24.116 Initiatiefvoorstel Verordening op de commissie benoeming en klankbordgesprekken wethouders 2024

Initiatiefvoorstel Onderwerp Instellen commissie Benoeming en klankbord wethouders Voorgesteld besluit 1. Een commissie Benoeming en klankbord wethouders in te stellen die tot taak heeft om de aanbeveling tot benoeming van wethouderskandidaten voor te bereiden en jaarlijks een functioneringsgesprek met elke door de raad benoemde wethouder te houden. 2. Deze commissie in te stellen als een zogenaamde commissie ex art. 84 Gemeentewet en hierbij tevens, naar analogie van de Verordening Vertrouwenscommissie burgemeester, een verordening op te stellen voor het benoemen van en het voeren van jaarlijkse klankbord- of functioneringsgesprekken met wethouders. 3. De Verordening op de commissie Benoeming en klankbord wethouders 2024 vast te stellen. 4. Deze commissie voor de resterende duur van deze raadsperiode, tot de gemeenteraadsverkiezingen in 2026, te laten bestaan uit vijf leden te benoemen door en uit de gemeenteraad. 5. Iedere in de raad vertegenwoordigde fractie in de gelegenheid te stellen maximaal 1 kandidaat voor benoeming als lid van de commissie voor te dragen. 6. De volgende leden van de raad te benoemen tot lid van de commissie: - raadslid 1 - raadslid 2 - raadslid 3 - raadslid 4 - raadslid 5.

Inleiding Dit initiatiefvoorstel gaat over het instellen van een commissie Benoeming en klankbord wethouders die tot taak heeft: de aanbeveling tot benoeming van de wethouderskandidaten voor te bereiden en jaarlijks een functioneringsgesprek met elke wethouder te houden. Op 5 juli 2022 heeft de raad een besluit genomen (RV-239) om het college in Lelystad te laten bestaan uit 5 fulltime wethouders. Daarbij zijn tevens 5 kernportefeuilles benoemd. Door het vertrek van wethouder Broekema op 27 februari 2024 is er een vacature ontstaan in het College van Burgmeester en Wethouders. Omdat de raad van Lelystad werkt met een raadsakkoord, dat door de wethouders bij hun aanstelling is onderschreven, is er een andere situatie ontstaan dan dat er bij een traditionele coalitie het geval is, waarbij de coalitie met elkaar in overleg treedt en kijkt hoe met de ontstane situatie wordt omgegaan. Op basis van de gedachte achter het raadsakkoord is het nu aan de gehele raad om in gezamenlijkheid te besluiten hoe er met de ontstane situatie in het college moet worden omgegaan. Bij het begin van het raadakkoord 2022-2026 is er wel nagedacht over de selectie van de wethouders. Er is destijds echter geen afspraak gemaakt over hoe met de wethouders om te gaan tijdens de uitvoering van het raadsakkoord. Een paar maanden geleden is dat proces wel informeel al opgestart.

Door de ontstane situatie met het opstappen van wethouder Broekema is het denkproces hierover eind februari in een stroomversnelling geraakt. Via afstemming binnen alle fracties is dit initiatiefvoorstel tot stand gekomen.

Dit initiatiefvoorstel regelt de inrichting van een proces voor het zoeken naar een nieuwe wethouder in vier hoofdstappen, waarbij er per stap een beslismoment kan zijn. Per stap wordt een nadere uitwerking beschreven en vastgelegd. Doel 1. Een breed gedragen afspraak in de raad over hoe de raad, werkend met een raadsakkoord, beter de vinger aan de pols kan houden over het functioneren van de wethouders die door hem zijn benoemd. 2. Een commissie vanuit de raad in te stellen om jaarlijkse gesprekken met de wethouders te voeren en, mocht het onverhoopt nodig zijn, de procedure voor wethoudersvacatures in te vullen. 3. Het inrichten van een proces voor het zoeken naar een nieuwe wethouder in vier hoofdstappen, waarbij er per stap een beslismoment kan zijn. 4. Ten behoeve van borging van de werkzaamheden van de commissie en de daarbij in acht te nemen juridische zorgvuldigheid een verordening vast te stellen. Argumenten Instellen van een commissie vanuit de raad Indachtig het raadsakkoord vinden de indieners van dit initiatiefvoorstel het belangrijk dat er op korte termijn een gevolg wordt gegeven aan het opstappen van wethouder Broekema.

Door het instellen van een commissie door en vanuit de raad met een duidelijk kader en op basis van een bijbehorende verordening, kan er snel en zorgvuldig gestart worden met het proces om te komen tot een raadsbesluit over de vraag of, en zo ja hoe, voorzien dient te worden in de ontstane wethoudersvacature in het college. Eerste werkzaamheden van de commissie Omdat wethouder Broekema onverwacht opstapte, is het belangrijk dat de commissie in eerste instantie informatie ophaalt over de ontstane situatie en hoe er naar de toekomst gekeken wordt. Het ophalen van de informatie door commissie is vooral gericht op wat er nodig is voor het goed functioneren van college, raad en de samenwerking tussen raad en college de komende twee jaren.

Vragen die aan bod moeten komen zijn: - Hoe wordt aangekeken tegen de ontstane situatie? - Wat is er nodig voor een goed functioneren van het college als collegiaal dagelijks bestuur van de gemeente in het bijzonder in relatie tot de gemeenteraad, de ambtelijke organisatie, Rijk en regio, maatschappelijke partners en de samenleving? - Wat is de voorkeur voor kwantitatieve samenstelling van het college en de bijbehorende verdeling van (kern)portefeuilles? - Wat zou er wenselijk zijn in het profiel van een eventuele nieuwe wethouder? De commissie zal daartoe gesprekken voeren ter evaluatie van de afgelopen periode sinds 5 juli 2022 en de bevindingen op basis van de vergaarde informatie terugkoppelen aan de raad. De daarbij te kiezen vorm is te bepalen aan de commissie. De commissie zal in ieder geval een advies aan de raad doen toekomen op basis waarvan de raad een besluit kan nemen over het te kiezen vervolgproces voor invulling van de ontstane wethoudersvacature. Samenstelling van de commissie De commissie zal bestaan uit vijf raadsleden. Deze worden benoemd tot het einde van deze raadsperiode. Uitgangspunt bij de samenstelling van de commissie is dat iedere fractie maximaal één raadslid als kandidaat voor benoeming in de commissie mag voordragen.

Over de voorgedragen kandidaten wordt schriftelijk gestemd in overeenstemming met de bepalingen daarover in het Reglement van Orde van de raad. De commissie start direct na het raadsbesluit met de werkzaamheden. De kandidaat-commissieleden dienen daarom direct ruimte in de agenda vrij te (kunnen) maken! Advisering en ondersteuning van de commissie De commissie wordt in eerste instantie ondersteund door de griffie. Daarnaast kan de commissie, indien zij dat wenst externe adviseurs/ondersteuning aantrekken. De griffier kan hierbij helpen.

Voorgesteld proces invulling vacature wethouder Het inrichten van een proces voor het zoeken naar een nieuwe wethouder in vier hoofdstappen, waarbij er per stap een beslismoment kan zijn (zie ook de illustratie in bijlage). Stap 1 Voorbereiden - Proces - Commissie instellen Werkzaamheden: - advies aan de raad over de te volgen procedure. - opstellen van een procesvoorstel over het proces, de opzet en het doel. Stap 2 Input - Bevragen wethouders - Ophalen informatie fracties - Fracties zelf Werkzaamheden: - gesprekken voeren ter evaluatie en het vergaren van informatie - de bevindingen terugkoppelen aan de raad. Stap 3 Besluitvorming - Advies commissie - Vacature wethouder - Profiel Werkzaamheden: - opstellen van een (aangepaste) profielschets voor de nieuwe wethouder. - opstellen van een proces(voorstel) voor het uitzetten van vacature(s). Stap 4 Sollicitatieprocedure - Uitzetten - Selecteren - Spreken - Kiezen - Aanbevelen aan de raad Werkzaamheden: - voeren van een briefselectie; - houden van gesprekken met mogelijke kandidaten. - een raadsvoorstel (doen) opstellen met de aanbeveling aan de raad tot benoeming van de wethouderskandidaten. - het in de (raads)vergadering toelichten van de gedane werkzaamheden van de commissie.

In geval van een nieuwe vacature van één of meerdere wethouders verricht de commissie alle werkzaamheden om de aanbeveling aan de raad tot benoeming van de wethouderskandidaten voor te bereiden. Deze (bovengenoemde) werkzaamheden zijn opgenomen in de verordening. Advies aan de raad over benoeming wethouder Het advies van de commissie over invulling van de ontstane vacature, het te hanteren wethoudersprofiel bij invulling van de vacature en het voorgestelde sollicitatie- en benoemingproces zullen eerst informeel besproken worden in het fractievoorzittersoverleg. Daarna volgt er een raadsvoorstel zodat de raad een besluit neemt over het advies en daarbij, indien van toepassing, het wethoudersprofiel en de te voeren sollicitatieprocedure vaststelt. Daarbij wordt bij de huidige vacature uitgegaan van de eerstvolgende raadsvergadering van 23 april 2024. Klankbordcommissie voor benoemde wethouders De commissie houdt daarnaast tenminste eens per jaar een functioneringsgesprek met elke wethouder. Indien de fractievoorzitters dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maken, houdt de commissie tussentijds een functioneringsgesprek met een wethouder. In het eerste jaar na benoeming van een wethouder vindt tevens een 100-dagengesprek plaats. De commissie maakt vooraf kenbaar aan de wethouder bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de wethouder.

De commissie en de wethouder stellen in onderling overleg de agenda voor het functioneringsgesprek vast. De commissie en de wethouder krijgen voorafgaand aan het

gesprek de gelegenheid, voor zover van toepassing, het verslag van het vorige functioneringsgesprek in te zien. Het gesprek is wederkerig. Zowel het functioneren van de wethouder als het functioneren van de gemeenteraad zijn onderwerp van gesprek. De commissie toetst het functioneren van de wethouder in elk geval aan de profielschets. Tevens wordt getoetst aan het verslag van, en de afspraken uit, het vorige functioneringsgesprek. Zittingsduur van de leden van de commissie De commissieleden worden benoemd voor de duur van de raadsperiode. Commissieleden kunnen uiteraard op eigen initiatief hun lidmaatschap van de commissie beëindigen. Ook vervalt het lidmaatschap indien het betreffende lid geen lid van de raad meer is. Het lidmaatschap van de commissie vervalt in ieder geval na de periodieke raadsverkiezingen. De nieuwe raad kan bepalen of hij de werkwijze met deze commissie wil voortzetten. Om ervoor te zorgen dat, als de nieuwe raad dat wenst, de commissie weer wordt geactiveerd, is niet opgenomen dat de voorgestelde verordening op enig moment komt te vervallen. De verordening kan immers altijd door de raad worden ingetrokken. Als een nieuwe raad het wenst, kunnen op deze manier snel nieuwe raadsleden in de commissie worden benoemd. Het voorgaande is opgenomen in de verordening.

Kanttekeningen Er zijn alternatieven te bedenken voor de commissie Dit voorstel gaat uit van het instellen van een commissie ex art. 84 Gemeentewet naar analogie van de vertrouwenscommissie burgemeester. Er zijn echter alternatieven denkbaar. Hieronder een nietlimitatieve opsomming van de mogelijkheden: 1. Werken naar analogie van de werkwijze van het raadsakkoord door instelling van een informele werkgroep zonder formele benoeming en status. 2. Werken met een ad-hoc werkgroep zoals omschreven in het Reglement van orde van de raad met benoeming van leden door de raad. 3. Het belasten van de Vertrouwenscommissie burgemeester met deze taak en de betreffende Verordening daarop aan te passen. Een commissie ex art 84 biedt meer garanties en waarborgen met betrekking tot geheimhouding dan een werkgroep. Daardoor verdienen de opties 1 en 2 niet de voorkeur. De vertrouwenscommissie burgemeester is wel een art. 84 commissie en biedt dezelfde waarborgen als de in dit voorstel voorgestelde commissie. Een ander alternatief is om het te regelen in het Reglement van orde van de raad. Dan is er een keuze om het te laten vallen onder de commissies ex art. 84 als genoemd in art. 2 van het Reglement van Orde, waarvoor een aparte verordening wordt vastgesteld, of onder de overige gremia vergelijkbaar met agendacommissie of fractievoorzittersoverleg.

Er kan in dat laatste geval geen geheimhouding worden opgelegd. Het proces is vastgelegd, de uitkomst niet Een (voorlopige) uitkomst in het proces kan zijn dat – mede naar aanleiding van de gevolgde (vier) hoofdstappen – er op enig moment geen behoefte is aan invulling van een vacature van een wethouder. Dat geldt zowel voor de huidige vacature als voor elke andere mogelijke toekomstige vacature. Het proces van de hoofdstappen geeft die ruimte. Zowel aan de voorkant vanuit ‘de raad,’ als vanuit de commissie, via afstemming met fractievoorzitters of uiteindelijk in de raad, kan die uitkomst het gevolg zijn van de doorlopen hoofdstappen 1, 2 en 3. In dat geval stopt het proces en wordt stap 4, de sollicitatieprocedure, niet gestart. Financiën De kosten verbonden aan het instellen van een nieuwe commissie zijn voornamelijk gericht op facilitaire ondersteuning en worden gedekt binnen de begroting van raad en griffie.

Vooralsnog wordt aan de leden van de commissie geen extra vergoeding toegekend. Indien de raad in een volgende raadsperiode besluit tot handhaving van de gekozen werkwijze is er een “natuurlijk moment” om de rechtspositieverordening van de raad van Lelystad hierop desgewenst aan te passen. Dan wordt immers duidelijk of het werken met een raadsakkoord wordt doorgezet en of - eventueel ook los van dat besluit - de commissie dan ook weer wordt ingesteld. Vervolg 1. Na besluitvorming zal de griffie ervoor zorgen dat de commissie voor het eerst (en daarna regelmatig) bijeenkomt. Ook de verdere ondersteuning van de commissie zal de griffie verzorgen. Waar nodig wordt afstemming en samenwerking gezocht met de organisatie. Indien gewenst wordt externe ondersteuning of deskundigheid ingeschakeld. 2. Afhankelijk van of zich een vacature wethouder voordoet, wordt artikel 7 van de verordening gevolgd. 3. Daarnaast worden binnen een jaar de functioneringsgesprekken gehouden met alle wethouders, zoals weergegeven in artikel 9 van de verordening. 4. Voor wat betreft de vacature in het college die is ontstaan door het vertrek van wethouder Broekema geldt het hieronder geschetste vervolgproces.

Stap 1 Voorbereiden (vanaf heden) Wat betreft een voorstel over het proces, de opzet en het doel wordt door de commissie voortgegaan op dit raadsvoorstel, raadsbesluit en verordening; Stap 2 Input (begin april 2024) De commissie zal gesprekken voeren ter evaluatie en het vergaren van informatie, met als doel om de bevindingen, na informeren van de fractievoorzitters in het fractievoorzittersoverleg, terug te koppelen aan de raad. Deze gesprekken vinden – niet limitatief – plaats met de burgemeester, wethouders en gemeentesecretaris. Ook zal informatie worden opgehaald bij de fracties. Stap 3 Besluitvorming (15 april en 23 april 2024) De commissie zal een voorstel over het vervolgproces, inclusief een gemotiveerd advies van de commissie of zij wel of niet behoefte ziet aan invulling van de vacature van een wethouder, aan de raad doen toekomen. Daarbij doet de commissie een procesvoorstel voor een (aangepaste) profielschets voor de nieuwe wethouder en een voorstel voor het uitzetten van de vacature. Het advies, het wethoudersprofiel en voorgestelde proces zal informeel besproken worden in het fractievoorzittersoverleg, waarna uiteindelijk een raadsvoorstel volgt. Daarmee neemt de raad een besluit over het advies om de vacature wel of niet in te vullen en stelt hij, indien van toepassing, het profiel en de sollicitatieprocedure vast.

Stap 4 Sollicitatieprocedure (vanaf 24 april 2024 tot en met 28 mei 2024 of zoveel later als nodig is) Als de raad besluit tot invulling van de vacature en daarna het profiel en de sollicitatieprocedure vaststelt, dan kan de commissie de sollicitatieprocedure starten. Daarbij zal de commissie: - de vacature openstellen; - een briefselectie voeren; - gesprekken houden met mogelijke kandidaten; - vervolgens een raadsvoorstel (doen) opstellen met de aanbeveling aan de raad tot benoeming van de wethouderskandidaten. Daarna vindt informeel overleg plaats met de fractievoorzitters. Vervolgens zal de commissie een voorstel openbaar maken met daarin een aanbeveling voor een wethouderskandidaat, waar de raad vervolgens over besluit. De commissie zal in de raadsvergadering de gedane werkzaamheden van de commissie toelichten. Bijlage Schematische schets procedure vacature wethouder Ingediend door raadsleden:

M.C. Boogaard (VVD) Murat Aktan (JL) K.A. Dreesman (LL) S.M. de Reus (GL) H. Schraa (CU) R. Ros (PvdA) A. Wilcke (IP) A. van Stormbroek (PVV) S.H. de Wilde (D66) R.A.F. Velstra (ML) M. Manheim (SP) S. van Slot (FvD) J.W. Hijmissen (CDA) D.P.A.J. van der Raad (NLL)

Raadsbesluit Nummer: De raad van de gemeente Lelystad, Gelet op art 147a van de Gemeentewet ; B E S L U I T: 1. Een commissie Benoeming en klankbord wethouders in te stellen die tot taak heeft om de aanbeveling tot benoeming van wethouderskandidaten voor te bereiden en jaarlijks een functioneringsgesprek met elke door de raad benoemde wethouder te houden. 2. Deze commissie in te stellen als een zogenaamde commissie ex art. 84 Gemeentewet en hierbij tevens, naar analogie van de Verordening Vertrouwenscommissie burgemeester, een verordening op te stellen voor het benoemen van en het voeren van jaarlijkse klankbord- of functioneringsgesprekken met wethouders. 3. De Verordening op de commissie Benoeming en klankbord wethouders 2024 vast te stellen. 4. Deze commissie voor de resterende duur van deze raadsperiode, tot de gemeenteraadsverkiezingen in 2026, te laten bestaan uit vijf leden te benoemen door en uit de gemeenteraad. 5. Iedere in de raad vertegenwoordigde fractie in de gelegenheid te stellen maximaal 1 kandidaat voor benoeming als lid van de commissie voor te dragen. 6. De volgende leden van de raad te benoemen tot lid van de commissie: - raadslid 1 - raadslid 2 - raadslid 3 - raadslid 4 - raadslid 5.

Lelystad, 26 maart 2024 De raad van de gemeente Lelystad, de griffier,

Bijlage Schematische schets procedure vacature wethouder

• proces • commissie instellen 1. Voorbereiden

2. Input

3. Besluitvorming

4. Sollicitatie procedure

• bevragen wethouders • ophalen informatie fracties • fracties zelf

• advies commissie • vacature wethouder • profielschets

• uitzetten • selecteren • spreken • kiezen • aanbevelen aan de raad