353. informatienota - subsidieproces 2021 irt de coronamaatregelen

INFORMATIENOTA VOOR DE RAAD

Nummer: 353 Portefeuille: Programma: Taakveld:

Financiën Bestuur en ondersteuning 0.11 Resultaat van de rekening van baten en lasten

Datum:

24 november 2020

Onderwerp: Subsidieproces 2021 in relatie tot de coronamaatregelen

DE RAAD NEEMT KENNIS VAN: -

Subsidieproces 2021 in relatie tot de coronamaatregelen

INLEIDING Diverse instellingen, verenigingen en stichtingen zijn in de loop van 2020 geconfronteerd met de coronamaatregelen die zijn doorgevoerd teneinde verspreiding van het coronavirus tegen te gaan. Dit heeft in veel gevallen geleid tot het niet, of in beperkte mate, doorgang vinden van de geplande activiteiten. In het geval dat de afgesproken prestaties niet worden gerealiseerd, wordt er doorgaans overgegaan tot het deels of geheel terugvorderen van de reeds verstrekte subsidie. Het college heeft gezien de onvoorziene corona omstandigheden in 2020 echter alle begrip voor de financieel lastige en onzekere situatie waarin veel van de gesubsidieerde organisaties terecht zijn gekomen. Effect op de verstrekte subsidies in 2020 Met name de grotere instellingen hebben te maken met doorlopende vaste kosten en zijn in de praktijk in belangrijke mate afhankelijk van een gemeentelijke begrotingssubsidie. In nauw overleg met deze instellingen is er in het afgelopen periode gekeken naar reële mogelijkheden om als gemeente een rechtmatige bijdrage in de oplossing te leveren. Zo is het bijvoorbeeld logisch dat het Agora theater in 2020 minder voorstellingen heeft kunnen draaien met minder bezoekers. Het terugvorderen van de verstrekte subsidie zou in dit soort gevallen niet oppertuun zijn.

Deze gesubsidieerde instellingen hebben te maken met doorlopende vaste kosten voor het instandhouden van de organisatie. Om die reden heeft het college – bij wijze van uitzondering – een nieuw subsidiebesluit moeten nemen op basis van een aangepaste onderbouwing. Door het nemen van een nieuw subsidiebesluit kan de reeds verstrekte subsidie gehandhaafd blijven, ook al is de prestatie niet volledig gerealiseerd. Bovendien is via deze weg een rechtmatig subsidieproces geborgd en blijft de accountantsverklaring bij subsidies boven de € 100.000,- over de feitelijke besteding van de middelen over het gehele jaar 2020 leidend in hoeverre er wel/niet tot terugvordering overgegaan moet worden.

In het geval van verstrekte subsidies beneden de € 100.000,- is er aan verenigingen en stichtingen gevraagd een onderbouwing van de gemaakte kosten aan te leveren. Alleen aantoonbaar gemaakte (voorbereidings)kosten komen in aanmerking voor subsidie. De rest zal worden teruggevorderd. Dit is rechtmatig door de hardheidsclausule waar een beroep op kan worden gedaan indien er sprake is van onvoorziene omstandigheden. Effect op de te verstrekken subsidies in 2021 Helaas is de verwachting dat ook voor aankomend jaar 2021 corona voor beperkingen lijkt te gaan zorgen. Het verschil met dit jaar is echter dat de gemeente zich er beter op kan voorbereiden. Er zijn drie soorten subsidiestromen, te weten: de begrotingssubsidies welke zijn opgenomen in de programmabegroting per instelling, de subsidies middels subsidieregelingen (kleinere subsidies voor o.a. sport, cultuur en vrijwilligerswerk) en de incidentele subsidies. Per subsidiesoort gaat gewerkt worden met een aangescherpt werkproces binnen de mogelijkheden van de wettelijke kaders. De Algemene Subsidieverordening Gemeente Lelystad (ASVL) biedt de mogelijkheid om de wijze van bevoorschotting op te nemen in de subsidiebeschikking. Bij subsidieaanvragen op grond van subsidieregelingen en incidentele subsidies, wordt beoordeeld of er uitvoeringsrisico’s zijn in relatie tot corona.

Hierin wordt bijvoorbeeld meegewogen of er voor de desbetreffende activiteit in 2020 ook beperkingen waren i.v.m. corona. Een voorschot wordt betaald zodra aannemelijk is gemaakt dat de activiteit door kan gaan. Verder wordt in de subsidiebeschikking concreet benoemd dat de subsidie verbonden is aan de concrete uitvoering van de afgesproken activiteiten. De eventuele voorbereidingskosten zijn dan, bij het niet doorgaan van de activiteit, voor rekening en risico van de aanvrager. De begrotingssubsidies zijn veelal subsidies met grotere omvang aan de sociale partners in de stad (bijvoorbeeld het sportbedrijf, MDF, stichting Welzijn, stichting Agora) en zijn opgenomen met naam instelling en bedrag in de programmabegroting. De raad heeft hiermee een maximaal bedrag gereserveerd voor subsidiëring in 2021. De subsidie is veelal ter dekking van de vaste kosten zoals personeelskosten en huur waardoor het uitstellen van bevoorschotting hier geen optie is. Gedurende het jaar wordt aan de instellingen gevraagd inzicht te geven in de actuele stand van zaken, waarmee knelpunten vroegtijdig gesignaleerd kunnen worden. Op basis hiervan kan het college dan eventueel een nieuw subsidiebesluit nemen om de rechtmatige besteding te borgen. De bestedingen van de subsidies vanaf € 100.000,- worden na afloop van het subsidiejaar aangetoond met een accountantsverklaring.

KERNBOODSCHAP In het subsidiejaar 2021 komt er geen beperking op het aanvragen van subsidies. Zoals gebruikelijk kan een ieder gebruik maken van de subsidiemogelijkheden die de gemeente biedt. In onderstaande alinea’s staan de aanscherpingen van de werkprocessen op het vlak van de verschillende subsidiesoorten. Met deze aanscherping wordt er gewerkt binnen de gestelde kaders van de ASVL. Werkproces begrotingssubsidies 2021 - Dit betreft vooral de grote jaarlijkse subsidies voor onze (grote) sociale partners in de stad. De betrokken vakafdelingen en accounthouders stimuleren de partners realistische subsidieaanvragen in te dienen met - indien nodig - een risico paragraaf in relatie tot corona; - Aanvragen komen in aanmerking voor de reguliere voorschot betalingen; - Indien in de loop van 2021 afgesproken prestaties sterk gaan afwijken van de verwachte realisaties (maar wel vaak de volledige subsidie nodig is voor gemaakte kosten), dan wordt hiervoor een nieuw subsidiebesluit voorgelegd aan het college; - Bij subsidies hoger dan € 200.000,- wordt conform het wettelijk kader van de ASVL, een tussentijdse rapportage omtrent de verrichte activiteiten en de daaraan verbonden resultaten, uitgaven en inkomsten ingediend bij de gemeente.

De termijn voor indiening van de tussentijdse rapportage wordt bij verleningsbeschikking bepaald en dient uiterlijk 1 september 2021 te worden aangeleverd; - Bij subsidies hoger dan € 500.000,- wordt conform het wettelijk kader van de ASVL, maximaal voor ieder kwartaal een tussentijdse rapportage omtrent de verrichte activiteiten en de daaraan verbonden resultaten, uitgaven en inkomsten ingediend bij de gemeente. De termijn voor indiening van de tussentijdse rapportage wordt bij verleningsbeschikking bepaald en wordt uiterlijk 6 weken na afloop van het desbetreffende kwartaal aangeleverd.

Werkproces voor subsidieregelingen en incidentele subsidies 2021 - Activiteiten komen in aanmerking voor een (gedeeltelijke) voorschotbetaling, nadat aannemelijk is gemaakt dat de activiteit kan worden uitgevoerd; - Kosten komen alleen voor subsidie in aanmerking als de activiteit daadwerkelijk is uitgevoerd. In de situatie waarbij de activiteit niet door gaat en er wel voorbereidingskosten zijn gemaakt, komen deze niet in aanmerking voor subsidie (behoudens onvoorziene omstandigheden, niet zijnde corona gerelateerd). Er wordt hierover een bepaling in de subsidiebeschikking opgenomen; - Bij doorgaan van de activiteit maar in aangepaste vorm, zal worden beoordeeld of dit past binnen de gestelde kaders van desbetreffende subsidieregeling en vergt eventueel een aangepast besluit. De gesubsidieerde instelling heeft een actieve meldingsplicht.

VERVOLG Met bijgaande aanscherping van de werkprocessen wordt gewerkt binnen de kaders van de ASVL die door de raad is vastgesteld en maakt het college gebruik van de mogelijkheden die het wettelijk kader biedt. Subsidies worden in 2021 verstrekt onder een aantal aanvullende voorwaarden, zodat een rechtmatig subsidieproces zal worden geborgd.