227 RV Uitvoering opdracht evaluatie vergadermodel gemeenteraad Lelystad

Voorstel aan de raad

Steller: L.A. Wieringa, raadsgriffier

Onderwerp Evaluatie vergadermodel Gemeenteraad Voorgesteld besluit 1. Kennis te nemen van het Onderzoeksrapport ‘Evaluatie Commissiemodel voor raadsvergaderingen gemeente Lelystad’ als resultaat van de opdracht aan de werkgroep vergadermodel (raadsbesluit 368 d.d. 20 december 2022) om een raadsbrede evaluatie na 6 maanden werken met het nieuwe vergadermodel uit te voeren, waarin wordt bekeken of met het nieuwe model wordt voldaan aan de vooraf gestelde 5 criteria en 10 randvoorwaarden. 2. Op basis van het onderzoeksrapport vast te stellen dat aan alle 5 criteria voor het nieuwe vergadermodel wordt voldaan. 3. Vast te stellen dat wordt voldaan aan de volgende 7 van 10 randvoorwaarden: - Voldoende voorbereidingstijd om kwalitatief voor te bereiden. - Cultuur van vertrouwen waarin je praat over de hoofdzaken en deze scheidt van de details. - Met (vergader)discipline, waarbij termijnen handhaven de regel en niet de uitzondering is. - Later starten dan 19:00 uur voor de werkende raadsleden/fractie-assistenten. - Aantal vergaderavonden beperken/niet te veel versnipperen. - Aantal vergaderuren niet laten toenemen. - Besluitvorming niet op dezelfde avond als de voorbereidende sessie. 4.

Te constateren dat van 3 van de 10 randvoorwaarden, te weten; - het opzetten van een Lange Termijn Agenda, - partijen groot en klein moeten aan bod kunnen komen, en - de juiste mensen moeten naar de juiste sessies kunnen gaan, niet is vastgesteld dat hieraan al wordt voldaan. 5. Gelet op deze constatering de volgende verbetermaatregelen uit te laten werken: a. de aanbeveling uit het rapport (bij 5.1) om meer gebruik te maken van kennisopbouw. b. De aanbeveling uit het rapport (bij 5.2) om de aanwezigheid bij de juiste sessies en een soepele overgang te verbeteren. c. De aanbeveling uit het rapport (bij 5.3) om de vergaderpraktijk en de vergadercultuur te veranderen. 6. Vast te stellen dat de werkgroep hiermee uitvoering heeft gegeven aan de door de raad gegeven opdracht en de werkgroep te ontbinden. Samenvatting Bij de invoering van het nieuwe vergadermodel van de raad zijn een vijftal criteria (oftewel succesfactoren) en een tiental randvoorwaarden bepaald. Uit het evaluatierapport blijkt volgens de werkgroep Vergadermodel dat aan alle criteria en de meeste randvoorwaarden is voldaan. De werkgroep adviseert de raad om deze constatering en de aanbevelingen uit het rapport over te nemen en doet een voorstel om een drietal verbetermaatregelen verder uit te laten werken.

Inleiding In het raadsakkoord 2022-2026 is opgenomen dat er een werkgroep wordt ingesteld om “het vergadermodel c.a. tegen het licht te houden”. De raad heeft op 1 november 2023 besloten om over te gaan naar een commissiemodel. Tevens heeft de raad toen bij amendement besloten om na 6 maanden werken met het nieuwe vergadermodel een raadsbrede evaluatie uit te laten voeren waarin bekeken wordt of met het nieuwe model wordt voldaan aan de vooraf gestelde 5 criteria en 10 paginanummer 1

randvoorwaarden. Bij vaststelling van het bij het vergadermodel horende Reglement van Orde op 20 december 2022 is deze evaluatie als opdracht aan de werkgroep vergadermodel geconcretiseerd. Doel Om te kunnen toetsen in hoeverre het nieuwe vergadermodel voldoet is een vijftal criteria (oftewel succesfactoren) bepaald: 1. Verbinding inwoners/stakeholders bij het democratisch besluitvormingsproces van de raad. 2. Vergadermodel dat in zich heeft dat een ieder goed zijn rol pakken (en die kan per functie en situatie verschillen). 3. Er is behoefte aan rust, ruimte en regelmaat in het vergaderproces. 4. Je moet kennis kunnen opbouwen. Het vergadermodel is daarop toegerust. 5. Meer ruimte voor alle fases richting de besluitvorming (Dialoog, Discussie, Debat, Besluit). Daarnaast dient het vergadermodel rekening te houden met de volgende 10 randvoorwaarden (welke mede een uitwerking van de punten zoals opgenomen in het Raadsakkoord): 1. Voldoende voorbereidingstijd om kwalitatief voor te bereiden met in ieder geval een deadline voor de indiening van vergaderstukken, moties en amendementen 2. Cultuur van vertrouwen waarin je praat over de hoofdzaken en deze scheidt van de details 3. Met (vergader)discipline, waarbij termijnen handhaven de regel en niet de uitzondering is 4. Later starten dan 19:00 uur voor de werkende raadsleden/fractie-assistenten 5.

Goede invulling van een Lange Termijn Agenda voor bewuste agendering en communicatie naar inwoners toe 6. Partijen groot en klein moeten aan bod kunnen komen 7. Aantal vergaderavonden beperken/niet teveel versnipperen 8. Aantal vergaderuren niet laten toenemen 9. Besluitvorming niet op dezelfde avond als de voorbereidende sessie 10. De juiste mensen moeten naar de juiste sessies kunnen gaan. Dus aanwezig kunnen zijn bij de onderwerpen waar je woordvoerder bent (geen parallelle sessies in hetzelfde domein) Deze criteria en randvoorwaarden zijn door de werkgroep getoetst op basis van het Onderzoeksrapport ‘Evaluatie Commissiemodel voor raadsvergaderingen gemeente Lelystad’, waarbij onder andere enquête bij de raad is uitgevoerd. De werkgroep heeft geconstateerd dat op basis van de enquêteresultaten aangetoond kan worden dat aan alle (5) criteria wordt voldaan; Tevens is door de werkgroep geconstateerd dat aan de volgende (7) randvoorwaarden wordt voldaan: ● Voldoende voorbereidingstijd om kwalitatief voor te bereiden. ● Cultuur van vertrouwen waarin je praat over de hoofdzaken en deze scheidt van de details. ● Met (vergader)discipline, waarbij termijnen handhaven de regel en niet de uitzondering is. ● Later starten dan 19:00 uur voor de werkende raadsleden/fractie-assistenten. ● Aantal vergaderavonden beperken/niet te veel versnipperen. ● Aantal vergaderuren niet laten toenemen.

● Besluitvorming niet op dezelfde avond als de voorbereidende sessie. Ook heeft de werkgroep geconstateerd dat aan drie van de tien randvoorwaarden niet is voldaan. - Randvoorwaarde vijf, het opzetten van een Lange Termijn Agenda. Deze is niet gerealiseerd. Een invulling van een Lange Termijn Agenda zou in de toekomst wel een waardevolle toevoeging zijn aan het vergadermodel. - Uit de data van twee randvoorwaarden kan geen eenduidige conclusie worden getrokken. Het is dus niet zeker of aan deze randvoorwaarden is voldaan. Bij randvoorwaarde zes (Partijen groot en klein moeten aan bod kunnen komen.) gaat het voornamelijk over of alle fracties goed mee kunnen komen. Randvoorwaarde tien (De juiste mensen moeten naar de juiste sessies kunnen gaan. Dus aanwezig kunnen zijn bij de onderwerpen waar je woordvoerder bent (geen parallelle sessies in hetzelfde domein).) gaat over het aansluiten bij de juiste sessies door raadsleden. Bovenstaande constateringen worden met dit voorstel ter besluitvorming aan de raad voorgelegd, waarmee de raad – conform de tekst van het amendement d.d. 1 november 2022 en het raadsbesluit van 20 december 2022 – vaststelt in hoeverre aan de gestelde criteria en randvoorwaarden wordt voldaan. Daarmee heeft de werkgroep aan de door de raad gegeven opdracht voldaan.

paginanummer 2

Argumenten Her rapport bevat (in 5.1, 5.2 en 5.3) ook een drietal aanbevelingen. Voorgesteld wordt door de werkgroep om die over te nemen en verder uit te laten werken. Hieronder is de argumentatie uit het rapport vermeld: 5.a Meer gebruik maken van kennis opbouw Kennisopbouw is een van de belangrijkste redenen dat er is gekozen voor een commissiemodel. De raad van Lelystad kan de commissies nog beter benutten om kennis op te bouwen dan nu gebeurd. Er zijn een paar punten waar op kan worden gelet zodat raadsleden nog meer kennis zouden kunnen opbouwen in commissies. Voor een goede kennisopbouw is het belangrijk om voorbereid naar vergaderingen te komen. Raadsleden gaven aan dat ze goed voorbereid zijn voor vergaderingen. Om te zorgen dat dit zo blijft, zou nogmaals het proces van het stellen van technische vragen uit kunnen worden gelegd en benadrukt dat in de commissievergaderingen de focus op politiek debat en beleidskeuzes ligt, in plaats van technische vragen van het dossier. Dit zodat de commissies effectiever worden gebruikt om kennis op te bouwen over onderwerpen of politieke debatten over de dossiers. Als laatst zou in commissies naast de agendapunten meer tijd kunnen worden genomen om inhoudelijke kennis en deskundigheid op te bouwen. Bijvoorbeeld door soms een agendapunt toe te voegen aan de agenda om een onderwerp meer uit te diepen.

5.b Aanwezig bij de juiste sessies en soepele overgang De aanwezigheid van raadsleden bij de juiste sessies lukt goed. Echter, er zou nog eens kunnen worden gekeken naar de verdeling van onderwerpen tussen commissies. Ten eerste gaven sommige raadsleden aan dat de indeling van onderwerpen soms logischer kan, anderzijds blijft het lastig om onderwerpen zo te verdelen dat een commissie altijd precies de passende relevante onderwerpen heeft. Het kijken naar de indeling van commissies is ook relevant om te zorgen dat wethouders minder hoeven te wisselen of efficiënter kunnen wisselen. Er zou dan wel in samenspraak met zowel de griffie en agendacommissie naar moeten worden gekeken. Daarnaast is het een optie om als agendacommissie nog meer aandacht te besteden aan de agenda’s van commissies als wethouders moeten wisselen. 5.c Vergaderpraktijk en vergadercultuur Wat voornamelijk opvalt is dat er vooral opmerkingen of verbeterpunten liggen in de vergaderpraktijk. Er is weinig tot geen kritiek op het vergadermodel zelf. De vergaderpraktijk en de vergadercultuur veranderen is lastiger. Het kan productief zijn om als raad een keer een discussie te voeren over wat de verwachtingen zijn qua omgang met elkaar en invulling van bepaalde aspecten voor het vergadermodel. Een onderwerp dat uit de interviews naar voren is gekomen, is het voorzitten van de commissies.

De voorzitters verschillen van elkaar en zijn verschillend in hoe ze omgaan in het hanteren van de tijd voor agendapunten en het leiden van debat/discussies. Het is goed om hier nog eens kritisch naar te kijken. Wat wordt verwacht van de voorzitters? Zouden de voorzitters onderling meer kennis moeten delen? Dit is echt een voorbeeld van vergadercultuur waar de raad samen met de voorzitterspoule nog een discussie over kan voeren. Kanttekeningen In deze evaluatie is vooral gekeken naar het vergadermodel. Zoals ook in het raadsvoorstel van 1 november 2022 opgenomen wijzigt een verandering in de vergaderstructuur niet als vanzelf de vergadercultuur. Citaat: “Welk vergadermodel ook wordt gekozen, het model verandert op zich nog niet de onderlinge omgangsvormen en werkafspraken. De vergaderdiscipline staat of valt met de inzet en betrokkenheid van alle deelnemers aan de vergadering om zich aan de gemaakte afspraken te houden.” Met het laten uitwerken van de drie aanbevelingen uit het rapport wordt beoogd om de voordelen van de gekozen structuur met raadscommissies (zie de 5 criteria voor succes) nog beter in te vullen. Onderdeel daarvan is ook komen tot een (lange) termijn agenda voor raad en commissies. Hiervoor is echter ook medewerking van het college en inzet van het ambtelijk apparaat randvoorwaardelijk. De basisinformatie hiervoor moet immers grotendeels daar vandaan komen.

paginanummer 3

Financiën De evaluatie is in eigen beheer door de raadsgriffie samen met de werkgroepleden uitgevoerd. Vooralsnog wordt niet voorzien dat het uitwerken van de aanbevelingen tot extra uitgaven zal leiden. Vervolg Agendering is voorzien voor de commissie Bestuur Middelen en Economie van 12 september. Dan gaat het om een beeldvormende bespreking. De raadscommissie kan dan het vervolg richting besluitvorming bepalen, d.w.z. agendering voor de oordeelvormende commissie van oktober (en daarna de raad van oktober of (direct) doorgeleiden naar de raad van september. Na vaststelling van dit raadsvoorstel zal beslispunt 5 worden uitgevoerd. De agendacommissie en de raadsgriffie zullen het voortouw nemen bij de uitwerking van de verbetervoorstellen. Hierbij zal het fractievoorzittersoverleg (dat als één van de kerntaken het bespreken van de bestuurscultuur heeft) worden betrokken. Ook de commissievoorzitters worden betrokken bij verbetervoorstellen die betrekking hebben op het ordelijk verloop van de commissievergaderingen. Agendacommissie en raadsgriffie zijn al in overleg met college en organisatie over de termijnplanning. Het resultaat van dat overleg zal worden benut om aan de hand van onderwerpen in die planning de kennisopbouw in de raadscommissies te bevorderen.

Bijlagen Onderzoeksrapport ‘Evaluatie Commissiemodel voor raadsvergaderingen gemeente Lelystad’ Lelystad, De gemeenteraad van Lelystad, de griffier,

L.A. Wieringa

paginanummer 4