246. INFO opschorting afhandeling archieftoezicht

INFORMATIENOTA VOOR DE RAAD Nummer: 246

Portefeuillehouder: Portefeuille: Programma: Taakveld:

J. Schoone Personeel en organisatie, Informatisering en automatisering, bedrijfsvoering, digitalisering/ICT 0 Bestuur en ondersteuning 0.1 Bestuur

Datum:

5 juli 2022

Onderwerp: Opschorten bestuurlijke afhandeling van het archieftoezicht over 2021. DE RAAD NEEMT KENNIS VAN: Het besluit van het college om de bestuurlijke afhandeling van het archieftoezicht over 2021 op te schorten tot na het zomerreces. INLEIDING Conform artikel 1 van de Archiefverordening Gemeente Lelystad 2020 dragen de burgemeester en wethouders zorg voor adequaat archiefbeheer. Het college van burgemeester en wethouders dient de gemeenteraad en de Gedeputeerde Staten van Provincie Flevoland jaarlijks te informeren over de uitoefening van deze zorg. KERNBOODSCHAP Als gevolg van bepalingen in de Archiefverordening gemeente Lelystad 2020 (artikel 3) dient het college van burgemeester en wethouders de gemeenteraad jaarlijks te informeren over de uitoefening van de aan hen opgedragen zorg voor archiefbescheiden (horizontale verantwoording). Conform de Wet Revitalisering Generiek Toezicht moet er ook jaarlijks verantwoording afgelegd worden aan Provincie Flevoland over de uitvoering van de Archiefwet 1995 (verticale verantwoording). In de Bestuursovereenkomst Interbestuurlijk Toezicht Flevoland 2019 is afgesproken dat deze verantwoording uiterlijk op 15 juli plaats moet vinden. Zowel de horizontale als verticale verantwoording gebeurt aan de hand van o.a. het jaarverslag dat door de gemeentearchivaris wordt aangeleverd.

Door de formatiewisseling bij Het Flevolands Archief met betrekking tot de functie van de gemeentearchivaris is vertraging ontstaan in de aanlevering van het jaarverslag. Gemeente Lelystad heeft pas op 20 juni 2022 het concept jaarverslag ontvangen. De interbestuurlijk toezichthouder archieven bij de Provincie Flevoland is inmiddels op de hoogte gebracht van de ontstane vertraging. Er zijn afspraken gemaakt over de aanlevering van de toezichtinformatie.

VERVOLG Met de toezichthouder is (ambtelijk) afgesproken dat er voor 15 juli a.s. het concept jaarverslag en het concept verbeterplan dat naar aanleiding van het jaarverslag wordt opgesteld, (ambtelijk) gedeeld

zullen worden. De formele bestuurlijke besluitvorming zal starten nadat de definitieve stukken zijn ontvangen van de gemeentearchivaris. De Gedeputeerde Staten worden door middel van een brief op de hoogte gebracht van het besluit van het college. In deze brief worden ook afspraken bevestigd die gemaakt zijn met de interbestuurlijk toezichthouder archieven.

Bijlagen Geen