24.145 BL 3 Instructie Griffier Lelystad 2003

Instructie Voor de griffier van de gemeente Lelystad Artikel 1 Algemene ondersteuning 1. De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de raad, van de voorzitter, van de leden van de raad, van het presidium, en van de commissies. Artikel 2 Agendering 1. De griffier ondersteunt de raad en zijn commissies bij het vaststellen van de agenda van de raads- en commissievergaderingen. Artikel 3 Bijstand raadsvoorzitter 1. De griffier staat de voorzitter van de raad ter zijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raad. 2. De griffier kan de voorzitters van de raadscommissies ter zijde staan bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raadscommissies. Artikel 4 Vergaderingen van de raad en raadscommissie 1. De griffier is aanwezig bij de raadsvergaderingen en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen. 2. De griffier kan aanwezig zijn bij de vergaderingen van de raadscommissies. 3. De griffier draagt zorg voor de verzending van de voorlopige agenda, notulen en overige stukken aan raadsleden. Artikel 5 Ondersteuning presidium 1. De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het presidium en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen. 2.

Indien het presidium aanvullende ondersteuning behoeft draagt de griffier er zorg voor dat deze gegeven wordt. Artikel 6 Ondersteuning onderzoekscommissie 1. Indien de raad een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet instelt, ondersteunt de griffier deze commissie. Artikel 7 Ambtelijke bijstand 1. De griffier draagt er, zo nodig in samenwerking met de secretaris, zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen. Voorschriften hierover worden gesteld bij de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning. Artikel 8 Organisatie griffie 1. De griffier geeft leiding aan de griffie. 2. De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie. 3. De commissiegriffiers handelen overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier. Artikel 9 Verhindering 1. Indien de griffier aanzienlijke tijd verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de raad. Artikel 10 Slotbepaling 1. In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van de raad. 2. Deze instructie treedt in werking op de dag na de vaststelling. Aldus vastgesteld door de gemeenteraad van Lelystad op 13 februari 2003.

Regels Inzake benoeming en ontslag van de griffie In de gemeentewet zijn de volgende regels opgenomen inzake organisatie en benoemingen griffier en griffie: Artikel 107 De raad benoemt de griffier. Hij is tevens bevoegd de griffier te schorsen en te ontslaan. Artikel 107d 1. De raad regelt de vervanging van de griffier. 2. De artikelen 101 en 107 tot en met 107c zijn van overeenkomstige toepassing op degene die de griffier vervangt. Artikel 107e 1. De raad kan regels stellen over de organisatie van de griffie. 2. De raad is bevoegd de op de griffie werkzame ambtenaren te benoemen, te schorsen en te ontslaan. De raad is bevoegd gezag over de griffier en zijn medewerkers. De raad benoemt, schorst en ontslaat de griffier en de medewerkers van de griffie. Tevens regelt de raad de vervanging van de griffier. De taken van de griffier en de griffie worden door de raad vastgelegd in een instructie. De aanname en eventueel ontslag van de griffier en de medewerkers van de griffie geschieden door de raad. Daarbij zal de raad overigens wel gebruik moeten kunnen maken van faciliteiten van de gemeentelijke ambtelijke organisatie zoals de salarisadministratie. Het is ook de raad die eventuele rechtspositionele regelingen vaststelt. De raad bepaalt hoe dit werkgeverschap en de dagelijkse aansturing in de praktijk (waaronder ook het voeren van functioneringsgesprekken) wordt uitgeoefend.

Daarbij dient met name gedacht te worden aan het presidium, zodat dergelijke zaken op een praktische manier ingevuld kunnen worden. Eventueel zou de burgemeester deze rol ook kunnen vervullen. Het is echter wel zaak dat de burgemeester hierbij uitsluitend in zijn rol als raadsvoorzitter optreedt om de bijzondere positie van de raadsgriffier en zijn medewerkers niet te schaden. De griffier en zijn medewerkers vallen in elk geval niet onder de personele verantwoordelijkheid van de secretaris, maar onder die van de raad. Ondanks zijn bijzondere positie is de griffier wel een gemeenteambtenaar, hetgeen betekent dat alle incompatibiliteiten die voor gemeenteambtenaren gelden ook voor hem gelden. In de wet zijn geen bepalingen opgenomen die de griffier van de medewerking van de ‘gewone’ ambtelijke organisatie moeten verzekeren. Voor zover een dergelijke medewerking al kan worden afgedwongen door formele regels, dienen dergelijke regels op gemeentelijk niveau te worden gesteld, bijvoorbeeld in de verordening ambtelijke bijstand. Indien zich problemen voordoen kan de burgemeester een bemiddelende rol spelen.