24.114 RV Toezicht Informatiebeheer 2022

Voorstel aan de raad Nummer: 24.114

Portefeuille: Programma: Taakveld:

S. Kruis 0 Bestuur en ondersteuning 0.1 Bestuur

Onderwerp: Jaarverslag toezicht informatiebeheer 2022

Voorgesteld besluit 1. Conform artikel 3 van de Archiefverordening 2020 kennis te nemen van het Jaarverslag 2022 Toezicht Informatiebeheer gemeente Lelystad en de daarin opgenomen aanbevelingen met betrekking tot de gemeentelijke zorg voor de archieven en de naleving van de Archiefwetgeving in 2022. 2. In te stemmen met het Verbeterplan 2023 3. Kennis te nemen van de toezichtbrief van de Provincie Flevoland met daarin de bevindingen van de Provincie over de naleving van de Archiefwetgeving in 2022.

Urgentie Raad Geen urgentie: Doordat de toezichtinformatie over 2022 door de gemeentearchivaris later is aangeleverd dan gebruikelijk, vindt de behandeling in de Raad niet tijdig plaats voor de reguliere oplevering aan de Provincie. Voorstel kan in reguliere procedure.

Voorgaande besluitvorming • • • •

Toezicht 2018: College 10/9/2019 (190012749); Raad 12/11/2019 (195339946) Toezicht 2019: College 2/6/2020 (202034256); Raad 2/7/2020 (202054333) Toezicht 2020: College 15/6/2021 (26864); Raad 7/9/2021 (31211) Toezicht 2021: College 22/11/2022 (74104); Raad 20/12/2022 (26870)

Inleiding Conform artikel 3 van de Archiefverordening Gemeente Lelystad dient het college van burgemeester en wethouders de gemeenteraad jaarlijks te informeren over de uitoefening van de aan hen opgedragen zorg voor de archiefbescheiden van Gemeente Lelystad (zogenaamde horizontale verantwoording). Tevens is in artikel 3 van de Archiefverordening Gemeente Lelystad opgenomen dat het college aan de raad een voorstel voorlegt met verbetervoorstellen. Daarnaast dient het college jaarlijks verantwoording af te leggen aan Provincie Flevoland over de uitvoering van de Archiefwet 1995 (verticale verantwoording). Dit conform de Wet Revitalisering Generiek Toezicht en de afspraken gemaakt in de Bestuursovereenkomst Interbestuurlijk Toezicht Flevoland 2019.

Op 12 juli 2023 heeft de gemeentearchivaris het Jaarverslag 2022 Toezicht Informatiebeheer gemeente Lelystad (hierna Jaarverslag 2022, bijlage 1) aangeleverd. Dit verslag is opgesteld aan de hand van door de gemeente aangeleverde gegevens over het informatiebeheer. Het Jaarverslag 2022 kan gebruikt worden voor zowel de horizontale verantwoording van het College van B&W aan de gemeenteraad als verticale informatievoorziening richting de Provincie. Uit het Jaarverslag 2022 blijkt dat er wederom opvolging is gegeven aan een groot deel van de aanbevelingen uit 2021. De gemeente is zich bewust van het belang van een goede informatiehuishouding en heeft aandacht voor de toenemende complexiteit van het digitale informatielandschap. Door verbeterde rapportage aan de gemeentearchivaris en vanwege een ingrijpende wijziging van het gemeentelijke informatiesysteem (in de vorm van het nieuwe zaaksysteem), met grote organisatorische en informatiekundige gevolgen, worden er een aantal nieuwe aanbevelingen gedaan voor de verdere optimalisatie van het (digitale) informatiebeheer bij de Gemeente Lelystad. Deze aanbevelingen zijn vertaald in het Verbeterplan 2023 (bijlage 4). Deze nieuwe aanbevelingen leidden ertoe dat de Provincie Flevoland de uitvoering van de archiefwettelijke taken door de Gemeente Lelystad in 2022 beoordeeld als redelijk adequaat (oranje).

Binnen het programma Lelystad Digitaal 2025 vinden grote wijzigingen plaats in het informatiebeheer. Primair is dit de positionering van het generieke zaaksysteem van Gemeente Lelystad als centraal archiefsysteem. Dit naast de implementatie van de Omgevingswet, de WOO, koppeling van nieuwe informatievoorzieningen en verbetering van de dienstverlening aan de Lelystedeling, wijzigt de vorm van het informatiebeheer drastisch. De Lelystadse Opgaven brengen groei van de organisatie, en bredere samenwerking met partners met zich mee. Het informatiebeheer ervaart groeistuipen en aanloop- of implementatie-perikelen. Deze ontwikkelingen waren niet nieuw in 2022, maar door verbeterde rapportering aan de gemeentearchivaris en verbeterde samenwerking met Het Flevolands Archief, is dit in 2022 inzichtelijker geworden.

Argumenten 1. Conform artikel 3 van de Archiefverordening kennis te nemen van het Jaarverslag 2020 Toezicht Informatiebeheer Gemeente Lelystad en de daarin opgenomen aanbevelingen met betrekking tot de gemeentelijke zorg voor de archieven en de naleving van de Archiefwetgeving in 2020. 1.1 Op basis van de Archiefwet 1995 is Gemeente Lelystad verplicht haar archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te bewaren. 1.2 Op basis van de Archiefverordening 2020 dient het College van B&W de gemeenteraad jaarlijks te informeren over de uitoefening van de aan hen opgedragen zorg voor de archiefbescheiden van Gemeente Lelystad. 1.3 Het Jaarverslag 2022 Toezicht Informatiebeheer gemeente Lelystad geeft de gemeenteraad goed beeld van de stand van zaken rondom de archivering en het informatiebeheer bij de Gemeente Lelystad. Daarnaast geeft het beeld waar bijsturing noodzakelijk is. 2 In te stemmen met het Verbeterplan 2023 2.1 De zorg voor de archieven en de naleving van de Archiefwetgeving is gemandateerd aan het team DIA. De aanbevelingen die gedaan worden door de gemeentearchivaris en door de Provincie Flevolands worden jaarlijks vertaald in het Verbeterplan. Vanuit het team DIA wordt er vervolgens uitvoering gegeven aan het Verbeterplan.

2.2 Aan de hand van het Verbeterplan kan de gemeenteraad zien hoe de invulling aan de aanbevelingen van de gemeentearchivaris is gegeven en welke activiteiten in 2023 zijn uitgevoerd om het informatiebeheer verder te optimaliseren. 3

Kennis te nemen van de toezichtbrief van de Provincie Flevoland met daarin de bevindingen van de Provincie over de naleving van de Archiefwetgeving in 2019 en 2020. 3.1 De toezichtinformatie over 2021 is op 22 november 2022 door het College vastgesteld en op 20 december 2022 door de Raad. Op 13 juli 2023 is het jaarverslag van de gemeentearchivaris over

2022 en het verbeterplan 2023 gedeeld met de Provincie. Op basis van deze verantwoording heeft de Provincie op 6 december 2023 haar beoordeling kenbaar gemaakt (bijlage 2). De Provincie beoordeelt de uitvoering van de archiefwettelijke taken als ‘redelijk adequaat’ (oranje). De brief bevat ook een aantal aanbevelingen die grotendeels overeenkomen met de aanbevelingen van de gemeentearchivaris. Ook deze aanbevelingen zijn opgenomen in het Verbeterplan 2023.

Kanttekeningen Conform de afspraken gemaakt in de Bestuursovereenkomst Interbestuurlijk Toezicht Flevoland 2019, dient het college de Provincie uiterlijk op 15 juli te informeren over de uitvoering van de archief wettelijke taken. Doordat de toezichtinformatie over 2022 door de gemeentearchivaris later is aangeleverd dan gebruikelijk, vindt de behandeling in de Raad niet tijdig plaats voor de reguliere oplevering aan de Provincie. Veranderingen in de vervulling van de functie informatieadviseur hebben ook deels bijgedragen aan de vertraging. In de kadernota voor 2024 is de begroting op het vlak van archiefbeheer bijgesteld naar € 123.000,=. De bestemming hiervoor is verbetering van het beheer van permanent te bewaren archief bij Het Flevolands Archief. Dit bedrag staat los van verbetering van de kwaliteit van het interne informatiebeheer bij Gemeente Lelystad.

Financiën Geen. De activiteiten uit het Verbeterplan 2023 die betrekking hebben op de niet-overgebrachte archieven zullen worden uitgevoerd binnen de bestaande budgetten.

Vervolg Na de behandeling in de Raad zullen het Jaarverslag 2022 Toezicht Informatiebeheer gemeente Lelystad en het Verbeterplan 2023 worden gedeeld met het college van GS, conform de wet RGT en bestuursovereenkomst IBT. Dit aan de hand van de concept uitgaande brief aan Provincie (bijlage 3). Door teams DIA en IMA zal er verder uitvoering worden gegeven aan de verbetermaatregelen zoals benoemd in het Verbeterplan 2023.

Bijlagen 1. 2. 3. 4.

Jaarverslag 2022 Toezicht Informatiebeheer gemeente Lelystad Toezichtbrief van de provincie over 2022-2023 Concept uitgaande brief aan Provincie Verbeterplan 2023

Lelystad, 19 maart 2024 Het college van de gemeente Lelystad, de secretaris, J.S.W. Ozenga *Dit voorstel is digitaal vastgesteld en ondertekend