24.264 RV Jaarverslag Toezicht informatiebeheer 2023

Voorstel aan de raad Nummer: 24.264

Portefeuille: Programma: Taakveld:

S. Kruis 0 Bestuur en ondersteuning 0.1 Bestuur

Onderwerp: Jaarverslag Toezicht informatiebeheer 2023

Voorgesteld besluit 1. Conform artikel 3 van de Archiefverordening 2020 kennis te nemen van het Jaarverslag Toezicht informatiebeheer 2023 en de daarin opgenomen aanbevelingen met betrekking tot de gemeentelijke zorg voor de archieven en de naleving van de Archiefwetgeving in 2023. 2. In te stemmen met de Verbeterplanning 2024-2026.

Urgentie Raad Dit voorstel moet besloten zijn in de raadsvergadering van 24 september 2024, want het is belangrijk dat de Raad tijdig kennisneemt van het Jaarverslag Toezicht informatiebeheer 2023 om, indien nodig, tijdig bij te kunnen sturen.

Voorgaande besluitvorming • • • • •

Toezicht 2018: College 10/9/2019 (190012749); Raad 12/11/2019 (195339946) Toezicht 2019: College 2/6/2020 (202034256); Raad 2/7/2020 (202054333) Toezicht 2020: College 15/6/2021 (26864); Raad 7/9/2021 (31211) Toezicht 2021: College 22/11/2022 (74104); Raad 20/12/2022 (26870) Toezicht 2022: College 26/03/2024 (364060); Raad 28/05/2024 (425789)

Inleiding Conform artikel 1 van de Archiefverordening Gemeente Lelystad 2020 dragen de burgemeester en wethouders zorg voor adequaat archiefbeheer. Conform artikel 3 van dezelfde archiefverordening dient het college van burgemeester en wethouders de gemeenteraad jaarlijks te informeren over de uitoefening van de aan hen opgedragen zorg voor archiefbescheiden (zogenaamde horizontale verantwoording). Daarnaast dient het college jaarlijks verantwoording af te leggen aan Provincie Flevoland over de uitvoering van de Archiefwet 1995 (verticale verantwoording). Dit conform de Wet Revitalisering Generiek Toezicht en de afspraken gemaakt in de Bestuursovereenkomst Interbestuurlijk Toezicht Flevoland 2019. Het interbestuurlijk toezichtproces is intern beter in beeld gebracht met in het bijzonder aandacht voor de wijze waarop het college en de raad beter betrokken kunnen worden. Het jaarverslag wordt met dit voorgesteld besluit ter vaststelling aangeboden aan het college en de raad. En zal na beoordeling door de Provincie Flevoland weer geagendeerd worden. Binnen het programma Lelystad Digitaal 2025 vinden in de loop van 2023-2025 grote wijzigingen plaats die leiden naar het beter ondersteunen en beheersen van het informatiebeheer.

De ontwikkeling van informatiebeheer beleid, het voorbereiden en implementeren van het zaakgericht werken, de implementatie van de Omgevingswet, de WOO, de implementatie en koppeling van nieuwe informatievoorzieningen en de doorontwikkeling van de digitale dienstverlening aan de burger dragen bij aan verbeterde informatiehuishouding.

Argumenten 1. Conform artikel 3 van de Archiefverordening 2020 kennis te nemen van het Jaarverslag 2023 Toezicht Informatiebeheer gemeente Lelystad en de daarin opgenomen aanbevelingen met betrekking tot de gemeentelijke zorg voor de archieven en de naleving van de Archiefwetgeving in 2023. 1.1 Op basis van de Archiefverordening dient het college de gemeenteraad jaarlijks te informeren over de uitoefening van de zorg voor de gemeentelijke archiefbescheiden. 1.2 Op basis van Wet Revitalisering Generiek Toezicht (hierna: Wet RGT) is het rapporteren een wettelijke verplichting. Door de raad te informeren voldoet het college van burgemeester en wethouders aan verplichtingen in het kader van het horizontale toezicht. 2. In te stemmen met de verbeterplanning 2024-2026 2.1 Aan de hand van de Verbeterplanning 2024-2026 kan de gemeenteraad zien hoe invulling aan de aanbevelingen van de gemeentearchivaris wordt gegeven en welke activiteiten in 2024-2026 uitgevoerd zullen worden om het informatiebeheer verder te optimaliseren. In het jaarverslag wordt een overzicht gegeven van de actiepunten per januari 2024. De Verbeterplanning 2024-2026 bevat aanvullingen op de statussen genoemd in het jaarverslag. Het komt namelijk voor dat er bewust gekozen is om een actiepunt (nog) niet in 2024 op te pakken, bijvoorbeeld door verwachte wetswijzigingen.

Kanttekeningen In de raadsvergadering van 28 mei 2024 is de motie M 24.114 VVD Jaarverslag toezicht

informatiebeheer tijdig naar de Raad in 2024 aangenomen. Dit raadsvoorstel geeft deels uitvoering aan de motie door de raad tijdig te betrekken en in te lichten over het toezicht op informatiebeheer. Tevens zijn de ingezette acties, verbetermaatregelen en de doorontwikkeling erop gericht om zo snel mogelijk weer adequaat (groen) beoordeeld te worden. Door het stapsgewijs en duurzaam oppakken en realiseren van alle actiepunten werken we toe naar een adequate beoordeling.

Financiën Geen. De activiteiten uit de Verbeterplanning 2024-2026 die betrekking hebben op de nietovergebrachte archieven zullen worden uitgevoerd binnen de bestaande budgetten.

Vervolg • Het Jaarverslag 2023 en de Verbeterplanning 2024-2026 worden gedeeld met het college van GS, conform de wet RGT en bestuursovereenkomst IBT. • De Provincie maakt op basis van het jaarverslag en de verantwoording haar beoordeling kenbaar. • Door teams DIA en IMA zal er verder uitvoering worden gegeven aan de verbetermaatregelen zoals benoemd in de Verbeterplanning 2024-2026.

Bijlagen 1. Aanbiedingsbrief Jaarverslag Toezicht informatiebeheer 2023 2. Jaarverslag Toezicht informatiebeheer 2023 3. Verbeterplanning 2024-2026 Lelystad, Het college van de gemeente Lelystad, de secretaris, J.S.W. Ozenga *Dit voorstel is digitaal vastgesteld en ondertekend