286. Raadsinformatienota 213a ECL

INFORMATIENOTA VOOR DE RAAD

Nummer: 286 Portefeuille Programma Taakveld

: Burgemeester : 0. Bestuur en ondersteuning : 0.4 Overhead

Datum

: 21-09-2021

Onderwerp: intern onderzoek naar doeltreffendheid en doelmatigheid van samenwerking met ECL op het gebied van vergunningverlening en evenementenondersteuning. DE RAAD NEEMT KENNIS VAN: De notitie “Rapportage Onderzoek naar de effectiviteit en efficiëntie van samenwerking met stichting Evenementencoördinatie Lelystad en inventarisatie van bijkomende belangen en overwegingen”, waarin verslag is gedaan van het onderzoek ex artikel 213a Gemeentewet naar de doeltreffendheid en doelmatigheid van samenwerking met ECL op het gebied van vergunningverlening en evenementenorganisatie. Uit het onderzoek komt naar voren dat er beperkt sprake is van doeltreffendheid en dat de samenwerking niet doelmatig is. Uit het onderzoek volgen enkele aanbevelingen. INLEIDING In 2021 is dit onderzoek gedaan in het kader van artikel 213a van de Gemeentewet. Het betreft een doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek. Ook besteed dit onderzoek aandacht aan de rechtmatigheid van de overeenkomst met stichting Evenementen Coördinatie Lelystad. ECL draagt zorg voor het voorportaal voor vergunningaanvragen bij evenementen en ondersteunt evenementen, onder anderen middels het evenementenbudget.

KERNBOODSCHAP 1. Het onderzoek constateert dat er sprake is van beperkte doeltreffendheid en dat de samenwerking met ECL op het gebied van vergunningverlening en evenementenondersteuning niet doelmatig is. 2. Het onderzoek constateert dat er sprake is van onrechtmatigheid in de overeenkomst met ECL. 3. Het onderzoek beveelt aan de samenwerking met ECL niet te continueren en de werkzaamheden binnen de gemeentelijke organisatie vorm te geven. 4. Het onderzoek beveelt aan dat de gemeente kaders voor evenementenbeleid gaat vaststellen. Deze zijn nodig om doeltreffendheid van gemeentelijke inspanningen omtrent evenementen, vast te kunnen stellen. TOELICHTING

Hierna vindt u een toelichting op de kernboodschap. Ad. 1 Beperkte doeltreffendheid en doelmatigheid De samenwerking met ECL had bij aanvang tot doel een kostenbesparing te realiseren op het gebied van vergunningverlening en evenementenondersteuning. Dit doel wordt niet langer behaald. De dienstverlening van stichting ECL biedt geen kostenbesparing ten opzichte van de hypothetische situatie dat de gemeente deze taken zelf uitvoert. Het intern vormgeven van deze taken leidt minimaal tot gelijk blijven van de kosten. Door de overgang naar het nieuwe VTH-systeem voor vergunningaanvragen, zou andersom geredeneerd samenwerking met ECL tot een kostenstijging leiden, omdat het inbedden van ECL in dit systeem, kostenverhogend werkt. De doeltreffendheid van de samenwerking met ECL op het gebied van het evenementenaanbod en evenementenondersteuning kunnen niet worden vastgesteld, omdat de gemeentelijke doelstellingen hiervoor ontbreken. Ad. 2 Onrechtmatigheid in de overeenkomst De samenwerkingsovereenkomst met ECL is niet rechtmatig. Deze onrechtmatigheid wordt veroorzaakt doordat verschillende rechtsvormen samen zijn ondergebracht in één overeenkomst. Dit kan niet. Tevens zijn verschillende onderdelen van de financiering van ECL niet rechtmatig. Daarbij zijn het evenementenbudget, de kermisconcessie en de opdracht voor het evenementenloket belangrijke aandachtspunten. Ad.

3 Aanbeveling de samenwerking niet te continueren Op basis van de conclusies dat er sprake is van beperkte doeltreffendheid, dat de samenwerking niet doelmatig is en de overeenkomst met ECL niet rechtmatig is, wordt aanbevolen de samenwerking niet te continueren. Er wordt aanbevolen de werkzaamheden binnen de gemeentelijke organisatie vorm te geven. Daarmee kan het proces rechtstreeks worden aangestuurd en vervalt de aandacht en capaciteit voor het houden van toezicht op de verbonden partij. Terwijl aan de andere kant minimaal dezelfde kwaliteit geleverd kan worden als in de huidige situatie. Ad. 4 Aanbeveling kaders evenementenbeleid Het onderzoek heeft geen conclusies kunnen trekken wat betreft de doeltreffendheid van inspanningen op het gebied van het evenementenaanbod en ondersteuning van evenementen omdat hierover doelstellingen ontbreken. Om in de toekomst deze inspanningen wel te kunnen evalueren, is het aanbevelingswaardig kaders voor evenementenbeleid te formuleren, waaraan getoetst kan worden.

VERVOLG Het college heeft de aanbevelingen overgenomen en bereidt, in afstemming met ECL en met de benodigde zorgvuldigheid, het overdrachtsproces voor. BIJLAGEN Notitie “Rapportage Onderzoek naar de effectiviteit en efficiëntie van samenwerking met stichting Evenementencoördinatie Lelystad en inventarisatie van bijkomende belangen en overwegingen”