296. RV Actualiseren Verordening Commissie Bezwaarschriften

Voorstel aan de raad Nummer: 296

Portefeuille: Programma: Taakveld:

I.A. Bakker 0 Bestuur en ondersteuning 0.1 Bestuur

Onderwerp: Actualiseren Verordening Commissie Bezwaarschriften

Voorgesteld besluit 1. De Verordening Commissie Bezwaarschriften Lelystad 2023 vast te stellen.

Urgentie Raad Geen urgentie: Er is geen datum waarvoor dit besloten moet zijn door de raad. Voorstel kan in reguliere procedure.

Voorgaande besluitvorming De raad heeft op 17 december 2019 de Verordening Commissie Bezwaarschriften Lelystad 2020 vastgesteld. Dit is de huidige verordening. Hierin is de werkwijze vastgelegd met betrekking tot de bezwaarprocedure. Voorgesteld wordt om deze verordening actualiseren, dat wil zeggen de nieuwe Verordening Commissie Bezwaarschriften Lelystad 2023 vast te stellen onder gelijktijdige intrekking van de Verordening Commissie Bezwaarschriften Lelystad 2020.

Inleiding Tegen besluiten van het college en de burgemeester en in sommige gevallen tegen besluiten van de raad staat bezwaar open. Het is belangrijk dat deze bezwaren op een goede manier worden behandeld. Het zorgt voor draagvlak en begrip voor de besluitvorming. Uitgangspunt is dat bezwaren tijdig, laagdrempelig en duidelijk worden behandeld, gericht op een oplossing. In de Verordening Commissie Bezwaarschriften is neergelegd hoe de bezwaarschriftprocedure binnen Lelystad is vormgegeven. Deze verordening heeft betrekking op alle bezwaren, met uitzondering van de bezwaren tegen gemeentelijke belastingen. Na ontvangst van een bezwaarschrift wordt deze gescreend om te beoordelen of een zaak zich leent voor een informele aanpak of voor mediation. Ongeveer twee op de drie bezwaarschriften worden op informele wijze afgehandeld. Eén derde van de bezwaarschriften volgen de formele bezwaarprocedure. In de eenvoudigere zaken vindt een ambtelijke hoorzitting plaats, en in de complexere of gevoeligere zaken vindt een hoorzitting plaats bij de onafhankelijke commissie bezwaarschriften. De regels en werkwijzen hiervoor zijn vastgelegd in de Verordening Commissie Bezwaarschriften 2020.

In de praktijk is gebleken dat het wenselijk is om de Verordening op een aantal punten aan te passen, vanwege nieuwe wetgeving en de wens om de werkwijze te verbeteren. Hieronder worden de aanpassingen benoemd.

Argumenten 1. De Verordening Commissie Bezwaarschriften Lelystad 2023 vast te stellen. 1.1. De raad is bevoegd De bevoegdheid om de Verordening vast te stellen ligt ingevolge artikel 149 van de Gemeentewet bij de gemeenteraad. Vanwege gewijzigde wetgeving, gewenste aanpassingen in de procedure en in de samenstelling van de commissies stellen wij uw raad voor om de Verordening te actualiseren conform bijgaand voorstel. 1.2 Gewijzigde wetgeving leidt tot een wijziging in de verordening Adviescollege Wet openbaarheid en informatiehuishouding (artikel 2 lid 2) De Wet openbaarheid van bestuur (Wob) is recent vervangen door de nieuwe Wet open overheid (Woo). In de Woo is de mogelijkheid opgenomen dat een bezwaar voor advies wordt voorgelegd aan het Adviescollege openbaarheid en informatiehuishouding. Nadat het advies wordt uitgebracht heeft het college en/of de burgemeester een termijn van twee weken om een besluit op bezwaar uit te brengen. Er is daardoor geen noodzaak meer of tijd meer om het bezwaar vervolgens tevens voor advies voor te leggen aan de Commissie bezwaarschriften. Gelet hierop wordt voorgesteld om artikel 2, lid 2 van de Verordening aan te passen.

1.3 Diverse aanpassingen aan de procedure leiden tot verduidelijking en/of efficiency Ambtelijk horen (artikel 2 lid 4) In de Verordening is opgenomen in welke gevallen ambtelijk kan worden gehoord, en in welke gevallen een zaak moet worden voorgelegd aan de Commissie Bezwaarschriften. Een zaak komt niet in aanmerking voor ambtelijk horen als (a) het een politiekgevoelige zaak betreft; (b) er twee of meer bezwaarschriften zijn ingediend tegen één besluit; en (c) het besluit een financieel belang vertegenwoordigt van meer dan € 25.000. In de praktijk is echter gebleken dat voorwaarde (b) een ongewenste beperking geeft van de mogelijkheid tot ambtelijk horen. Het komt namelijk voor dat tegen niet-complexe besluiten meerdere bezwaarschriften worden ingediend. Bijvoorbeeld tegen het plaatsen van een laadpaal voor elektrische auto’s. In die zaken is het wenselijk om ambtelijk te horen. Dat biedt meer flexibiliteit en met de bezwaarmakers kan dan laagdrempeliger worden gekeken of een alternatief mogelijk is. Voorgesteld wordt om deze beperking in de Verordening te laten vervallen, zodat de complexiteit/gevoeligheid van een zaak en het financieel belang bepalend zijn of een zaak moet worden voorgelegd aan de Commissie. Dat biedt voldoende waarborgen, zonder onnodige beperkingen.

Regeling geheimhouding stukken (artikel 17) Uitgangspunt is dat alle op de zaak betrekking hebbende stukken worden verstrekt aan alle partijen. Een transparante procedure is van groot belang. Het kan echter voorkomen dat op een stuk geheimhouding rust. Bijvoorbeeld, een bestuurlijke rapportage van de politie kan vanwege gevolgen voor een lopend onderzoek niet altijd worden verstrekt aan derden. Een regeling over geheimhouding van stukken ontbreekt in de huidige Verordening. Om de werkwijze ten aanzien van dit punt te verduidelijken, wordt voorgesteld om een regeling hierover op te nemen in de Verordening. De regeling houdt in dat een stuk waarop geheimhouding rust, in beginsel wordt verstrekt in aangepaste vorm (waarbij vertrouwelijke passages worden weggelaten) of in samenvatting. Als dat evenmin mogelijk is, krijgt enkel de commissie inzage in het stuk, zodat de commissie kan beoordelen of de besluitvorming wordt gedragen door het betreffende stuk. Op de commissieleden rust overigens geheimhouding. Geluidsopname als verslag (artikel 18) Van een hoorzitting dient een verslag te worden gemaakt. Voorgesteld wordt om in de Verordening op te nemen dat een geluidsopname van de hoorzitting wordt gemaakt, dat als

verslag dient. Op verzoek kan aan partijen de geluidsopname worden verstrekt of kan alsnog de geluidsopname worden verwerkt tot een schriftelijk verslag. De afgelopen maanden is deze werkwijze al toegepast, met toestemming van de aanwezigen. De ervaringen hiermee zijn positief. Om deze werkwijze te borgen wordt voorgesteld om de Verordening op dit punt aan te passen.

1.4 De nieuwe verordening zorgt voor een flexibelere samenstelling van de commissie (artikel 7 lid 1) In de huidige Verordening is opgenomen dat er minimaal 7 commissieleden moeten zijn. Dit minimaal aantal leden is om twee redenen niet meer benodigd. Ten eerste is het aantal zaken dat wordt voorgelegd aan de commissie verminderd door de toegenomen inzet van de informele procedure. Ten tweede is de Personele Kamer van de commissie komen te vervallen. Door de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren staat niet langer bezwaar via het bestuursrecht open in arbeidsrechtelijke kwesties. De commissie heeft aangegeven het wenselijk te vinden dat het aantal leden op termijn wordt verlaagd, zodat de leden frequenter kunnen worden ingezet en zodoende meer binding met de commissie ervaren. Voorgesteld wordt dat het minimaal aantal leden wordt teruggebracht naar 5 leden. De bezetting van de commissie blijft daarmee op orde. Er is in de nieuwe verordening een overgangsbepaling opgenomen (artikel 23) die regelt dat aanstellingsbesluiten van de huidige commissieleden nog rechtskracht behoudt. Het aantal leden zal dan via natuurlijk verloop worden verlaagd naar 5 leden. Het blijft na aanpassing van de verordening overigens mogelijk om meer dan 5 leden te benoemen. Als het vanwege de samenstelling of expertise binnen de commissie wenselijk is, kunnen meer dan 5 leden worden benoemd.

Het is echter niet langer vereist om minimaal 7 leden te hebben. Door de voorgestelde aanpassing is er meer flexibiliteit mogelijk. 1.5 De Verordening Commissie Bezwaarschriften 2020 wordt gelijktijdig ingetrokken In de onderhavige concept-Verordening is opgenomen dat de oude verordening wordt ingetrokken door inwerkingtreding van de nieuwe verordening.

Kanttekeningen Nvt

Financiën Dit voorstel heeft geen financiële gevolgen.

Vervolg De vaststelling wordt de nieuwe verordening op de gebruikelijke wijze bekendgemaakt via het digitale Gemeenteblad op overheid.nl zodat deze in werking treedt.

Bijlagen 1. Verordening Commissie Bezwaarschriften Lelystad 2023 (concept) 2. Verordening Commissie Bezwaarschriften Lelystad 2020 3. Was-wordt-tabel

Lelystad, 31 oktober 2023 Het college van de gemeente Lelystad, de secretaris, J.S.W. Ozenga *Dit voorstel is digitaal vastgesteld en ondertekend