tientallen kleine subsidies verleend voor activiteiten die uitgevoerd worden door vrijwilligersorganisaties.

De omvang van deze subsidies varieert van enkele honderden tot enkele duizenden euro’s per activiteit. Voor deze organisaties is het veelal niet mogelijk om voor deze kleine subsidies een directe koppeling aantoonbaar te maken met de gemeentelijke beleidsdoelen en de beoogde maatschappelijke effecten. Gemeten op een totaal beleidsterrein is het effect misschien nog wel meetbaar te maken, maar per individuele subsidie niet. Daarnaast is de totale financiële omvang van deze groep subsidies relatief beperkt. Minder dan 1% van de totale subsidieportefeuille. Voor wat betreft de grotere subsidieverstrekkingen is de omvang en impact van de subsidie aanzienlijk groter en de inhoudelijke bijdrage aan de verschillende beleidsdoelen duidelijker. Verder beschikken de ontvangers van een subsidie van €1 miljoen of meer doorgaans over een professioneel bureau en wordt er jaarlijks een uitgebreide verantwoording afgelegd over de bestede subsidie, inclusief accountantscontrole. Voor deze organisaties is het legitiem om vooraf afspraken te maken over en periodiek inzicht te bieden in de gerealiseerde effecten op basis van SMART geformuleerde beleidsdoelen. Kanttekening hierbij is dat SMART formuleren van beleidsdoelen de effectiviteit van beleid ook kan hinderen.

Evaluatie van beleid hoeft niet hetzelfde te zijn als het nauwgezet volgen van de prestaties van gesubsidieerde instellingen; hun activiteiten en deelnemers (met de focus op aantallen) en/of de financiële positie en afgezet tegen de ontvangen subsidie. Het SMART-formuleren van de doelstellingen heeft dan het risico in zich dat het een doel op zichzelf kan worden; een invuloefening en een versmalde focus op afgesproken prestaties. Het creëert een schijnzekerheid waarbij de relatie tussen de resultaten en het beoogde beleidsdoel verloren gaat. Beleid ontwikkelt zich pas goed wanneer de subsidieverstrekker stelselmatig in overleg treedt met de uitvoerende instellingen over de resultaten die de instellingen behalen in relatie tot de beoogde beleidsdoelen. In dergelijke gesprekken wordt continue gekeken naar de kwaliteit van de activiteiten, de deelnemers, de waarde voor de deelnemers en de waarde en het effect voor de samenleving. In theorie kan op basis van deze gesprekken tot andere prestatieafspraken worden gekomen om de beleidsdoelen te realiseren. Dit hoeft elkaar niet te bijten, sterker nog, wanneer beide invalshoeken worden benut versterken ze elkaar. Dit verschilt uiteraard per situatie.

4. De evaluatie (op doelmatigheid en doeltreffendheid) van subsidieverstrekking een vast onderdeel te maken van de subsidiecyclus door in elke tweede jaar van een raadsperiode een evaluatierapport aan de raad voor te leggen over de doelmatigheid en doeltreffendheid van de verstrekte subsidies aan de grotere instellingen. In zijn algemeenheid delen wij de opvatting dat wanneer beleid periodiek wordt geëvalueerd, het gemeentelijk beleid aan kwaliteit en effectiviteit wint. Een gedegen evaluatie van het beleid kan inzicht bieden of de beoogde maatschappelijke doelstellingen daadwerkelijk zijn gehaald en kan inzicht geven welke beleidsinstrumenten goed of minder goed werken. Het beleid op de diverse terreinen wordt

periodiek geëvalueerd, doorgaans voordat een nieuw voorstel wordt gedaan en is een vast onderdeel van de beleidscyclus. Een subsidie is een onderdeel van een beleidsontwerp en wordt als zodanig dus niet op zichzelf geëvalueerd. Immers het geheel aan maatregelen dat is genomen in een tijdsbestek draagt bij aan het realiseren van effecten. In de afgelopen twee bestuursperiodes was het gebruikelijk om halverwege een tussentijdse evaluatie van het raadsprogramma op te stellen. Hierbij wordt uiteraard gekeken naar de specifieke doelen en ambities uit het raadsprogramma. De verstrekte grotere subsidies dragen hier natuurlijk ook aan bij. Bij toekomstige tussentijdse evaluaties zal eveneens nadrukkelijk aandacht worden besteed aan de resultaten van gesubsidieerde instellingen in relatie tot de ambities genoemd in het raadsprogramma.

5. Een openbaar subsidieregister aan te leggen. Door de aanschaf van de nieuwe subsidiedatabase Key to Subsidies en interne werkafspraken kan nu een helder overzicht worden gegeven van de subsidies die in een openbaar subsidieregister worden gepubliceerd op de website van de gemeente Lelystad. Deze wordt frequent bijgewerkt met actuele gegevens, in ieder geval 2x per jaar. In het subsidieregister worden diverse gegevens inzichtelijk gemaakt zoals de aanvrager, subsidiegrondslag, projectnaam, status, en de verleende of vastgestelde subsidiebedragen.

6. Bij besluitvorming over verstrekken van of bezuinigen op subsidies expliciet de doelmatigheid en doeltreffendheid te betrekken. De gemeente Lelystad verleent veelal een subsidie om een doelstelling van beleid te realiseren. Met andere woorden: subsidie is een beleidsinstrument, niet de minste, maar één van de vele. Dit maakt dan onderdeel uit van een beleidsplan. Wanneer de gemeente een nieuw beleidsplan opstelt wordt allereerst het oude geëvalueerd. Beoordeeld wordt of de gestelde beleidsdoelen zijn bereikt. Daarmee wordt de effectiviteit van het desbetreffende beleid vastgesteld. En dus niet de effectiviteit van de subsidieverlening op zich. Het is daarnaast erg arbeidsintensief om voor alle kleinere subsidies dit exact te onderzoeken en te benoemen. Aan de verstrekte subsidie ligt dan immers veelal ook al een subsidieregeling ten grondslag als wettelijk kader. Hierin is reeds door het college bepaald voor welk doel en welke activiteiten er subsidie kan worden aangevraagd. In de programmabegroting en jaarstukken is de laatste jaren een verbeterslag doorgevoerd, zodat inzichtelijker wordt gemaakt welke activiteiten worden uitgevoerd en wat de te bereiken effecten zijn.

Vervolg Mede naar aanleiding van het rekenkamerrapport en de inbreng vanuit de raad zijn er de afgelopen jaren de nodige stappen gezet op het gebied van control op subsidieverlening en het subsidieproces. Dit blijft de aandacht houden van het college. Met het versturen van deze informatienota beschouwt het college de gedane toezegging om meer informatie te verstrekken als afgedaan.

(6) DE RAAD NEEMT KENNIS VAN: Bij toekomstige incidentele subsidies die worden voorgelegd aan de raad voor besluitvorming (soortgelijk als Lelykracht), in het raadvoorstel aandacht te schenken aan: a) penvoering; b) governance; c) monitoring; d) resultaat omschrijving; e) samenwerking.

INLEIDING Tijdens de sessie “subsidie Lelykracht” van 28 januari is gevraagd een nadere uiteenzetting te geven van de genoemde punten, met als doel deze onderdelen standaard mee te nemen in raadsvoorstellen bij incidentele subsidies soortgelijk als Lelykracht. De wethouder heeft toegezegd met een nadere uiteenzetting te komen.

a) Penvoering De penvoerder is één van de deelnemende organisaties in het samenwerkingsverband, en is de contactpersoon voor de gemeente. De penvoerder is onder andere verantwoordelijk voor:  Het indienen en verantwoorden van de subsidieaanvraag namens het gehele samenwerkingsverband;  het doorgeven van wijzigingen in het projectplan of de begroting, namens alle deelnemers van het samenwerkingsverband;  het goed informeren van alle deelnemers in het samenwerkingsverband. SUBSIDIEVOORWAARDE De subsidieaanvraag wordt ingediend door de penvoerder van het samenwerkingsverband. Bij de subsidieaanvraag wordt een verklaring bijgevoegd waaruit blijkt dat alle deelnemers aan het samenwerkingsverband instemmen met de penvoering en de inhoudelijke en financiële verantwoording door de penvoerder. Tevens wordt de penvoerder gemachtigd om eventuele (terug)betalingen te verrichten als de gemeente subsidie of voorschotten terugvordert. Voorwaarden worden vastgelegd in de beschikking.

b) Governance De Governance is bij subsidie vooral van belang voor de onafhankelijkheid van het interne toezicht. Met andere woorden: waarborgen van samenhang en transparantie in het bestuur en (raad van) toezicht van een organisatie, met het oog op een efficiënte en effectieve realisatie van beleidsdoelstellingen. SUBSIDIEVOORWAARDE Bij de subsidieaanvraag wordt aangegeven op welke wijze het bestuur en de interne (raad van) toezicht richting het samenwerkingsverband is georganiseerd.

c) Resultaatomschrijving In een strategische doelstelling wordt de verandering omschreven die met de activiteiten wordt beoogd (de outcome of impact). In een operationele doelstelling wordt beschreven op welke wijze (output) deze verandering wordt nagestreefd. SUBSIDIEVOORWAARDE Bij de subsidieaanvraag wordt aangegeven welke resultaten door het samenwerkingsverband worden nagestreefd. Hierbij wordt een onderscheid gemaakt tussen de beoogde resultaten op strategisch niveau (outcome of impact) en de resultaten op operationeel niveau (output).

d) Monitoring Monitoring is een vorm van evaluatie waarbij je na invoering van beleid of het doen van activiteiten inzicht probeert te krijgen in de voortgang van de uitvoering en doelrealisatie, om waar nodig te kunnen bijsturen. SUBSIDIEVOORWAARDE Bij de subsidieaanvraag wordt aangegeven wanneer en op welke wijze de monitoring van de output en de outcome en impact van de gesubsidieerde activiteiten wordt uitgevoerd. Ook zal bij tussentijdse verantwoording de algemene voortgang worden geduid op zowel inhoud als op financiën.

e) Samenwerking Samenwerking dient altijd bij te dragen aan een effectievere en efficiëntere taakinvulling. Samenwerking is dus nooit een doel op zich. Niet de organisaties in het samenwerkingsverband, maar het vraagstuk staat centraal.

SUBSIDIEVOORWAARDE Bij de subsidieaanvraag wordt expliciet omschreven waarom de samenwerking wordt aangegaan, welk vraagstuk met de samenwerking wordt opgelost en hoelang de samenwerking gaat duren. Met andere woorden: wat is de toegevoegde waarde van het samenwerkingsverband ten opzichte van de individuele activiteiten van de betrokken samenwerkingspartners? VERVOLG Met het versturen van deze informatienota beschouwt het college de gedane toezegging om meer informatie te verstrekken als afgedaan. Bij nieuwe voorstellen aan de raad waar incidentele subsidiering van toepassing is, zal bovenstaand meegenomen worden in het raadsvoorstel en wettelijk kader.