25.068 BL1 Protocol actieve informatieplicht

Protocol actieve informatieplicht Gemeente Lelystad

Lelystad, 25 maart 2025

De gemeenteraad van Lelystad, gelet op artikel 60, 81, 169 en 180 Gemeentewet, stelt vast het volgende protocol actieve informatieplicht. Inleiding In de Gemeentewet, die vanaf 7 maart 2002 van kracht is, is aan het college en de burgemeester de verplichting opgelegd de gemeenteraad alle inlichtingen te verstrekken die deze nodig heeft voor de uitoefening van zijn taak, te weten zijn kaderstellende en controlerende rol. Dit wordt actieve informatieplicht genoemd. Dit protocol heeft als doel dat het college en de burgemeester bij voor de raad relevante onderwerpen vanuit een meer pro-actieve houding en op een compacte en heldere wijze informatie verschaft aan de raad. Artikel 1 Algemene uitgangspunten 1. Het college en de burgemeester – ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft – voorzien de raad van alle informatie die de raad voor de uitoefening van zijn taken nodig heeft. 2. De raad wordt gedurende een beleidsproces door het college en de burgemeester geïnformeerd over zaken waartoe de raad de bevoegdheid heeft een beslissing te nemen of over zaken waarvan de raad heeft aangegeven daarover geïnformeerd te willen worden, voor zover die zaken te herleiden zijn naar zijn kaderstellende en controlerende rol. 3. Het college bepaalt aan het eind van de collegevergaderingen of er punten zijn waarover het wenselijk is de raad actief te informeren. 4.

Het college verstrekt de raad het openbare gedeelte van de besluitenlijsten van de vergaderingen van het college uiterlijk één dag nadat deze zijn vastgesteld. 5. Het college informeert de raad tijdig en in ieder geval niet later dan één week nadat het college een beslissing heeft genomen over een onderwerp of kennis heeft genomen van informatie die ook voor de raad politiek bestuurlijk relevant is. 6. Persberichten van het college worden gelijktijdig per email naar de pers en naar de griffie ter verspreiding onder de raadsleden gezonden. 7. De raad wordt gedurende een geheel beleidsproces volledig geïnformeerd, waarbij rekening wordt gehouden met de hoeveelheid informatie. 8. Het college en de burgemeester maken actief gebruik van de mogelijkheid om bij het agendapunt ‘mededelingen’ in de raadsvergadering respectievelijk de raadscommissies de raad actief te informeren. 9. Het college en de burgemeester informeren de raad kort en bondig middels gebruikmaking van het daartoe vastgesteld format voor een informatienota en geeft daarbij, indien relevant, aan welke achterliggende stukken bestaan en waar deze ter inzage liggen, evenals - indien gewenst door het college - de mogelijkheid en termijn waarbinnen op de informatie kan worden gereageerd.

Artikel 2 Nadere uitwerking van de actieve informatieplicht 1. Het college voorziet de raad in ieder geval van informatie, wanneer er sprake is van de volgende omstandigheden: a. Er kan voorzienbaar niet binnen een door de raad vastgesteld kader worden gebleven.

Lelystad, 25 maart 2025

Pagina 2 van 4

b. Het gaat om een politiek relevant onderwerp of situatie; dit is onder andere het geval: 1) als de raad over het onderwerp gaat; 2) er voor het onderwerp media-aandacht bestaat; 3) het onderwerp actueel leeft in de samenleving; 4) het onderwerp omvangrijk of complex is; 5) als het wijziging van beleid tot gevolg heeft; 6) er verschillende actoren met verschillende belangen mee zijn gemoeid; 7) bij een groot aantal raakvlakken met andere beleidsterreinen; 8) bij voor de gemeente relevante veranderingen. c. Er is sprake van een bestuurlijk risico doordat onder andere: 1. het een conflict betreft met een andere overheid; 2. het mogelijk de integriteit van het bestuur kan aantasten; 3. er sprake is van een conflict bij een door de gemeente gesubsidieerde maatschappelijke organisatie; 4. er een juridische procedure tegen de gemeente gevoerd wordt; 5. er aanzienlijke financiële belangen van de gemeente in het geding zijn. 2. Ook wordt informatie verschaft over: a. De onderwerpen uit het raadsakkoord, -programma of coalitieakkoord, -programma. b. De voortgang van en over eventuele afwijkingen en/of bijstellingen van de lange termijn agenda. c. De voortgang van door de raad aangewezen projecten, eenmaal per kwartaal. d.

De afhandeling van in de raadscommissies en/of raadsvergadering door het college en de burgemeester gedane toezeggingen indien deze niet (geheel) uitvoerbaar blijken. e. In de raad aangenomen moties, voor zover deze niet (geheel) uitvoerbaar blijken. f. De voortgang van vastgestelde bestuursopdrachten, in ieder geval bij de Kadernota en Programmabegroting.

Artikel 3 Vormen van actieve informatie 1. Conform onder I sub 3 wordt actieve informatie in beginsel verschaft middels een informatienota, ondertekend door of namens het college. 2. In afwijking van 3 lid 1 wordt informatie verschaft: a. middels totaallijsten, die telkens bij de agendastukken van de agendacommissie zijn gevoegd, over de afhandeling van door het college en de burgemeester gedane toezeggingen evenals over in raadsvergaderingen aangenomen amendementen en moties, in het geval deze uitvoerbaar zijn; b. middels de college-besluitenlijst, over besluiten die het college heeft genomen; 1) deze besluitenlijst van de vergadering van het college wordt dusdanig opgesteld dat de onderwerpen evenals de besluiten die hierover zijn genomen, voor de raad inzichtelijk (lees: duidelijk en zelfstandig leesbaar) zijn; 2) het college overlegt het openbare gedeelte van de besluitenlijsten van de vergaderingen van het college uiterlijk de dag na de definitieve vaststelling aan de griffie voor plaatsing op het digitale raadsinformatiesysteem. Tevens wordt de besluitenlijst op de website van de gemeente geplaatst; c. middels persberichten van het college, die per email naar de pers worden verzonden en daaraan voorafgaand naar de griffie ter verspreiding onder de raadsleden; Pagina 3 van 4 Lelystad, 25 maart 2025

d. tijdens vergaderingen van de raadscommissies en de besluitvormende raadsvergadering, waarin het college en de burgemeester actief gebruik maken van de mogelijkheid om bij het agendapunt “mededelingen” raadsleden te informeren; e. tijdens overige openbare en besloten raadsbijeenkomsten. Artikel 4 Evaluatie Dit protocol en de wijze waarop door het college en de burgemeester aan de actieve informatieplicht invulling worden gegeven wordt twee jaar na vaststelling geëvalueerd.

Artikel 5 Inwerkingtreding Dit protocol treedt in werking één dag na bekendmaking.

Ondertekening Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 25 maart 2025. De raad voornoemd, de griffier,

de burgemeester,

mr. L. Wieringa,

A.E.H. Baltus.

Lelystad, 25 maart 2025

Pagina 4 van 4