25.429 RV Verlengen overeenkomst accountantsdiensten Deloitte

Initiatiefvoorstel Nummer: 25.429 Onderwerp Verlengen contract met accountant Deloitte Voorgesteld besluit 1. In te stemmen met het verlengen van de overeenkomst accountantsdiensten met Deloitte Accountants B.V. voor 2 jaar. (tot 30 juni 2028) Samenvatting Op 1 juli 2020 is een overeenkomst gesloten met Deloitte Accountants B.V. voor een periode van vier jaar, met de mogelijkheid tot verlenging van de overeenkomst met twee keer twee jaar. Deze overeenkomst is inmiddels één keer verlengd. De huidige overeenkomst loopt van rechtswege af op 30 juni 2026. Binnen de overeenkomst is vastgelegd dat de opdrachtgever minimaal zes maanden vóór het einde van de looptijd aan de opdrachtnemer moet aangeven of er gebruik wordt gemaakt van een verlengingsoptie. Met dit besluit stellen wij voor om de tweede verlengingsoptie van twee jaar te benutten, waardoor de overeenkomst voortgezet wordt tot 30 juni 2028. Inleiding De gemeenteraad is verantwoordelijk voor het aanwijzen van een accountant voor de controle van de jaarstukken. Deloitte Accountants B.V. heeft in de periode 2020 tot en met 2025, conform de afgesloten overeenkomst, de controle van de jaarrekening, het jaarverslag en de wettelijk vereiste accountantsverklaring uitgevoerd. Begin volgend jaar starten zij met de controle van de jaarstukken over 2025.

Indien niet minimaal zes maanden vóór het einde van de overeenkomst wordt aangegeven dat de gemeente gebruik wilt maken van de verlengingsoptie, eindigt de overeenkomst op 30 juni 2026 en zal er vóór die tijd een nieuwe aanbesteding moeten plaatsvinden. Doel Verlengen van de overeenkomst met de huidige accountant, voor een periode van twee jaar tot 30 juni 2028. Argumenten 1. Behouden van opgebouwde kennis, ervaring en continuïteit Deloitte Accountants B.V. heeft in de afgelopen jaren uitgebreide kennis opgebouwd van de organisatie, de financiële processen en de specifieke uitdagingen van de gemeente. Door deze opgebouwde expertise en ervaring te behouden, blijft de continuïteit in de controlewerkzaamheden gewaarborgd. Wat daarnaast zorgt voor een efficiënte voortzetting van de werkzaamheden zonder inwerktijd. 2. Vermijden van een nieuw en ongunstig aanbestedingstraject Door de huidige overeenkomst te verlengen, wordt een nieuw Europees aanbestedingstraject voorkomen. Dit traject, dat ongeveer 9 maanden duurt, zou samenvallen met de periode rondom de verkiezingen. Planning technisch is dit een ongunstig moment, omdat de commissie van de rekening dit proces zou moeten doorlopen, terwijl er tegelijkertijd gemeenteraadsverkiezingen zijn. 3.

Tijdwinst voor de organisatie Door de verlenging kan de organisatie de tijd en middelen die anders aan een aanbestedingstraject besteed zouden worden, inzetten voor andere belangrijke prioriteiten. Het verlengen van de overeenkomst voorkomt daarmee ook kosten die gepaard gaan met een nieuw aanbestedingstraject.

paginanummer 1

4. Ervaringen uit eerdere controles Er zijn op basis van voorgaande jaarrekeningcontroles afspraken gemaakt met Deloitte Accountants B.V. voor komende jaarrekeningcontroles. Met deze afspraken hebben we het volledige vertrouwen in voortzetting van een kwalitatieve samenwerking. 5. Keuze nieuwe accountant ligt bij de nieuwe raad De keuze voor een nieuwe accountant wordt overgelaten aan de nieuwe raad, aangezien zij tijdens hun bestuursperiode verantwoordelijk zijn voor toezicht op financiële verslaglegging en controle. Dit stelt hen in staat een accountant te selecteren die aansluit bij hun visie en beleidsprioriteiten. Het versterkt de legitimiteit van het selectieproces, vergroot de betrokkenheid van raadsleden en draagt bij aan transparante en zorgvuldige besluitvorming. Zo kan de nieuwe raad met een frisse blik een toekomstgerichte keuze maken die past bij de organisatie. Kanttekeningen - Besluitvorming moet voor het einde van het jaar (31-12-2025) plaatsvinden om de overeenkomst na 30 juni 2026 voort te kunnen zetten. - Na verlening van deze overeenkomst is er niet nog een mogelijkheid om de overeenkomst met Deloitte B.V. te verlengen. Dit wil zeggen dat er een aanbesteding opgestart moet worden rond september 2027. De nieuwe overeenkomst zou dan starten per 1-7-2028 Financiën Er zijn geen financiële effecten Vervolg Deloitte Accountants B.V.

wordt middels een brief op de hoogte gesteld dat er gebruik gemaakt gaat worden van de tweede verleningsoptie van huidige overeenkomst. Bijlagen N.v.t.

Ingediend door raadsleden: Namens de commissie van de rekening,

Dhr. F.J.C. Volmer, voorzitter

paginanummer 2